टैली ERP 9 में कंपनी कैसे बनाएँ?

टैली ERP9 में कंपनी बनाना पहला काम है, जब आप अकाउंटिंग प्रक्रिया शुरू करते हैं। यदि आपके पास कई व्यवसाय हैं तो टैली ईआरपी 9 सॉफ्टवेयर आपको टैली में कंपनी बनाने या इसमें एक बार की लागत पर कई कंपनी खाते रखने की अनुमति देता है। Tally.ERP 9 अब बहुत विकसित हो गया है और स्टैन्डर्ड अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर की अवधारणाओं से बहुत आगे निकल गया है, जिसका उद्देश्य इसमें उपलब्ध GST उद्देश्यों के लिए या टैली वेबसाइट सॉल्यूशन के लिए सिर्फ वैधानिक अनुपालनों या वैधानिक फाइलें के प्रबंधन को सुनिश्चित करना था।

कंपनी बनाने के लिए टैली का उपयोग करने का महत्व

तकनीकी प्रगति के कारण अपग्रेडेड सुविधाओं का मतलब है कि टैली अब अपनी सभी प्रोसेस पेरोल फाइलों और अन्य सुविधाओं को ट्रैक करते हुए Tally.net पर दूर से काम कर सकता है। आपको बस अपने सॉल्यूशन के टैली संस्करण को नियमित रूप से अपडेट करना है। सबसे हालिया सुधार टैली.ईआरपी 9 सॉल्यूशन के रिलीज में उपलब्ध टैली संगत विशेषताएं हैं।

टैलीप्राइम नया टैली ईआरपी 9 संस्करण है जिसने टैली में कंपनी बनाने के तरीके में प्रभावशाली गति, सरलता, विश्वसनीयता और लचीलेपन की अपनी सर्वोत्तम विशेषताओं को ऊपर लाते हुए पुराने टैली संस्करणों को बदल दिया है। साथ ही यह नेविगेट किए बिना या संचालन में प्रोग्रेस खोए बिना मल्टीटास्किंग का एक बिल्कुल नया अनुभव प्रदान करता है। टैलीप्राइम संचालन जटिल नहीं हैं जैसा कि सोचा गया था, बल्कि अब इनवॉइस करना और इसमे प्रोडक्ट को खोजना आसान है। अब हम टैली ईआरपी 9 के प्रतिस्थापन संस्करण टैलीप्राइम में कंपनी बनाने के महत्वपूर्ण चरणों पर आगे बढ़ेंगे।

टैली.ईआरपी 9 कैसे शुरू करें?

Tally.ERP 9 में कंपनी बनाने से पहले आपको सीखना चाहिए कि Tally ERP9 प्रक्रिया कैसे शुरू करें। इसे कैसे करना है इसके बारे में यहां बताया गया है:

• सबसे पहले टैली का लाइसेंस प्राप्त संस्करण ख़रीदें और इसे डाउनलोड करें।
• एक बार डाउनलोडिंग पूरी हो जाने पर आपकी स्क्रीन आपको संकेत देगी कि क्या आप टैली को अपने कंप्यूटर सॉफ़्टवेयर फ़ाइलों में परिवर्तन करने की अनुमति देना चाहते हैं।
• सॉफ्टवेयर 'रन' पर क्लिक करें और इसे इंस्टॉल करें।
• यह आपके कंप्यूटर के डेस्कटॉप पर Tally ERP 9 सॉफ़्टवेयर के आइकन और शॉर्टकट को स्थापित करने की अनुमति देता है।
• टैली ईआरपी 9 या टैलीप्राइम सॉफ्टवेयर खोलने के लिए डेस्कटॉप के टैली आइकन पर डबल क्लिक करें और आगे बढ़ें और टैली अकाउंट यूजर आईडी और पासवर्ड बनाएं।

टैली ERP9 में कंपनी कैसे बनाएं?

एक बार जब आप टैली प्रोग्राम खोल लेते हैं, तो आपको टैली में कंपनी बनाने के लिए इन आसान चरणों का उपयोग करने की आवश्यकता है और टैली ईआरपी 9 कंपनी बनाएं स्क्रीन सेक्शन पर जाएँ।

• ड्रॉप-डाउन सूची से, 'क्रिएट' (Create) कंपनी पर क्लिक करें और फिर 'कंपनी इंफो' सेक्शन पर क्लिक करें और फिर एंटर बटन दबाएं।
• कंपनी क्रिएशन स्क्रीन में 'डिटेल्स' (Details) के तहत आपको विभिन्न सेक्शन के तहत अपनी कंपनी का विवरण दर्ज करना होगा जैसा कि पूछा गया होगा। पहले सेक्शन में कंपनी का नाम और कॉन्टैक्ट डिटेस्ल होता है।

टैली में कंपनी निर्माण के लिए सेक्शन में जो विवरण भरने की आवश्यकता है, वे इस प्रकार हैं:

• डायरेक्ट्री: यह वह जगह है, जहाँ कंपनी की जानकारी और डिटेल्स संग्रहीत किया जाएगा। टैली में कंपनी बनाने के लिए उपयोग किए गए डेटा स्टोरेज या स्थान डायरेक्ट्री है। टैली ईआरपी 9 में टैली डायरेक्टरी डेटा को इंस्टालेशन फोल्डर में पाई जाने वाली कई डायरेक्ट्री में संग्रहीत करती है।
• नाम: यह फ़ील्ड आपकी कंपनी का नाम भरने के लिए है। यहाँ अपनी कंपनी का नाम टाइप करें, उदाहरण के लिए - XYZ Enterprises / ABC LLP।
• प्राइमरी मेलिंग डिटेल्स: इस फ़ील्ड में आपकी कंपनी का डाक पता होता है। इसमें विवरण शामिल हैं जैसे

• मेलिंग नाम जहाँ आपको अपनी कंपनी का नाम दर्ज करना होगा। उदाहरण के लिए, XYZ Enterprises / ABC LLP टाइप करें।
• कंपनी का पता: यहाँ आपको कंपनी के पते के विवरण के साथ अड्रेस डेटा फ़ील्ड दर्ज करना होगा। उदाहरण के लिए, 543 टाइप करें। गांधी चौक, लेन 12, बहादुर मार्केट, हरियाणा।
• देश: टैली ERP9 एक वैश्विक कंपनी है। इसलिए इस डेटा फील्ड में आपको देश का नाम दर्ज करना होगा। यदि आप जिस व्यवसाय को संचालित करते हैं वह भारत में स्थित है तो आप ड्रॉप-डाउन सूची से अपना देश 'भारत' चुन सकते हैं।
• राज्य: इस डेटा फ़ील्ड में आपको ड्रॉप-डाउन सूची से राज्य का चयन करना होगा। यह एक अनिवार्य चयन है और एसजीएसटी या राज्य जीएसटी का अनुपालन करता है।
• पिनकोड: यह फ़ील्ड पोस्ट ऑफिस के आपकी कंपनी के स्थान के पिन कोड के लिए है।
• कॉन्टैक्ट डिटेल्स: इस सेक्शन के तहत कंपनी के संपर्क विवरण जैसे फोन/संपर्क मोबाइल नंबर, फैक्स या फैक्स नंबर, वेबसाइट विवरण और ईमेल विवरण होते हैं।
• फोन नंबर: इस फील्ड में कंपनी का कॉन्टैक्ट नंबर टाइप करें। यह टेलीफोन नंबर आपके इनवॉइस पर प्रदर्शित होगा, उदाहरण के लिए 091 20248567।
• मोबाइल नंबर: आम तौर पर एक कंपनी के पास एक व्यक्ति होगा जो कंपनी का प्रबंधन करता है या उत्पाद वितरण, चालान, उत्पाद शिकायतों आदि का प्रभारी होता है। इस डेटा फ़ील्ड में आपको इस व्यक्ति का फ़ोन नंबर दर्ज करना चाहिए- उदाहरण के लिए टाइप करें 091134659877।
• फैक्स नंबर: कुछ कंपनियों के पास एक समर्पित नंबर होता है जिससे उनकी फैक्स मशीन 24/7 स्वचालित रूप से ऐसे फैक्स संदेश प्राप्त करने के लिए जुड़ी होती है। इस डेटा फ़ील्ड में आपको फ़ैक्स सुविधाओं से युक्त अपना फ़ोन नंबर दर्ज करना होगा—उदाहरण के लिए 091134659877 टाइप करें। यदि आपके पास फ़ैक्स नंबर नहीं है तो आप इसे खाली छोड़ सकते हैं।
• ई-मेल: यह फ़ील्ड आपकी कंपनी का मुख्य ईमेल पता है। संचार और प्रोडक्ट पूछताछ के लिए कृपया कंपनी का ईमेल पता दर्ज करें। यह जानकारी आपके इनवॉइस पर भी दिखाई देगी। 
• वेबसाइट: आपको यहां कंपनी का वेब पता दर्ज करना होगा। यदि आपके पास कोई वेब पता नहीं है तो आप इसे खाली छोड़ सकते हैं।

टैली में कंपनी कैसे बनाएं: अकाउंटिंग बुक्स के लिए

वित्तीय वर्ष और बुक्स का विवरण:

इस सेक्शन में निम्नलिखित फ़ील्ड दर्ज किए जाते हैं:

• वित्तीय वर्ष की आरंभ तिथि: इस डेटा फ़ील्ड में आपको उस वित्तीय वर्ष की आरंभिक तिथि दर्ज करनी होगी जिसमे आपकी कंपनी का निर्माण हुआ। उदाहरण के लिए हो सकता है कि आपने अपनी कंपनी की शुरुआत 01 नवंबर 2017 को की हो। फिर आपका वित्तीय वर्ष आपके द्वारा 01/04/2017 या 1 अप्रैल 2017 के रूप में दर्ज की गई प्रारंभिक तिथि से मेल खाता है, भले ही आपने केवल 1 नवंबर 2017 से परिचालन शुरू किया हो।
• खाता बही या अकाउंट बुक्स की आरंभ तिथि: ऊपर वर्णित उसी उदाहरण का उपयोग करते हुए इस डेटा फ़ील्ड में आपको कंपनी के प्रारंभ होने के वित्तीय वर्ष के अनुरूप दिनांक टाइप करना होगा। इसलिए आपको लेखा पुस्तकों की आरंभ तिथि के रूप में 01/04/2017 दर्ज करने की आवश्यकता है भले ही खाता रखने की वास्तविक शुरुआत 1 नवंबर 2017 से शुरू हो।

टैली में एक कंपनी का निर्माण: सुरक्षा 

सुरक्षा नियंत्रण सेटिंग्स, टैली पासवर्ड सेट करना और सुरक्षा नियंत्रण सुविधाओं का उपयोग करना टैली ईआरपी 9 में कंपनी निर्माण के महत्वपूर्ण पहलू हैं।

सुरक्षा कंट्रोल:

सुरक्षा उद्देश्यों से संबंधित डेटा फ़ील्ड वाले टैली ईआरपी 9 में कंपनी निर्माण तक पहुंचने के लिए आपको टैली वॉल्ट व्यवस्थापक पासवर्ड सेट करने की आवश्यकता है। इनैबल होने पर टैली में एन्क्रिप्शन (Encryption) सुविधाएं पासवर्ड डेटा को आसानी से पहचान मे आ जाने वाले फॉर्मैट से न पढ़ें जाने वाले और अपरिचित फॉर्मैट में परिवर्तित कर देती हैं।

इन फील्ड में आपको टैली वॉल्ट में प्रवेश करने के लिए एक अल्फ़ान्यूमेरिक (Alphanumeric) पासवर्ड दर्ज करना होगा। इस प्रकार आप अन्य अनधिकृत उपयोगकर्ताओं को आपकी कंपनी के डेटा तक पहुँचने से रोक सकते हैं। टैलीप्राइम या टैली ईआरपी 9 के नवीनतम संस्करण में पासवर्ड दर्ज करने पर एक इन्डिकेटर होता है जो पासवर्ड की मजबूती का आकलन करता है।

यदि इन्डिकेटर अगर लाल दिखाता है तो आपका पासवर्ड कमजोर है और इसका आसानी से अनुमान लगाया जा सकता है। पीले रंग का मतलब है कि आपके पासवर्ड की मजबूती ठीक ठाक है जबकि हरा रंग दर्शाता है कि आपका पासवर्ड मजबूत है। हमेशा एक मजबूत पासवर्ड सेट करें। पासवर्ड के रूप में कभी भी अपनी जन्मतिथि और नाम का उपयोग न करें क्योंकि यह अनुमान लगाना बहुत आसान है। एक मजबूत पासवर्ड बनाने के लिए अक्षरों और संख्याओं के साथ #, @, $ आदि जैसे विशेष वर्णों का उपयोग करें।

सुरक्षा नियंत्रण इनैबल करने के लाभ:

सुरक्षा नियंत्रण डेटा फ़ील्ड और व्यवस्थापक पासवर्ड को इनैबल करने से आप टैली वॉल्ट और टैली ईआरपी 9 में एक नई कंपनी बनाने में उपयोग किए गए डेटा को नियंत्रित कर सकते हैं। यह केवल विशिष्ट उद्देश्यों के लिए और उपयोगकर्ता के प्रमाण के लिए पासवर्ड एंट्री पर विशेष लोगों के लिए है।

उदाहरण के लिए आप टैली ईआरपी 9 को एक्सेस करने की अनुमति दे सकते हैं:

• इस काम के लिए काम करने वाले डेटा एंट्री ऑपरेटरों के लिए वाउचर एंट्री स्क्रीन।
• आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि केवल बिलिंग क्लर्क ही बिक्री के लिए चालान वाउचर का उपयोग कर सकते हैं।
• फाइनेंस मैनेजर को वित्तीय रिपोर्ट और डेटा का उपयोग और एक्सेस नियंत्रित कंट्रोल के द्वारा दिया जा सकता है।

निम्न सेक्शन बेस करन्सी जानकारी के लिए सेटिंग्स से संबंधित है। इसे सेट करना और समझना महत्वपूर्ण है, क्योंकि टैली कंपनी निर्माण में आपका फाइनेंशियल रिकार्ड एक सेट फॉर्मैट में होता हैं।

• बेस करेंसी सिंबल: यह डेटा फ़ील्ड आवश्यक करेंसी सिंबल सेट करता है। यह स्वतः चयनित होता है और उस मूल देश पर सेट है जिसे आपने दर्ज किया था। जब आप अकाउंटिंग के लिए समान मुद्रा का उपयोग करते हैं तो इस फील्ड को बदलने की कोई आवश्यकता नहीं है। उदाहरण के लिए यदि ‘भारत’ कंपनी विवरण जानकारी में दर्ज आपके गुड्ज़ की उत्पत्ति का देश है तो यह टैब स्वचालित रूप से भारतीय रुपये को मुद्रा के रूप में चुनता है, जिसे रुपये द्वारा दर्शाया जाता है।
• औपचारिक मुद्रा का नाम: यह फ़ील्ड मूल देश और पिछले फील्ड से इसकी स्वतःचयनित मुद्रा के आधार पर इसके चयन के लिए मुद्रा के औपचारिक नाम से मेल खाती है। इस मामले में यह भारतीय रुपये दिखाएगा।
• राशि के सामने सिम्बल दें?: यह डेटा फ़ील्ड आपको उपयुक्त प्रतीक के साथ दर्ज की गई राशि को प्रत्यय करने का विकल्प प्रदान करती है। उदाहरण के लिए, इस विकल्प का उपयोग करके और 4,500/- दर्ज करना 4,500/- रुपये के रूप में दिखाई देगा। यदि आपने अमेरिकी डॉलर का चिह्न दर्ज किया है तो यह $4,500/- के रूप में दिखाई देगा।
• क्या आप प्रतीक और दर्ज की गई राशि के बीच स्पेस जोड़ना चाहते हैं?: यह फ़ील्ड उपरोक्त उदाहरण में दर्ज किए गए डेटा फ़ील्ड को 4,500/- रुपये के रूप में दर्ज करने की अनुमति देता है और प्रतीक और मुद्रा राशि के बीच एक स्पेस प्रदान करता है। कुछ लोग नो स्पेस विकल्प को पसंद कर सकते हैं इस स्थिति में यह 4,500/- रुपये के रूप में दिखाई देगा, जिसमें मुद्रा राशि और उसके प्रतीक के बीच कोई स्थान नहीं होगा।
• क्या आप राशि को लाखों में दिखाना चाहते हैं?: इस डेटा फ़ील्ड को हाँ पर सेट करने से टैली आपकी बैलेंस शीट और अन्य रिपोर्ट में दर्ज किए गए डेटा को लाखों में प्रदर्शित करता है। भारतीय मुद्रा मूल्यवर्ग लाखों का उपयोग करने के फॉर्मैट का अनुसरण कर सकता है जबकि US फॉर्मैट मिलियन में है, इसलिए भारत में 150 लाख के रूप में दर्ज की गई राशि को 150,00,000 के रूप में दिखाया गया है। इस विकल्प का उपयोग करके इसे 15 मिलियन या 15,000,000 के रूप में दिखाया जाएगा। [कनवर्जन फैक्टर 1 मिलियन 10 लाख या 10,00,000 के बराबर है]।
• दशमलव स्थानों की संख्या: आमतौर पर लेखांकन पुस्तकें एक संख्या के बाद दो दशमलव स्थानों का उपयोग करती हैं। उदाहरण के लिए भारतीय मुद्रा प्रणाली में पैसे को रुपये के बाद दो दशमलव स्थानों में दर्शाया जाता है। इसी तरह अमेरिकी मुद्रा प्रणाली भी सेंट (Cent) को दर्शाने के लिए अंतिम दो दशमलव स्थानों का उपयोग करती है। इन प्रणालियों में 1 रु = 100 पैसे या I USD = 100 cents। दूसरी ओर, गणितीय गणना अधिक दशमलव स्थानों का उपयोग कर सकती है। इसमें 'क्या राशि के बाद दशमलव के लिए शब्द प्रतिनिधित्व शामिल करना है' और 'शब्दों में राशि के लिए कितने दशमलव स्थान हैं?' के विकल्प भी है।

कंपनी क्रिएशन स्क्रीन में दर्ज किए गए विवरण को कैसे सेव करें:

एक बार जब आप अपनी कंपनी के बारे में सभी विवरण दर्ज कर लेते हैं, तो त्रुटियों के लिए विवरणों को एक बार सत्यापित करना हमेशा सर्वोत्तम होता है। दर्ज किए गए विवरणों की जांच करने, गलतियों को बदलने आदि के लिए सत्यापन के दौरान ये विवरण स्क्रीन के रूप में दिखाई देंगे। एंटर दबाने से स्क्रीन डिटेल्स स्वीकार हो जाता है और फिर से एंटर दबाने से डिटेल्स सत्यापित डिटेल्स के रूप में सहेज लिया जाएगा। 

ध्यान दें कि यदि आपकी टैली वॉल्ट सुरक्षा इनैबल है, तो डिटेल्स केवल आपके टैली यूजर आईडी और पासवर्ड का उपयोग करके प्रमाणीकरण के माध्यम से दर्ज, सत्यापित और सहेजा जा सकता है। इसके बाद ही आपको टैली गेटवे के लिए निर्देशित किया जाएगा। जब सभी डिटेल्स सत्यापित और सहेजे जाते हैं तो आपने टैली ईआरपी 9 कंपनी निर्माण में अपनी कंपनी के डिटेल्स को सफलतापूर्वक दर्ज कर लिया है। आप अपने द्वारा पहले से बनाई गई मास्टर शीट से तुरंत अपने लेन-देन, चालान आदि जेनरेट कर सकते हैं।

निष्कर्ष:

आसानी से टैली का उपयोग करने के लिए आपको यह जानना होगा कि टैली में नई कंपनी कैसे बनाई जाए और अपना रिटर्न दाखिल करते समय इसका अनुपालन किया जाए। यह सीखना बहुत कठिन नहीं है कि टैली को अपने काम में कैसे लाया जाए और इसका उपयोग स्वचालित रूप से ट्रैक, नियंत्रण, अपने अकाउंटिंग सिस्टम, जीएसटी अनुपालन फाइलिंग और बहुत कुछ की निगरानी के लिए कर सकते है। 

आप इस उद्देश्य के लिए Biz Analyst एप्लिकेशन का उपयोग कर सकते हैं। यह आपको अपने अकाउंटिंग कार्यों को प्रबंधित करने और 24/7 आपके व्यवसाय से जुड़े रहने में मदद करता है। आप अपने बिक्री डेटा का प्रबंधन और विश्लेषण भी कर सकते हैं और अपने व्यवसाय के विकास को बढ़ाने के लिए अपनी सेल्स टीम की क्षमता भी बढ़ा सकते हैं।