एक कॉस्ट सेंटर को संगठन के भीतर एक अलग विभाग या कार्य के रूप में परिभाषित किया जा सकता है, जहां कॉस्ट बाँटी जाती है। यह सीधे लाभ में योगदान नहीं करता है, लेकिन फिर भी इसे चलाने के लिए पैसे खर्च होते हैं जैसे अकाउंटिंग, मानव संसाधन या सूचना प्रौद्योगिकी विभाग। जब इन इकाइयों को केवल लागत या खर्च सौंपा जाता है, तो उन्हें कॉस्ट सेंटर कहा जाता है।
टैली में कॉस्ट सेंटर
टैली में कॉस्ट सेंटर को कंपनी में एक संगठनात्मक इकाई के रूप में परिभाषित किया जा सकता है। इस इकाई में व्ययों को लेन-देन के रूप में आवंटित किया जाता है। इसके विपरीत लागत या लाभ इकट्ठा करने के लिए विभिन्न लागत श्रेणियों का उपयोग किया जाता है।
उदाहरण के लिए, कॉस्ट सेंटर के कर्मचारी कंपनी की लाभ या निवेश निर्णयों के लिए जिम्मेदार नहीं हैं, लेकिन वे कंपनी का एक हिस्सा हैं और इसलिए उन्हें संगठनात्मक लागत के एक भाग के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है। लेन-देन करने के लिए कॉस्ट सेंटर हैं। उन्हें उसी तरह वर्गीकृत किया जा सकता है जैसे किसी कंपनी में ग्रुप/लेजर खाते किए जाते हैं। प्रत्येक प्राइमरी कॉस्ट सेंटर के नीचे कॉस्ट सेंटर के कई स्तर हो सकते हैं।
कॉस्ट सेंटर में क्या शामिल होता है?
उदाहरण के साथ टैली में कुछ कॉस्ट सेंटर इस प्रकार हैं:
- फाइनैंस, मैन्युफैक्चरिंग, मार्केटिंग और इसी तरह एक संगठन के भीतर विभिन्न विभागों के कॉस्ट सेंटर उदाहरण हैं।
- एक कंपनी की उत्पादन प्रक्रिया
निम्नलिखित उदाहरण पर विचार करें:
1. फाइनैंस, मैन्युफैक्चरिंग, मार्केटिंग प्राइमरी कॉस्ट सेंटर हैं।
2. सेल्समैन ए और सेल्समैन बी जैसे सेल्समैन को मार्केटिंग के तहत कॉस्ट सेंटर को सौंपना इस विभाग के कॉस्ट सेंटर के तहत उप-इकाइयों के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है। यह आपको एक विक्रेता की लागत और रेविन्यू जेनरेट परफॉरमेंस को ट्रैक करने में सक्षम करेगा।
ऐसा करने से आप एक उपयोगी सूचना प्रणाली को एक साथ रखने में सक्षम होते हैं, जो आपके कई परफॉरमेंस को खर्च और बिक्री लेन-देन में बाँट कर इन्हे ट्रैक करता है।
कॉस्ट सेंटर के क्या लाभ हैं?
- परफॉर्मेंस पर अब अधिक आसानी से नजर रखी जा सकती है: कॉस्ट सेंटर होने से “की परफॉर्मेंस इंडिकेटर्स” (KPI) का उपयोग करके प्रदर्शन को मापने में मदद मिलती है। यह प्रत्येक कॉस्ट सेंटर इकाई को व्यवस्थित और विस्तृत तरीके से योजना बनाने और मूल्यांकन करने में मदद करता है।
- बेहतर कार्यक्षमता से लाभ में वृद्धि: उच्च प्रबंधन आसानी से उन क्षेत्रों की पहचान कर सकता है, जहाँ कॉस्ट सेंटर के साथ दक्षता में सुधार किया जा सकता है। यह संसाधनों का बेहतर उपयोग करने में प्रबंधन की सहायता करता है और यह बेहतर समझ प्रदान करता है कि उनका उपयोग कैसे किया जा रहा है। एक कॉस्ट सेंटर परोक्ष रूप से परिचालन उत्कृष्टता, ग्राहक सेवा और उत्पाद मूल्य में वृद्धि के माध्यम से कंपनी के लाभ में योगदान देता है।
- बेहतर निगरानी और नियंत्रण: सीईओ और व्यवसाय के मालिक कॉस्ट सेंटर का उपयोग करके खर्चों की निगरानी और नियंत्रण कर सकते हैं। एक विशिष्ट इकाई की लागत और संसाधनों का उपयोग कैसे किया जाता है, यह जानने के लिए सभी खर्चों को एक विशिष्ट लागत केंद्र में दर्ज और बुक किया जाता है।
- बजट की तुलना करके जवाबदेही बढ़ाना: एक लागत केंद्र का प्राथमिक कार्य अनुमानित बजट या अन्य महीनों के बजट की तुलना में वास्तविक खर्चों को ट्रैक करना है। एक इकाई के बजट का मूल्यांकन सभी लागतों को कॉस्ट सेंटर में समूहित करके और बजट को कॉस्ट सेंटर से विभाजित करके किया जाता है। इससे यह समझने में मदद मिलती है कि किस विभाग का प्रदर्शन कम है और किसका ज्यादा है। प्रबंधक को अनुमानित और वास्तविक बजट के बीच किसी भी अंतर को बताना होगा।
क्या कॉस्ट सेंटर और कॉस्ट कैटेगरी में कोई अंतर है?
Tally.ERP 9 में कॉस्ट सेंटर एक संगठनात्मक इकाई है, जिसमें लागत या खर्च बाँटा जा सकता है। दूसरी ओर एक कॉस्ट कैटेगरी समान लागतों का एक समूह है, जिसके माध्यम से कॉस्ट सेंटर कॉस्ट लिमिट या खर्च का मूल्यांकन कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, कॉस्ट सेंटर का उपयोग प्रत्येक विभाग के खर्च को ट्रैक करने के लिए किया जा सकता है, जबकि कॉस्ट कैटेगरी का उपयोग किसी कंपनी के विभाग में प्रत्येक परियोजना की प्रभावशीलता का आकलन करने के लिए किया जा सकता है।
कॉस्ट यूनिट और कॉस्ट सेंटर में क्या अंतर है?
कॉस्ट यूनिट लागत मापने का एक स्टैन्डर्ड तरीका है। यह उत्पादों या सेवाओं की एक इकाई के उत्पादन, स्टोर और बिक्री के लिए कंपनी द्वारा उत्पादित विभिन्न लागतों के बीच तुलना की सुविधा प्रदान करता है। इसके विपरीत, कॉस्ट सेंटर एक अलग विभाग है जहां विभिन्न संगठनात्मक विभागों से बिजनेस कॉस्ट आती हैं।
सड़क निर्माण बिजनेस में लागत इकाई उदाहरण के लिए किमी या मीटर है। एक अन्य उदाहरण यह है कि क्यूबिक मीटर गैस क्षेत्र में लागत इकाई है जबकि कॉस्ट सेंटर का उदाहरण ग्राहक सेवा, विज्ञापन, मार्केटिंग आदि है।
टैली में कॉस्ट सेंटर बनाने का तरीका जानें
टैली ईआरपी 9 में कॉस्ट सेंटर और कॉस्ट कैटेगरी को इनेबल करने के स्टेप्स
स्टेप 1:
- गेटवे ऑफ टैली पर जाएं
- F11 दबाएं, आप कंपनी फीचर पेज पर पहुंच जाएंगे
- अकाउंटिंग फीचर्स का चयन करें
स्टेप 2:
- मेंटेन कॉस्ट सेंटर को 'हाँ' (Yes) पर सेट करें।
● सेवरल पेरोल या एक्सपेंस कैटेगरी, के लिए 'हाँ' (Yes) चुनें।
- पैरामीटर्स को सेव करने के लिए Ctrl + A दबाएं।
लेज़र अकाउंट जैसे पर्चेज अकाउंट, सेल्स अकाउंट, इनकम और इक्स्पेन्स समूहों के लिए Tally.ERP 9 डिफ़ॉल्ट रूप से कॉस्ट सेंटर फंक्शन को इनैबल करता है।
पैरामीटर सेट करने के बाद आपको कॉस्ट सेंटर बनाना होगा जिसमें कॉस्ट एलोकेट की जाएगी।
टैली कॉस्ट सेंटर बनाने के चरण
चरण 1:
- Tally.ERP 9 के गेटवे पर जाएं
- इसके बाद अकाउंट इन्फो पर क्लिक करें
- कॉस्ट सेंटर चुनें
अब आप एक बार में एक कॉस्ट सेंटर बनाने के लिए 'सिंगल कॉस्ट सेंटर' के तहत बनाएं का चयन कर सकते हैं या एक बार में सभी लागत केंद्र बनाने के लिए 'मल्टीपल कॉस्ट सेंटर' का चयन कर सकते हैं।
चरण 2:
इसे प्राप्त करने के लिए उस कॉस्ट कैटेगरी को चुनें जिसके तहत आप नव निर्मित कॉस्ट सेंटर को वर्गीकृत करना चाहते हैं और फिर नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:
- गेटवे ऑफ टैली पर जाएं
अकाउंट इन्फो पर क्लिक करें।
- कॉस्ट कैटेगरी पर क्लिक करें
अब आप एक समय में एक कॉस्ट कैटेगरी बनाने के लिए 'सिंगल कॉस्ट कैटेगरी' के अंतर्गत क्रिएट करे का चयन कर सकते हैं:
1. कॉस्ट कैटेगरी का नाम दर्ज करें।
2. एलोकेट रेवेन्यू आइटम्स ऑप्शन को सेट करें और खरीद, व्यय और आय से संबंधित लेन-देन के लिए इस कॉस्ट कैटेगरी के तहत गठित कॉस्ट सेंटर को सभी बिक्री आवंटित करने के लिए हाँ (yes) पर क्लिक करें।
3. ड्रॉप-डाउन मेन्यू से 'यस' एलोकेट नॉन रेवेन्यू आइटम्स विकल्प चुनें।
कॉस्ट सेंटर विंडो नीचे दिखाए अनुसार दिखाई देती है:
या आप एक बार में सभी कॉस्ट कैटेगरी बनाने के लिए 'मल्टीपल कॉस्ट सेंटर' भी चुन सकते हैं:
1. कॉस्ट कैटेगरी का नाम दर्ज करें।
2. एलोकेट रेवेन्यू आइटम्स ऑप्शन को सेट करें।
3. ड्रॉप-डाउन मेनू से 'यस' एलोकेट नॉन रेवेन्यू आइटम्स विकल्प चुनें।
4. एंटर दबाएं।
5. कैटेगरी का नाम और कैटेगरी के लिए आवश्यक एलोकेशन भरें।
मल्टी कॉस्ट कैटेगरी क्रिएशन विंडो इस तरह दिखती है:
सेव करने के लिए एंटर दबाएँ।
कॉस्ट कैटेगरी का नाम दर्ज करें और स्क्रीन को एकसेप्ट करें।
कॉस्ट सेंटर को बदलना
यदि किसी एडजस्टमेंट की आवश्यकता है, तो आप मौजूदा कॉस्ट सेंटर को सिंगल मोड में बदल सकते हैं। वैकल्पिक रूप से कई कॉस्ट सेंटर को संबंधित चरणों का पालन करके विभिन्न तरीकों से बदला जा सकता है:
1. गेटवे ऑफ टैली पर जाएं; वहां से अकाउंट इन्फो पर जाएँ।
2. यदि आप एक-एक करके मोडीफाई करना चाहते हैं, तो या तो 'सिंगल कॉस्ट सेंटर' के तहत या एक बार में सभी को बदलने के लिए 'मल्टीपल कॉस्ट सेंटर' के तहत ऑल्टर (Alter) पर क्लिक करें। कॉस्ट सेंटर अल्टरेशन नीचे दिखाए गए अनुसार दिखाई देता है।
3. आवश्यक परिवर्तन करें।
4. सेव करने के लिए Ctrl + A दबाएं।
कॉस्ट सेंटर डिलीट करना
कॉस्ट सेंटर को संबंधित चरणों के अनुसार अल्टरेशन मोड में भी हटाया जा सकता है:
1. गेटवे ऑफ टैली में जाएं, वहां से अकाउंट्स इंफो पर जाएं।
2. यदि आप एक-एक करके मोडीफाई करना चाहते हैं तो या तो 'सिंगल कॉस्ट सेंटर' के तहत या एक बार में सभी को बदलने के लिए 'मल्टीपल कॉस्ट सेंटर' के तहत बदलें पर क्लिक करें। कॉस्ट सेंटर अल्टरेशन नीचे दिखाए गए अनुसार दिखाई देता है।
3. कॉस्ट सेंटर सूची से वह कॉस्ट सेंटर चुनें जिसकी आपको जरूरत हैं। कॉस्ट सेंटर अल्टरेशन के लिए स्क्रीन प्रकट होती है।
4. डिलीट के लिए Alt D पर क्लिक करें।
5. फिर डिलीशन पुष्टि करने के लिए एंटर पर क्लिक करें।
नोट: एक कॉस्ट सेंटर को तभी हटाया जा सकता है, जब:
1. इसके तहत कोई कॉस्ट सेंटर नहीं बनाया गया है।
2. इसका उपयोग किसी भी लेन-देन के लिए नहीं किया गया है।
कॉस्ट सेंटर और कॉस्ट कैटेगरी बनाने के बाद आपको कॉस्ट सेंटर को लेजर अकाउंट में लागू करना होगा।
पेमेंट लेज़र के लिए कॉस्ट सेंटर को इनैबल करने के लिए - उदाहरण के लिए ट्रांसपोर्टेशन अकाउंट के लिए, गेटवे ऑफ़ टैली > अकाउंट्स इन्फो > लेज़र > क्रीऐट पर जाएँ।
कॉस्ट सेंटर एप्लीकेबल को हाँ (Yes) पर सेट करें।
वाउचर में कॉस्ट सेंटर एलोकेशन के लिए:
1. कॉस्ट सेंटर एलोकेशन मुख्य वाउचर एंट्री स्क्रीन के पॉप-अप सब-स्क्रीन में पूरा किया जाना चाहिए।
2. लेज़र के लिए अमाउन्ट फ़ील्ड जिसके लिए कॉस्ट सेंटर सक्रिय किए गए हैं, उसके बाद सब-स्क्रीन दिखाई देती है। नतीजतन, लेज़र कन्वेयंस A/c सब-स्क्रीन इस तरह दिखता है:
3. एक बार कॉस्ट सेंटर को निर्दिष्ट करने के बाद पेमेंट वाउचर एंट्री स्क्रीन दिखाई देती है।
4. कुल कन्वेयंस खर्च की लागत रु. 2500 कॉस्ट सेंटर (विक्रेता ए और बी) को वितरित किया गया।
टैली ईआरपी 9 में कॉस्ट सेंटर में रिपोर्ट कैसे बनाएँ?
टैली ईआरपी 9 में कॉस्ट सेंटर रिपोर्ट प्रदान करता है, जो सभी कॉस्ट सेंटर और उनके लिंक किए गए लेन-देन का पूरा डेटा क्विक आइडेंटिफिकेशन और व्यावसायिक इकाइयों को खर्च कैसे आवंटित किया जाता है इसका विस्तृत अध्ययन के लिए विभिन्न तरीकों को प्रदर्शित करता है।
नाम और विशेषताएं नीचे दी गई हैं:
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कॉस्ट सेंटर रिपोर्ट का प्रकार |
विशेषता |
रिपोर्ट जनरेट करने का तरीका |
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कैटेगरी समरी |
कॉस्ट कैटेगरी समरी उन सभी कॉस्ट कैटेगरी को दिखाता है, जिन्हें वाउचर लेन-देन दिया गया है। |
गेटवे ऑफ टैली> डिस्प्ले > स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट> कॉस्ट सेंटर |
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कॉस्ट सेंटर ब्रेक-अप |
कॉस्ट सेंटर ब्रेक-अप वाउचर में उपयोग किए गए लेज़र खातों पर प्रकाश डालता है, उन्हें किस कॉस्ट सेंटर को दिया गया था, उनके कुल लेन-देन का मूल्य और उनकी शेष राशि। |
कॉस्ट सेंटर ब्रेक-अप स्क्रीन का उपयोग करने के लिए:
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लेजर ब्रेक-अप |
लेजर ब्रेक-अप रिपोर्ट एक कंपनी में विभिन्न कॉस्ट सेंटर में एक लेजर अकाउंट के वितरण का एक और अवलोकन है। |
लेजर ब्रेक-अप स्क्रीन का उपयोग करने के लिए:
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ग्रुप ब्रेक अप |
कॉस्ट सेंटर रिपोर्ट का ग्रुप ब्रेक-अप आपको कॉस्ट सेंटर रिपोर्ट पर एक अलग परिप्रेक्ष्य देता है, जिससे आप यह जांच सकते हैं कि एक ग्रुप (लेजर खातों का) कई कॉस्ट सेंटर में कैसे वितरित किया जाता है। |
ग्रुप ब्रेक-अप स्क्रीन का उपयोग करने के लिए:
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कॉस्ट सेंटर रिपोर्ट के लिए आगे बढ़ने का मार्ग नीचे दिया गया है:
- गेटवे ऑफ़ टैली
- डिस्प्ले मेन्यू
- स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट
- कॉस्ट सेंटर
उदाहरण के लिए, 'कॉस्ट समरी रिपोर्ट नीचे प्रदर्शित है:
निष्कर्ष
टैली ईआरपी 9 में कॉस्ट सेंटर की गणना करने का तरीका जानना एक कंपनी के लिए महत्वपूर्ण है। यह महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह न केवल आपको विभिन्न इकाइयों में खर्च वितरित करने देता है, बल्कि आपको कॉस्ट सेंटर रिपोर्ट को ट्रैक करने की अनुमति देता है जिससे आप रणनीतिक निर्णय ले सकते हैं।
इसके कारण आप टैली में कॉस्ट सेंटर्स का उपयोग कर सकते हैं। उपयोग में आसान सॉफ्टवेयर जो आपके अकाउंटिंग और इन्वेंट्री गतिविधियों को रिकार्ड करता है। इसकी सरल कार्यप्रणाली व्यवसाय के मालिकों को बहुत अधिक प्रयास किए बिना अपने सभी रिकॉर्ड रिकॉर्ड करने और ट्रैक करने में आसान बनाती है। Biz Analyst एक ऐसा ऐप है, जो आसानी से ऐसी रिपोर्ट का विश्लेषण और रिपोर्ट बनाने में मदद करता है।
