written by | December 21, 2022

पेमेंट एडवाइज क्या है? इसके घटक और फॉर्मेट देखें

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पेमेंट एडवाइजरी एक मनी ऑर्डर है, जिसे यूटिलिटी अपनी पहल पर जारी करती है। जब बिल का पूरा पेमेंट किया जाता है, तो उपयोगिता उपभोक्ता को पेमेंट राशि और ग्राहक के बैंक खाते की जानकारी के साथ एक दस्तावेज भेजती है। यदि उपभोक्ता पेमेंट एडवाइज पर जानकारी स्वीकार करता है, तो वे इस पर हस्ताक्षर करते हैं और इसे क्लियरिंगहाउस को मेल करते हैं, तो ग्राहक के बैंक को दिनांकित और हस्ताक्षरित पेमेंट एडवाइज देते हैं, जो लेन-देन को पूरा करती है।

अधिकांश फर्मों के चालान इसलिए बनाए जाते हैं, ताकि उपभोक्ता अपने पेमेंट के साथ चालान का एक हिस्सा वापस कर दें, जिसे पेमेंट एडवाइज के रूप में जाना जाता है, उन देशों में जहां अभी भी चेक का उपयोग किया जाता है। उन देशों में जहां वायर ट्रांसफ़र पेमेंट का सबसे लोकप्रिय माध्यम है, इनवॉइस के साथ अक्सर मानकीकृत बैंक ट्रांसफ़र ऑर्डर फ़ॉर्म होते हैं, जिनमें एक जगह होती है, जहाँ इनवॉइस या ग्राहक संख्या को एन्कोड किया जा सकता है, तो आमतौर पर कंप्यूटर-पठनीय प्रारूप में। भुगतानकर्ता अपने खाते की जानकारी भरता है और इसे अपने बैंक के एक क्लर्क को देता है, जो बाद में धन हस्तांतरित करता है।

जब कोई कर्मचारी इनकमिंग मेल पढ़ता है, तो प्राप्त नकद की मात्रा की तुलना पेमेंट एडवाइज सलाह में उल्लिखित राशि से की जानी चाहिए। यदि उपभोक्ता पेमेंट एडवाइज वापस करने में विफल रहता है, तो खाते में एक अतिरिक्त शुल्क जोड़ा जाएगा।

क्या आप जानते हैं

मानकीकृत बैंक हस्तांतरण आदेश प्रपत्र नीदरलैंड और जर्मनी में आम हैं और इन्हें अक्सर चालान के साथ शामिल किया जाता है और एक ऐसी जगह की सुविधा होती है, जहां चालान या ग्राहक संख्या को एन्कोड किया जा सकता है।

शर्तें और पेमेंट एडवाइज उदाहरण

पेमेंट रसीद और पेमेंट एडवाइज के बीच अंतर क्या है?

पेमेंट रसीद पेमेंट का प्रमाण है, जो उपभोक्ताओं को यह प्रदर्शित करने के लिए दिया जा सकता है कि उनका धन प्राप्त हो गया है। कुछ ग्राहक इसका अनुरोध कर सकते हैं, विशेष रूप से व्यवसायों या महत्वपूर्ण ऑर्डर देने वालों से।

दूसरी ओर, ग्राहक फर्मों को पेमेंट एडवाइज पत्र भेजते हैं। वे एक प्रकार के दस्तावेज़ हैं जो किसी कंपनी को इनवॉइस के पेमेंट की सूचना देते हैं और इनवॉइस से पेमेंट का मिलान करते समय काफी मददगार हो सकते हैं।

पेमेंट नोटों पर निम्नलिखित जानकारी शामिल की जानी चाहिए:

• एक चालान संख्या

• पेमेंट राशि

• पेमेंट विधि

ग्राहकों को कुछ फर्मों से पेमेंट एडवाइज नोटिस और चालान मिल सकता है। इससे उनके लिए सही प्रारूप और अधिक कुशल खाता प्रबंधन में जानकारी देना आसान हो जाता है।

पेमेंट एडवाइज के घटक

आप एक विक्रेता के चालान से महत्वपूर्ण जानकारी प्राप्त करना चाहेंगे, ताकि उनके पेमेंट को संसाधित करने के बाद पेमेंट एडवाइज दस्तावेज़ प्रदान किया जा सके। चालान में व्यक्तिगत जानकारी और पेमेंट जानकारी, जैसे पेमेंट विधि, पेमेंट शर्तें (नेट 30, रसीद पर देय, आदि) और सेवा प्रदाता की जानकारी शामिल होगी।

पेमेंट एडवाइज नोट प्रदान करते समय , निम्नलिखित मानक फ़ील्ड शामिल करें:

1. आपके व्यवसाय का नाम और पता

यह सुनिश्चित करने के लिए कि पेमेंट प्राप्तकर्ता समझता है कि पेमेंट कौन कर रहा है। यदि लाभार्थी ने प्राप्तकर्ता की सहायक कंपनी के लिए काम किया या वस्तुओं की आपूर्ति की, तो उस जानकारी को पर्ची पर जोड़ें।

2. प्राप्तकर्ता का नाम और पता

फिर, जैसा कि उन्होंने आपको भेजे गए चालान में निर्दिष्ट किया है, प्राप्तकर्ता का नाम और पता दर्ज करें। यदि वह जानकारी उपलब्ध है, तो आप उन्हें उनका ईमेल पता या फोन नंबर भी दे सकते हैं।

3. चालान पर नंबर

चालान जमा करते समय विक्रेता ने एक चालान संख्या शामिल की होगी। कृपया इसे भविष्य के संदर्भ के लिए इस पर्ची पर नोट कर लें।

4. पेमेंट राशि

किसी भी कर या शुल्क को वापस लेने और किसी भी प्रोत्साहन सहित, प्राप्तकर्ता को पेमेंट की गई पूरी राशि को निर्दिष्ट करना महत्वपूर्ण है। यदि आपने कई सेवाएं प्रदान की हैं, तो आप अधिक डेटा प्रदान करने के लिए लागतों को कम कर सकते हैं।

5. पेमेंट का तरीका

इनवॉइस (DCH, PayPal, Venmo, वायर ट्रांसफर, फिजिकल चेक या वैकल्पिक पेमेंट विधि) के लिए पेमेंट की विधि शामिल करें। यह प्राप्तकर्ता को एक स्पष्ट विचार प्रदान करेगा कि उनका पैसा कैसे वितरित किया जाएगा और उन्हें पेमेंट को चालान से अधिक आसानी से जोड़ने में मदद मिलेगी।

6. जारी करने की तिथि

अंत में, इंगित करें कि पेमेंट एडवाइज पत्र कब भेजा गया था और जब ग्राहक अपनी पेमेंट शर्तों के आधार पर पैसे की उम्मीद कर सकता है।

पेमेंट एडवाइज कैसे उत्पन्न करते हैं?

मेल

पेमेंट को डिजिटल तरीके से स्थानांतरित करने से पहले पेमेंट मार्गदर्शन दस्तावेज काफी अधिक सामान्य थे। उन्हें फर्म या संपर्क के पते पर डाक से भेजा गया था, और उनके साथ कभी-कभी एक भौतिक चेक भी दिया जाता था। दूसरी ओर, पेमेंट एडवाइज पत्र ऑनलाइन भेजना आजकल काफी अधिक प्रचलित है।

ईमेल

पेमेंट एडवाइज कागजी कार्रवाई को प्रसारित करने और प्राप्त करने का सबसे तेज़ और सबसे सुविधाजनक तरीका है। एक सामान्य कॉर्पोरेट ईमेल पते पर भरोसा करने के बजाय, समय से पहले इकाई का ईमेल पता (या उसके लेखा विभाग का) प्राप्त करना महत्वपूर्ण है।

अन्य डिजिटल दृष्टिकोण

पेमेंट एडवाइज अलर्ट कई अकाउंटिंग प्लेटफॉर्म पर डिजिटल रूप से भेजे और प्राप्त किए जा सकते हैं। जब एक चालान का पेमेंट किया जाता है, तो कुछ लेखांकन सॉफ़्टवेयर आपको स्वचालित रूप से पेमेंट एडवाइज दस्तावेज़ बनाने की अनुमति देता है, जो बाद में उपयुक्त रिसीवर (या पेमेंट के लिए निर्धारित) को वितरित किए जाते हैं।

पेमेंट एडवाइज दस्तावेज़ तैयार करता है, तो प्राप्तकर्ता को एक ईमेल, एसएमएस संदेश या सूचना मिल सकती है ।

याद रखें कि पेमेंट एडवाइज नोट भेजने के लिए आप जिस तकनीक का चयन करते हैं, वह आपकी कंपनी के आकार, लाभप्रदता और आपके पास मौजूद विक्रेताओं, आपूर्तिकर्ताओं और ठेकेदारों की संख्या के आधार पर भिन्न हो सकती है।

यदि आप एक छोटा व्यवसाय हैं, जो ठेकेदारों और आपूर्तिकर्ताओं को बड़े पैमाने पर भौतिक चेक द्वारा पेमेंट करता है, तो आप पेमेंट के साथ पेमेंट एडवाइज कागजी कार्रवाई भेजना चुन सकते हैं। बड़े उद्यम जो विक्रेताओं और आपूर्तिकर्ताओं को उनके चालान सॉफ़्टवेयर या खाता देय सिस्टम तक पहुंच प्रदान करते हैं, सॉफ़्टवेयर प्लेटफ़ॉर्म के माध्यम से इन अलर्ट को वितरित करने की अधिक संभावना है।

सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन स्वचालित रूप से पेमेंट एडवाइज तैयार कर सकते हैं और इसे पेमेंट प्राप्तकर्ता को भेज सकते हैं। अपने अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर/ईआरपी सिस्टम की क्षमताओं की जांच करें। यदि पेमेंट पेमेंट विकल्प प्रदान नहीं किया गया है, तो तृतीय-पक्ष ऐड-ऑन सॉफ़्टवेयर को एकीकृत करें जो या तो फ़्लैट-फ़ाइल या API कनेक्शन का उपयोग करता है।

पेमेंट एडवाइज को संशोधित करने के लिए, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड या एक्सेल टेम्प्लेट, Google डॉक्स, शीट्स या फॉर्म का उपयोग करें। इनकमिंग मेल खोलते समय, कर्मचारी को पहले प्राप्त नकद राशि की तुलना पेमेंट एडवाइज में उल्लिखित राशि से करनी चाहिए। यदि उपभोक्ता इसे वापस नहीं करता है तो एक कर्मचारी पेमेंट एडवाइज तैयार करता है। कैश रजिस्टर टेप के रूप में, पेमेंट एडवाइज प्राप्त धन के रिकॉर्ड के रूप में कार्य करती है।

ईडीआई (इलेक्ट्रॉनिक डेटा इंटरचेंज) व्यवसाय  भागीदारों के बीच संचार के लिए एक पुराना मानक है जो ऑनलाइन चालान-प्रक्रिया और पेमेंट के लिए व्यवसाय  करते हैं - रॉयटर्स के अनुसार, 2015 में ईडीआई उपयोग के संबंध में आपूर्ति श्रृंखला के अधिकारियों द्वारा मतदान किया गया। ईएफटी सर्वेक्षण के परिणामों के अनुसार, ईडीआई अभी भी उपयोग में है, हालांकि वेब-सेवा एपीआई जल्द ही इसे बदल सकता है।

निष्कर्ष:

पेमेंट एडवाइज धीरे-धीरे फैशन से बाहर हो सकती है, लेकिन यह निकट भविष्य के लिए यहां रहने के लिए है। यदि आप अपने विक्रेताओं और आपूर्तिकर्ताओं के साथ अच्छे संबंध बनाए रखना चाहते हैं, तो आप अपनी मानक संचालन प्रक्रिया में पेमेंट एडवाइज को शामिल करना शुरू कर सकते हैं।

पेमेंट एडवाइज को एक बहुत ही सरल प्रक्रिया बनाने में मदद करने के लिए विभिन्न डिजिटल पेमेंट विधियां उपलब्ध हैं।

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

प्रश्न: क्या नमूना पेमेंट एडवाइज प्रारूप की आवश्यकता है?

उत्तर:

पेमेंट एडवाइज की आवश्यकता नहीं है, इसे पसंदीदा माना जाता है, क्योंकि यह खातों के प्राप्य विभाग को पेमेंट के साथ चालान से मेल खाता है। नतीजतन, पेमेंट एडवाइज में चालान संख्याएं शामिल होनी चाहिए जिसके लिए पेमेंट किया जा रहा है।

प्रश्न: पेमेंट एडवाइज भेजने के लिए आपके पास और क्या विकल्प हैं ?

उत्तर:

पेमेंट मार्गदर्शन दस्तावेज़ अब उतने महत्वपूर्ण नहीं रह गए हैं, जितने पहले थे, क्योंकि कई संगठन अब अपने आपूर्तिकर्ताओं और विक्रेताओं को ऑनलाइन पेमेंट करते हैं।

पेमेंट एडवाइज पत्र या विकल्प नहीं भेजने का विकल्प चुनते हैं, ताकि प्राप्तकर्ता हमेशा इस बात से अवगत रहें कि वे पेमेंट की उम्मीद कब कर सकते हैं।

पेमेंट एडवाइज पत्र के बजाय एक ईमेल भेज सकते हैं, जिसमें बताया गया है कि जब प्राप्तकर्ता पेमेंट का अनुमान लगा सकता है या सत्यापित कर सकता है कि लागत का प्रबंधन किया गया है। इन नोटों को स्वचालित रूप से वितरित करने के लिए अधिकांश लेखांकन सॉफ़्टवेयर स्थापित किए जा सकते हैं।

प्रश्न: पेमेंट एडवाइज के कुछ लाभ क्या हैं?

उत्तर:

• पेमेंटों और चालानों का मिलान करना आसान बनाना

• पेमेंट के साक्ष्य का सत्यापन

• किसी कंपनी के पेमेंट संबंधी विवाद की पहचान करना आसान बनाना

इसके अलावा, यदि आप अक्सर विदेशों में विक्रेताओं और आपूर्तिकर्ताओं के साथ जुड़ते हैं, तो पेमेंट एडवाइज पत्र भेजने से आपकी वित्तीय कागजी कार्रवाई में जवाबदेही जुड़ सकती है, जब उन्हें कॉर्पोरेट ऑडिट या टैक्स सीज़न के लिए तैयार किया जाता है।

प्रश्न: क्या पेमेंट एडवाइज अभी भी प्रासंगिक है?

उत्तर:

पेमेंट एडवाइज दस्तावेज़ अब आवश्यक या प्रत्याशित नहीं है क्योंकि अधिकांश चालानों का पेमेंट अब ऑनलाइन किया जाता है। जैसे-जैसे डिजिटल पेमेंट विधियों का उपयोग बढ़ता जा रहा है, कागजी नोट कम होते जा रहे हैं।

प्रश्न: डायरेक्ट डेबिट और पेमेंट एडवाइज में क्या अंतर है?

उत्तर:

डायरेक्ट डेबिट प्रोसेसिंग वर्तमान सुविधा है, जो स्वचालित पेमेंट बनाती है। जिस तरीके से स्वचालित पेमेंट ट्रिगर होते हैं, पेमेंट एडवाइज प्रसंस्करण तत्काल डेबिट प्रसंस्करण से भिन्न होता है।

पेमेंट एडवाइज प्रसंस्करण मानक स्वचालित पेमेंट रिकॉर्ड स्थापित नहीं करता है, जैसे पेमेंट घटना, पेमेंट, निविदा और ऑटोपे क्लियरिंगहाउस स्टेजिंग। पेमेंट एडवाइज तैयार की जाती है और इसके बजाय उपभोक्ता को मेल की जाती है और ग्राहक क्लियर किए गए पेमेंट की सलाह को सीधे क्लियरिंगहाउस को भेजता है।

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