एक लेखा वाउचर क्या है? लेखांकन वाउचर का अर्थ और प्रकार जानें

कई अकाउंटिंग वाउचर हैं जैसे चेक बुक काउंटरफॉइल, पे-इन-स्लिप काउंटरफॉइल, वेज, और सैलरी शीट, रसीद, इनवॉइस, बिल, और कई संगठन द्वारा उपयोग किए जाते हैं। सटीक होने के लिए, कोई कह सकता है कि लेन-देन की सटीकता को इंगित करने के लिए खाते की पुस्तकों में लेखांकन प्रविष्टियों के समर्थन में कोई भी लिखित दस्तावेज को वाउचर कहा जाता है।

लेखांकन में वाउचर लेखांकन पुस्तकों में प्रविष्टियों के समर्थन में बनाया गया कोई भी लिखित दस्तावेज हो सकता है और लेखांकन लेनदेन की सटीकता को दर्शाता है। वाउचर आमतौर पर किसी भी संगठन के लेखांकन और वित्तीय लेनदेन के नियंत्रण का पालन करने के लिए बनाए जाते हैं।

लेखांकन में वाउचर क्या है?

लेखांकन में एक वाउचर आम तौर पर भुगतानों को अधिकृत करने के लिए देय विभाग द्वारा जारी किया गया एक दस्तावेज है। इसे किसी भी संगठन के प्रति दायित्व का ज्ञापन भी कहा जा सकता है। एक अकाउंटिंग वाउचर को पार्टी के साथ किए गए व्यवसाय के लिए किसी भी संगठन में आपूर्तिकर्ताओं या लेनदारों को किए गए भुगतान के लिए एक लिखित बैकअप दस्तावेज़ के रूप में देखा जा सकता है।

यह दस्तावेज़ दायित्व की निकासी की प्रक्रिया शुरू करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। अन्य सभी संबंधित दस्तावेजों को वाउचर के उपयोग से एकत्र और सत्यापित किया जा सकता है। टैली में लेखांकन वाउचर का भी उचित नियंत्रण तंत्र स्थापित करने में हाथ होता है।

देय लेखा विभाग को यह सुनिश्चित करना होगा कि आपूर्तिकर्ता को किया गया प्रत्येक भुगतान,

• उचित रूप से अधिकृत

• भुगतान के बदले माल और सेवाओं को प्राप्त किया जाता है

• भुगतान उस समझौते के अनुसार है जो पहले से मौजूद है

जब भुगतान के लिए वाउचर जारी किया जाता है, तो इसका तात्पर्य है कि नियंत्रण तंत्र प्रक्रिया के इन सभी पूर्वापेक्षाओं को पूरा किया गया है, और आपूर्तिकर्ता को भुगतान जाना अच्छा है।

लेखा वाउचर के घटक

अकाउंटिंग वाउचर आमतौर पर एक मजबूत नियंत्रण तंत्र के साथ मैन्युअल भुगतान प्रणाली का एक हिस्सा है। वाउचर स्रोत दस्तावेजों जैसे चालान, काउंटरफॉइल, चेक बुक, रसीदें, बैंक जमा पर्ची, बिल, कैश मेमो और अन्य जानकारी की मदद से तैयार किए जाते हैं। स्रोत दस्तावेज वित्तीय लेन-देन के लिए प्रासंगिक हैं और ऐसे लेनदेन के अस्तित्व की पुष्टि भी करते हैं।

वाउचर में सामान्य रूप से शामिल डेटा और जानकारी नीचे दी गई है:

• वाउचर नंबर

• लेखा वाउचर की प्रकार और  तिथि

• क्रेडिट और डेबिट कॉलम

• विवरण कॉलम- इसमें लेनदेन के रिकॉर्ड का संक्षिप्त विवरण शामिल है

• आपूर्तिकर्ता की पहचान संख्या

• शब्दों और अंकों में देय राशि

• कुल के लिए कॉलम

• भुगतान की नियत तारीख

• उस खाते का नाम जिसके तहत दायित्व सृजित किया गया है

• छूट या अन्य योजनाओं के लिए नियम और शर्तें

• एकाउंटेंट की स्वीकृति की मोहर और हस्ताक्षर

• उच्च अधिकारी के अधिकृत हस्ताक्षर

• रिसीवर के हस्ताक्षर

अकाउंटिंग वाउचर तैयार करना एक मुश्किल काम हो सकता है। होने वाले लेनदेन के लिए वाउचर तैयार करते समय लेखाकार को सतर्क रहना होगा। हर मिनट के विवरण को अच्छी तरह से जांचा और सत्यापित किया जाना चाहिए। वाउचर तैयार करते समय लेखाकार को जिन कुछ प्रमुख बातों का ध्यान रखना चाहिए, वे नीचे दी गई हैं:

1. सहायक दस्तावेजों को पूरी तरह से सत्यापित किया जाना चाहिए।

2. एक अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता को वाउचर के सहायक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करना चाहिए।

3. लेखाकार को लेन-देन से संबंधित उचित प्रकार के वाउचर का उपयोग करना चाहिए।

4. वाउचर के क्रेडिट और डेबिट पक्षों का मिलान और संतुलन होना चाहिए।

5. लेखाकार के लिए यह सुनिश्चित करना सबसे आवश्यक है कि वाउचर में सही खाता शीर्ष का उल्लेख है। इससे यह सुनिश्चित होगा कि लेन-देन खातों की किताबों में ठीक से दर्ज किया गया है।

लेखांकन वाउचर के प्रकार

लेखांकन में वाउचर के अर्थ के बारे में ज्ञान के साथ-साथ लेखाकार को वाउचर के प्रकारों के बारे में भी पूरी जानकारी होनी चाहिए। यह लेखाकार को वित्तीय लेनदेन के संबंध में और प्रासंगिक उचित वाउचर तैयार करने में सहायता करता है। साथ ही, विभिन्न प्रकार के वाउचर के अलग-अलग अर्थ और निहितार्थ होते हैं।

कई प्रकार के वाउचर नीचे उल्लिखित हैं:

 1. रसीद वाउचर

बैंक या नकद प्राप्तियों को रसीद वाउचर के माध्यम से दर्ज किया जाता है। रसीद वाउचर दो प्रकार का होता है, बैंक रसीद वाउचर और नकद रसीद वाउचर। नकद में प्राप्त राशि के लिए एक नकद रसीद वाउचर तैयार किया जाता है। बैंक रसीद वाउचर डिमांड ड्राफ्ट या चेक की प्राप्ति को रिकॉर्ड करते हैं। इसका मतलब यह है कि राशि नकद के बजाय बैंक में प्राप्त होती है।

2. भुगतान वाउचर

भुगतान वाउचर रसीद वाउचर के विपरीत है, जबकि रसीद वाउचर धन की आमद को दर्शाता है, भुगतान वाउचर उन लेनदेन को दर्शाता है जिनमें धन का बहिर्वाह होता है। भुगतान वाउचर तैयार करने का फोकस किसी संगठन में भुगतान के लिए नकद और बैंक लेनदेन को रिकॉर्ड करना है।

रसीद वाउचर के समान, भुगतान वाउचर भी दो प्रकार के होते हैं: बैंक भुगतान वाउचर और नकद भुगतान वाउचर। नकद के माध्यम से एक संगठन में भुगतान नकद भुगतान वाउचर में दर्ज किए जाते हैं, जबकि डिमांड ड्राफ्ट या चेक के माध्यम से किए गए भुगतान बैंक भुगतान वाउचर में दर्ज किए जाते हैं।

3. जर्नल वाउचर

जर्नल वाउचर  को ट्रांसफर वाउचर या नॉन-कैश वाउचर के रूप में भी जाना जाता है। सभी लेन-देन जिनमें नकद या बैंक लेन-देन या राशियों का अंतर्वाह और बहिर्वाह शामिल नहीं है, जर्नल वाउचर के माध्यम से पारित किए जाते हैं। वे वित्तीय लेन-देन के लिए प्रामाणिक दस्तावेजी प्रमाण हैं।

उदाहरण के लिए, जब सामान उधार पर बेचा जाता है और कोई तत्काल नकद या बैंक लेनदेन नहीं होता है, तो ऐसे लेनदेन के लिए जर्नल वाउचर तैयार किया जाता है। देनदार को बिक्री राशि से डेबिट किया जाता है, और बिक्री खाते को लेखांकन प्रविष्टि पास करने का श्रेय दिया जाता है। 

4. बिक्री वाउचर

माल और सेवाओं के लिए कोई भी बिक्री लेनदेन बिक्री वाउचर के माध्यम से पारित किया जाता है। बिक्री वाउचर संगठन में किए गए नकद और क्रेडिट बिक्री को रिकॉर्ड करने के लिए तैयार किया जाता है। संबंधित देनदार खाते को डेबिट किया जाता है, और बिक्री खाते को क्रेडिट किया जाता है। बिक्री वाउचर प्रमाण है और संगठन में वस्तुओं और सेवाओं के लिए बिक्री लेन-देन के प्रमाण के रूप में कार्य करता है।

5. खरीद वाउचर

खरीद वाउचर एक संगठन में वस्तुओं और सेवाओं की खरीद के लेन-देन को रिकॉर्ड करता है। खरीद लेनदेन नकद या बैंक या क्रेडिट के माध्यम से हो सकता है। जब खरीद क्रेडिट पर होती है तो संबंधित आपूर्तिकर्ता को श्रेय दिया जाता है। खरीद वाउचर कई प्रासंगिक दस्तावेजों जैसे कि खरीद आदेश, आपूर्तिकर्ता पर्ची, और आवश्यक खरीद से संबंधित अन्य दस्तावेजों के माध्यम से समर्थित है।

6. सहायक वाउचर

संगठन में अतीत में किए गए किसी भी लेन-देन को एक सहायक वाउचर के माध्यम से प्रलेखित किया जाता है। यह एक संगठन में पिछली घटनाओं के लिए दस्तावेजी प्रमाण लिखा जाता है। उदाहरण के लिए, मुख्य वाउचर का समर्थन करने के लिए, सहायक वाउचर व्यय बिल के साथ संलग्न होते हैं। ईंधन बिल जैसे सहायक वाउचर कर्मचारी के परिवहन के प्रमाण के रूप में कार्य कर सकते हैं।

लेखांकन वाउचर क्यों तैयार किए जाते हैं?

जब कोई संगठन आपूर्तिकर्ता से चालान प्रा प्त करता है, और भुगतान की देनदारी होती है, तो लेखाकार को अनिवार्य रूप से लेखांकन में वाउचर बनाना होता है। वाउचर किसी भी भुगतान और लेज़र फ़ाइल के संबंध में सहायक दस्तावेजों के रूप में कार्य करते हैं।

इसके अलावा, लेखांकन वाउचर को स्रोत दस्तावेज़ माना जाता है और यह साबित करता है कि व्यावसायिक संगठन ने वित्तीय लेनदेन किया है। इसलिए, वे संगठन की ऑडिट ट्रेल प्रक्रिया में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। बाहरी लेखा परीक्षक वाउचर को लेखा परीक्षा साक्ष्य के एक टुकड़े के रूप में मानते हैं। वाउचर के उपयोग  से संगठन के लेन-देन को आसानी से नियंत्रित और ट्रैक किया जा सकता है।

लेखांकन वाउचर का उपयोग करने की प्रक्रिया

वस्तुओं और सेवाओं के लिए भुगतान तुरंत नहीं किया जाता है। यह आमतौर पर एक निश्चित भविष्य की तारीख के कारण होता है। भुगतान के लिए सामान्यतः तीस, साठ, या नब्बे दिनों की देरी की अनुमति है। इसलिए जब संगठन सेवाएं या सामान प्राप्त करता है, तो वे देय राशि के लिए अनुस्मारक के रूप में एक लेखा वाउचर जारी करते हैं।

वाउचर बनाने के लिए एक निश्चित प्रक्रिया का पालन किया जाता है। इसका उल्लेख नीचे किया गया है:

1. आपूर्तिकर्ता को माल या सेवाओं के लिए एक आदेश दिया जाता है।

2. आपूर्तिकर्ता आदेश को स्वीकार करता है, पुष्टि करता है और अनुमोदित करता है।

3. अधिकृत व्यक्ति सत्यापित करता है कि प्राप्त सामान और सेवाएं समझौते या अनुबंध की शर्तों के अनुसार हैं।

4. लेन-देन के अनुसार वाउचर बनाया जाता है। इसमें लेन-देन के बारे में सभी संबंधित और प्रासंगिक जानकारी शामिल है। लेनदेन के समर्थन में दस्तावेज भी उसी के साथ संलग्न हैं।

5. संगठन वाउचर और सहायक दस्तावेजों और सूचनाओं की पूरी तरह से जांच करने के बाद भुगतान करता है।

लेखांकन वाउचर में लेन-देन के बारे में सभी संबंधित और प्रासंगिक डेटा और जानकारी होती है। अकाउंटिंग वाउचर से जुड़े कई दस्तावेज हैं। कुछ प्रमुख दस्तावेजों का उल्लेख नीचे किया गया है:

1. आपूर्तिकर्ता से माल और सेवाओं के लिए चालान

2. आपूर्तिकर्ता का मूल विवरण जैसे टेलीफोन नंबर, पता, नाम, बैंक विवरण और अन्य।

3. देय भुगतान के बारे में विवरण जैसे राशि, कोई छूट, देय तिथि और अन्य विवरण।

4. खरीद आदेश विवरण।

5. रसीद की पुष्टि यह बताती है कि सामान या सेवाएं समझौते और चालान के अनुसार प्राप्त हुई हैं।

6. लेखांकन उद्देश्य का समर्थन करने के लिए सामान्य खाता बही।

7. खरीद और भुगतान की पुष्टि और सत्यापन के लिए अधिकृत हस्ताक्षर। यह कोई भी व्यक्ति हो सकता है जो अधिकृत है और लेन-देन का प्रभारी है।

8. भुगतान के लिए वाउचर दस्तावेज या सबूत।

अकाउंटिंग वाउचर के लाभ

किसी भी संगठन की भुगतान प्रक्रिया के सुचारू और उचित संचालन के लिए वाउचर बनाए रखना अनिवार्य है। यह किसी भी कानूनी प्रक्रिया में सबूत का एक दस्तावेज है और ऑडिट के दौरान सत्यापन प्रक्रिया में उसी के रूप में कार्य करता है।

वाउचर बनाने और बनाए रखने के कुछ प्रमुख लाभों का उल्लेख नीचे किया गया है:

• किसी अन्य सॉफ्टवेयर या टैली में अकाउंटिंग वाउचर भुगतान की प्रक्रिया पर मजबूत नियंत्रण रखने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।
• अगर वाउचर बरकरार है, तो एक साथ कई चालानों का भुगतान किया जा सकता है। यह बदले में, उपयोग किए गए और जारी किए गए चेक की संख्या को कम करता है।
• जब वाउचर पहले से क्रमांकित होते हैं, तो यह देय राशियों में ऑडिट ट्रेल की प्रक्रिया को सरल करता है।
• चालान भुगतान और चालान अनुमोदन की दो महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं के बीच उचित अलगाव है। यह भुगतान योजना को आसान बनाता है और उत्पादकता को अनुकूलित करता है।
• अगर वाउचर जारी किया जाता है, तो इसका मतलब है कि सामान और सेवाएं पूर्व-मौजूदा समझौते के अनुसार प्राप्त हुई हैं।
• ये यह भी परिभाषित करता है कि यह भुगतान किए जाने के लिए अधिकृत है।

अकाउंटिंग वाउचर का महत्व

हर तरह की ऑडिट प्रक्रिया और नियंत्रण तंत्र में अकाउंटिंग वाउचर की महत्वपूर्ण भूमिका होती है। किसी संगठन के वित्तीय विवरणों में डेटा और जानकारी की सत्यता को ऑडिट प्रक्रियाओं के माध्यम से सत्यापित और प्रमाणित किया जाता है। वाउचर के साथ, ऑडिट प्रक्रिया का संचालन करना और लेन-देन को प्रमाणित करना सरल और आसान हो जाता है। संगठन में किए गए लेनदेन के दस्तावेजों के लिए वाउचर अपेक्षित और औचित्य हैं।

संगठन में लेनदेन का नियंत्रण और निशान भी वाउचर के माध्यम से किया जाता है। यह किसी संगठन में किसी भी प्रकार के कदाचार के जोखिम को कम करता है। वाउचर एक तरह का पेपर टूल होता है, जो लेन-देन, इसमें शामिल व्यक्ति, लोगों से जुड़े कार्यों से संबंधित होता है। इस प्रकार, वाउचर कर्मचारियों और लेनदेन से जुड़े लोगों के बीच जिम्मेदारी की भावना पैदा करते हैं।

निष्कर्ष

लेखांकन वाउचर प्रत्येक संगठन की स्थिरता के लिए बहुत महत्वपूर्ण हैं। यह वित्तीय लेनदेन को रिकॉर्ड और ट्रैक करता है और कानून का अनुपालन सुनिश्चित करता है। साथ ही, अकाउंटिंग वाउचर संगठन को ठीक से प्रबन्धित और व्यवस्थित रखते हैं और किसी भी तरह के ऑडिट के लिए तैयार रहते हैं और नियंत्रण सुनिश्चित करते हैं। आवश्यकता को पूरा करने के लिए आवश्यकता के अनुसार विभिन्न प्रकार के लेखा वाउचर का उपयोग किया जा सकता है। इसलिए, हम आशा करते हैं कि अब आपको ऐसे वाउचर और कंपनी के भीतर उनके महत्व की स्पष्ट समझ हो गई होगी। Biz Analyst ऐप इस लिहाज से फायदेमंद साबित होता है। आप अपने व्यवसाय से जुड़े रहने और बिक्री वृद्धि सुनिश्चित करने के साथ-साथ सुरक्षित रूप से लेखांकन के लिए रसीदें और भुगतान बना सकते हैं।