बुककीपिंगबद्दल जाणून घ्या: व्याख्या, प्रकार आणि महत्व

जेव्हा डेटा कलेक्ट केला जातो तेव्हा तो रिपोर्टमध्ये ठेवला जातो. त्याचप्रमाणे, खातेवही ही सर्व वित्तीय विवरणांचे स्त्रोत आहे, जेथे व्यवसायाचे व्यावसायिक व्यवहार रेकॉर्ड केले जातात. अकाउंटिंग ही डेटा कलेक्ट करण्याची आणि तो रिपोर्ट स्वरूपात आणण्याची प्रक्रिया आहे. नफा आणि तोटा विवरणपत्र, बॅलन्स शीट आणि ट्रायल बॅलन्सही महत्त्वाची आर्थिक स्टेटमेंट आहेत. अशा प्रकारे, हे म्हणायला हरकत नाही की बुककीपिंग म्हणजे व्यवहार रेकॉर्ड करण्यासाठी अकाउंटिंग प्रक्रियेची सुरुवात होय. त्यात आर्थिक तपशिलांचा समावेश असतो, जसे की खातेवही पद्धतीच्या रेकॉर्डचा सारांश, काही निश्चित कालावधी जसे  तिमाही, वार्षिक किंवा सहामाहीमधील व्यवहार.

खातेवही (बुककीपिंग) म्हणजे काय?

• अकाउंटिंगमध्ये(हिशोब) बुककीपिंग म्हणजे काय हे बहुतेकांना माहीत नाही. बुककीपिंग ही व्यवसायातील सर्व व्यावसायिक व्यवहारांचे आयोजन आणि रेकॉर्डिंग प्रक्रिया आहे. म्हणून, खातेवही पद्धत हिशोबाचा एक महत्त्वाचा भाग आहे.
• खरी खातेवही पद्धती म्हणजे कोणत्याही व्यवसायात विशिष्ट कालावधीत होणार्‍या सर्व दैनंदिन व्यवहारांचे आर्थिक रेकॉर्डिंग होय. सर्व आर्थिक व्यवहार जसे की विक्रीतून मिळणारा महसूल, भरलेले कर, मिळालेले व्याज, ऑपरेशनल खर्च, मजुरी आणि दिलेला पगार, घेतलेली कर्जे, केलेली गुंतवणूक आणि बरेच काही हे सर्व वेगवेगळ्या खात्यांच्या वहीत नोंदवलेले असते.

व्यवसायात खातेवही पद्धत का आवश्यक आहे?

हे महत्वाचे यासाठी आहे कारण यात संपूर्ण व्यवहरांचा हिशोब ठेवल्या जातो, खातेवही नसल्यास आपल्याला हिशोब लागणार नाही. त्यामुळे खातेवही गरजेची आहे.

खातेवही पद्धतीची रेकॉर्डिंग अचूकता संस्थेची खरी आणि अचूक आर्थिक स्थिती निर्धारित करते. संपूर्ण अकाउंटिंग प्रक्रियेचा वापर एखाद्या एंटरप्रायजेसच्या बॅलन्स शीटची महत्त्वाची वित्तीय विवरणे तयार करण्यासाठी आणि रिपोर्ट देण्यासाठी केला जातो. अशाप्रकारे, एखाद्या कंपनीच्या आर्थिक स्टेटमेंटचा विस्तार करणे, लोन घेणे किंवा रिपोर्ट देण्यापूर्वी, हे महत्वाचे आहे की खातेवही पद्धत अपडेटेड, अचूक आणि सर्व आर्थिक व्यवहार कॅप्चर करते.

त्यामुळेच मोठे, छोटे आणि सर्व व्यवसायांमध्ये अकाउंटंट्स आणि खातेवहीचा वापर मोठ्या प्रमाणात होतो. खातेवही पद्धतींचे महत्त्व खाली सारांशित केले आहे.

• बुक ठेवणे आणि अकाउंटिंग ठेवणे म्हणजे संस्थेचे पेमेंट, पावत्या, खरेदी, विक्री इ. रेकॉर्ड करणे आणि ट्रॅक करणे आणि व्यवसायाच्या ऑपरेशन्सदरम्यान केलेले सर्व आर्थिक व्यवहार रेकॉर्ड करणे.
• एका विशिष्ट वेळेनंतर किंवा ठराविक काळानंतर खर्च, विविध हेडमधून मिळणारे उत्पन्न आणि इतर खातेवही रेकॉर्ड यांचा सारांश आणि रिपोर्ट देण्यासाठी बुककीपिंगचा वापर केला जातो.
• व्यवसाय कसा चालला आहे, तो नफ्यात आहे की तोट्यात तसेच, कंपनीची निव्वळ संपत्ती इत्यादींविषयी विशिष्ट माहिती देणारे महत्त्वपूर्ण आर्थिक रिपोर्ट तयार करण्यासाठी बुककीपिंग डेटा प्रदान करते.

बुककीपिंग कार्य उदाहरणे:

आता संस्थेमध्ये होणार्‍या सर्व आर्थिक व्यवहारांचे आयोजन, रेकॉर्ड आणि मागोवा ठेवण्यासाठी आवश्यक असलेल्या विविध बुककीपिंग कार्यांचा विचार करूया. एका जबाबदार व्यक्तीला अकाउंटंटदेखील म्हटले जाते आणि त्याच्याकडे बुककीपिंग व्यवस्थापित करणे, त्यांचे योग्य आणि अचूक रेकॉर्डिंग करणे, एंटरप्रायजेसमध्ये होणारे सर्व पैसे-संबंधित व्यवहार प्रदान करणे आणि त्यांचा मागोवा घेण्याचे काम त्याला दिले जाते. खाली नमूद केलेली कार्ये ही बुककीपिंगची विशिष्ट उदाहरणे आहेत:

• ग्राहक पेमेंट आणि पावत्या जारी करणे आणि रेकॉर्ड करणे.
• ग्राहकांना प्रदान केलेल्या किंवा विकलेल्या सेवा आणि वस्तूंसाठी अचूक बिले जारी करणे.
• सप्लायरने केलेल्या पेमेंटची नोंद करणे.
• सप्लायरच्या पावत्यांचे रेकॉर्डिंग आणि पडताळणी करणे.

हेही वाचा : विविध क्रेडिटर्स काय आहेत: अर्थ आणि उदाहरणे

बुककीपिंगमध्ये अकाउंटिंगचा कालावधी:

अकाउंटिंग(हिशोब) ठेवणे ही सतत चालणारी प्रक्रिया आहे, हिशोब हे सामान्यत: वार्षिक प्रकरण असते. परंतु, निवडलेला अकाउंटिंग कालावधी हा व्यवसायाचा अविभाज्य भाग असतो आणि त्याच्या बुककीपिंग सिस्टममध्ये दिसून येतो. बहुतेक कंपन्या 1 एप्रिल रोजी त्यांचे अकाउंटिंग बुक्स सुरू करतात आणि पुढील वर्षाच्या 31 मार्च रोजी त्यांची बुक्स बंद करतात.  याला बँका अकाउंटिंग आणि वित्तीय वर्ष म्हणतात तसेच, भारतात अकाउंटिंग सिस्टम आणि कर सिस्टमही म्हटले जाते. तथापि, बहरीन, यूएई, सौदी अरेबिया यांसारखे देश 1 जानेवारीला त्यांची अकाउंटिंग वर्षाची सुरूवात करतात आणि 31 डिसेंबर रोजी त्यांचे अकाउंटिंग वर्ष पूर्ण करतात.

बुककीपिंग प्रकार:

दोन लोकप्रिय बुककीपिंग सिस्टम आहेत, जसे की:

• सिंगल एंट्री  सिस्टम 
• डबल एंट्री सिस्टम 

व्यवसाय संस्था त्यांना कोणत्या प्रकारची बुककीपिंग सिस्टम फॉलो करायची आहे ते निवडण्यासाठी स्वतंत्र आहेत. काही व्यवसाय बुककीपिंगमध्ये दोन्ही प्रकारच्या अकाउंटिंग सिस्टमचा वापर करतात.

आपण वापरल्या जाणार्‍या दोन्ही प्रकारच्या सिस्टमचा  विचार करूया:

• सिंगल-एंट्री सिस्टमसाठी आवश्यक आहे की सिंगल एंट्री रेकॉर्ड प्रत्येक व्यवहाराचे अकाउंटिंग बुक्समध्ये प्रतिनिधित्व करते. म्हणून याचे नाव सिंगल-एंट्री बुककीपिंग सिस्टम आहे जेथे प्रत्येक पैशाच्या व्यवहाराची किंवा आर्थिक उपक्रमांची फक्त एकच नोंद असते. ही सिस्टम अतिशय मूलभूत आहे. उदाहरणार्थ, एखादी कंपनी आर्थिक व्यवहार रेकॉर्ड करण्यासाठी दैनंदिन पावत्या वापरते आणि नंतर त्यांच्या बुककीपिंगसाठी साप्ताहिक आणि दैनिक रेकॉर्ड तयार करते.
• डबल-एंट्री बुककीपिंग सिस्टममध्ये प्रत्येक पैशाच्या व्यवहारासाठी व्यवहारात डबल एंट्री असणे आवश्यक आहे. या प्रकारची अकाउंटिंग आणि बुककीपिंग सिस्टम अधिक अचूकता प्रदान करते आणि अचूकतेसाठी तुम्ही डबल-एंट्री सिस्टम वापरून नोंदी तपासू शकता किंवा संतुलित करू शकता. ही डबल एंट्री सिस्टम असल्यामुळे, प्रत्येक डेबिटमध्ये समतुल्य क्रेडिट एंट्रीदेखील असेल. तथापि, ते रोख-आधारित नाही आणि सिस्टमचा घटकाच्या आर्थिक स्थितीवर परिणाम होत नाही. जेव्हा जेव्हा महसूल मिळतो किंवा कर्ज घेतले जाते तेव्हा त्याचे व्यवहार रेकॉर्ड केले जातात.

जमा बुककीपिंग पद्धत:

याला जमा सिस्टमदेखील म्हणतात, रोख-आधारित अकाउंटिंग सिस्टम जेव्हा जेव्हा पेमेंट प्राप्त होते किंवा केले जाते तेव्हा आर्थिक व्यवहारांची नोंद करते. ही सिस्टम उत्पन्न किंवा महसूलाला ओळखते, जेव्हा ते प्राप्त झाले तेव्हाच्या उत्पन्नाचे रेकाॅर्ड आणि जेव्हा ते दिले गेले तेव्हा खर्चाचे रेकाॅर्ड पाहून, जे अकाउंटिंग कालावधीत मिळालेले असते. अकाउंटिंगविषयक तत्त्वे त्यास अनुकूल आहेत कारण ते अकाउंटिंग कालावधीचे उत्पन्न आणि खर्च त्याच्या वहीत अचूकपणे रेकाॅर्ड करते.

बुककीपिंग तत्त्वे:

बुक ठेवण्याची तत्त्वे आर्थिक व्यवहारांवर लागू केली जातात कारण ते व्यवस्थित आणि कालक्रमानुसार रेकॉर्ड करण्यात यावे म्हणून. बुककीपिंग आणि अकाउंटिंगमध्ये खाली नमूद केलेल्या तत्त्वांचा वापर हे सुनिश्चित करतो की अकाउंटंट नेहमी ही मूल्ये खरी मूल्ये म्हणून घेऊ शकतात कारण रेकॉर्ड-कीपिंग प्रमाणित करणे आवश्यक आहे.

लागू केलेली बुककीपिंग तत्त्वे खाली नमूद केली आहेत.

• खर्चाचे तत्त्व: हे तत्त्व असे सांगते की जेव्हा व्यवसायाला सप्लायरकडून सेवा किंवा वस्तू प्राप्त होतात तेव्हा खर्च झाल्याचे म्हटले जाते आणि त्याची नोंद करणे आवश्यक आहे.
• महसुलाचे तत्व: याचा अर्थ असा की महसूल अकाउंटिंगच्या बुकांमध्ये विक्रीच्या ठिकाणी रेकाॅर्ड केला जातो.
• जुळणारे तत्त्व: हे असे सूचित करते की जेव्हा तुम्ही कमाईची नोंद करता तेव्हा तुम्ही संबंधित खर्चाची नोंद करता. अशाप्रकारे, विकल्या गेलेल्या वस्तूंमधून महसूल मिळत असल्यास, इनव्हेंटरीने एकाच वेळी विकल्या गेलेल्या वस्तू दाखवल्या पाहिजेत.
• वस्तुनिष्ठता तत्त्व: हे तत्त्व तुम्हाला वस्तुनिष्ठ डेटा न वापरता केवळ तथ्यात्मक, पडताळणीयोग्य डेटा वापरण्याची मागणी करते.
• किमतीचे तत्व: हे तत्व सांगते की तुम्ही नेहमी ऐतिहासिक किंमत वापरता आणि अकाउंटिंगमध्ये पुनर्विक्रीची किंमत वापरत नाही.

रेकॉर्डिंग बुककीपिंग एंट्रीज:

बुककीपिंगमध्ये एंट्रीज केल्याने पैशाचे व्यवहार रेकॉर्ड करण्यात मदत होते. तथापि, आज जर्नल एंट्री बनवण्याची पद्धत जुनी झाली आहे. तंत्रज्ञानाने अकाउंटिंग सॉफ्टवेअरची श्रेणी आणली आहे जी प्रक्रिया स्वयंचलित करते. पूर्वी, प्रत्येक वेळी जेव्हा एखादा व्यवहार झाला तेव्हा अकाउंटंटना सर्व व्यवहार, खाते क्रमांक, वैयक्तिक क्रेडिट्स किंवा डेबिट मॅन्युअली एंटर करावे लागायचे. ही प्रक्रिया वेळखाऊ आहे आणि यात मानवी चुका कधीही होऊ शकतात. सध्या, तेव्हाच बुककीपिंग नोंदी व्यक्तिचलितपणे एंटर केल्या जातात जेव्हा विशेष नोंदी किंवा समायोजन नोंदी करणे आवश्यक असते. बहुतेक व्यवसाय टॅली ईआरपी 9 किंवा टॅली प्राईमसारखे परवडणारे बुककीपिंग सॉफ्टवेअर वापरतात. लहान संस्था त्यांच्या स्मार्टफोनवरून त्यांच्या बुककीपिंगवर ट्रॅक ठेवण्यासाठी आणि रेकॉर्ड करण्यासाठी Khatabook सॉफ्टवेअरसारखे स्वयंचलित बुककीपिंग सॉफ्टवेअरदेखील वापरू शकतात.

दस्तऐवज आणि नोंदी पोस्ट करणे:

अकाउंटिंग सिस्टममध्ये, बुककीपिंग व्याख्येचा अर्थ असा होतो की एंटरप्रायजेसचे सर्व आर्थिक व्यवहार संबंधित लेजरमध्ये(खातेवही) पोस्ट केले जातात. हे लेजर इनव्हॉईस, पावत्या, बिले आणि इतर प्रकारच्या दस्तऐवजातील डेटा वापरतात. अशाप्रकारे, लेजर पैशाच्या व्यवहारांची नोंद आणि सारांश देतात. अकाउंटंटद्वारे प्रत्येक व्यवहार पोस्टिंग, दस्तऐवजीकरण आणि रेकॉर्डिंगच्या मॅन्युअल एंट्री सिस्टमच्या विपरीत, आधुनिक काळातील अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर स्वयंचलित दैनंदिन व्यवहार विविध रेकॉर्ड फॉर्म, लेजरमध्ये पोस्ट करते. म्हणून ते अधिक अचूक आहे आणि मानवी चुका टाळण्यात याची मदत होते.

बहुतेक व्यवसाय आर्थिक व्यवहारांच्या दैनिक पोस्टिंगला प्राधान्य देतात. तरीही इतर साप्ताहिक किंवा मासिक बॅच पोस्टिंग सिस्टमला प्राधान्य देतात. तरीही, इतर व्यावसायिक अकाउंटंटकडे त्यांचे रेकॉर्डिंग आणि पोस्टिंग उपक्रम आउटसोर्स करतात. रोजच असे पोस्टिंग उपक्रम करण्याचे सर्वांत महत्त्वाचे कारण म्हणजे व्यवसायाचे रेकाॅर्ड अधिक अचूक होतात. जेव्हा आवश्यक असेल तेव्हा रिपोर्ट किंवा आर्थिक विवरणे सहजपणे काढता येतात आणि ते अधिक अचूक असतात.

वस्तू आणि सेवा कर (GST) आणि कर आकारणी उद्देशांसाठी व्हाउचर, फाईल्स, पावत्या राखण्यासाठी प्रत्येक व्यवसायाच्या बुककीपिंग आणि अकाउंटिंग उपक्रमांमध्ये आर्थिक व्यवहारांचे दस्तऐवजीकरण हा एक महत्त्वाचा घटक आहे. सोयीसाठी, अनेक व्यवसाय 1 एप्रिल ते 31 मार्च हे खाते वर्ष म्हणून वापरतात. अकाउंटिंगचा कालावधी हा विशेषत: कंपनीच्या धोरणावर, त्याच्या कर आकारणीसाठीच्या आवश्यकता इत्यादींवर अवलंबून असतो. लक्षात ठेवा की GST कर आकारणी नियम हे अनिवार्य करतात की तुम्ही वर नमूद केलेल्या खात्याचे वर्ष म्हणून अकाउंटिंग करा. यात पुढे म्हटले आहे की, अकाउंटिंग सॉफ्टवेअरमध्ये वापरलेले तंत्रज्ञान जीएसटीचे पालन करणारे असावे.

हेही वाचा : बिलिंग सॉफ्टवेअर म्हणजे काय? - हे वित्तपुरवठ्यात लहान व्यवसायांना कशी मदत करते?

अकाउंट चार्टवर बुककीपिंगचा प्रभाव:

•  बुककीपिंग पद्धत मूळ एंट्रची आणि आर्थिक व्यवहारांची रेकाॅर्डिंग ठेवण्याची कला आहे. हे मूळ रेकॉर्डच्या या बुक्समध्ये पैशांचे हस्तांतरण आणि वस्तू किंवा सेवा म्हणून पैशाचे मूल्य प्राप्त करण्यासह, आर्थिक स्वरूपाचे सर्व व्यवहार कॅप्चर केले जाते.
• बुककीपिंग व्यवसाय ऑपरेशन्सच्या संबंधित आर्थिक डेटाचे कालक्रमानुसार आणि पद्धतशीरपणे वर्गीकरण आणि रेकॉर्डिंगवर लक्ष केंद्रित करते. दुसरीकडे, अकाउंटिंग हा एक व्यापक विषय आहे ज्यामध्ये बुककीपिंग हा अविभाज्य भाग आहे. हे एक अधिक जटिल ऑपरेशन आहे जे बुककीपिंग रेकॉर्ड्स किंवा अकाउंट बुक्समधून मिळालेल्या व्यवसायाची आर्थिक स्टेटमेंट आणि स्थिती यांचा अर्थ लावण्यासाठी, विश्लेषण करण्यासाठी आणि काढण्यासाठी बुककीपिंग रेकॉर्ड समजून घेण्यावर केंद्रित आहे.
• आर्थिक व्यवहारांच्या प्रत्येक प्रकार आणि क्षेत्रासाठी सर्वसमावेशक रेकाॅर्ड तयार करणे हा बुककीपिंगचा सर्वात व्यापक मार्ग आहे. खाती नंतर गटबद्ध केली जाऊ शकतात आणि आर्थिक स्टेटमेंटमध्ये आवश्यक असलेल्या विस्तृत शीर्षकांनुसार वर्गीकृत केली जाऊ शकतात. अशा प्रकारे, अकाउंटिंग सिस्टम आणि बुककीपिंग ठेवण्याची व्यवस्था जितकी चांगली असेल तितकी आर्थिक विवरणे आणि आर्थिक रिपोर्ट अधिक अचूक असतील.

सर्व व्यवसायांसाठी आवश्यक आणि देखरेख केलेली ठराविक आर्थिक स्टेटमेंट आहेत:

• ट्रायल बॅलन्स जे मालमत्तेची अचूक स्थिती विरुद्ध दायित्व स्थिती स्पष्ट करते.
• बॅलन्स शीट, जे भांडवल, इक्विटी, दायित्वे, मालमत्ता, स्टॉक होल्डिंग इत्यादींचा खुलासा करते
• नफा आणि तोटा खाते नॉन-ऑपरेटिंग आणि ऑपरेटिंग दोन्ही महसूल, तोटा, नफा, खर्च इ. प्रकट करते.

निष्कर्ष:

या लेखात, आपण बुककीपिंगची व्याख्या कशी करायची आणि प्रत्येक व्यवसायासाठी बुककीपिंग आणि अकाउंटिंग का आवश्यक आहे, यावर चर्चा केली. व्यवसायाच्या आर्थिक आरोग्याचे मूल्यमापन करण्यासाठी वापरली जाणारी वास्तविक आर्थिक स्टेटमेंट ही बुककीपिंग रेकॉर्डसाठी डेटा म्हणून वापरली जाणारी आर्थिक स्टेटमेंट आहेत. म्हणून, व्यवसायाची स्थिर वाढ राखण्यासाठी अचूक यंत्रणा असणे आवश्यक आहे. तुम्हाला माहिती आहे का की, Khatabook हा सूक्ष्म, लघु आणि मध्यम उद्योग (MSME) सारख्या सर्व व्यवसायांसाठी एक उत्कृष्ट स्वयंचलित मार्ग आहे? तुमच्या स्मार्टफोनवर त्याची फिचर्स वापरून पाहा आणि त्वरित तुमची आर्थिक विवरणे मिळवा.

सतत विचारले जाणारे प्रश्न

1. 2 बुककीपिंग प्रकार कोणते आहेत?

सिंगल-एंट्री आणि डबल-एंट्री बुककीपिंग सिस्टम या दोन सर्वांत लोकप्रिय पद्धती वापरल्या जातात. काही व्यवसाय या दोन्ही पद्धतीचा वापर करतात. संस्थेच्या अकाउंटिंगच्या गरजेनुसार कोणती प्रणाली सर्वांत योग्य आहे यावर बुककीपिंग सिस्टमची निवड अवलंबून असते.

2. बुककीपर काय करतो?

एक बुककीपर एक अकाउंटंटदेखील असू शकतो आणि त्याच्याकडे व्यवसायाच्या आर्थिक व्यवहारांचा मागोवा ठेवण्याचे आणि रेकॉर्ड करण्याचे काम दिले जाते, ज्यामध्ये सामान्यत: खर्च, खरेदी, विक्री इत्यादींचा समावेश असतो. पैसे-रेकॉर्डिंग व्यवहार प्रथम सामान्य लेजरमध्ये पोस्ट केले जातात आणि हा डेटा वापरला जातो. ट्रायल बॅलन्स, बॅलन्स शीट इत्यादी सारखी आर्थिक विवरणपत्रे तयार करणे हे बुककीपरचे काम होय.

3. बुककीपर बनणे कठीण आहे का?

नाही. हे कौशल्य बुककीपिंगच्या तत्त्वांचा सराव करण्यावर अवलंबून आहे. बुककीपिंग ही साधी प्रक्रिया आहे जी तुम्हाला तिच्या संकल्पना समजल्यानंतर सोपी होते.

4. अकाउंटिंग व बुककीपिंगचा अर्थ स्पष्ट करा.

बुककीपिंग व्यवसाय ऑपरेशन्सच्या संबंधित आर्थिक डेटाचे कालक्रमानुसार आणि पद्धतशीरपणे वर्गीकरण आणि रेकॉर्डिंगवर लक्ष केंद्रित करते. दुसरीकडे, अकाउंटिंग हा एक व्यापक विषय आहे ज्यामध्ये बुककीपिंग हा अविभाज्य भाग आहे. हे एक अधिक जटिल ऑपरेशन आहे जे बुककीपिंग रेकॉर्ड्स किंवा अकाउंट बुक्समधून मिळालेल्या व्यवसायाची आर्थिक स्टेटमेंट आणि स्थिती यांचा अर्थ लावण्यासाठी, विश्लेषण करण्यासाठी आणि काढण्यासाठी बुककीपिंग रेकॉर्ड समजून घेण्यावर केंद्रित आहे.

5. मूळ एंट्रीचे बुक म्हणजे काय?

बुककीपिंग मूळ एंट्रीच्या बुक्समध्ये पोस्टिंग व्यवहार करते, ज्यांना खातेवही, जर्नल्स आणि अकाउंटिंग बुक्स म्हटले जाते.