पेरोल प्रशासक किसी कंपनी या संगठन में एक प्रमुख भूमिका निभाते हैं। उनकी जिम्मेदारी यह सुनिश्चित करना है कि किसी संगठन के प्रत्येक कर्मचारी को बिना किसी उतार-चढ़ाव या देरी के समय पर भुगतान किया जाए। उनका काम कंपनी में पेरोल सिस्टम से संबंधित प्रक्रियाओं की देखरेख करना है। करों की गणना, वेतन का प्रबंधन और मानव संसाधन गतिविधियों जैसे कर्मचारी जानकारी एकत्र करना पेरोल प्रशासक की कुछ जिम्मेदारियां हैं। तो, आइए जानते हैं पेरोल एडमिनिस्ट्रेटर की नौकरी के विवरण और एक संगठन के भीतर उनके कर्तव्यों के बारे में।
क्या आपको पता था? पेरोल शब्द 1750 के आसपास अस्तित्व में आया। यह दो शब्दों का मेल है; भुगतान (एक क्रिया) और रोल (एक संज्ञा)। यह वेतन में कर्मचारियों को किए गए आवधिक भुगतान की सूची को संदर्भित करता है।
पेरोल प्रशासकों के लिए आवश्यक कौशल
पेरोल पेशेवरों को संचार और नेतृत्व गुणों के साथ गणितीय और कम्प्यूटेशनल कौशल की आवश्यकता होती है; इसलिए यह नौकरी हाल ही में मांग में रही है।
- इस नौकरी को करने के लिए आवश्यक पेशेवर डिग्री योग्यता पेरोल में प्रमाणन के साथ लेखांकन या वित्त में डिग्री होना है, जो पेरोल सॉफ्टवेयर को समझने में मदद करता है।
- इसके साथ, पेरोल प्रशासकों को कंपनी की नीतियों, क्षेत्रीय कर कानूनों और अनुपालन आवश्यकताओं के बारे में पता होना चाहिए।
- अधिकतर पेरोल प्रशासकों से कंपनी या संगठन के खातों और एचआर टीम के साथ काम करने की उम्मीद की जाती है।
हजारों से अधिक कर्मचारियों वाली बड़ी कंपनियों में, उनकी भूमिका कर खातों को संभालने के साथ-साथ पेरोल सॉफ़्टवेयर का कार्यसाधक ज्ञान रखने की हो सकती है । उन्हें नियमित रूप से पेरोल सॉफ्टवेयर को भी अपडेट करना होगा। छोटी कंपनियों में, उनकी भूमिका स्प्रेडशीट में वेतन संबंधी जानकारी को अपडेट करने और चेक लिखने जैसी सरल हो सकती है। इन स्थितियों में, कंपनियां कभी-कभी पेरोल की जिम्मेदारियों को विशेषज्ञ सेवा प्रदाताओं को आउटसोर्स कर सकती हैं, जो पेरोल समाधान के विशेषज्ञ हैं । पेरोल प्रशासक आमतौर पर मल्टीटास्किंग में अच्छे होते हैं, साथ ही वे संख्यात्मक मूल्यों में भी अच्छे होते हैं। अंत में, सर्वश्रेष्ठ पेरोल प्रशासक सटीक और समयबद्ध तरीके से सभी पेरोल पहलुओं का प्रबंधन करते हैं।
पेरोल प्रशासकों का वेतन
PayScale के अनुसार , पेरोल प्रशासकों का वेतन ₹2 लाख से ₹6 लाख के बीच है। यह कंपनी के आकार या जिस संगठन के लिए वे काम करते हैं, उसमें काम करने वाले लोगों की संख्या और उनके कार्य अनुभव पर निर्भर करता है। यह शायद उन लोगों के लिए एक सही अवसर है, जो नंबरों को संभालना पसंद करते हैं, एक व्यस्त कार्यक्षेत्र में काम करते हैं, और कंपनी की प्रमुख व्यावसायिक प्रक्रिया को लेने के लिए पर्याप्त स्मार्ट हैं।
पेरोल प्रशासक के कर्तव्य और जिम्मेदारियां:
1. कर्मचारी के बारे में जानकारी एकत्रित करना
कर्मचारी के सही डेटा को ट्रैक करना और एकत्र करना पेरोल व्यवस्थापक की प्रमुख जिम्मेदारी है। कंपनी के प्रत्येक कर्मचारी की सही जानकारी को एचआर विभाग की मदद से कंपनी के डेटाबेस में नियमित रूप से अपडेट करने की आवश्यकता है। यह कंपनी को नए काम पर रखे गए या बर्खास्त किए गए कर्मचारियों के किसी भी बकाया को ट्रैक करने में मदद करता है। इसके लिए पेरोल व्यवस्थापक को एचआर टीम के साथ तालमेल बिठाना आवश्यक है।
2. टाइमकीपिंग रिकॉर्ड का रखरखाव
इस नौकरी के लिए पेरोल प्रशासक के रूप में काम करने वाले व्यक्ति को सभी कर्मचारियों के काम के घंटों पर नज़र रखने की आवश्यकता होती है। उन्हें यह सुनिश्चित करना चाहिए कि सभी कर्मचारी नियमित रूप से अपने काम के घंटों में लॉग इन करें। कर्मचारियों द्वारा किए गए ओवरटाइम को भी नियमित रूप से अपडेट किया जाना चाहिए। उन्हें यह सारी जानकारी एकत्र करनी चाहिए और नियमित रूप से अपने पेरोल सॉफ्टवेयर को अपडेट करना चाहिए। साथ ही, कुछ कंपनियां सभी असंगत कर्मचारियों और उसके कारणों पर नजर रखने के लिए पेरोल प्रशासकों पर भरोसा करती हैं। फिर से, इसे कंपनी के सॉफ्टवेयर में नियमित रूप से अपडेट किया जाना चाहिए ताकि कर्मचारी डेटा के बारे में कोई भ्रम न हो, जिससे कर्मचारियों के भुगतान में कोई देरी न हो।
3. सभी कर्मचारियों का नियमित भुगतान सुनिश्चित करना
पेरोल कर्मियों के पास यह उनकी सबसे बड़ी जिम्मेदारियों में से एक है। कर्मचारियों के काम के घंटों को लॉग इन करने की आवश्यकता है; इसमें उपलब्ध ओवरटाइम शामिल है। एक बार यह हो जाने के बाद, पेरोल प्रशासक की प्रमुख जिम्मेदारी कंपनी द्वारा प्रत्येक कर्मचारी पर बकाया राशि की गणना करना है। यह राशि कर्मचारियों को एक खास चैनल के जरिए ट्रांसफर की जाएगी।
कंपनी की नीति के अनुसार, यह विशेष भुगतान चैनल आमतौर पर कर्मचारियों द्वारा चुना जाता है। यह चेक या नकद द्वारा या सीधे NEFT या IMPS के माध्यम से खातों में स्थानांतरित किया जा सकता है। यहां प्रशासक की भूमिका यह सुनिश्चित करना है कि सभी कर्मचारियों को यथासंभव सही राशि का भुगतान किया जाए। भुगतान कंपनी की नीति या संगठन के आधार पर साप्ताहिक, मासिक या त्रैमासिक रूप से किया जाएगा।
4. प्रक्रिया कटौती
यहां पेरोल प्रशासक की भूमिका यह सुनिश्चित करना है कि स्वैच्छिक या अनैच्छिक कटौती प्रत्येक कर्मचारी के भुगतान से हर महीने सटीक रूप से की जानी चाहिए। उन्हें स्थानीय शासी कानूनों के अनुसार ऐसा करना चाहिए।
यहां की गई कोई भी गलती कंपनी के लिए खराब हो सकती है, जिससे अनुपालन संबंधी समस्याएं या मौद्रिक जुर्माना हो सकता है। कंपनी द्वारा दो तरह की कटौती की जाती है। जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, स्वैच्छिक कटौती और अनैच्छिक कटौती। स्वैच्छिक कटौती में निम्नलिखित शामिल हो सकते हैं:
- सेवानिवृत्ति योजना के लिए प्रीमियम
- स्वास्थ्य देखभाल के लिए प्रीमियम
- बीमा के लिए प्रीमियम
- निवेश के लिए प्रीमियम
- कंपनी के स्टॉक विकल्प
अनैच्छिक कटौती में शामिल हो सकते हैं:
- TDS
- आयकर
- EPF
- व्यावसायिक कर
- ESI
पेरोल व्यवस्थापक द्वारा उपरोक्त कटौती की जानी चाहिए और ठीक से भरी जानी चाहिए।
5. पेरोल प्रक्रिया रिकॉर्डिंग
पेरोल व्यवस्थापक की सबसे बड़ी जिम्मेदारियों में से एक पेरोल से संबंधित सभी प्रक्रियाओं का निर्माण और प्रबंधन करना है। उन्हें भुगतान लॉग, अनैच्छिक कटौती और स्वैच्छिक कटौती, टाइमकीपिंग लॉग, और टैक्स फाइलिंग लॉग दर्ज करना चाहिए जिन्हें ट्रैक करने की आवश्यकता है।
एक अन्य जिम्मेदारी कंपनी के पेरोल सिस्टम को अपडेट रखना है। कर्मचारियों को पेरोल जानकारी के संबंध में कंपनी की सभी नीतियों और लॉग के बारे में पता होना चाहिए। पुराने या नए कर्मचारियों या पेरोल प्रबंधन से संबंधित किसी भी मामले को लेकर भ्रम की स्थिति से बचने के लिए सब कुछ रिकॉर्ड में रखना आवश्यक है और अगर कोई अनसुलझे मामले हैं, तो ये रिकॉर्ड निर्णयों को आसान और बेहतर बनाने में मदद कर सकते हैं। साथ ही, पेरोल सिस्टम को और अधिक कुशल बनाने से कर्मचारियों के लिए इसे एक्सेस करना आसान हो जाता है।
6. भुगतान संबंधी मुद्दों को संभालना
पेरोल प्रशासकों को कंपनी की सभी नीतियों और लॉग के बारे में पता होना चाहिए। उन्हें कर्मचारी से संबंधित लॉग और पेरोल जानकारी का भी अच्छा ज्ञान होना चाहिए। यह पेरोल व्यवस्थापक को भुगतान चक्र के संबंध में होने वाली किसी भी कठिनाई को हल करने में मदद करता है। वे पेरोल प्रणाली के संबंध में कर्मचारियों द्वारा पूछे गए सवालों के जवाब देने के लिए जिम्मेदार हैं, और उन्हें कंपनी या संगठन में होने वाली सभी प्रकार की पेरोल से संबंधित समस्याओं का जवाब देने के लिए तैयार रहना होगा।
पेरोल क्लर्क या पेरोल प्रशासक इस नौकरी की भूमिका के साथ आने वाली विभिन्न जिम्मेदारियों का प्रबंधन करने में सक्षम होना चाहिए। कंपनी की नीतियों को आवश्यक कानूनों के साथ बरकरार रखने का आश्वासन देते हुए उन्हें स्थानीय सरकार के शासन कानूनों के बारे में पता होना चाहिए। अंत में, उन्हें क्रॉस-टीम सहयोग के अनुकूल होने की आवश्यकता है क्योंकि उनकी नौकरी के लिए उन्हें एचआर टीम और लेखा टीम के अनुरूप होना चाहिए ताकि उन्हें कर्मचारी जानकारी पर अपडेट रखा जा सके।
पेरोल व्यवस्थापक नौकरी के लिए आवश्यक योग्यताएं:
पेरोल प्रशासक की भूमिका के लिए आवेदन करने के लिए उम्मीदवार के लिए आवश्यक कुछ योग्यताएं नीचे दी गई हैं :
- सबसे पहले, इस नौकरी के लिए उत्कृष्ट मौखिक और लिखित संचार की आवश्यकता होती है।
- श्रम के नियमों के साथ-साथ मानव संसाधन नियमों की समझ आवश्यक है।
- संख्याओं को संभालने में बहुत मजबूत।
- पेरोल सॉफ्टवेयर का अच्छा ज्ञान।
- संगठन के साथ-साथ समय का प्रबंधन करना भी पता होना चाहिए।
- इस नौकरी के लिए पारस्परिक कौशल जैसे ईमानदार, सहानुभूतिपूर्ण, धैर्यवान आदि की आवश्यकता होती है।
- टीमों के बीच संवाद करने की क्षमता।
- सभी विवरणों को याद रखने की क्षमता।
- साथ ही महत्वपूर्ण कार्यों को ठीक से और प्रभावी ढंग से प्राथमिकता देने की क्षमता।
निष्कर्ष:
यदि आप व्यस्त कार्यालय के माहौल में काम करना पसंद करते हैं और नंबरों से निपटना पसंद करते हैं, तो यह नौकरी आपके लिए है! पेरोल प्रशासकों को किसी कंपनी या संगठन में पेरोल के संबंध में सभी कार्यों और कर्तव्यों को संभालने की आवश्यकता होती है। पेरोल प्रशासक या पेरोल क्लर्क का सबसे महत्वपूर्ण कर्तव्य किसी संगठन के कर्मचारियों को पेचेक तैयार करना, संसाधित करना और वितरित करना है। इस नौकरी के लिए आपको कंपनी की एचआर टीम और अकाउंट्स टीम या संगठन के साथ सहयोग करना होगा। यदि आप संचार और संख्याओं को संभालने में अच्छे हैं, तो यह नौकरी आपके लिए है।
पेरोल प्रशासक किसी संगठन में अकेले काम कर सकते हैं या किसी बड़े संगठन में उनके अधीन काम करने वाले अन्य पेरोल प्रशासकों की देखभाल कर सकते हैं। इस भूमिका के लिए आपके पास वित्त, लेखा या व्यवसाय प्रशासन की डिग्री होनी चाहिए। उन्हें माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस और माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल, एक्सेस का भी विशेषज्ञ होना चाहिए। उन्हें विभिन्न रिकॉर्डों पर नज़र रखने में सर्वश्रेष्ठ होने की आवश्यकता है।
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