পেটি ক্যাশ বুক- ফরম্যাট এবং উদাহরণ

একটি প্রাথমিক বা নিয়মিত নগদ বই রাখার পাশাপাশি, কোম্পানির দৈনিক সামান্য খরচ ট্র্যাক করার জন্য বেশ কয়েকটি ব্যবসা একটি ছোট নগদ বই রাখে যাকে একটি ছোট ক্যাশ বুক বলা হয়। একটি ফার্মে সমস্ত অর্থ স্থানান্তরের জন্য, বৃহত্তর এবং ছোট ব্যবসাগুলি দুটি স্বতন্ত্র ধরণের ছোট নগদ বই রাখে।

সমস্ত আর্থিক লেনদেন সহজে, দ্রুত এবং নির্ভুলভাবে রেকর্ড করা যায় সেজন্য তারা এটির সাথে তাল মিলিয়ে চলে। এটি একটি ব্যবসায়িক ফার্মের অপারেশনের ধরন, পরিমাণ এবং প্রয়োজনের সাথে পরিবর্তিত হয়। আর্থিক লেনদেনে চেক বা নগদ জড়িত থাকতে পারে।

আপনি কি জানেন?

'পেটি ক্যাশ' শব্দটি সরাসরি 'পেটি' শব্দ থেকে এসেছে, যার অর্থ 'তুচ্ছ'; 'মাধ্যমিক গুরুত্বের। "পেটি ক্যাশ" হল একটি ছোট পরিমাণ নগদ যা ছোট কেনাকাটার জন্য আলাদা করে রাখা হয় যাতে চেক করা যায় এবং ক্যাশ করা যায় না।

একটি পেটি ক্যাশ বুক কি?

ছোট নগদ বই অর্থ দিয়ে শুরু করা যাক। একটি ক্ষুদ্র নগদ বই হল এক ধরণের নগদ অ্যাকাউন্ট যা কর্মক্ষেত্রে চা, বাসের টিকিট, পেট্রোল, নিউজপ্রিন্ট, স্বাস্থ্যবিধি পণ্য, ফাস্টেনার, নৈমিত্তিক শ্রম ইত্যাদির মতো সামান্য, নিয়মিত খরচের ট্র্যাক রাখতে ব্যবহৃত হয়। চেক ব্যবহার করার পরিবর্তে, এই ছোটখাটো কেনাকাটাগুলি সাধারণত হয় কয়েন এবং নগদ দিয়ে তৈরি। একটি ছোট ক্যাশিয়ার একটি পিসিবিতে নগদ অর্থ পরিচালনা এবং তা ট্র্যাক রাখার দায়িত্বে থাকা একজন ব্যক্তির সাথে সম্পর্কিত। প্রধান হিসাবরক্ষক, প্রায়শই প্রধান বা প্রাথমিক ক্যাশিয়ার হিসাবে পরিচিত এবং সংস্থার কেন্দ্রীয় নগদ বইয়ে বিপুল সংখ্যক টাকার দৈনিক প্রাপ্তি এবং বিতরণের ট্র্যাক রাখার জন্য ভারী দায়িত্বের দায়িত্বে নিয়োজিত।

তাই, তিনি সাধারণত ছোটখাটো দৈনিক আর্থিক লেনদেন পরিচালনা করার জন্য একজন হিসাবরক্ষক, কেরানি বা অন্য বিশ্বস্ত কর্মচারীকে নিয়োগ দেন। একটি ছোট নগদ বইয়ের ডেবিট এবং ক্রেডিট দিক থাকে, ঠিক একটি আদর্শ নগদ বইয়ের মতো। ক্ষুদ্র হিসাবরক্ষক PCB-এর ডেবিট কলামে সমস্ত ক্রয় এবং অবশিষ্ট সমস্ত ব্যয় ক্রেডিট কলামে প্রবেশ করে।

পেটি ক্যাশ বুক ফরম্যাট

নিচে আপনার রেফারেন্সের জন্য পেটি ক্যাশ বুক ফরম্যাট দেওয়া হল।

পেটি ক্যাশ বুকের প্রকারভেদ

সাধারণত দুই ধরনের পেটি ক্যাশ বই আছে:

কলামার পেটি ক্যাশ বুক

নীচের বিবৃতিগুলি আপনাকে কলামার পেটি ক্যাশ বুঝতে সাহায্য করতে পারে

আরও স্পষ্টভাবে বুক করুন:

• তারা প্রতিদিনের খরচের হিসাব রাখতে CPSB-তে অসংখ্য অর্থ বিভাগ ব্যবহার করে। এই PCB এর 2টি দিক রয়েছে: একটি ডেবিট শেষ এবং একটি ক্রেডিট এন্ট্রি৷
• নগদ আয় এবং খরচের বিবরণ তারা নির্দিষ্ট কলাম নামক একক কলামে রেকর্ড করে এবং ডেবিট এবং ক্রেডিট উভয় এন্ট্রি সহ তারিখগুলি তারা অন্য কলামে রেকর্ড করে।
• প্রধান হিসাবরক্ষকের কাছ থেকে প্রাপ্ত নগদ পরিমাণ ডেবিট পরিমাণ ক্ষেত্রে রাখা হয়।
• ব্যয়ের নথিভুক্ত করার জন্য নির্দিষ্টকরণ অনুসারে, ক্রেডিট কলামে প্রচুর নগদ কলামও অন্তর্ভুক্ত থাকে। এর পরে, তারা একটি নির্দিষ্ট বিভাগে ব্যয় নথিভুক্ত করে এবং ক্রমানুসারে ক্রমানুসারে।
• ক্রেডিট কলামে সামগ্রিক অর্থ ক্ষেত্রের জন্য একটি প্রয়োজনীয়তা রয়েছে যাতে ব্যয় করা মোট পরিমাণ গণনা করার জন্য প্রতিটি ব্যয় লিখতে হয়।

বিশ্লেষণাত্মক ক্ষুদ্র নগদ বই

নীচের পয়েন্টগুলি বিশ্লেষণাত্মক ক্ষুদ্র নগদ বইয়ের তথ্য প্রদান করে:

• বিশ্লেষণাত্মক ক্ষুদ্র নগদ বইয়ের মধ্যে অসংখ্য আর্থিক কলাম রয়েছে যেখানে তারা ক্রেডিট অংশে রেকর্ড করে, ডেবিট ক্ষেত্রে একটি একক নগদ ক্ষেত্র, একটি নির্দিষ্ট কলাম এবং একটি তারিখ ক্ষেত্র যা কলামের সাথে একইভাবে তুলনীয়, যেমনটি পূর্বে বর্ণিত হয়েছে।
• ক্ষুদ্র নগদ বইয়ের এই কৌশল অনুসরণ করে, প্রধান হিসাবরক্ষক একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য ব্যয় সম্পূর্ণ করার জন্য ক্ষুদে কোষাধ্যক্ষকে নির্দিষ্ট পরিমাণ নগদ প্রদান করে।
• প্রধান ক্যাশিয়ার ক্ষুদে কোষাধ্যক্ষের কাছ থেকে মেয়াদের পরে তার ব্যয়ের বিবরণ দিয়ে একটি বিবৃতি পান।

একটি পেটি ক্যাশ বুক উদাহরণ কি?

আসুন একটি ছোট ক্যাশ বইয়ের একটি উদাহরণ দেখি।

জন অ্যান্ড জেমস কোম্পানির পেটি টেলার মার্চ- 2018-এর অর্থপ্রদান সম্পূর্ণ করেছে৷

• মার্চ 1: নগদ ₹50; ভারসাম্য এগিয়ে নিয়ে যাওয়া।
• মার্চ 1: প্রধান ক্যাশিয়ার আগের মাসের ছোট খরচের জন্য ₹200 পরিশোধ করেছেন।
• মার্চ 5: পরিষ্কার করার জন্য কিছু তরল জিনিসের জন্য ₹25 খরচ হয়েছে।
• 10 মার্চ: একটি ভ্যান ধোয়ার জন্য 20 টাকা খরচ হয়েছে৷
• 13 মার্চ: পেন্সিল এবং কলমের জন্য 15 টাকা খরচ করেছেন..
• মার্চ 17: ₹35 জ্বালানি খরচ হয়েছে
• 20 মার্চ: ₹55 বিক্ষিপ্ত কাজের পেমেন্ট
• মার্চ 22: অলাভজনক SBA-তে ₹10 অনুদান।
• 30 মার্চ: অফিসের জন্য একটি ঝাড়ুতে ₹5 খরচ হয়েছে৷

অনুমান করুন যে জন এবং জেমস কোম্পানির ক্যাশিয়ার উপরের সমস্ত ব্যয় নথিভুক্ত করার জন্য একটি ছোট নগদ ইমপ্রেস্ট সিস্টেম ব্যবহার করে।

পেটি ক্যাশ বুকের সুবিধা

• এই ক্ষুদ্র নগদ সিস্টেম সমাধানের মাধ্যমে কেউ সফলভাবে প্রকৃত অর্থের প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে পারে। এটি প্রাসঙ্গিক কর্তৃপক্ষের কাছে প্রাথমিক নগদ ইস্যু করে এবং সময়সীমা এবং ব্যয়ের ফ্রিকোয়েন্সি অধ্যয়ন করার পরে দ্রুত বাড়ানো বা কমানো যেতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, যখন ₹2,000 সত্যিই এই জিনিসগুলির জন্য মাসিক ব্যয় করা হয়।
• যেহেতু প্রধান হিসাবরক্ষক নিয়মিত এটি পরীক্ষা করেন, এটি অ্যাকাউন্টিং ত্রুটির সম্ভাবনাও হ্রাস করে।
• এটি একটি চেষ্টা করা এবং সত্য পদ্ধতি যা দ্রুত এবং কার্যকর।
• কোম্পানি এই কৌশল সঙ্গে অর্থ সংরক্ষণ করতে পারে. তাদের কত টাকা প্রয়োজন তা নির্ধারণ করতে এবং যেখানে ব্যবসাটি ছোট কেনাকাটায় অযথা খরচ কমাতে পারে, তারা তুচ্ছ নগদ ব্যয়ে ব্যয়িত অঙ্কটি সাবধানে পরীক্ষা করে এবং নিয়মিতভাবে সেগুলি পর্যালোচনা করে।
• ইমপ্রেস্ট পেটি ক্যাশ সিস্টেম কর্মচারীদের দক্ষতার সাথে বাজেটের ভারসাম্য বজায় রাখতে সক্ষম করে যাতে তারা তাদের ঊর্ধ্বতনদের কাছে তাদের মূল্য প্রদর্শন করতে পারে এবং ভবিষ্যতে সম্ভাব্য নগদ প্রশাসকদের সম্ভাবনা বাড়াতে পারে।

পেটি ক্যাশ বুকের অসুবিধা

• যদিও এই পদ্ধতিটি প্রায়শই সংস্থানগুলি ব্যবহার করে যা কিছু অন্যান্য কার্যকরী এবং মূল্যবান ক্রিয়াকলাপ করতে পারে, তবে এটি মাঝে মাঝে কষ্টকর, সময়সাপেক্ষ এবং সম্পদ-নিবিড়।
• রুটিন রক্ষণাবেক্ষণ পর্যালোচনা বাধ্যতামূলক. প্রতিটি খরচের বিপরীতে নথিতে ম্যাপ করার জন্য প্রয়োজনীয় প্রতিটি পরিমাণ; কোম্পানির অনেক লেনদেন থাকলে এটি কিছুটা সময় নিতে পারে।

পেটি ক্যাশের অপারেশন

প্রধান ক্যাশিয়ার ক্ষুদ্র হিসাবরক্ষককে একটি চেক প্রদান করে যখন তাদের নগদের প্রয়োজন হয়। তারা প্রাথমিক ক্যাশ বুকের লেনদেন বিভাগে এই চেকটি নথিভুক্ত করে। ক্ষুদ্র হিসাবরক্ষক ব্যাঙ্কের চেকের বিনিময়ে টাকা সংগ্রহ করে এবং PCB-এর পেমেন্ট কলামে চেক-ইন করে। যখনই ক্ষুদ্র নগদ অ্যাকাউন্ট থেকে লেনদেনের প্রয়োজন হয় তখনই ক্ষুদ্র হিসাবরক্ষক একটি ক্ষুদ্র নগদ টিকিট তৈরি করে। এমনকি ক্ষুদ্র হিসাবরক্ষক বিল পরিশোধ করার আগে, এই টিকিটের জন্য একজন দায়িত্বশীল কর্মকর্তার অনুমোদন প্রয়োজন। পেটি টেলার পেমেন্ট প্রকাশের আগে নিষ্পত্তির তারিখ, অর্থপ্রদানের তথ্য (নির্দিষ্ট কলামে), PCV কোড এবং টিকিটের মূল্য প্রবেশ করে।

তারা প্রথম PCV-এর লেবেলিং-এ "1" অক্ষরের পরে মাসিক সংখ্যা লেখে। উদাহরণস্বরূপ, প্রথম জুনের কুপন সংখ্যা 1/6 হিসাবে শুরু হয়, তারপরে 2/6, 3/6 এবং আরও অনেক কিছু।

এছাড়াও পড়ুন: হিন্দুস্তান পেট্রোলিয়াম ফ্র্যাঞ্চাইজি কীভাবে পাবেন?

লেজারে পেটি ক্যাশ বুক পোস্ট করা,

প্রাইমারি ক্যাশিয়ার চেক ভাউচার তৈরি করবে যখনই ক্ষুদ্র হিসাবরক্ষক প্রতি মাসের শেষের দিকে ঋণ পরিশোধের জন্য অনুরোধ করবে। তারা থেকে বিভিন্ন পেমেন্ট মূল্যায়ন কলামের যোগফলের তালিকা উল্লেখ করে

চেক ভাউচারে পিসিবি। নিম্নলিখিত সম্পর্কে চিন্তা করুন, উদাহরণস্বরূপ:

যখনই একটি চেক (₹423.00 এর জন্য) পেটি ব্যাঙ্ক টেলারকে দেওয়া হয় তখনই ক্যাশিয়ার প্রাথমিক নগদ বইতে নিম্নলিখিত এন্ট্রিটি প্রবেশ করেন:

• মানি বুকের সেই ক্রেডিট ফিল্ডে (ব্যাঙ্কিং কলাম), ₹423.00 এর সমষ্টি পেমেন্ট হিসাবে দেখানো হয়েছে।
• তারা জার্নালে বেতনের হিসাব ₹115.20, তারপরে পরিবহন অ্যাকাউন্ট (₹42.30), স্টেশনারি অ্যাকাউন্ট (₹90.20), কর্মচারী চা (₹25.30), এবং ফোন (₹150.00) কেটে নেয়।

ফলস্বরূপ, সামগ্রিক অ্যাকাউন্টিং সমীকরণ সারিবদ্ধ। অন্য শর্তে, ডুয়াল এন্ট্রি অ্যাকাউন্টেন্সিতে PCB অন্তর্ভুক্ত নয়। পিসিবি একটি সম্পূরক বইয়ের মতো একটি অবস্থান দখল করে। লোকেরা সাধারণত অনুমান করে যে তুচ্ছ হিসাবরক্ষকের হাতে আসল নগদ আছে বা ইতিমধ্যেই প্রদত্ত PCV গুলি ইমপ্রেস্ট অ্যাকাউন্টের পরিমাণের সমতুল্য।

উপসংহার:

একটি PCB হল খরচের ট্র্যাক রাখার জন্য একটি ম্যানুয়াল প্রক্রিয়া যা প্রায়শই ভুল করে। উপরন্তু, বিশেষ করে বড় ব্যবসায়, অ্যাকাউন্ট রাখা এবং প্রতিটি লেনদেন রেকর্ড করা ক্লান্তিকর হয়ে উঠতে পারে। এটি মোকাবেলা করার জন্য, বেশ কয়েকটি ব্যবসা পুরানো বুককিপিং পদ্ধতি পরিত্যাগ করছে। সমসাময়িক বুককিপিং কৌশল, যেমন কোম্পানির ব্যাঙ্ক কার্ড বা ট্যালি টুলস, যা সামান্য এবং উল্লেখযোগ্য বাণিজ্যিক লেনদেন নথিভুক্ত করার জন্য অত্যন্ত কার্যকরী কৌশল, আজকাল ঐতিহ্যবাহী গুলিকে প্রতিস্থাপন করছে। সংক্ষেপে, আমরা বলতে পারি যে নথিপত্রের ক্ষুদ্র নগদ বই সময়ের সাথে কম তাৎপর্যপূর্ণ হয়ে উঠেছে। যাইহোক, যেখানে তারা সমসাময়িক প্রযুক্তি ব্যবহার করে না সেখানে ব্যবসার নথিভুক্ত করার জন্য এটি এখনও একটি সহায়ক হাতিয়ার হতে পারে।

মাইক্রো, ছোট ও মাঝারি ব্যবসা (MSMEs), ব্যবসায়িক টিপস, আয়কর, gst, বেতন এবং অ্যাকাউন্টিং সম্পর্কিত সর্বশেষ আপডেট, সংবাদ ব্লগ এবং নিবন্ধগুলির জন্য Khatabook অনুসরণ করুন।