नावावरूनच माहिती होते की बँक रिकाॅन्सिलिएशन स्टेटमेंट (BRS) हे एक स्टेटमेंट आहे जे बँक स्टेटमेंट आणि खाते बुक यांच्यातील बॅलन्स रिकॉन्साईल करते. अनेक वेळा बँक स्टेटमेंट्स आणि कॅश बुक्समधील बॅलन्स जुळत नाहीत, म्हणूनच बँक रिकाॅन्सिलिएशन स्टेटमेंट (BRS) ची भूमिका प्रकाशझोतात आली.
टॅलीमध्ये बँक रिकॉन्सिलिएशनचे महत्त्व काय आहे?
जर कॅशबुक आणि पासबुकमधील फरक न्याय्य नसल्यास, टॅलीमधील बीआरएस उच्च व्यवस्थापनांना बँकेतून माहिती काढायला मदत करते. बँकेने त्या एंट्रीज पास केल्या असतील ज्या कंपनीशी संबंधित नसतील. बीआरएससह, व्यवहारांवर सहज ट्रॅक ठेवला जाऊ शकतो आणि हे ऑडिटरला विना रिकाॅन्साईल केलेले बॅलन्स किती जुने आहे हे शोधायला मदत करते. जेणेकरुन, त्यांना व्यवसायावर पूर्णपणे नजर ठेवता यावी. हाच त्यांचा हेतू असतो. कॅशिअरने बँक बॅलन्स वाढवण्याचा प्रयत्न केल्याची परिस्थिती उद्भवली तरी, बीआरएस पाहून ऑडिटरला खरे चित्र कळू शकते.
बीआरएसला रिकॉन्साईल करण्याचे अनेक मार्ग आहेत. बाजारात विविध सॉफ्टवेअर उपलब्ध आहेत जे बँक रिकॉन्साईल फिचर्स प्रदान करतात. त्याचाच परिणाम म्हणून आपण बीआरएस बनवण्याच्या मॅन्युअल प्रक्रियेतून इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीमध्ये बदल पाहत आहोत. परंतु, बीआरएस बनवण्याचे तत्त्व तेच राहिले आहे. व्यवहारांची संख्या पाहता बीआरएस बनवण्याच्या मॅन्युअल प्रक्रियेला अजून काही दिवस लागतील. बीआरएस तयार करण्यासाठी टॅली ईआरपी 9 मध्ये बीआरएससारख्या सॉफ्टवेअर टूल्सचा वापर करणे नेहमीच योग्य आहे.
बँक रिकॉन्सिलिएशनमध्ये कोणते फरक येऊ शकतात?
1. चेक: कंपनीने चेक जारी केला असेल, परंतु विक्रेत्याने तो पेमेंटसाठी सादर केला नसेल. त्याचप्रमाणे बँकेत जमा केलेला चेक क्लिअर झाला नसेल. चेक क्लिअर करण्यासाठी बँकेला जास्तीत जास्त ३ दिवस लागतात. तसेच, अकाउंटंट एंट्री पास करत राहिल्याने व्यवहारांच्या बुकातील एंट्रीज बंद होवू शकत नाहीत. रिकाॅन्साईल न केलेल्या रकमेवर नियत्रंण ठेवण्यासाठी, कॅशिअर बँक रिकाॅन्सालिएशन स्टेटमेंट तयार करतो. चेक वटल्यानंतर, रक्कम बीआरएसमधून खात्याच्या व्यवहारांच्या बुकात जाते. बिजनेस लाईनमध्ये, पोस्ट-डेटेड चेक जारी करणे ही सामान्य गोष्ट आहे. पोस्ट-डेट चेकच्या एंटी हिशोबाच्या बुकात पास केल्या जातात. परंतु तो पोस्ट-डेट केलेला चेक असल्याने, त्याची तारीख आल्याशिवाय तो बँक स्टेटमेंटमध्ये दिसणार नाही. परिणामी, हे चेक बीआरएसमध्ये विना रिकाॅन्साईलचे असतात.
2. व्याजाची एंट्री: बँक मुदत ठेवींवर व्याज उत्पन्न देते. हे उत्पन्न, काही वेळा, बुकांमध्ये दाखल केलेल्या उत्पन्नाशी जुळत नाही. तसेच, कर्जाच्या रकमेवरील व्याज जुळत नाही. कारण, व्याज मोजण्यासाठी बँकेची वेगळी पद्धत आहे. ही पद्धत प्रत्येक बँकेत बदलते आणि व्याज मासिक किंवा दैनिक रूपात दाखल केले जाते.
3. बँक शुल्क: बँक तिच्याद्वारे प्रदान केलेल्या सेवेसाठी शुल्क डेबिट करते. कंपनीचे व्यवस्थापन कदाचित या शुल्काशी सहमत नसेल, त्यामुळे प्रकरण निकाली निघेपर्यंत तेच बीआरएसमध्ये दिसू शकते.
4. सुचवलेला आदेश विसरणे: कंपनीने बँकेला काही स्थायी सूचना दिल्या असतील. यामध्ये निवडलेल्या खात्यात आवश्यकतेनुसार निधी ट्रान्सफर करण्याच्या सूचनांचा समावेश असू शकतो. परंतु अकाउंटंट कदाचित बुकातील एंट्री पास करताना त्या आदेशांना विसरू शकतो.
5. स्टेल चेक: कंपनीने त्यांच्या विक्रेत्यांना चेक जारी केले असतील. परंतु चेकच्या तारखेपासून 3 महिन्यांच्या आत चेक एन्कॅश करण्यात विक्रेता अयशस्वी झाल्यास, RBI च्या आदेशानुसार तो स्टेल होतो. यामुळे नवीन चेक द्यावा लागतो. अन्यथा, अकाउंटंटला पेमेंट एंट्रीला रिव्हर्स करावे लागेल आणि संबंधित दायित्व रेकॉर्ड करणे आवश्यक असेल. ही एंट्री योग्य लेजरच्या विरुद्ध पास केली जाते. जोपर्यंत रिव्हर्स प्रक्रिया केली जात नाही, तोपर्यंत बीआरएसमध्ये पूर्वीचे बॅलन्स दिसत राहील.
हेही वाचा : टॅली ईआरपी 9 मध्ये लेजर कसे बनवायचे?
बॅंक रिकॉन्सिलिएशन स्टेटमेंटची संरचना काय आहे?
- बॅंक रिकॉन्सिलिएशन स्टेटमेंट कसे तयार करावे हे लक्षात घेण्याची पहिली गोष्ट म्हणजे बुकानुसार किंवा बँक स्टेटमेंटनुसार रोख रकमेचे मूल्यांकन केले जाते.
- त्यानंतर, प्रत्येक व्यवहाराशी जुळणे आवश्यक आहे जसे की बुक किंवा बँक स्टेटमेंटमध्ये दर्शवले आहे. जर तुम्ही खात्यांच्या बुकानुसार बॅलन्सिंग प्रक्रिया सुरू केली तर बँक स्टेटमेंटनुसार वास्तविक रकमेपर्यंत पोहचू शकता.
- दुसरीकडे, तुम्ही बँक स्टेटमेंटनुसार बॅलन्सने सुरुवात केल्यास खात्यांच्या बुकांनुसार रकमेला बॅलन्स करा.
कॅशिअर त्यानुसार रक्कम जोडणे किंवा हटवण्याचे काम करतो. बँक स्टेटमेंट्स आणि खाते बुक्समध्ये दाखवलेल्या प्रत्येक व्यवहारावर तो टिक करतो. रिकॉन्सिलिएशन प्रक्रिया तोपर्यंत सुरू राहते, जोपर्यंत टार्गेट बॅलन्स जुळत नाही.
टॅलीची गरज का आहे?
टॅली हे एक एंटरप्राइजेस रिसोर्स प्लॅनिंग (ERP) सॉफ्टवेअर आहे जे सामान्यत: बुककीपिंग आणि अकाउंटिंगच्या गरजा पूर्ण करण्यासाठी वापरले जाते. हे Windows प्लॅटफॉर्मसह कार्य करते आणि पेरोल मॅनेजमेंट, बँकिंग, अकाउंटिंग, इन्व्हेंटरी मॅनेजमेंट, GST रिकाॅन्साईल आणि कंपनीच्या अन्य अनेक आर्थिक गरजांसाठी वापरले जाते. हे एक बहुउद्देशीय सॉफ्टवेअर आहे जे सहजपणे बुककीपिंगच्या गरजा पूर्ण करण्यासाठी डिझाईन केलेले आहे. म्हणून, बिजनेसच्या सर्व व्यवस्थापित अकाउंटिंगच्या गरजांसाठी एक-स्टॉप सोल्यूशन म्हणून हे मानले जाते.
टॅली ईआरपी 9 वापरून बीआरएस बनवण्याची मॅन्युअल प्रक्रिया सहजपणे सुव्यवस्थित केली जाऊ शकते. टॅली ईआरपी 9 मध्ये बीआरएस वापरण्यास सुलभता देते, विशेषत: जेव्हा मोठ्या प्रमाणात व्यवहार होतात. जेव्हा व्यवहार असंख्य असतात, तेव्हा प्रत्येक बँक व्यवहार जुळणे हे एक आव्हानात्मक कार्य होते. हे ऑटो आणि मॅन्युअल दोन्ही पद्धतीचे रिकाॅन्सिलिएशनचे फिचर प्रदान करते. टॅली ईआरपी 9 बँक रिकाॅन्सिलिएशनच्या मदतीने, बीआरएस तयार करणे सोपे होते.
टॅलीमध्ये ऑटो रिकॉन्सिलिएशन फंक्शन कसे वापरायचे?
टॅली ईआरपी 9 मध्ये प्रथम ऑटो बँक रिकॉन्सिलिएशन सक्रिय करा
स्टेप 1: गेटवे ऑफ टॅलीसह प्रारंभ करा. त्यानंतर खात्यांची माहिती निवडा.
त्यानंतर लेजरवर क्लिक करा. जर बँक लेजर आधीच तयार केले असेल, तर अल्टरवर क्लिक करा नाहीतर क्रिएटवर क्लिक करा.
स्टेप 2: ऑटो बीआरएस कॉन्फिगरेशन सेट/अल्टर करण्यासाठी पर्यायामध्ये होय निवडा
स्टेप 3: एंटर दाबा आणि आवश्यकतेनुसार बदल स्वीकारा. त्यानंतर, तळाशी असलेल्या स्वीकारा बटणावर क्लिक करा.
टॅलीमध्ये बँकमध्ये रिकॉन्सिलिएशन तयार करण्यासाठी ऑटो बँक रिकॉन्सिलिएशन स्टेटमेंट कसे वापरायचे?
स्टेप 1: गेटवे ऑफ टॅलीसह प्रारंभ करा. नंतर युटिलिटी हेडमधील उपलब्ध पर्यायामधून बँकिंग निवडा.
स्टेप 2: नंतर उपलब्ध पर्यायांपैकी बँक रिकॉन्सिलिएशनवर क्लिक करा.
स्टेप 3: बँकांची यादी तुमच्या स्क्रीनवर दिसेल. बँकेचे नाव स्क्रीनवर दिसत नसल्यास, लेजर (खातेवही) तयार करण्यात काही समस्या असू शकते. तुम्ही कदाचित संबंधित खातेवहीला बँक खाते लेजर म्हणून नियुक्त केले नसेल. गेटवे ऑफ द टॅलीमधून अल्टर लेजर पर्यायावर जा. पाहिजे तसे आवश्यक बदल करा.
स्टेप 4: तुमच्या उजवीकडे असलेल्या बँक स्टेटमेंट बटणावर क्लिक करा. वैकल्पिकरित्या, तुम्ही Alt B की दाबू शकता. दोन्हीचा परिणाम सारखाच होईल.
स्टेप 5: निर्देशिका पथाचा उल्लेख करा. हा मार्ग बँक स्टेटमेंटचा पत्ता आहे. टाॅपवर असलेल्या फाईल प्रकार पर्यायातून समर्थित पर्याय निवडा. हे सुनिश्चित करेल की तुमच्यासमोर केवळ समर्थित आवृत्त्या दिसतील.
स्टेप 6: एकदा तुम्ही योग्य फाईल निवडल्यानंतर त्यावर क्लिक करा. त्यानंतर, ऑटो-रन होईल. एकदा रिकॉन्सिलिएशन झाले की, यशस्वी रिकॉन्सिलिएशनची नोटिफिकेशन दिसून येईल. स्क्रीनच्या तळाशी, खालील तपशील दिसून येतील.
कंपनीच्या बुक्सनुसार बॅलन्स: नवीनतम अकाउंटिंग तारखेनुसार कंपनीच्या बुकात बॅलन्स दिसून येईल.
बँकेत रिफ्लेक्ट न होणाऱ्या रकमा: त्या रकमा ज्या आजपर्यंत बँक स्टेटमेंटमध्ये रिफ्लेक्ट झाल्या नाहीत. ते रिपोर्टिंग तारखेनंतर बँक स्टेटमेंटमध्ये असू शकतात.
कंपनीच्या बुक्समध्ये रिफ्लेक्ट न झालेली रक्कम: खात्यांच्या बुकांमध्ये आणि रिपोर्टच्या तारखेमध्ये गहाळ असलेल्या नोंदी येथे दिसतील.
बॅंकेनुसार बॅलन्स: जर काही जुळत नसल्यास, हे प्रति बुक बॅलन्स बरोबर जुळले पाहिजे.
स्टेप 7: बँक स्टेटमेंटसह बँक रिकॉन्सिलिएशन स्टेटमेंट दिसेल. तुम्ही बँक स्टेटमेंटमधील एंट्रीची यादी पाहू शकाल ज्यांचा अद्याप कंपनीच्या खात्यांच्या बुकांमध्ये लेखाजोखा केला नसेल.
स्टेप 8: बँक स्टेटमेंटमध्ये असलेल्या व्यवहारांच्या नोंदी पास करून रिकॉन्सिलिएशन प्रक्रिया सुरू करा. जर त्या एंट्री कंपनीशी संबंधित नसतील, तर ते विना रिकॉन्सिलिएशन करता सोडून द्या.
कंपनीच्या बुकांमध्ये न दिसणारी रक्कम निवडा. नंतर रिकॉन्साईल अनलिंक्ड बटणावर क्लिक करा. हे कंपनीच्या खात्यांच्या बुकांमधून सर्वांत योग्य व्यवहार दर्शवेल. स्पेस बारद्वारे सर्वांत योग्य व्यवहार निवडा आणि एंटर बटण दाबा. बीआरएस रिकॉन्साईल होईल.
कंपनीच्या बुकात कोणताही व्यवहार झाला नसल्यास, तुम्हाला स्वतंत्र व्हाउचर एंट्री पास कराव्या लागतील. हे करण्यासाठी, क्रिएट व्हाउचर बटण किंवा Alt C वर क्लिक करा.
हेही वाचा : टॅली ईआरपी 9 मध्ये सर्व व्हाउचरविषयी
वैकल्पिकरित्या, तुम्ही गेटवे ऑफ टॅलीच्या डिस्प्ले मेनूमधून योग्य बँक लेजर निवडू शकता.
- त्यासाठी डिस्प्लेवर क्लिक करा आणि खाते बुक्स निवडा. त्यानंतर लेजर पर्याय निवडा.
- तुम्हाला रिकाॅन्साईल करायची असलेली बँक निवडा.
- त्यानंतर तुमच्या डाव्या बाजूला असलेल्या रिकाॅन्साईल बटणावर क्लिक करा. परिणामी, बँक रिकाॅन्सिलिएशन स्टेटमेंट तुमच्या स्क्रीनवर दिसेल.
- बँक स्टेटमेंटमधून क्लिअरिंगची तारीख एंटर करा. हे बँकेच्या तारखेच्या रकान्यात भरा.
बीआरएसमध्ये तपशील भरल्यानंतर कसे बदलावे?
स्टेप 1: गेटवे ऑफ टॅलीमधून, डिस्प्ले पर्याय निवडा. त्यानंतर खाते बुक्स निवडा. परिणामी, कॅश/बँक बुकवर दाबा.
स्टेप 2: स्क्रीनवर दिसणार्‍या लेजरच्या सूचीमधून आवश्यक बँक खाते निवडा. तसेच, आवश्यक कालावधी निवडा ज्यासाठी रिकॉन्सिलिएशन बदलला जाईल. F5 बटण दाबा. हे रिकॉन्सिलिएशन स्क्रीनवर घेवून जाईल.
स्टेप 3: कॉन्फिगरेशन पर्यायापर्यंत पोहोचण्यासाठी F12 बटण दाबा. संवादाच्या विरूद्ध "होय" निवडा - रिकॉन्साईल केलेल व्यवहार देखील दर्शवा.
स्टेप 4: बँकेसोबतचे रिकॉन्साईल केलेले व्यवहार उघडतील. तुम्ही तुमच्या गरजेनुसार रिकॉन्सिलिएशन पेजमध्ये बदल करू शकता.
टॅली ईआरपी 9 मध्ये बीआरएस वापरताना विचारात घेण्यासारखे महत्त्वाचे मुद्दे
1. तुम्ही खात्री केली पाहिजे की एक्सेल फाईल पहिल्या पंक्तीवरील काॅलम हेडिंगपासून सुरू होते. अन्य सर्व तपशील कोणत्याही रिकाम्या जागे विना असणे आवश्यक आहे.
2. पैसे काढणे आणि जमा करणे या दोन्हीसाठी रकमेच्या काॅलममध्ये निल किंवा रिक्त मूल्यांसाठी '0' असणे आवश्यक आहे.
3. जर विना रिकॉन्साईलची बॅलन्स रक्कम असल्यास, तुम्हाला ते मॅन्युअली जुळवावी लागेल.
टॅलीमध्ये बीआरएसची प्रिंटिंग
वापरकर्ता बँक रिकॉन्सिलिएशन स्टेटमेंट प्रिंट करू शकतो. हे सहसा रेकॉर्ड ठेवण्याच्या गरजा पूर्ण करण्यासाठी केले जाते.
- टॅलीच्या गेटवे ऑफ टॅलीपासून सुरुवात करा.
- मग बॅंकिंग निवडा.
- त्यानंतर, बँक रिकॉन्सिलिएशनचा पर्याय निवडा. स्क्रीनवर बँकांची यादी दिसेल. रिकॉन्सिलिएशनसाठी आवश्यक बँक निवडा. त्या विशिष्ट बँकेसाठी बँक रिकॉन्सिलिएशन स्टेटमेंट स्क्रीनवर दिसेल.
- त्यानंतर प्रिंट बटणावर क्लिक करा. वैकल्पिकरित्या, तुम्ही Alt आणि P बटणे एकत्र दाबू शकता. मग प्रिंटिंग स्क्रीन दिसेल.
टॅलीमध्ये बीआरएस प्रिंट करताना लक्षात ठेवण्याचे महत्त्वाचे मुद्दे
व्हाउचर शोमध्ये निवडा, सर्व व्हाउचर निवडा. तुम्ही तुमच्या गरजेनुसार कस्टमाईज देखील करू शकता. अन्य अनेक पर्याय उपलब्ध आहेत. ते हे आहेत:
नॅरेशन दर्शवा: जर तुम्हाला प्रिंट परिणामात नॅरेशन दाखवायचे असल्यास हा पर्याय निवडा.
रिमार्क दर्शवा: जर तुम्ही याआधी काही रिमार्क दिल्या आहेत आणि त्यांना प्रिंट परिणामात दाखवायचे असल्यास हा पर्याय निवडा.
फॉरेक्स तपशील दर्शवा: तुमच्या बिजनेसमध्ये कोणतेही फॉरेक्स व्यवहार असल्यास, तुम्ही ते प्रिंट स्टेटमेंटमध्ये दाखवू शकता.
रिकॉन्साईल केलेले व्यवहार दर्शवा: तुम्हाला रिकॉन्साईल व्हाउचरची यादी हवी असल्यास, हा पर्याय निवडा.
मिळालेले पेमेंट दर्शवा: हे प्राप्तकर्त्याचे आणि पेमेंटचे स्त्रोत तपशील देते. जर तुम्हाला ते पाहायचे असल्यास होयवर क्लिक करा.
तळाशी उजव्या कोपऱ्यात लहान बॉक्स दिसेल. पुढे जाण्यासाठी होय वर क्लिक करा.
निष्कर्ष
बॅंक बॅलन्समध्ये रोजचे चढ-उतार होत असताना ही तुम्ही बीआरएसद्वारे खात्यांची बुक्स आणि बॅंक स्टेटमेंट यांच्यातील कोणत्याही विसंगतीवर ट्रॅक ठेवू शकता. आवश्यक असल्यास, अकाउंटंट रोजच बीआरएस बनवू शकतो ज्याद्वारे रोख रकमेची चोरी आणि कमतरता यांच्यावर ट्रॅक ठेवला जावू शकतो. हे प्रति बुक आणि बँक स्टेटमेंटमधील बॅलन्स फरकांचे अंतर दाखवते.
टॅली ईआरपी 9 मध्ये बँक रिकाॅन्सिलिएशन वापरकर्त्यांना अनेक पर्याय ऑफर करते. यामध्ये ऑटो रिकॉन्सिलिएशन, रिचेक आणि मागील व्यवहारांची सुधारणा करणे आणि बरेच काही समाविष्ट आहे. तुमचा बिजनेस अधिक कार्यक्षम बनवण्यासाठी, आत्ताच Biz Analyst अ‍ॅप डाउनलोड करा. हे टॅली वापरकर्त्यांना त्यांच्या बिजनेसशी कनेक्ट राहण्यास आणि त्यांच्या विक्रीचे विश्लेषण करण्यास आणि बिजनेस वाढवण्यास मदत करते.
सतत विचारले जाणारे प्रश्न
1. टॅली ईआरपी 9 मध्ये बीआरएसमध्ये दर्शवलेली प्रभावी तारीख कोणती आहे?
प्रभावी तारखेची गणना हिशोबांची बुक उघडण्याच्या तारखेपासून केली जाते. या तारखेपासूनच रिकॉन्सिलिएशन होवू शकते.
2. ऑटो रिकॉन्सिलिएशनचा पर्याय निवडल्यानंतरही मी मॅन्युअल रिकॉन्सिलिएशनवर जाऊ शकतो का?
होय, तुम्ही पुन्हा मॅन्युअल मोडवर परत जाऊ शकता. त्यासाठी, तुम्हाला कॉन्फिगरेशन विंडोमधून ऑटो रिकॉन्सिलिएशन अक्षम करावे लागेल.
3. रोख आधाराच्या अकाउंटिंगमध्ये बीआरएस तयार करण्याच्या पद्धतीत बदल होतो का?
रोख किंवा जमा आधार काहीही असो, पण बीआरएस बनवण्याची पद्धत नेहमी सारखीच राहते.
4. बुक आणि बँक टॅलीनुसार बॅलन्स असताना बीआरएस तयार करणे आवश्यक आहे का?
प्रति बुक आणि बँक खाते जुळत असल्यास बीआरएस तयार करण्याची गरज नाही.
5. बीआरएस व्यवस्थापित करण्यात मदत करू शकणाऱ्या एखाद्या टॅली सॉफ्टवेअरचे नाव सांगा.
Biz Analyst अ‍ॅप हे अ‍ॅप्लिकेशन असून बिजनेस मालकांना बीआरएससह त्यांच्या बिजनेसचे विविध पैलू व्यवस्थापित करण्यास मदत करते. तुम्ही या अ‍ॅपचा वापर करून तुमच्या विक्री उत्पादकतेचे विश्लेषण करू शकता आणि विक्री उत्पादकता वाढवू शकता. तसेच खराब कॅशफ्लो टाळू शकता.
