పెట్టీ క్యాష్ బుక్ - ఫార్మాట్ మరియు ఉదాహరణ

ప్రాథమిక లేదా సాధారణ నగదు క్యాష్ బుక్‌తో పాటు, అనేక వ్యాపారాలు కంపెనీ రోజువారీ చిన్న ఖర్చులను ట్రాక్ చేయడానికి చిన్న నగదు పుస్తకం అని పిలిచే పెట్టీ క్యాష్ బుక్‌ని కూడా ఉపయోగిస్తారు. సంస్థలో అన్ని డబ్బు బదిలీల కోసం, పెద్ద మరియు చిన్న వ్యాపారాలు రెండు విభిన్న రకాల పెట్టీ క్యాష్ బుక్‌‌లను ఉపయోగిస్తాయి

అన్ని ఆర్థిక లావాదేవీలు సులభంగా, త్వరితంగా మరియు ఖచ్చితంగా రికార్డ్ చేయబడే విధంగా వారు దాన్ని అమలు చేస్తారు. ఇది వ్యాపార సంస్థ కార్యకలాపాల రకం, పరిమాణం మరియు అవసరాన్ని బట్టి మారుతుంది. ఆర్థిక లావాదేవీలు చెక్కులు లేదా నగదును కలిగి ఉండవచ్చు.

పెట్టీ క్యాష్ బుక్ అంటే ఏమిటి?

పెట్టీ క్యాష్ బుక్ అంటే కార్యాలయంలో టీ, బస్ టికెట్, పెట్రోల్, న్యూస్‌ప్రింట్, పరిశుభ్రత ఉత్పత్తులు, ఫాస్టెనర్‌లు, సాధారణ కార్మికులు మొదలైన చిన్న, సాధారణ ఖర్చులను ట్రాక్ చేయడానికి ఉపయోగించే ఒక రకమైన నగదు ఖాతా. చెక్కులను ఉపయోగించే బదులు, ఈ చిన్న కొనుగోళ్లు సాధారణంగా ఉంటాయి. నాణేలు మరియు నగదుతో తయారు చేయబడింది. ఒక చిన్న క్యాషియర్ పెట్టీ క్యాష్‌ను నిర్వహించడానికి మరియు దానిని PCBలో ట్రాక్ చేయడానికి బాధ్యత వహించే వ్యక్తికి సంబంధించినది. చీఫ్ బుక్ కీపర్, తరచుగా లీడ్ లేదా ప్రైమరీ క్యాషియర్ అని పిలుస్తారు మరియు సంస్థ యొక్క సెంట్రల్ క్యాష్ బుక్‌లో రోజువారీ రసీదులు మరియు చెల్లింపుల మొత్తం భారీ సంఖ్యలో ట్రాక్ చేస్తారు.

అందువల్ల, అతను సాధారణంగా చిన్న రోజువారీ ఆర్థిక లావాదేవీలను నిర్వహించడానికి ఒక అకౌంటెంట్, క్లర్క్ లేదా మరొక విశ్వసనీయ ఉద్యోగిని నియమిస్తాడు. పెట్టీ క్యాష్ బుక్ ఒక ప్రామాణిక నగదు పుస్తకం వలె డెబిట్ మరియు క్రెడిట్ వరుసలను కలిగి ఉంటుంది. చిన్న బుక్‌కీపర్ PCB యొక్క డెబిట్ కాలమ్‌లోని అన్ని కొనుగోళ్లను మరియు మిగిలిన అన్ని ఖర్చులను క్రెడిట్ కాలమ్‌లో నమోదు చేస్తాడు.

పెట్టీ క్యాష్ బుక్ ఫార్మాట్

మీ రిఫరెన్స్ కోసం పెట్టీ క్యాష్ బుక్ ఫార్మాట్ క్రింద ఉంది.

పెట్టీ క్యాష్ బుక్ రకాలు

సాధారణంగా రెండు రకాల పెట్టీ క్యాష్ బుక్పెట్టీ క్యాష్ బుక్‌లు ఉంటాయి:

కాలమ్‌నార్ పెట్టీ క్యాష్ బుక్

దిగువ స్టేట్‌మెంట్‌లు కాలమ్‌నార్ పెట్టీ క్యాష్‌ని అర్థం చేసుకోవడంలో మీకు సహాయపడతాయి

• వారు రోజువారీ ఖర్చులను ట్రాక్ చేయడానికి CPSBలో అనేక డబ్బు విభాగాలను ఉపయోగిస్తారు. ఈ PCBకి 2 వైపులా కాలమ్స్ ఉంటాయి: డెబిట్ మరియు క్రెడిట్ ఎంట్రీ.
• నిర్దిష్ట కాలమ్ అని పిలువబడే కాలమ్‌లో వారు నమోదు చేసే నగదు ఆదాయాలు మరియు ఖర్చుల వివరాలు మరియు డెబిట్ మరియు క్రెడిట్ ఎంట్రీలతో సహా తేదీలు మరొక కాలమ్‌లో రికార్డ్ చేస్తాయి.
• చీఫ్ అకౌంటెంట్ నుండి అందుకున్న నగదు మొత్తం డెబిట్ మొత్తం ఫీల్డ్‌లో ఉంచబడుతుంది.
• ఖర్చులను డాక్యుమెంట్ చేసే స్పెసిఫికేషన్‌ల ప్రకారం, క్రెడిట్ కాలమ్‌లో చాలా నగదు కాలమ్‌లు కూడా ఉన్నాయి. ఆ తరువాత, వారు ఒక నిర్దిష్ట వర్గంలో ఖర్చులను డాక్యుమెంట్ చేస్తారు మరియు వరుసగా ఆర్డర్ చేస్తారు.
• క్రెడిట్ కాలమ్‌లోని మొత్తం డబ్బు ఫీల్డ్‌కు ఖర్చు చేసిన మొత్తం మొత్తాన్ని లెక్కించేందుకు ప్రతి వ్యయాన్ని నమోదు చేయాల్సిన అవసరం ఉంది.

విశ్లేషణాత్మక చిన్న నగదు పుస్తకం

దిగువ పాయింట్లు విశ్లేషణాత్మక పెట్టీ క్యాష్ బుక్ పై సమాచారాన్ని అందిస్తాయి:

• విశ్లేషణాత్మక పెట్టీ క్యాష్ బుక్  అనేక మానిటరీ కాలమ్‌లను కలిగి ఉంటుంది, వాటిలో క్రెడిట్ రికార్డు అవుతుంది., డెబిట్ ఫీల్డ్‌లో ఒకే నగదు ఫీల్డ్, ఒక నిర్దిష్ట కాలమ్ మరియు గతంలో వివరించిన విధంగా కాలమ్‌తో పోల్చదగిన తేదీ ఫీల్డ్.
• పెట్టీ క్యాష్ బుక్  యొక్క ఈ సాంకేతికతను అనుసరించి, ముఖ్య బుక్‌కీపర్ ఒక నిర్దిష్ట కాలవ్యవధి కోసం ఖర్చులను పూర్తి చేయడం కోసం చిన్న కోశాధికారికి నిర్దిష్ట మొత్తంలో నగదును అందజేస్తాడు.
• ప్రధాన క్యాషియర్ పదవీకాలం తర్వాత తన ఖర్చులను వివరించే చిన్న కోశాధికారి నుండి ఒక ప్రకటనను అందుకుంటారు. 

పెట్టీ క్యాష్ బుక్ ఉదాహరణ ఏమిటి?

పెట్టీ క్యాష్ బుక్ యొక్క ఒక ఉదాహరణ చూద్దాం.

జాన్ అండ్ జేమ్స్ కంపెనీకి చెందిన పెట్టీ టెల్లర్ మార్చి- 2018 చెల్లింపులను పూర్తి చేశాడు.

మార్చి 1: పెట్టీ క్యాష్ ₹50; బ్యాలెన్స్ ముందుకు తీసుకువెళ్లారు.

మార్చి 1: ప్రధాన క్యాషియర్ మునుపటి నెల చిన్న ఖర్చుల కోసం ₹200 తిరిగి చెల్లించారు.

మార్చి 5: క్లీనింగ్ కోసం కొన్ని ద్రవ పదార్థాలపై ₹25 వెచ్చించారు.

మార్చి 10: వ్యాన్ వాష్ కోసం ₹20 ఖర్చు చేయబడింది.

మార్చి 13: పెన్సిల్‌లు మరియు పెన్నుల కోసం ₹15 వెచ్చించారు..

మార్చి 17: ఇంధనం కోసం ₹35 ఖర్చు చేయబడింది

మార్చి 20: ₹55 అప్పుడప్పుడు పని చెల్లింపు

మార్చి 22: లాభాపేక్షలేని SBAకి ₹10 విరాళాలు.

మార్చి 30: ఆఫీసు కోసం చీపురు కోసం ₹5 ఖర్చు చేశారు.

పైన పేర్కొన్న అన్ని ఖర్చులను డాక్యుమెంట్ చేయడానికి జాన్ మరియు జేమ్స్ కంపెనీ క్యాషియర్ పెట్టీ క్యాష్ ఇంప్రెస్ట్ సిస్టమ్‌ను ఉపయోగిస్తారని భావించండి.

పెట్టీ క్యాష్ బుక్ యొక్క ప్రయోజనాలు

• ఈ పెట్టీ క్యాష్ సిస్టం పరిష్కారంతో నిజమైన డబ్బు అవసరాన్ని విజయవంతంగా తీర్చుకోవచ్చు. ఇది సంబంధిత అథారిటీకి ప్రారంభ నగదును జారీ చేస్తుంది మరియు సమయ వ్యవధి మరియు ఖర్చుల ఫ్రీక్వెన్సీని అధ్యయనం చేసిన తర్వాత కూడా త్వరగా పెంచవచ్చు లేదా తగ్గించవచ్చు, ఉదాహరణకు, నిజంగా నెలవారీ ₹2,000 ఈ విషయాలపై మాత్రమే ఖర్చు చేయబడినప్పుడు.
• చీఫ్ అకౌంటెంట్ దీన్ని క్రమం తప్పకుండా పరిశీలిస్తున్నందున, ఇది అకౌంటింగ్ లోపాల సంభావ్యతను కూడా తగ్గిస్తుంది.
• ఇది త్వరిత మరియు ప్రభావవంతమైన విధానం.
• ఈ వ్యూహంతో కంపెనీ డబ్బు ఆదా చేసుకోవచ్చు. వారికి ఎంత డబ్బు అవసరమో మరియు వ్యాపారం చిన్న కొనుగోళ్లపై వ్యర్థమైన వ్యయాలను ఎక్కడ తగ్గించవచ్చో నిర్ణయించడానికి, వారు చిన్న నగదు ఖర్చులలో చేసిన మొత్తాన్ని జాగ్రత్తగా పరిశీలిస్తారు మరియు వాటిని క్రమం తప్పకుండా సమీక్షిస్తారు.
• ఇంప్రెస్ట్ పెట్టీ క్యాష్ సిస్టం ఉద్యోగులు బడ్జెట్‌ను నైపుణ్యంగా బ్యాలెన్స్ చేయడానికి వీలు కల్పిస్తుంది, తద్వారా వారు తమ ఉన్నతాధికారులకు తమ విలువను ప్రదర్శించవచ్చు మరియు భవిష్యత్తులో సంభావ్య నగదు నిర్వాహకుల అవకాశాలను పెంచుకోవచ్చు.

పెట్టీ క్యాష్ బుక్ యొక్క ప్రతికూలతలు

• ఈ విధానం తరచుగా కొన్ని ఇతర ప్రభావవంతమైన మరియు విలువైన కార్యకలాపాలను చేసే వనరులను ఉపయోగిస్తున్నప్పటికీ, ఇది అప్పుడప్పుడు గజిబిజిగా ఉంటుంది, సమయం తీసుకుంటుంది మరియు వనరులను ఎక్కువగా ఉపయోగించుకుంటుంది.
• సాధారణ నిర్వహణ సమీక్షలు తప్పనిసరి. ప్రతి వ్యయానికి వ్యతిరేకంగా పత్రం మ్యాప్ చేయాల్సిన ప్రతి మొత్తం; కంపెనీకి ఎక్కువ లావాదేవీలు ఉంటే దీనికి కొంత సమయం పట్టవచ్చు.

పెట్టీ క్యాష్ యొక్క  ఆపరేషన్

ప్రధాన క్యాషియర్ చిన్న బుక్ కీపర్‌కు నగదు అవసరమైనప్పుడు చెక్కును జారీ చేస్తారు. వారు ఈ చెక్‌ని ప్రైమరీ క్యాష్ బుక్ లావాదేవీల విభాగంలో డాక్యుమెంట్ చేస్తారు. చిన్న బుక్‌కీపర్ బ్యాంక్ చెక్‌కు బదులుగా డబ్బును సేకరించి PCB చెల్లింపుల కాలమ్‌లో చెక్-ఇన్‌లో నమోదు చేస్తారు. చిన్న నగదు ఖాతా నుండి లావాదేవీకి అవసరమైనప్పుడు చిన్న బుక్ కీపర్ చిన్న నగదు టిక్కెట్‌ను సృష్టిస్తారు. చిన్న బుక్‌కీపర్ బిల్లు చెల్లించడానికి ముందే, ఈ టిక్కెట్‌కి బాధ్యతగల అధికారి ఆమోదం అవసరం. పెట్టీ టెల్లర్ చెల్లింపును విడుదల చేయడానికి ముందు సెటిల్మెంట్ తేదీ, చెల్లింపు సమాచారం (నిర్దిష్ట కాలమ్‌లో), PCV కోడ్ మరియు టిక్కెట్ విలువను నమోదు చేస్తారు.

వారు మొదటి PCV యొక్క లేబులింగ్‌పై "1" అక్షరం తర్వాత నెలవారీ సంఖ్యను వ్రాస్తారు. ఉదాహరణకు, మొదటి జూన్ కూపన్ నంబరింగ్ 1/6గా ప్రారంభమవుతుంది, ఆ తర్వాత 2/6, 3/6, మొదలగునవి.

పెట్టీ క్యాష్ బుక్‌ని లెడ్జర్‌కి పోస్ట్ చేయడం,

చిన్న బుక్‌కీపర్ ప్రతి నెలా చివరిలో తిరిగి చెల్లింపు కోసం అడిగినప్పుడల్లా ప్రాథమిక క్యాషియర్ చెక్ వోచర్‌లను సృష్టిస్తారు. వారు వివిధ చెల్లింపు అసెస్‌మెంట్ కాలమ్‌ల మొత్తం జాబితాను పేర్కొంటారు

చెక్ వోచర్లపై పిసిబి. ఉదాహరణకు, కింది వాటి గురించి ఆలోచించండి:

చిన్న బ్యాంక్ టెల్లర్‌కు చెక్ (రూ. 423.00) ఇచ్చినప్పుడల్లా క్యాషియర్ ప్రాథమిక నగదు పుస్తకంలో కింది ఎంట్రీని నమోదు చేస్తారు:

• మనీ బుక్ (బ్యాంకింగ్ కాలమ్) యొక్క క్రెడిట్ ఫీల్డ్‌లో, ₹423.00 మొత్తం చెల్లింపుగా చూపబడుతుంది.
• వారు జర్నల్‌లోని జీతం ఖాతాను ₹115.20, రవాణా ఖాతాలు (₹42.30), స్టేషనరీ ఖాతా (₹90.20), ఉద్యోగి టీ (₹25.30), మరియు ఫోన్ (₹150.00) తగ్గిస్తారు.

ఫలితంగా, మొత్తం అకౌంటింగ్ సమీకరణం లైన్‌లో ఉంటుంది.

ముగింపు

PCB అనేది తరచుగా తప్పులతో నిండిన ఖర్చులను ట్రాక్ చేయడానికి ఒక మాన్యువల్ ప్రక్రియ. అదనంగా, ముఖ్యంగా పెద్ద వ్యాపారాలలో, ఖాతాలను ఉంచడం మరియు ప్రతి లావాదేవీని రికార్డ్ చేయడం దుర్భరమైనది. దీన్ని ఎదుర్కోవడానికి, అనేక వ్యాపారాలు కాలం చెల్లిన బుక్ కీపింగ్ పద్దతిని వదిలివేస్తున్నాయి. కంపెనీ బ్యాంక్ కార్డ్‌లు లేదా టాలీ టూల్స్ వంటి సమకాలీన బుక్‌కీపింగ్ పద్ధతులు, తక్కువ మరియు ముఖ్యమైన వాణిజ్య లావాదేవీలను డాక్యుమెంట్ చేయడానికి అత్యంత ప్రభావవంతమైన సాంకేతికతలు, ఈ రోజుల్లో సాంప్రదాయ వాటిని భర్తీ చేస్తున్నాయి. సమకాలీన సాంకేతికతను ఉపయోగించని ప్రదేశాలలో వ్యాపారాలను డాక్యుమెంట్ చేయడానికి పెట్టీ క్యాష్ బుక్ ఇప్పటికీ సహాయక సాధనంగా ఉండవచ్చు.

సూక్ష్మ, చిన్న మరియు మధ్యతరహా వ్యాపారాలు (MSMEలు), వ్యాపార చిట్కాలు, ఆదాయపు పన్ను, GST, జీతం మరియు అకౌంటింగ్‌కు సంబంధించిన తాజా అప్‌డేట్‌లు, వార్తల బ్లాగులు మరియు కథనాల కోసం Khatabookని అనుసరించండి.