वेतन हानि के प्रबंधन की प्रक्रिया (एलओपी रिवर्सल)

किसी कर्मचारी की उपस्थिति के संबंध में, एलओपी दिनों का अर्थ है 'बिना वेतन के छुट्टी- एलडब्ल्यूपी छुट्टी' या 'पे लॉस- एलओपी लीव'। एलडब्ल्यूपी छुट्टी का वह प्रकार है जिसका उपयोग आप, किसी भी दिन एक कर्मचारी के रूप में, बिना किसी उपयुक्त स्पष्टीकरण या छुट्टी के आवेदन के काम पर उपस्थित होने में विफल रहते हैं (आपके लिए उपलब्ध छुट्टी के बीमार अवकाश या अवकाश छुट्टी कोटा के तहत)। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि आपका एलओपी उस महीने में आपके वेतन या कमाई को प्रभावित करता है और पदोन्नति पर इसका कुछ असर पड़ता है। उदाहरण के लिए, यदि आपका मूल वेतन 30 दिनों के लिए 30,000 रुपये है, तो आपको अपना पूरा वेतन तभी मिलेगा जब उस महीने में कोई एलओपी उपलब्ध न हो। यदि आप 2 दिन की एलओपी का लाभ उठाते हैं, तो केवल 28 दिनों का मूल वेतन दिया जाता है, या उस महीने के लिए आपका वेतन ₹28,000 है, इसलिए एलओपी, इसके उत्क्रमण, नियमितीकरण, प्रबंधन और इसे निर्धारित करने वाले कारकों से परिचित होना महत्वपूर्ण है।

क्या आप जानते हैं? इकोनॉमिकटाइम्स डॉट कॉम के अनुसार महामारी के बाद, बड़ी संख्या में कंपनियों (3074 उत्तरदाताओं) ने कर्मचारियों को निकाल दिया(15%), काम पर रखना बंद कर दिया, और संकट से बचने के लिए वेतन में कटौती या वेतन अवकाश का नुकसान(39%) का सहारा लिया।

एलओपी रिवर्सल क्या है?

तो आप अपने एलओपी के बारे में क्या कर सकते हैं? कंपनी एलओपी रिवर्सल पर विचार कर सकती है जब आप किसी भी दिन काम करने में विफल होते हैं और आपके नियंत्रण से परे परिस्थितियों के कारण बीमार छुट्टी या एक दिन की छुट्टी के लिए आवेदन नहीं किया है। ऐसा एलओपी रिवर्सल आपको उस दिन के वेतन के लिए फिर से योग्यता प्राप्त करने की अनुमति देता है। हालाँकि, यह एलओपी विवेकाधीन है, और यदि आप बीमार हुए हैं, तो इसके लिए डॉक्टर के प्रमाण पत्र या अन्य प्रासंगिक दस्तावेजों का समर्थन करना आवश्यक है। एलओपी रिवर्सल कंपनी की नीतियों पर निर्भर करता है।

वेतन में एलओपी की गणना करने वाले कारक:

विशिष्ट उद्योग निर्धारित नियमों का पालन करते हैं और वेतन के वास्तविक नुकसान या वेतन पर्ची में एलओपी की गणना करते समय वेतन की हानि के प्रति अपनी नीति पर आधारित होते हैं। वेतन में एलओपी चिह्नित करते समय जिन मुख्य कारकों पर विचार किया जाता है वे हैं:

रोजगार अनुबंध की लंबाई: कंपनी की नीति के आधार पर, एलओपी की गणना करते समय वार्षिक अनुबंध पर कुछ कर्मचारियों की वार्षिक आय पर विचार किया जाएगा।

काम की प्रकृति: कुछ कर्मचारी जो अन्य कर्मचारियों के लिए महत्वपूर्ण और खतरनाक माने जाने वाले क्षेत्रों में काम करते हैं, उन्हें एलओपी के लिए अनुमति नहीं दी जा सकती है।

कर्मचारी का कार्यकाल: आम तौर पर, परिवीक्षाधीन कर्मचारियों को बिना किसी वैध और जरूरी कारण जैसे चोट, बीमारी, परिवार में मृत्यु आदि के बिना एलओपी की अनुमति नहीं दी जाती है।

दर या वेतनमान: प्रबंधकीय स्तर या उच्च स्तर की जिम्मेदारी वाले कर्मचारियों को हमेशा एलओपी का लाभ उठाने का दायरा प्रदान नहीं किया जा सकता है।

अतिरिक्त लाभों की उपस्थिति: पूर्णकालिक कर्मचारी बीमार अवकाश, अवकाश वेतन, बोनस, ओवरटाइम आदि जैसे अन्य लाभों के लिए एलओपी के ऑफसेट के लिए पात्र हो सकते हैं।

कंपनी का विवेक: कभी-कभी, एक मूल्यवान कर्मचारी को एलओपी की अनुमति तब दी जा सकती है जब वे 6 महीने से अधिक समय तक बीमार रहते हैं, उनकी उपस्थिति का रिकॉर्ड खराब होता है, या वे कंपनी की कार्य आवश्यकताओं को पूरा करने में सक्षम नहीं होते हैं।

वेतन में एलओपी के रूप में नहीं गिने जाने वाले कारक:

तो, ऐसे कौन से कारक हैं, जिन्हें एलओपी के रूप में नहीं गिना जाता है? आइए इन पर संक्षेप में चर्चा करें।

• यदि आप किसी चोट या बीमारी से पीड़ित हैं जो आपके काम को संतोषजनक ढंग से करने की आपकी क्षमता को प्रभावित करती है, तो एलओपी के तहत छुट्टी पर विचार नहीं किया जा सकता है। एक सरल उदाहरण है की आपको कंजाक्तिविटिस हो गया है, जो अत्यधिक संक्रामक है और आपको एक या दो सप्ताह के लिए डॉक्टर की देखरेख में ठीक होने की आवश्यकता है। चूंकि आप अपने काम पर ठीक से काम नहीं कर सकते हैं और संक्रमण फैला सकते हैं, बीमार छुट्टी समाप्त होने पर आपको अतिरिक्त एलओपी अवकाश की अनुमति दी जा सकती है।
• मान लीजिए कि एक दुर्घटना के बाद आप चल नहीं सकते और कंपनी आपको किसी दूसरे विभाग में काम करने की अनुमति देती है। आपको यह प्रमाणित करने के लिए एक विशेषज्ञ चिकित्सक से फिटनेस प्रमाणपत्र की आवश्यकता होगी कि आप अपने डेस्क कर्तव्यों को फिर से शुरू कर सकते हैं या आपको सौंपे गए नए कर्तव्यों को निष्पादित कर सकते हैं।
• अब, उदाहरण के लिए, यदि आप किसी दुर्घटना में विकलांग हो गए हैं, हालांकि, किसी कार्य को अनिवार्य रूप से पूरा करने की आवश्यकता है, तो ऐसे कर्मचारियों को फिर से नियुक्त किया जा सकता है या अनुबंधित कार्य को पूरा या आंशिक रूप से पूरा करने की अनुमति दी जा सकती है। यदि आप चिकित्सा बीमा कवरेज जैसे स्वास्थ्य देखभाल लाभ प्राप्त करते हैं, तो ऐसा कर्मचारी चिकित्सा उपचार का विकल्प चुन सकता है, और ऐसी छुट्टी की अवधि को एलओपी नहीं माना जाएगा। आप कई उपलब्ध विकल्पों पर भी विचार कर सकते हैं, जैसे एलओपी को रिवर्सल और कम करना, बाद में नौकरियों को स्थानांतरित करना या किसी अन्य कंपनी को स्थानांतरण अनुरोध।

एलओपी-रिवर्सल को अपडेट करने की प्रक्रिया:

सभी कर्मचारियों की उपस्थिति कंपनी के कार्य, प्रबंधन और प्रशासन में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। कई छोटी कंपनियां अपनी उपस्थिति बनाए रखने और एलओपी या वेतन समायोजन की हानि करने के लिए मानव संसाधन प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करती हैं। इस प्रणाली का उपयोग कर्मचारियों के लॉग इन को स्वचालित रूप से ट्रैक करने, कर्मचारियों के वेतन की गणना और भुगतान करने और हर महीने कर्मचारी के वेतन से एलओपी राशि की वसूली के लिए किया जाता है। कुछ कंपनियां एचआरएमएस या बायोमेट्रिक सिस्टम में निवेश नहीं कर सकती हैं और उपस्थिति रिकॉर्ड और एलओपी रिवर्सल को मैन्युअल रूप से अपडेट कर सकती हैं।

मानव संसाधन विभाग सभी कर्मचारियों की उपस्थिति और लॉग-इन विवरणों को ट्रैक करने के लिए अनिवार्य है। यदि कर्मचारी काम के लिए रिपोर्ट नहीं करता है और उपयुक्त छुट्टी के लिए आवेदन नहीं किया है, तो दिन की उपस्थिति को 'वेतन की हानि' या एलओपी के रूप में चिह्नित किया जाता है, और वेतन की हानि का मतलब उस दिन के लिए वेतन का भुगतान नहीं किया जाता है। कभी-कभी, कर्मचारी को तकनीकी समस्या का सामना करना पड़ सकता है, या मैन्युअल त्रुटि के कारण, दिन के लिए उपस्थिति को गलत तरीके से एलओपी चिह्नित किया जा सकता है। इस तरह की गलत प्रविष्टियों को एलओपी रिवर्सल के साथ ठीक करने की आवश्यकता है और उस दिन के वेतन के लिए कंपनी से प्रतिपूर्ति प्राप्त करने का प्रभाव पड़ता है। अन्य समय में, नियोक्ता कंपनी केस-टू-केस आधार पर एलओपी रिवर्सल की अनुमति देने के लिए कंपनी की नीति को ध्यान में रखते हुए निर्णय ले सकती है।

यहां बताया गया है कि आप एचआरएमएस सिस्टम पर एलओपी रिवर्सल को आसानी से कैसे दर्ज कर सकते हैं।

• एचआर मेनू का उपयोग करें और एचआरएमएस सिस्टम में उपस्थिति (‘Attendance’) टैब चुनें।
• 'लेन-देन' (’Transaction’) टैब चुनें और उसके नीचे लीव मैनेजमेंट (Leave Management) और फिर एलओपी एडजस्टमेंट (LOP Adjustment) टैब पर क्लिक करें। एलओपी रिकॉर्ड सहित कोई भी नया रिकॉर्ड जोड़ने के लिए 'नया' (New) टैब जोड़ें चुनें।
• कर्मचारी के लिए कोड दर्ज करें और 'fetch' या 'Get' रिकॉर्ड्स टैब पर क्लिक करें।
• इसके बाद, लागू की जाने वाली 'विधि'(Method) चुनें, जो आपको यह निर्दिष्ट करने की अनुमति देती है कि यह भुगतान है या वेतन से वसूली।
• प्रसंस्करण महीने या उस महीने में विवरण दर्ज करें, जिसके लिए एलओपी काटा या रिवर्सल दिया गया है। यह टैब आम तौर पर रिकॉर्ड की संख्या देखने के लिए चयन करने के लिए 'दिखाएँ'(Show) विकल्प का उपयोग करता है। जरुरत के मुताबिक चुने।
• गलत या प्रतिवर्ती प्रविष्टि का चयन करें और अपने कटौती उत्क्रमण रिकॉर्ड दर्ज करने के लिए 'रिकॉर्ड जोड़ें' टैब पर क्लिक करें।
• इसके बाद, रिकॉर्ड को प्रोसेस करने के लिए 'प्रोसेस' टैब पर क्लिक करें, और एचआरएमएस स्वचालित रूप से खाते में वसूली या बकाया की गणना करता है।
• भुगतान विवरण का नया रिकॉर्ड गलत तरीके से दर्शाए गए पृष्ठ पर दिखाई देगा।
• यदि आप नया रिकॉर्ड नहीं जोड़ना चाहते हैं, तो पहले प्रदर्शित मेनू पर लौटने के लिए 'रद्द करें' (Cancel) बटन पर क्लिक करें।

यहाँ मुख्य फ़ील्ड हैं, जिन्हें आपको दर्ज करने की आवश्यकता होगी:

उपस्थिति नियमितीकरण का क्या अर्थ है?

उपस्थिति नियमितीकरण शब्द तब होता है जब कर्मचारी एचआरएमएस प्रणाली पर उपस्थिति नियमितीकरण के लिए आवेदन कर सकता है। एचआर मैनेजर को वेतन पर्ची में एलओपी दिनों को या तो 'अस्वीकार' या 'स्वीकृत' करना होगा। जब भी एलओपी नियमितीकरण के लिए इस तरह के एलओपी रिवर्सल या आवेदन के लिए आवेदन किया जाता है तब आम तौर पर एचआरएमएस प्रणाली संबंधित मानव संसाधन प्रबंधक को एक ईमेल उत्पन्न करती है।

पालन ​​की जाने वाली प्रक्रिया सीधी है, जैसे:

• एचआर मेनू पर जाएं। मेनू (Menu) पर क्लिक करें और 'कार्रवाई योग्य आइटम'‘Actionable Items’ चुनें।
• कर्मचारी विवरण दर्ज करें और उचित एलओपी रिकॉर्ड पर जाएं।
• इसके बाद, चुनें कि एलओपी नियमितीकरण के लिए आवेदन को 'स्वीकृत'(‘Approve’)  करना है या 'अस्वीकार' (‘Reject’) करना है।
• छुट्टी की स्थिति के आधार पर, नियमितीकरण का कारण (the reason for regularization), इसमें शामिल अवधि (the period involved), फ्रॉम-टाइम पर और टू - टाइम टैब पर ( from-time and to-time tabs), और एलओपी की तारीख (date of LOP) कुछ ऐसे क्षेत्र हैं, जिन्हें आपको दर्ज करने की आवश्यकता होगी। नया विवरण दर्ज करने के बाद 'ओके' (OK) पर क्लिक करें। 
• परिवर्तनों की पुष्टि करने के लिए एक पुष्टिकरण स्क्रीन (confirmation screen) दिखाई देती है।
• रिकॉर्ड में परिवर्तनों को सहेजने के लिए 'अपडेट' (‘Update’) पर क्लिक करें या मेनू से बाहर निकलने के लिए 'रद्द करें' (‘Cancel’) पर क्लिक करें।

निष्कर्ष:

सामग्रिक मूल ये है कि वेतन की गणना करते समय, वेतन पर्ची में एलओपी हमेशा आपको मिलने वाले वेतन से अलग हो जाता है और आपकी अगली पदोन्नति को प्रभावित कर सकता है। एलओपी रिवर्सल आपकी मदद कर सकता है यदि आपके पास पात्रता है और कंपनी की नीति पर निर्भर करता है। इस प्रकार, आपके और मानव संसाधन विभाग के लिए यह महत्वपूर्ण है कि आप उपस्थिति और आपकी छुट्टीयों को व्यवस्थित रूप से ट्रैक करें।

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