GRN, जिसे गुड्स रिसीव्ड नोट के रूप में भी जाना जाता है, एक विशेष आपूर्तिकर्ता द्वारा माल की डिलीवरी और ग्राहक की बाद की स्वीकृति को स्वीकार करता है। जब कोई ग्राहक ई खरीदने का आदेश देता हैऔर आपूर्तिकर्ता इसे स्वीकार करता है, तो वे आमतौर पर दस्तावेज़ में बताई गई शर्तों और शर्तों के अनुपालन में आदेश प्रदान करने के लिए बाध्य होते हैं। खरीद के आदेश के बाद, आइटम वितरित किए जाने के बाद, गुड्स रिसीव्ड नोट रसीद की पावती के रूप में कार्य करता है जो इंगित करता है कि सूची प्राप्त हुई थी और जारी भुगतान आदेश के अनुरूप है। गुड्स रिसीव्ड नोट की प्राप्ति एक स्वीकार्य नोटिस के रूप में कार्य करती है कि आइटम वितरित किए गए हैं और उन्हें लेखांकन पुस्तकों में दर्ज किया जाना है।
क्या आप जानते हैं?
यदि गलती से कोई सामान उचित तरीके से डिलीवर नहीं होता है और क्षतिग्रस्त हो जाता है, तो शिपमेंट डिलीवर करने वाले व्यक्ति को इस डिलीवरी नोट के बजाय एक नोट लिखना होगा। उसके बाद, आपूर्तिकर्ता या तो एक प्रतिस्थापन अग्रेषित कर सकता है या क्षतिग्रस्त माल के लिए क्रेडिट नोट बढ़ा सकता है।
GRN की विशेषताएं
- माल प्राप्त करने और भुगतान करने की प्रक्रिया के लिए एक सटीक और पूर्ण GRN होना महत्वपूर्ण है। देय खातों की टीम सटीकता सुनिश्चित करने के लिए चालान के विरुद्ध GRN की जांच करेगी। GRN की सबसे महत्वपूर्ण विशेषताएं यहां दी गई हैं:
- यह दस्तावेज़ प्राप्त माल की गुणवत्ता और मात्रा के रिकॉर्ड के रूप में कार्य करता है।
- एक गुड्स रिसीव्ड नोट एक आंतरिक दस्तावेज है जो क्रय और वित्त विभागों द्वारा उत्पादित किया जाता है जब कोई आपूर्तिकर्ता माल का शिपमेंट वितरित करता है।
- स्टॉक/वेयरहाउस विभाग गुड्स रिसीव्ड नोट में दी गई जानकारी के आधार पर इन्वेंट्री रिकॉर्ड को अपडेट करने के लिए इस दस्तावेज़ का उपयोग करता है। नतीजतन, वेयरहाउस में तेजी से प्रवेश माल को उत्पादन या बिक्री के लिए जल्द ही उपलब्ध कराएगा।
- गुणवत्ता की समस्या के मामले में, नोट गुणवत्ता और मात्रा की जांच के प्रमाण के रूप में कार्य करेगा जो आपूर्तिकर्ता ने डिलीवरी से पहले किया था।
- नोट यह निर्धारित करने में मदद करता है कि कोई आइटम बैक-ऑर्डर किया गया था या स्टॉक में नहीं था।
- गुणवत्ता के संबंध में असहमति के मामले में, गुड्स रिसीव्ड नोट संघर्ष समाधान के स्रोत के रूप में काम करेगा और अनावश्यक विवादों को भी रोक सकता है।
- प्रक्रिया में इसके महत्व के कारण, गुड्स रिसीव्ड नोट सुरक्षित करना कानूनी नुकसान से बचने का एक शानदार तरीका है।
गुड्स रिसीव्ड नोट में क्या शामिल किया जाना चाहिए?
- गुड्स रिसीव्ड नोट का अर्थ जानने के बाद, आइए जानते हैं कि आपको इसमें क्या शामिल करना चाहिए। माल प्राप्त सूचना एक आवश्यक दस्तावेज है जिसमें असंख्य कार्य हैं। मुख्य रूप से, यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि ग्राहक और आपूर्तिकर्ता दोनों समय पर हर चीज का ट्रैक रखने में सक्षम हैं। यह विभिन्न पहलुओं की एक किस्म से बना है। इसमे शामिल है:
- उत्पाद विवरण और विनिर्देश
- संगठन का नाम - माल के रिसीवर और आपूर्तिकर्ता दोनों के लिए
- वितरण समय और दिनांक
- खरीद आदेश संख्या
- सप्लायर के प्रतिनिधि का नाम और हस्ताक्षर
- उत्पाद मात्रा
- प्राप्त करने वाले व्यक्ति का नाम और हस्ताक्षर
एक गुड्स रिसीव्ड नोट आपूर्तिकर्ता पूछताछ में एक गैर-चालान वाली वस्तु के रूप में दिखाई देगा। एक गुड्स रिसीव्ड नोट में एक हैडर, उत्पाद लाइन, सर्विस लाइन, विविध लाइन, टिप्पणी लाइन और सबटोटल लाइन शामिल हैं।
GRN की प्रक्रिया
1. वस्तुओं के लिए खरीद आदेश और चालान प्राप्त करें।
2. डिलीवरी के समय माल की उतराई को नियंत्रित करें।
3. अपने खरीद आदेश के अनुरूप सामग्री की गुणवत्ता और मात्रा की पुष्टि करने के लिए प्राप्त माल पर
भौतिक जांच करें। मुट्ठी भर वस्तुओं पर गुणवत्ता परीक्षण करें।
4. उत्पादों पर मात्रा या विवाद (यदि कोई हो) में कमी के बारे में आपूर्तिकर्ता को सूचित करें।
5. सत्यापन के बाद, स्टोर विभाग स्वीकृत किए गए सामानों के बजाय GRN के डुप्लीकेट जारी कर सकता है। विभाग के प्रबंधक और सत्यापनकर्ता को नोटों पर हस्ताक्षर करने होंगे। माल की प्राप्ति की पावती के लिए आपूर्तिकर्ता को एक प्रति प्रदान की जाती हैऔर अन्य प्रतियां जिम्मेदार विभागों को दी जाती हैं।
6. जब वे GRN प्राप्त करते हैं, तो लेखा विभाग स्टोर के खाते के बहीखाते में आवश्यक परिवर्तन करेगा।
गुड्स रिसीव्ड नोट का महत्व
एक गुड्स रिसीव्ड नोट एक आपूर्तिकर्ता और ग्राहक के लिए एक आवश्यक दस्तावेज है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि इसका उचित भुगतान किया गया है, इस दस्तावेज़ में सभी आवश्यक जानकारी रखना महत्वपूर्ण है। गुड्स रिसीव्ड नोट के आवश्यक पहलू नीचे दिए गए हैं:
- जब ग्राहक को जोखिम हस्तांतरित किया जाता है तो लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए लेखांकन मानकों द्वारा इसकी आवश्यकता होती है।
- गुड्स रिसीव्ड नोट एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है जो उस तारीख को स्थापित करने में मदद करता है, जब खरीद लेनदेन दर्ज किया जाता है।
- आपूर्तिकर्ताओं के मामले में, एक GRN विशेष रूप से महत्वपूर्ण है क्योंकि यह लेखा कार्य को गोदाम प्रबंधक की आवश्यकता के बिना रिकॉर्ड अपडेट करने की अनुमति देता है।
- एक गुड्स रिसीव्ड नोट एक खरीद आदेश में सभी प्रदर्शन दायित्वों को मान्य करने वाला एक कानूनी दस्तावेज है।
- यह दस्तावेज़ लेखांकन प्रक्रिया के लिए महत्वपूर्ण है।
- एक बड़ी कंपनी एक ऑर्डर फॉर्म तैयार करेगी जिसमें वे सटीक आइटम सूचीबद्ध करेंगे जो वे चाहते हैं। आपूर्तिकर्ता को नोट में प्राप्त माल को खरीद आदेश से मेल खाना चाहिए। हालाँकि, एक छोटी कंपनी के पास ऐसा करने के लिए बजट नहीं हो सकता है। इसलिए, गुड्स रिसीव्ड नोट एक आदर्श समाधान है। यदि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपका माल समय पर और अच्छी स्थिति में पहुँचाया जाए, तो आपको एक गुड्स रिसीव्ड नोट प्राप्त करना चाहिए।
गुड्स रिसीव्ड नोट जानकारी उत्पाद मास्टरफाइल में इकाई लागत और उपलब्ध स्टॉक को निर्धारित करने में मदद करती है।
गुड्स रिसीव्ड नोट के लाभ
जिस तरह गुड्स रिसीव्ड नोट का मतलब होता है, उसके फायदे जानना भी उतना ही जरूरी है। गुड्स रिसीव्ड नोट (GRN) एक दस्तावेज है जो आंतरिक प्रमाण के रूप में कार्य करता है कि आपने माल प्राप्त कर लिया है। यह आपको माल प्राप्त करने की तारीख और समय और उस स्थान का उचित पता दिखाएगा जहां से माल ले जाया जाना है।
एक अच्छा GRN आपकी कंपनी के लिए विभिन्न तरीकों से बहुत मददगार होगा। इन लाभों को नीचे उल्लिखित किया गया है। हालांकि, आपको यह याद रखना चाहिए कि GRN उचित चालान का विकल्प नहीं है।
1) यह कानूनी मुद्दों से बचने में मदद करता है
गुड्स रिसीव्ड नोट के लाभों को इनवॉइस पर अच्छी तरह से प्रलेखित किया गया है। यह खरीद प्रक्रिया में एक महत्वपूर्ण दस्तावेज के रूप में कार्य करता है, जो कानूनी मुद्दों से बचने में मदद करता है। इस नोट में विक्रेता के भुगतान के लिए सभी प्रासंगिक जानकारी शामिल है। इसलिए, भविष्य के संदर्भ के लिए दस्तावेज़ को ट्रैक और संग्रहीत करना महत्वपूर्ण है।
2) GRNs प्राप्त माल के आंतरिक प्रमाण के रूप में कार्य करते हैं
गुड्स रिसीव्ड नोट (GRN) माल या सेवाओं को प्राप्त करने के लिए अधिकृत कर्मचारियों को (GRN) जारी किए जाते हैं। एक डिलीवरी नोट के विपरीत, जो एक भौतिक क्रिया है, एक GRN प्राप्ति के आंतरिक प्रमाण के रूप में कार्य करता है। एचएम सीमा शुल्क और उत्पाद शुल्क को वैधानिक रिपोर्टिंग के लिए GRN प्रक्रियाओं की भी आवश्यकता होती है।
GRN में आम तौर पर एक कमोडिटी कोड और समावेश के लिए एक संकेतक होता है। इसमें माल की भौतिक स्थिति और मात्रा के बारे में भी जानकारी होती है। खरीदार माल की डिलीवरी की पुष्टि करने के लिए GRN पर हस्ताक्षर करता है और जारी करता हैऔर विक्रेता रसीद का रिकॉर्ड रखता है।
3) वे सप्लायर से संबंधित विवरण दिखाते हैं
गुड्स रिसीव्ड नोट एक आधिकारिक कानूनी दस्तावेज है जो एक आदेश की प्राप्ति की पुष्टि करता है। यह खरीदार द्वारा माल प्राप्त करने के बाद भरा जाता है और अदालत में सबूत के रूप में स्वीकार्य होता है। यह आपूर्तिकर्ता का नाम और माल प्राप्त होने की तारीख को दर्शाता है।
आपूर्तिकर्ता का नाम और पता भी दिखाया गया है। गुड्स रिसीव्ड नोट में खरीदे गए उत्पादों के प्रकार, उनकी मात्रा, दर, मूल्य और अन्य विवरण भी सूचीबद्ध हैं। नोट अधिकृत कर्मियों के हस्ताक्षर के साथ समाप्त होता है।
4) लेखांकन प्रक्रिया में सहायता
GRN की मदद से, एकाउंटेंट इन्वेंट्री के संतुलन की पुष्टि कर सकते हैं और इन्वेंट्री लेजर कोखरीद सकते हैं। यह देय खातों को नियंत्रित करने में भी मदद कर सकता है। GRN के अनुसार भुगतान नहीं किए गए किसी भी आइटम को घटाया जा सकता हैऔर आपूर्तिकर्ता शेष का भुगतान करने में सक्षम हो सकते हैं।
5) वे मुद्दे की तारीख और समय और माल की प्राप्ति दिखाते हैं
माल प्राप्ति एक दस्तावेज है जो किसी बाहरी विक्रेता से गोदाम में वस्तुओं के भौतिक आंदोलन को रिकॉर्ड करता है। गोदाम प्रबंधक आमतौर पर इसका उपयोग बिक्री के लिए ऑर्डर किए गए या उत्पादित सामग्री के स्टॉक की योजना बनाने और निगरानी करने के लिए करते हैं। माल रसीद तारीख और जारी करने और रसीद के समय से पता चलता है. यह भी इन्वेंट्री प्रलेखन का एक महत्वपूर्ण टुकड़ा है. माल प्राप्ति की प्रक्रिया को एसएपी जैसे सॉफ़्टवेयर के साथ स्वचालित किया जा सकता है।
एक माल प्रेषण नोट क्या है?
माल के लिए प्रेषण नोट पूर्व अधिनियम आदेश के लिए आपूर्तिकर्ता का रिकॉर्ड है। यह हर बार एक आदेश पूरा या वितरित किया जाता है बनाया जाता है। एक प्रति प्रेषण के लिए जिम्मेदार विभाग को प्रदान की जाती हैऔर दूसरी लेखांकन विभाग को दी जाती है। लेखांकन विभाग इसका उपयोग चालान उत्पन्न करने के लिए करता है। इनवॉइसको यह सुनिश्चित करने के लिए क्रम के अनुसार क्रमांकित किया जाता है कि उन्हें पूरे ट्रैक किया जाता है।
निष्कर्ष:
गुड्स रिसीव्ड नोट बनाना उतना जटिल नहीं है जितना कि यह लग सकता है। गुड्स रिसीव्ड नोट विक्रेता से खरीदार को एक पावती है कि माल प्राप्त किया गया है। यह एक खरीद आदेश की तुलना में रसीद के प्रमाण के रूप में कार्य करता है।
एक बार गुड्स रिसीव्ड नोट एक इनवॉइस से मेल खाता है, तो इनवॉइस का भुगतान किया जाता अच्छा प्राप्त नोट किसी भी संगठन की खरीद प्रक्रिया में आवश्यक है। अब अपने Khatabook का उपयोग करके अपनी आय और खर्चों को आसानी से प्रबंधित करें।
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