সিঙ্গেল এন্ট্রি এবং ডাবল এন্ট্রি বুককিপিং এর মধ্যে পার্থক্য কি?

হিসাবরক্ষণ রেকর্ড সংরক্ষণের প্রক্রিয়ার একটি অংশ। এটি দুটি অংশে বিভক্ত: একটি একক এন্ট্রি সিস্টেম এবং একটি ডাবল এন্ট্রি সিস্টেম। সাধারণত, ছোট একক মালিকানা এবং অংশীদারি ব্যবসায় একটি ডাবল এন্ট্রি বুককিপিং সিস্টেম ব্যবহার করে না। নগদ এবং ক্রেডিট লেনদেন শুধুমাত্র তাদের ট্র্যাক রাখা প্রয়োজন. তবে, তারা অ্যাকাউন্টিং সময় শেষে তাদের কোম্পানির কর্মক্ষমতা এবং আর্থিক অবস্থা জানতে চাইবে। এতে হিসাবরক্ষকদের নানা সমস্যায় পড়তে হয়। বেশিরভাগ ছোট সংস্থাগুলি বিক্রেতাদের অর্থ প্রদান এবং আয় রেকর্ড করার জন্য দ্রুত একটি সিস্টেম সেট আপ করার দিকে মনোনিবেশ করে এবং তারা জানে না যে তাদের অবশ্যই একক এন্ট্রি এবং ডবল এন্ট্রি বুককিপিংয়ের মধ্যে বেছে নিতে হবে। সুতরাং, এই নিবন্ধে, আসুন একক এন্ট্রি এবং ডাবল এন্ট্রি সিস্টেমের মধ্যে পার্থক্য এবং কেন ব্যবসায়িক লেনদেন রেকর্ড করার জন্য ব্যবহার করা হয় সে সম্পর্কে শিখি।

অ্যাকাউন্টিং এ সিঙ্গেল এন্ট্রি সিস্টেম কি?

অ্যাকাউন্টিং-এ সিঙ্গেল এন্ট্রি সিস্টেম হল একটি অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতি যেখানে প্রতিটি অ্যাকাউন্টিং লেনদেন অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডে শুধুমাত্র একটি এন্ট্রি দিয়ে রেকর্ড করা হয়। এটি বেশিরভাগ আয়ের বিবৃতিতে এন্ট্রির জন্য ব্যবহৃত হয় এবং বাণিজ্যিক উদ্যোগের ফলাফলের উপর কেন্দ্রীভূত হয়। 'অসম্পূর্ণ রেকর্ড থেকে অ্যাকাউন্টের প্রস্তুতি' শব্দটি অসম্পূর্ণ লেনদেন থেকে অ্যাকাউন্ট প্রস্তুত করার সময় যে সমস্যাগুলি দেখা দেয় তা নির্দেশ করে।

অ্যাকাউন্টিংয়ের সিঙ্গেল এন্ট্রি সিস্টেমের বুনিয়াদি

•   সিঙ্গেল এন্ট্রি বুককিপিং আপনার চেকবুক পরিচালনার অনুরূপ এবং আপনার ফার্ম যদি ছোট এবং কম ক্রিয়াকলাপ সহ জটিল না হয় তবে আপনার পক্ষে কাজ করার সম্ভাবনা বেশি।
•   আপনি যখন একক-এন্ট্রি অ্যাকাউন্টিং নিয়োগ করেন, আপনি নগদ, কর-ছাড়যোগ্য ব্যয় এবং করযোগ্য রাজস্বের মতো লেনদেনের ট্র্যাক রাখেন।
•   একটি একক এন্ট্রি সিস্টেম আলাদা কারণ প্রতিটি লেনদেন শুধুমাত্র একটি এন্ট্রির সাথে রেকর্ড করা হয়, আপনার চেক রেজিস্টারের মতো।
•   এন্ট্রিগুলি একটি কলামে ইতিবাচক বা নেতিবাচক মান হিসাবে প্রবেশ করা হয়।
•   আপনি একক-এন্ট্রি হিসাবরক্ষণ সহ একটি দুই-কলামের খাতা রাখতে পারেন, একটি রাজস্বের জন্য এবং একটি ব্যয়ের জন্য।
• প্রতিটি লেনদেন একটি একক লাইনে রেকর্ড করা হয়, তাই এটি এখনও একক-এন্ট্রি হিসাবে অভিহিত করা হয়।
• সিঙ্গেল এন্ট্রি সিস্টেম হল একটি অসম্পূর্ণ অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম যা অল্প সংখ্যক লেনদেন সহ ছোট ব্যবসার মালিকদের দ্বারা ব্যবহৃত হয়।
• এই অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে একজন ব্যবসার মালিক দ্বারা শুধুমাত্র ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট খোলা এবং রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়।

কখনও কখনও সহায়ক বই রাখা হয়, এবং কখনও কখনও তারা না. যেহেতু ব্যবসার মালিক প্রকৃত এবং নামমাত্র অ্যাকাউন্ট খোলেন না, তাই ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের সঠিক লাভ বা ক্ষতি বা আর্থিক অবস্থান নির্ধারণের জন্য একটি লাভ এবং ক্ষতির হিসাব বা একটি ব্যালেন্স শীট প্রস্তুত করা অসম্ভব।

বড়, জটিল ব্যবসার এই ধরনের হিসাব-নিকাশ এড়ানো উচিত। এটি ইনভেন্টরি, প্রদেয়, বা প্রাপ্তির মতো অ্যাকাউন্টের ট্র্যাক রাখে না। একক-এন্ট্রি বুককিপিং নেট আয় নির্ধারণ করতে ব্যবহার করা যেতে পারে, তবে এটি একটি ব্যালেন্স শীট তৈরি করতে বা সম্পদ এবং দায়বদ্ধতা অ্যাকাউন্টগুলি নিরীক্ষণ করতে ব্যবহার করা যাবে না। ডাবল-এন্ট্রি বুককিপিং-এর মতো বইগুলির একটি সিরিজ ডেবিট এবং ক্রেডিট করার পরিবর্তে, লেনদেনগুলি একক এন্ট্রি হিসাবে রেকর্ড করা হয়।

আপনি কি জানেন?

বাইজুস হল ভারতের সবচেয়ে মূল্যবান স্টার্টআপ যার মূল্য $16.5 বিলিয়ন।

সিঙ্গেল এন্ট্রি অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের ধরন

সিঙ্গেল এন্ট্রি বুককিপিং পদ্ধতির বিভিন্ন ফর্ম নীচে তালিকাভুক্ত করা হয়েছে:

• বিশুদ্ধ একক এন্ট্রি: এই সিস্টেমে শুধুমাত্র ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট রাখা হয়, যার অর্থ নগদ এবং ব্যাঙ্ক ব্যালেন্স, বিক্রয় এবং কেনাকাটা ইত্যাদি সম্পর্কে কোনও তথ্য পাওয়া যায় না। এই পদ্ধতিটি কাগজে-কলমে বিদ্যমান এবং নগদ ইত্যাদির মতো মৌলিক তথ্য সরবরাহ করতে ব্যর্থ হওয়ার কারণে এর কোন ব্যবহারিক ব্যবহার নেই।

• সহজ সিঙ্গেল এন্ট্রি: শুধুমাত্র ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট এবং একটি নগদ বই এই সিস্টেমে রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়। যদিও এই অ্যাকাউন্টগুলি ডাবল-এন্ট্রি ভিত্তিতে পরিচালনা করা হয়, নগদ বই থেকে পোস্টিংগুলি শুধুমাত্র ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টে করা হয়, লেজারে অন্য কোনও অ্যাকাউন্ট নেই। দেনাদারদের কাছ থেকে সংগৃহীত নগদ বা পাওনাদারদের দেওয়া অর্থ পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে ইস্যু করা বা প্রাপ্ত বিলে উল্লেখ করা হয়।

• কোয়াসি সিঙ্গেল এন্ট্রি: ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট, একটি নগদ বই এবং কয়েকটি সহায়ক বই এখানে রয়েছে। বিক্রয়, ক্রয় এবং বিল এই সিস্টেমের অধীনে পরিচালিত তিনটি প্রাথমিক সহায়ক বই। ডিসকাউন্ট, যা ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টে প্রবেশ করা হয়, একটি পৃথক রেকর্ডে রাখা হয় না। উপরন্তু, খরচের কয়েকটি মূল উপাদান, যেমন শ্রম, ভাড়া এবং হার সম্পর্কে কিছু সীমিত তথ্য রয়েছে। বাস্তবে, ডাবল-এন্ট্রি সিস্টেমটি প্রতিস্থাপন করার জন্য এটিই সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত হয়।

সিঙ্গেল এন্ট্রি বুককিপিং এর উদাহরণ

একটি লিমিটেড কোম্পানি তার আর্থিক ট্র্যাক রাখতে একটি একক এন্ট্রি বুককিপিং সিস্টেম ব্যবহার করে। মে মাসের আর্থিক লেনদেনগুলি নীচে তালিকাভুক্ত করা হয়েছে৷
 

বুককিপিং এর ডাবল এন্ট্রি সিস্টেম কি?

ডাবল এন্ট্রি অ্যাকাউন্টিং এর অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম, প্রায়ই ডাবল এন্ট্রি বুককিপিং নামে পরিচিত, বাধ্যতামূলক করে যে প্রতিটি কোম্পানির লেনদেন বা ঘটনা কমপক্ষে দুটি অ্যাকাউন্টে নথিভুক্ত করা হবে। অ্যাকাউন্টিং সমীকরণ একই ভিত্তির উপর ভিত্তি করে।

প্রতিটি ডেবিট সমান পরিমাণ ক্রেডিট দিয়ে মেলাতে হবে। এটিকে অন্যভাবে বলতে গেলে, প্রতিটি অ্যাকাউন্টিং লেনদেনে ডেবিট এবং ক্রেডিট সমান এবং মোট হতে হবে।

অ্যাকাউন্টিং এর ডাবল এন্ট্রি সিস্টেমের মৌলিক বিষয়

তাদের অ্যাকাউন্টিং প্রয়োজনের জন্য, ছোট উদ্যোগ সহ বেশিরভাগ সংস্থাগুলি ডাবল-এন্ট্রি বুককিপিং ব্যবহার করে। প্রতিটি অ্যাকাউন্টের দুটি কলাম রয়েছে এবং প্রতিটি লেনদেন ডাবল-এন্ট্রি অ্যাকাউন্টিংয়ে দুটি অ্যাকাউন্টের মধ্যে বিভক্ত। প্রতিটি লেনদেনের দুটি এন্ট্রি রয়েছে: একটি অ্যাকাউন্টে একটি ডেবিট এবং অন্যটিতে একটি ক্রেডিট৷

দ্বিগুণ প্রভাবের কারণে সিস্টেমটি সম্পূর্ণ, নির্ভুল এবং সাধারণভাবে গৃহীত অ্যাকাউন্টিং নীতির (GAAP) সাথে সঙ্গতিপূর্ণ। প্রতিটি লেনদেন একটি বিস্তারিত পদ্ধতি অনুযায়ী রেকর্ড করা হয়. কৌশলটি উৎস নথি প্রস্তুত করার মাধ্যমে শুরু হয়, তারপরে ডায়েরি, খাতা এবং ট্রায়াল ব্যালেন্সে এবং অবশেষে আর্থিক বিবৃতি তৈরির দিকে চলে যায়।

যেহেতু এই সিস্টেমটি লেনদেনের সম্পূর্ণ রেকর্ডিং সঞ্চালন করে, তাই জালিয়াতি এবং আত্মসাতের সম্ভাবনা কম। ত্রুটিগুলি সহজেই স্বীকৃত হয়। দ্বিমুখী প্রকৃতির কারণে হিসাব-নিকাশও মিটমাট করা যায়। লেনদেন রেকর্ড করার জন্য অ্যাকাউন্টিংয়ের একটি ডাবল এন্ট্রি সিস্টেম ব্যবহার কর আইন দ্বারাও সুপারিশ করা হয়। যাইহোক, একক-প্রবেশ ব্যবস্থার তুলনায় এই প্রক্রিয়াটি সময়সাপেক্ষ।

অ্যাকাউন্টিং সমীকরণ যা ডাবল-এন্ট্রি সিস্টেমকে আন্ডারপিন করে তা নিম্নরূপ:

সম্পদ = দায় এবং ইক্যুইটি

• সম্পদ হল সম্পদ যা একটি কোম্পানির মালিক।
• দায়গুলি হল বাধ্যবাধকতা যা একটি কোম্পানি অন্য পক্ষের কাছে পাওনা।
• সমস্ত বাধ্যবাধকতা এবং দায় পরিশোধ করার পরে, ব্যবসার মালিকদের বকেয়া যোগফলকে ইকুইটি বলা হয়।

ডাবল এন্ট্রি অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের ধরন

 আপনি যদি ডবল এন্ট্রি বুককিপিং এর শিল্প আয়ত্ত করতে চান তবে আপনাকে বিভিন্ন অ্যাকাউন্ট সম্পর্কে জানতে হবে। এই ধরণের অ্যাকাউন্টগুলি ডাবল-এন্ট্রি অ্যাকাউন্টিংয়ের ধরনগুলির পিছনে সিদ্ধান্তকারী ফ্যাক্টর।

ডাবল-এন্ট্রি সিস্টেমের অধীনে লেনদেন রেকর্ড করার সময় নিম্নলিখিত অ্যাকাউন্টগুলি বিবেচনায় নেওয়া হয়:

• সম্পদ: এই অ্যাকাউন্টটি একটি কোম্পানির সমস্ত সম্পদের ট্র্যাক রাখে। নগদ, অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য, সরঞ্জাম, এবং ইনভেন্টরি অ্যাকাউন্টগুলি সম্পদ অ্যাকাউন্টের উদাহরণ। যখন সম্পদের প্রবাহ থাকে, তখন সম্পদের হিসাব বৃদ্ধি পায় এবং যখন সম্পদ সরানো হয়, তখন সম্পদের হিসাব কমে যায়।

• দায়: দায়বদ্ধতা অ্যাকাউন্ট অন্যান্য ব্যবসার কাছে কোম্পানির পাওনা সমস্ত অর্থ প্রকাশ করে। প্রদেয় অ্যাকাউন্ট এবং প্রদেয় নোট দায়বদ্ধ অ্যাকাউন্টের দুটি উদাহরণ। একটি কর্পোরেশন অর্থ ধার করে এবং ক্রেডিট দিয়ে পণ্য ও পরিষেবা ক্রয় করে দায়গুলি বৃদ্ধি পায়। বিপরীতে, দায় পরিশোধ করা হলে, অ্যাকাউন্ট ব্যালেন্স কমে যায়।

• মূলধন: ইক্যুইটি অ্যাকাউন্ট মালিকের মূলধন এবং ব্যবসায় অতিরিক্ত বিনিয়োগ এবং মুনাফা ক্যাপচার করে। যখন একটি কর্পোরেশন ক্ষতির সম্মুখীন হয়, তখন ইক্যুইটি অ্যাকাউন্টটি বন্ধ হয়ে যায়, যেমনটি হয় যখন মালিক ব্যক্তিগত ব্যবহারের জন্য নগদ টাকা তোলেন।

• আয়: পণ্য বিক্রয় বা পরিষেবার বিধান থেকে একটি ফার্ম দ্বারা অর্জিত পরিমাণ আয় বা রাজস্ব হিসাবে উল্লেখ করা হয়। এতে রাজস্বের অন্যান্য উৎসও অন্তর্ভুক্ত থাকে, যেমন ভাড়া, কমিশন, সুদ, লভ্যাংশ ইত্যাদি।

• খরচ: খরচ বলতে একটি কোম্পানির দ্বারা রাজস্ব উৎপন্ন করার জন্য ব্যয় করা সমস্ত খরচ বা অর্থকে বোঝায়। এটা লক্ষণীয় যে একটি ব্যয় ঘটে যখন ব্যয় করা অর্থের সুবিধা এক বছরের মধ্যে শেষ হয়ে যায়। যখন একটি সুবিধা এক বছরের বেশি স্থায়ী হয়, তখন এটিকে ব্যয় হিসাবে উল্লেখ করা হয়।

অ্যাকাউন্টিংয়ের সুবর্ণ নিয়ম

অ্যাকাউন্টিংয়ের সুবর্ণ নিয়মগুলি হল অ্যাকাউন্টগুলির ডাবল এন্ট্রি সিস্টেমের অধীনে নিম্নলিখিত ডেবিট এবং ক্রেডিট নিয়মগুলি:
 

সিঙ্গেল এন্ট্রি এবং ডাবল এন্ট্রি সিস্টেমের মধ্যে পার্থক্য

সিঙ্গেল এন্ট্রি এবং ডাবল এন্ট্রি সিস্টেমের মধ্যে পার্থক্যগুলি নীচে তালিকাভুক্ত করা হয়েছে:
 

এছাড়াও পড়ুন: অ্যাকাউন্টিং স্ট্যান্ডার্ড কী-অ্যাকাউন্টিং স্ট্যান্ডার্ডের তালিকা কি?

ডাবল এন্ট্রি বুককিপিং এর উদাহরণ

এখানে লেনদেনের কয়েকটি উদাহরণ রয়েছে যার জন্য জার্নাল এন্ট্রি প্রয়োজন। এ লিমিটেডের বইগুলিতে এন্ট্রিগুলির একটি নোট করুন।

একটি সীমিত মূল্যের পণ্য ক্রয় করে বি লিমিটেড থেকে 25,000 ক্রেডিট:
 

একটি লিমিটেড পরের মাসে পণ্যগুলির জন্য অর্থ প্রদান করে

টাকা মূল্যের যন্ত্রপাতির জন্য নগদ অর্থ প্রদান করে৷ 50,000

টাকা দেওয়া হয়েছিল। বিল্ডিং ভাড়া 30,000

উপসংহার

আপনি স্ক্র্যাচ থেকে শুরু করছেন বা আপনার স্টার্ট-আপের বর্তমান বুককিপিং সিস্টেম আপগ্রেড করতে চান না কেন, একটি সঠিক বুককিপিং সিস্টেম থাকা আবশ্যক। সুতরাং, আপনি একটি সিঙ্গেল-এন্ট্রি বা ডাবল-এন্ট্রি বুককিপিং সিস্টেম ব্যবহার করুন না কেন (এটি একক-এন্ট্রি বা ডাবল-এন্ট্রি অ্যাকাউন্টিং নামেও পরিচিত) এতে আপনি কীভাবে আপনার বাকি অর্থ পরিচালনা করেন তার প্রভাব রয়েছে। আপনি যখন ডাবল-এন্ট্রির পরিবর্তে একক-এন্ট্রি বুককিপিং বেছে নেন, তখন আপনি আপনার কোম্পানির বৃদ্ধি সীমিত করেন এবং সমালোচনামূলক অ্যাকাউন্টিং ফাংশন সম্পাদন করতে নিজেকে বাধা দেন। যাইহোক, এই প্রক্রিয়াটি বড় কোম্পানিগুলির তুলনায় ছোট বা মাঝারি আকারের কোম্পানিগুলির জন্য সহজ, যেখানে ডবল এন্ট্রি বুককিপিং পছন্দ করা হয়।

আপনার ছোট বা মাঝারি ব্যবসার জন্য সহজ অ্যাকাউন্টিং করতে, আপনি Khatabook অ্যাপ ব্যবহার করতে পারেন। এই অ্যাপটি আপনাকে ব্যবসার প্রতিবেদন তৈরি করতে, অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়াগুলি পরিচালনা করতে, নিরাপদ অর্থপ্রদান করতে এবং এমনকি স্বয়ংক্রিয় অর্থপ্রদানের অনুস্মারক পাঠাতে দেয়।