ഡാറ്റ ശേഖരിക്കുമ്പോൾ, അത് ഒരു റിപ്പോർട്ടിൽ ഇടുന്നു. അതുപോലെ, ഒരു ബിസിനസ്സിനായി ബിസിനസ്സ് ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്ന എല്ലാ സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകളുടെയും ഉറവിടം ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് ആണ്. ഡാറ്റ ശേഖരിക്കുകയും അത് റിപ്പോർട്ട് ഫോർമാറ്റിൽ എത്തിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന പ്രക്രിയയാണ് അക്കൗണ്ടിംഗ്. ലാഭനഷ്ട പ്രസ്താവന, ബാലൻസ് ഷീറ്റ്, ട്രയൽ ബാലൻസ് എന്നിവയാണ് പ്രധാനപ്പെട്ട സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകൾ. അതിനാൽ, ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനുള്ള അക്കൗണ്ടിംഗ് പ്രക്രിയയുടെ തുടക്കമാണ് ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് അർത്ഥമാക്കുന്നത് എന്ന് പറയുന്നത് സുരക്ഷിതമാണ്. ഒരു പാദം, ഒരു വർഷം അല്ലെങ്കിൽ അര വർഷം എന്നിങ്ങനെയുള്ള ചില നിശ്ചിത കാലയളവിൽ ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് റെക്കോർഡുകളുടെയും ഇടപാടുകളുടെയും സംഗ്രഹം പോലുള്ള സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകൾ ഇതിൽ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു.
എന്താണ് ബുക്ക് കീപ്പിംഗ്?
അക്കൗണ്ടിംഗിൽ ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് എന്താണെന്ന് മിക്ക ആളുകൾക്കും അറിയില്ല. ഒരു ബിസിനസ്സ് നടത്തുമ്പോൾ നടന്ന എല്ലാ ബിസിനസ്സ് ഇടപാടുകളുടെയും ഓർഗനൈസിംഗ്, റെക്കോർഡിംഗ് പ്രക്രിയയാണ് ബുക്ക് കീപ്പിംഗ്. അതിനാൽ, അക്കൗണ്ടിംഗിന്റെ ഒരു പ്രധാന ഭാഗമാണ് ബുക്ക് കീപ്പിംഗ്.
യഥാർത്ഥ ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് അർത്ഥമാക്കുന്നത് ഒരു നിശ്ചിത കാലയളവിൽ ഏതൊരു ബിസിനസ്സിലും നടക്കുന്ന എല്ലാ ദൈനംദിന ഇടപാടുകളുടെയും സാമ്പത്തിക റെക്കോർഡിംഗ് എന്നാണ്. വിൽപ്പനയിൽ നിന്നുള്ള വരുമാനം, അടച്ച നികുതി, പലിശ, പ്രവർത്തനച്ചെലവ്, വേതനവും ശമ്പളവും, എടുത്ത വായ്പകൾ, നടത്തിയ നിക്ഷേപങ്ങൾ, കൂടാതെ മറ്റുള്ളവ എന്നിങ്ങനെയുള്ള എല്ലാ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളും വ്യത്യസ്ത അക്കൗണ്ട് ബുക്കുകളിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്.
ഒരു ബിസിനസ്സിൽ ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് അത്യാവശ്യമായിരിക്കുന്നത് എന്തുകൊണ്ട്?
‘നോ ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് ഈസ് ദി ഇക്വല് മെന്റ് ഓഫ് നോ അക്കൌണ്ടിംഗ്’ എന്നാണ് അറിയുന്നത്.
ബുക്ക് കീപ്പിങ്ങിന്റെ റെക്കോർഡിംഗ് കൃത്യത ഒരു സ്ഥാപനത്തിന്റെ യഥാർത്ഥവും കൃത്യവുമായ സാമ്പത്തിക സ്ഥിതി നിർണ്ണയിക്കുന്നു. ഒരു എന്റർപ്രൈസസിന്റെ ബാലൻസ് ഷീറ്റ് പോലുള്ള പ്രധാനപ്പെട്ട സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകൾ തയ്യാറാക്കുന്നതിനും റിപ്പോർട്ടുചെയ്യുന്നതിനും സമ്പൂർണ്ണ അക്കൗണ്ടിംഗ് പ്രക്രിയ ഉപയോഗിക്കുന്നു. അതിനാൽ, ഒരാൾ വിപുലീകരിക്കുന്നതിനോ ലോൺ എടുക്കുന്നതിനോ കമ്പനിയുടെ സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകൾ റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുന്നതിനോ മുമ്പ്, ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് കാലികവും കൃത്യവും എല്ലാ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളും പിടിച്ചെടുക്കുന്നതും പ്രധാനമാണ്.
അതുകൊണ്ടാണ് വലുതും ചെറുതുമായ എല്ലാ ബിസിനസ്സുകളും ഉപയോഗിക്കുന്നതിനും പരിപാലിക്കുന്നതിനും അക്കൗണ്ടന്റുമാരുടെയും ബുക്ക് കീപ്പിംഗിന്റെയും ഇടയിലുള്ളത്. ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് രീതികളുടെ പ്രാധാന്യം ചുവടെ സംഗ്രഹിച്ചിരിക്കുന്നു.
ഒരു സ്ഥാപനത്തിന്റെ പേയ്‌മെന്റുകൾ, രസീതുകൾ, വാങ്ങലുകൾ, വിൽപ്പനകൾ മുതലായവ റെക്കോർഡ് ചെയ്യുന്നതിനും ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നതിനുമാണ് ബുക്ക് കീപ്പിംഗും അക്കൌണ്ടിംഗും അർത്ഥമാക്കുന്നത്, ബിസിനസ്സ് പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ നടത്തിയ എല്ലാ പണമിടപാടുകളും രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.
ചിലവ്, വിവിധ തലവന്മാരിൽ നിന്നുള്ള വരുമാനം, മറ്റ് ലെഡ്ജർ റെക്കോർഡുകൾ എന്നിവ ഒരു നിശ്ചിത സമയത്തിന് ശേഷമോ അല്ലെങ്കിൽ ഇടയ്ക്കിടെയോ സംഗ്രഹിക്കാനും റിപ്പോർട്ടുചെയ്യാനും ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് ഉപയോഗിക്കുന്നു.
ബിസിനസ്സ് എങ്ങനെ മുന്നേറുന്നു, ലാഭം നേടുന്നുണ്ടോ, ഈ ലാഭം എങ്ങനെ ലഭിക്കുന്നു, ഒരു കമ്പനിയുടെ ആസ്തി മുതലായവയെക്കുറിച്ചുള്ള നിർദ്ദിഷ്ട വിവരങ്ങൾ നൽകുന്ന നിർണായക സാമ്പത്തിക റിപ്പോർട്ടുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുള്ള ഡാറ്റ ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് നൽകുന്നു.
ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് ടാസ്‌ക് ഉദാഹരണങ്ങൾ:
ഓർഗനൈസേഷനിൽ നടക്കുന്ന എല്ലാ പണമിടപാടുകളും സംഘടിപ്പിക്കുന്നതിനും റെക്കോർഡ് ചെയ്യുന്നതിനും ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നതിനും ആവശ്യമായ വിവിധ ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് ജോലികൾ നമുക്ക് ഇപ്പോൾ നോക്കാം. ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള വ്യക്തിയെ അക്കൗണ്ടന്റ് എന്നും വിളിക്കുന്നു, കൂടാതെ ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് കൈകാര്യം ചെയ്യാനും അവ കൃത്യമായും കൃത്യമായും രേഖപ്പെടുത്താനും എന്റർപ്രൈസസിൽ നടക്കുന്ന പണവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ ഇടപാടുകളും നൽകാനും ട്രാക്കുചെയ്യാനും ചുമതലപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നു. താഴെപ്പറയുന്ന ജോലികൾ ബുക്ക് കീപ്പിംഗിന്റെ സാധാരണ ഉദാഹരണങ്ങളാണ്:
ഉപഭോക്തൃ പേയ്‌മെന്റുകളും രസീതുകളും നൽകുകയും രേഖപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുന്നു.
അതിന്റെ ക്ലയന്റുകൾക്ക് നൽകുന്നതോ വിൽക്കുന്നതോ ആയ സേവനങ്ങൾക്കും സാധനങ്ങൾക്കും കൃത്യമായ ബില്ലുകൾ നൽകുന്നു.
വിതരണക്കാരന്റെ പേയ്‌മെന്റുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.
വിതരണക്കാരന്റെ ഇൻവോയ്‌സുകൾ റെക്കോർഡുചെയ്യുകയും സ്ഥിരീകരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
ബുക്ക് കീപ്പിംഗിലെ അക്കൗണ്ടിംഗ് കാലയളവ്:
ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് ഒരു തുടർച്ചയായ പ്രക്രിയയാണെങ്കിലും, അക്കൗണ്ടിംഗ് സാധാരണയായി ഒരു വാർഷിക കാര്യമാണ്. പക്ഷേ, തിരഞ്ഞെടുത്ത അക്കൗണ്ടിംഗ് കാലയളവ് ഒരു ബിസിനസ്സിന്റെ അവിഭാജ്യ ഘടകമാണ്, അത് അതിന്റെ ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് സിസ്റ്റത്തിൽ പ്രതിഫലിക്കുന്നു. മിക്ക സ്ഥാപനങ്ങളും അവരുടെ അക്കൗണ്ടിംഗ് ബുക്കുകൾ ഏപ്രിൽ 1-ന് ആരംഭിക്കുകയും അടുത്ത വർഷം മാർച്ച് 31-ന് അവരുടെ പുസ്തകങ്ങൾ അടയ്ക്കുകയും ചെയ്യും. ഇതിനെ അക്കൗണ്ടിംഗ് വർഷം എന്നും ബാങ്കുകൾ, ഇന്ത്യയിലെ അക്കൗണ്ടിംഗ് സംവിധാനങ്ങൾ, നികുതി സമ്പ്രദായങ്ങൾ തുടങ്ങിയവയുടെ സാമ്പത്തിക വർഷമെന്നും വിളിക്കുന്നു. എന്നിരുന്നാലും, ബഹ്‌റൈൻ, യുഎഇ, സൗദി അറേബ്യ തുടങ്ങിയ രാജ്യങ്ങൾ, ജനുവരി 1-നെ അക്കൗണ്ടിംഗ് വർഷത്തിന്റെ തുടക്കമായി ഉപയോഗിക്കുകയും ഡിസംബർ 31-ന് അക്കൗണ്ടിംഗ് വർഷം പൂർത്തിയാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് തരങ്ങൾ:
രണ്ട് ജനപ്രിയ ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് സംവിധാനങ്ങളുണ്ട്, ഉദാഹരണത്തിന്:
ഏക പ്രവേശന സംവിധാനം
ഇരട്ട പ്രവേശന സംവിധാനം
ബിസിനസ് സ്ഥാപനങ്ങൾക്ക് അവർ പിന്തുടരാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് സിസ്റ്റം തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ സ്വാതന്ത്ര്യമുണ്ട്. ചില ബിസിനസ്സുകൾ ബുക്ക് കീപ്പിംഗിൽ രണ്ട് തരത്തിലുള്ള അക്കൗണ്ടിംഗ് സിസ്റ്റങ്ങളുടെ സംയോജനമാണ് ഉപയോഗിക്കുന്നത്.
ഉപയോഗിക്കുന്ന രണ്ട് തരം സിസ്റ്റങ്ങൾ നമുക്ക് നോക്കാം:
ഒറ്റ എൻട്രി സമ്പ്രദായത്തിന്, അക്കൗണ്ട് ബുക്കുകളിലെ ഓരോ ഇടപാടുകളെയും പ്രതിനിധീകരിക്കുന്നത് ഒരൊറ്റ എൻട്രി റെക്കോർഡ് ആവശ്യമാണ്. അതിനാൽ, ഓരോ പണമിടപാടുകൾക്കും സാമ്പത്തിക പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കും ഒരു റെക്കോർഡ് എൻട്രി മാത്രമേ ഉള്ളൂ എന്നതിനെയാണ് സിംഗിൾ എൻട്രി ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് സിസ്റ്റം എന്ന് വിളിക്കുന്നത്. ഈ സംവിധാനം വളരെ അടിസ്ഥാനപരമാണ്. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു കമ്പനി പണമിടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിന് പ്രതിദിന രസീതുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നു, തുടർന്ന് അതിന്റെ ബുക്ക് കീപ്പിംഗിനായി പ്രതിവാരവും പ്രതിദിന റെക്കോർഡും സൃഷ്ടിക്കുന്നു.
ഡബിൾ എൻട്രി ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് സിസ്റ്റത്തിന് ഇടപാടിന് ഓരോ പണമിടപാടുകൾക്കും ഇരട്ട എൻട്രി ഉണ്ടായിരിക്കണം. ഇത്തരത്തിലുള്ള അക്കൌണ്ടിംഗ്, ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് സിസ്റ്റം മികച്ച കൃത്യത നൽകുന്നു, കൂടാതെ കൃത്യതയ്ക്കായി ഇരട്ട-എൻട്രി സിസ്റ്റം ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങൾക്ക് എൻട്രികൾ പരിശോധിക്കാനും ബാലൻസ് ചെയ്യാനും കഴിയും. ഡബിൾ എൻട്രി സംവിധാനമായതിനാൽ, എല്ലാ ഡെബിറ്റിനും തത്തുല്യമായ ക്രെഡിറ്റ് എൻട്രി ഉണ്ടായിരിക്കും. എന്നിരുന്നാലും, ഇത് പണത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതല്ല, കൂടാതെ ഈ സംവിധാനം സ്ഥാപനത്തിന്റെ സാമ്പത്തിക നിലയെ ബാധിക്കില്ല. വരുമാനം ലഭിക്കുമ്പോഴോ കടം വരുമ്പോഴോ അതിന്റെ ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.
അക്യുറൽസ് ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് രീതി:
അക്രുവൽ സിസ്റ്റം എന്നും വിളിക്കപ്പെടുന്നു, പണം അധിഷ്‌ഠിത അക്കൗണ്ടിംഗ് സിസ്റ്റം ഒരു പേയ്‌മെന്റ് ലഭിക്കുമ്പോഴോ നടത്തുമ്പോഴോ പണ ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. അക്കൗണ്ടിംഗ് കാലയളവിൽ നടന്ന വരുമാനം അല്ലെങ്കിൽ വരുമാനം സിസ്റ്റം തിരിച്ചറിയുന്നത് അത് എപ്പോൾ ലഭിച്ചു എന്നതിന്റെ വരുമാന രേഖകൾ, പണം നൽകിയപ്പോഴുള്ള ചെലവ് റെക്കോർഡ് എന്നിവ നോക്കിയാണ്. അക്കൗണ്ടിംഗ് കാലയളവിലെ വരുമാനവും ചെലവും അതിന്റെ പുസ്തകങ്ങളിൽ കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനാൽ അക്കൗണ്ടിംഗ് തത്വങ്ങൾ ഇതിന് അനുകൂലമാണ്.
ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് തത്വങ്ങൾ:
സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകൾക്ക് ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് തത്ത്വങ്ങൾ പ്രയോഗിക്കുന്നു, അങ്ങനെ അവ ചിട്ടയായും കാലക്രമത്തിലും സംഘടിപ്പിക്കുകയും രേഖപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുന്നു. ബുക്ക് കീപ്പിംഗിലും അക്കൌണ്ടിംഗിലും താഴെപ്പറയുന്ന തത്വങ്ങളുടെ പ്രയോഗം, റെക്കോർഡ്-കീപ്പിംഗ് സ്റ്റാൻഡേർഡ് ചെയ്യേണ്ടതിനാൽ അക്കൗണ്ടന്റുമാർക്ക് ഈ മൂല്യങ്ങൾ എല്ലായ്പ്പോഴും യഥാർത്ഥ മൂല്യങ്ങളായി എടുക്കാൻ കഴിയുമെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു.
ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് തത്വങ്ങൾ ചുവടെ പരാമർശിച്ചിരിക്കുന്നു.
ചെലവ് തത്വം: ഒരു വിതരണക്കാരനിൽ നിന്ന് ബിസിനസ്സിന് സേവനങ്ങളോ ചരക്കുകളോ ലഭിക്കുമ്പോഴെല്ലാം ഒരു ചെലവ് സംഭവിക്കുമെന്നും അത് രേഖപ്പെടുത്തണമെന്നും ഈ തത്വം പറയുന്നു.
- റവന്യൂ തത്വം: അക്കൌണ്ടിംഗ് ബുക്കുകളിൽ ഒരു വിൽപ്പന പോയിന്റിൽ വരുമാനം രേഖപ്പെടുത്തുന്നു എന്നാണ് ഇതിനർത്ഥം.
- പൊരുത്തപ്പെടുത്തൽ തത്വം: നിങ്ങൾ വരുമാനം രേഖപ്പെടുത്തുമ്പോൾ ബന്ധപ്പെട്ട ചെലവുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുമെന്ന് ഇത് നിർദ്ദേശിക്കുന്നു. അതിനാൽ, വിൽക്കുന്ന സാധനങ്ങൾ വരുമാനം നേടുകയാണെങ്കിൽ, ഇൻവെന്ററി ഒരേസമയം വിൽക്കുന്ന സാധനങ്ങൾ കാണിക്കണം.
- ഒബ്ജക്റ്റിവിറ്റി തത്വം: ഈ തത്ത്വം നിങ്ങളോട് വസ്തുതാപരവും പരിശോധിക്കാവുന്നതുമായ ഡാറ്റ മാത്രം ഉപയോഗിക്കണമെന്ന് ആവശ്യപ്പെടുന്നു, ആത്മനിഷ്ഠമായ ഡാറ്റയല്ല.
- ചെലവ് തത്വം: നിങ്ങൾ എല്ലായ്പ്പോഴും ചരിത്രപരമായ വിലയാണ് ഉപയോഗിക്കുന്നതെന്നും അക്കൗണ്ടിംഗിൽ പുനർവിൽപ്പന വിലയല്ലെന്നും ഈ തത്വം പ്രസ്താവിക്കുന്നു.
ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് എൻട്രികൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു:
ബുക്ക് കീപ്പിംഗിൽ എൻട്രികൾ നടത്തുന്നത് പണമിടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്താൻ സഹായിക്കുന്നു. എന്നിരുന്നാലും, ഇന്ന് ജേണൽ എൻട്രികൾ ചെയ്യുന്നതിൽ ഈ രീതി കാലഹരണപ്പെട്ടതാണ്. പ്രക്രിയയെ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്ന അക്കൗണ്ടിംഗ് സോഫ്റ്റ്‌വെയറിന്റെ ഒരു ശ്രേണി സാങ്കേതികവിദ്യ കൊണ്ടുവന്നിട്ടുണ്ട്. മുമ്പ്, ഓരോ ഇടപാട് നടക്കുമ്പോഴും അക്കൗണ്ടന്റുമാർ എല്ലാ ഇടപാടുകളും അക്കൗണ്ട് നമ്പറുകളും വ്യക്തിഗത ക്രെഡിറ്റുകളും ഡെബിറ്റുകളും സ്വമേധയാ നൽകേണ്ടതായിരുന്നു. ഈ പ്രക്രിയ സമയമെടുക്കുന്നതാണ്, മനുഷ്യ പിശകുകൾ എപ്പോൾ വേണമെങ്കിലും കടന്നുവരാം. നിലവിൽ, പ്രത്യേക എൻട്രികളോ അഡ്ജസ്റ്റ്മെന്റ് എൻട്രികളോ നടത്തേണ്ടിവരുമ്പോൾ മാത്രമേ ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് എൻട്രികൾ സ്വമേധയാ നൽകൂ. താങ്ങാനാകുന്ന മിക്ക ബിസിനസ്സുകളും Tally ERP9 അല്ലെങ്കിൽ Tally Prime പോലുള്ള ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് സോഫ്റ്റ്വെയർ ഉപയോഗിക്കുന്നു. ചെറുകിട സ്ഥാപനങ്ങൾക്ക് അവരുടെ സ്‌മാർട്ട്‌ഫോണുകളിൽ നിന്ന് ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് ട്രാക്ക് ചെയ്യാനും റെക്കോർഡ് ചെയ്യാനും ഖാതാബുക്ക് സോഫ്റ്റ്വെയർ പോലെയുള്ള ഓട്ടോമേറ്റഡ് ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് സോഫ്റ്റ്വെയർ ഉപയോഗിക്കാം.
ഡോക്യുമെന്റേഷനും എൻട്രികളും പോസ്റ്റുചെയ്യുന്നു:
ഒരു അക്കൗണ്ടിംഗ് സിസ്റ്റത്തിൽ, ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് നിർവചനം അർത്ഥമാക്കുന്നത് ഒരു എന്റർപ്രൈസസിന്റെ എല്ലാ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളും പ്രസക്തമായ ലെഡ്ജറുകളിൽ പോസ്റ്റുചെയ്യുന്നു എന്നാണ്. ഈ ലെഡ്ജറുകൾ ഇൻവോയ്‌സുകൾ, രസീതുകൾ, ബില്ലുകൾ, മറ്റ് ഡോക്യുമെന്റേഷൻ എന്നിവയിൽ നിന്നുള്ള ഡാറ്റ ഉപയോഗിക്കുന്നു. അങ്ങനെ, ലെഡ്ജറുകൾ പണമിടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുകയും സംഗ്രഹിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഓരോ ഇടപാടും ഒരു അക്കൗണ്ടന്റ് മുഖേന പോസ്റ്റ് ചെയ്യുന്നതിനും രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനും രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനുമുള്ള മാനുവൽ എൻട്രി സിസ്റ്റത്തിൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമായി, ആധുനിക കാലത്തെ അക്കൌണ്ടിംഗ് സോഫ്റ്റ്വെയർ ദൈനംദിന ഇടപാടുകൾ വിവിധ റെക്കോർഡ് ഫോമുകളിലേക്കും ലെഡ്ജറുകളിലേക്കും മറ്റും സ്വയമേവ പോസ്റ്റ് ചെയ്യുന്നു. അതിനാൽ അവ കൂടുതൽ കൃത്യവും മനുഷ്യ പിശകുകൾ ഇഴയുന്നത് ഒഴിവാക്കുന്നതുമാണ്.
മിക്ക ബിസിനസ്സുകളും സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളുടെ ദൈനംദിന പോസ്റ്റിംഗ് ഇഷ്ടപ്പെടുന്നു. മറ്റുള്ളവർ ആഴ്ചയിലോ മാസത്തിലോ ഒരു ബാച്ച് പോസ്റ്റിംഗ് സംവിധാനം തിരഞ്ഞെടുക്കാം. എന്നിരുന്നാലും, മറ്റുള്ളവർ അവരുടെ റെക്കോർഡിംഗ്, പോസ്റ്റിംഗ് പ്രവർത്തനങ്ങൾ പ്രൊഫഷണൽ അക്കൗണ്ടന്റുമാർക്ക് ഔട്ട്സോഴ്സ് ചെയ്യുന്നു. ദിവസേന ഇത്തരം പോസ്റ്റിംഗ് പ്രവർത്തനം നടത്തുന്നതിനുള്ള ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട കാരണം ബിസിനസ്സ് റെക്കോർഡുകൾ കൂടുതൽ കൃത്യമാണ്. റിപ്പോർട്ടുകളോ സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകളോ ആവശ്യമുള്ളപ്പോഴെല്ലാം എളുപ്പത്തിൽ ശേഖരിക്കാൻ കഴിയും കൂടാതെ കൂടുതൽ കൃത്യവുമാണ്.
വൗച്ചറുകൾ, ഫയലുകൾ, ചരക്ക് സേവന നികുതി (ജിഎസ്ടി) രസീതുകൾ, നികുതി ആവശ്യങ്ങൾ എന്നിവ പരിപാലിക്കുന്നതിനുള്ള ഓരോ ബിസിനസ്സിന്റെയും ബുക്ക്-കീപ്പിംഗ്, അക്കൗണ്ടിംഗ് പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളുടെ ഡോക്യുമെന്റേഷൻ നിർണായക ഘടകമാണ്. സൗകര്യാർത്ഥം, പല ബിസിനസ്സുകളും സൗകര്യാർത്ഥം ഏപ്രിൽ 1 മുതൽ മാർച്ച് 31 വരെ അക്കൗണ്ടിംഗ് വർഷമായി ഉപയോഗിക്കുന്നു. അക്കൌണ്ടിംഗ് കാലയളവ് സാധാരണയായി കമ്പനിയുടെ നയം, നികുതി ചുമത്തുന്നതിനുള്ള അതിന്റെ ആവശ്യകതകൾ മുതലായവയെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. ജിഎസ്ടി നികുതി നിയമങ്ങൾ ഒരു അക്കൗണ്ടിംഗ് വർഷമായി മുകളിൽ പറഞ്ഞിരിക്കുന്ന അക്കൌണ്ടിംഗ് നിങ്ങൾ പിന്തുടരണമെന്ന് നിർബന്ധിക്കുന്നു. അക്കൗണ്ടിംഗ് സോഫ്‌റ്റ്‌വെയറിൽ ഉപയോഗിക്കുന്ന സാങ്കേതികവിദ്യ ജിഎസ്‌ടിക്ക് അനുസൃതമായിരിക്കണമെന്ന് അത് നിർബന്ധിക്കുന്നു.
അക്കൗണ്ട് ചാർട്ടുകളിൽ ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് പ്രഭാവം:
ഒറിജിനൽ എൻട്രി ബുക്കുകൾ എന്ന് വിളിക്കപ്പെടുന്നവ നിലനിർത്താൻ ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് സഹായിക്കുന്നു, ഇത് സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകൾ റെക്കോർഡുചെയ്യുന്നതിനുള്ള കലയാണ്. ഈ ഒറിജിനൽ റെക്കോർഡുകളുടെ പുസ്തകങ്ങളിൽ പണം കൈമാറ്റം ചെയ്യുന്നതും ചരക്കുകളോ സേവനങ്ങളോ ആയി പണത്തിന്റെ മൂല്യം സ്വീകരിക്കുന്നതും ഉൾപ്പെടെ, പണ സ്വഭാവമുള്ള എല്ലാ ഇടപാടുകളും ഇത് ക്യാപ്‌ചർ ചെയ്യുന്നു.
ബിസിനസ് പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ബന്ധപ്പെട്ട സാമ്പത്തിക ഡാറ്റ കാലക്രമത്തിലും ചിട്ടയായും തരംതിരിച്ച് രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിലാണ് ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുന്നത്. മറുവശത്ത്, അക്കൌണ്ടിംഗ് ഒരു വിശാലമായ വിഷയമാണ്, അതിൽ ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് ഒരു അവിഭാജ്യ ഘടകമാണ്. ഇത് കൂടുതൽ സങ്കീർണ്ണമായ ഒരു പ്രവർത്തനമാണ്, അത് റെക്കോർഡിംഗിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുന്നില്ല, എന്നാൽ ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് റെക്കോർഡുകളിൽ നിന്നോ അക്കൗണ്ട് ബുക്കുകളിൽ നിന്നോ ലഭിച്ച ബിസിനസ്സിന്റെ സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകളും സ്റ്റാറ്റസും വ്യാഖ്യാനിക്കാനും വിശകലനം ചെയ്യാനും വരയ്ക്കാനും ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് റെക്കോർഡുകൾ മനസ്സിലാക്കുന്നു.
സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളുടെ ഓരോ തരത്തിനും മേഖലയ്ക്കും സമഗ്രമായ രേഖകൾ സൃഷ്ടിക്കുക എന്നതാണ് ബുക്ക് കീപ്പിംഗിന്റെ ഏറ്റവും സമഗ്രമായ മാർഗം. ഒരു സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനയിൽ ആവശ്യമായ വിശാലമായ തലങ്ങളിൽ അക്കൗണ്ടുകൾ ഗ്രൂപ്പുചെയ്യാനും വർഗ്ഗീകരിക്കാനും കഴിയും. അങ്ങനെ, അക്കൌണ്ടിംഗ് സംവിധാനവും ബുക്ക് കീപ്പിംഗും മികച്ചതായിരിക്കും, സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകളും സാമ്പത്തിക റിപ്പോർട്ടുകളും കൂടുതൽ കൃത്യതയുള്ളതായിരിക്കും.
എല്ലാ ബിസിനസുകൾക്കും ആവശ്യമായതും പരിപാലിക്കുന്നതുമായ സാധാരണ സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകൾ ഇവയാണ്:
അസറ്റുകളുടെ കൃത്യമായ സ്ഥാനവും ബാധ്യതാ നിലയും വിശദീകരിക്കുന്ന ട്രയൽ ബാലൻസ്.
മൂലധനം, ഇക്വിറ്റി, ബാധ്യതകൾ, ആസ്തികൾ, സ്റ്റോക്ക് ഹോൾഡിംഗുകൾ തുടങ്ങിയവ വെളിപ്പെടുത്തുന്ന ബാലൻസ് ഷീറ്റ്.
ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ട്, പ്രവർത്തനരഹിതവും പ്രവർത്തനപരവുമായ വരുമാനം, നഷ്ടം, നേട്ടങ്ങൾ, ചെലവുകൾ മുതലായവ വെളിപ്പെടുത്തുന്നു
ഉപസംഹാരം:
ലേഖനത്തിൽ, ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് എങ്ങനെ നിർവചിക്കാമെന്നും ചെറുതും വലുതുമായ എല്ലാ ബിസിനസ്സിനും ബുക്ക് കീപ്പിംഗും അക്കൗണ്ടിംഗും അത്യന്താപേക്ഷിതമായിരിക്കുന്നത് എന്തുകൊണ്ടാണെന്നും ഞങ്ങൾ ചർച്ച ചെയ്തു. ബിസിനസ്സിന്റെ സാമ്പത്തിക ആരോഗ്യം വിലയിരുത്താൻ ഉപയോഗിക്കുന്ന യഥാർത്ഥ സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകൾ ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് റെക്കോർഡുകളുടെ ഡാറ്റയായി ഉപയോഗിക്കുന്ന സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകളാണ്. അതിനാൽ, ബിസിനസ്സിന്റെ സ്ഥിരമായ വളർച്ച നിലനിർത്തുന്നതിന് കൃത്യമായ ഒരു സംവിധാനം ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. മൈക്രോ, ചെറുകിട, ഇടത്തരം സംരംഭങ്ങൾ (എംഎസ്എംഇ) പോലെയുള്ള എല്ലാ ബിസിനസ്സുകൾക്കുമായി ബുക്ക് കീപ്പിംഗിന്റെ മികച്ച ഓട്ടോമാറ്റിക് മാർഗമാണ് ഖാത്താബുക്ക് എന്ന് നിങ്ങൾക്കറിയാമോ? നിങ്ങളുടെ സ്‌മാർട്ട്‌ഫോണിൽ അതിന്റെ സവിശേഷതകൾ പരീക്ഷിച്ച് നിങ്ങളുടെ സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകൾ തൽക്ഷണം നേടൂ.
പതിവുചോദ്യങ്ങൾ:
1. 2 ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് തരങ്ങൾ ഏതൊക്കെയാണ്?
സിംഗിൾ-എൻട്രി, ഡബിൾ-എൻട്രി ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് സംവിധാനങ്ങളാണ് ഏറ്റവും പ്രചാരമുള്ള രണ്ട് രീതികൾ. ചില സമയങ്ങളിൽ ഇവ രണ്ടും ചേർന്നുള്ള സംവിധാനവും ഉപയോഗിക്കാറുണ്ട്. അക്കൗണ്ടിംഗിൽ ഓർഗനൈസേഷന്റെ ആവശ്യങ്ങൾക്ക് ഏറ്റവും അനുയോജ്യമായ സംവിധാനം ഏതാണ് എന്നതിനെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കും ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് സിസ്റ്റത്തിന്റെ തിരഞ്ഞെടുപ്പ്.
2. ഒരു ബുക്ക് കീപ്പർ എന്താണ് ചെയ്യുന്നത്?
ഒരു ബുക്ക്‌കീപ്പർ ഒരു അക്കൗണ്ടന്റും ആയിരിക്കാം, കൂടാതെ ബിസിനസ്സിന്റെ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകൾ ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നതിനും റെക്കോർഡ് ചെയ്യുന്നതിനുമുള്ള ചുമതലയും നിക്ഷിപ്തമാണ്, അതിൽ സാധാരണയായി ചെലവുകൾ, വാങ്ങലുകൾ, വിൽപ്പന മുതലായവ ഉൾപ്പെടുന്നു. പണം-റെക്കോർഡിംഗ് ഇടപാടുകൾ ആദ്യം ഒരു പൊതു ലെഡ്ജറിൽ പോസ്റ്റ് ചെയ്യുന്നു, ഈ ഡാറ്റ ഉപയോഗിക്കപ്പെടുന്നു. ട്രയൽ ബാലൻസ്, ബാലൻസ് ഷീറ്റ് തുടങ്ങിയ സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകൾ തയ്യാറാക്കാൻ.
3. ഒരു ബുക്ക് കീപ്പർ ആകുന്നത് ബുദ്ധിമുട്ടാണോ?
ഇല്ല. ഈ വൈദഗ്ദ്ധ്യം ബുക്ക് കീപ്പിംഗിന്റെ തത്വങ്ങൾ പരിശീലിക്കുന്നതിനെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. അടിസ്ഥാന ആശയങ്ങൾ നിങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കിയാൽ എളുപ്പമുള്ള ലളിതമായ ഒരു ലളിതമായ പ്രക്രിയയാണ് ബുക്ക് കീപ്പിംഗ്.
4. ബുക്ക് കീപ്പിങ്ങിന്റെയും അക്കൗണ്ടിംഗിന്റെയും അർത്ഥം വിശദീകരിക്കുക.
ബിസിനസ് പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ബന്ധപ്പെട്ട സാമ്പത്തിക ഡാറ്റ കാലാനുസൃതമായും വ്യവസ്ഥാപിതമായും തരംതിരിച്ച് രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുന്ന ഒരു ജോലിയാണ് ബുക്ക് കീപ്പിംഗ്. മറുവശത്ത്, അക്കൗണ്ടിംഗ് ഒരു വലിയ വിഷയമാണ്, അതിൽ പുസ്തക സൂക്ഷിപ്പ് ഒരു അവിഭാജ്യ ഘടകമാണ്. ഇത് കൂടുതൽ സങ്കീർണ്ണമായ ഒരു പ്രവർത്തനമാണ്, അത് റെക്കോർഡിംഗിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുന്നില്ല, എന്നാൽ ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് റെക്കോർഡുകളിൽ നിന്നോ അക്കൗണ്ട് ബുക്കുകളിൽ നിന്നോ ലഭിച്ച ബിസിനസ്സിന്റെ സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകളും സ്റ്റാറ്റസും വ്യാഖ്യാനിക്കാനും വിശകലനം ചെയ്യാനും വരയ്ക്കാനും ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് റെക്കോർഡുകൾ മനസ്സിലാക്കുന്നു.
5. ഒറിജിനൽ എൻട്രിയുടെ പുസ്തകങ്ങൾ എന്താണ് അർത്ഥമാക്കുന്നത്?
ബുക്ക് കീപ്പിംഗ് ഒറിജിനൽ എൻട്രിയുടെ പുസ്തകങ്ങളിൽ ഇടപാടുകൾ പോസ്റ്റുചെയ്യുന്നു, അവ പരിപാലിക്കുന്ന ലെഡ്ജറുകൾ, ജേണലുകൾ, അക്കൗണ്ടിംഗ് ബുക്കുകൾ എന്നിവയാണ്.
