सेल्स ऑर्डर: सैंपल, फॉर्मेट और प्रक्रिया

मान लें कि आपके पास खरीदने के लिए एक पूरी तरह से तैयार संभावना है। आप शायद सौदे को पक्का करने और अपना शुल्क प्राप्त करने के लिए उत्सुक हैं; हालाँकि, प्रक्रिया शुरू करते समय कुछ बातों का ध्यान रखना चाहिए, जैसे कि "मैं अपने लिए मानक कैसे निर्धारित कर सकता हूँ और बाकी बिक्री चक्र कैसे चलेगा?" ऐसे में, सबसे पहले इन सवालों का जवाब पाने की कोशिश करें। आखिर मैं कैसे सुनिश्चित कर सकता हूँ कि बिक्री प्रक्रिया का अंतिम चरण सही ढंग से प्रलेखित होने के साथ-साथ आगे बढ़ता रहे?" जब तक आप आवश्यक दस्तावेजों में से एक, सेल्स ऑर्डर को नहीं समझते हैं, तब तक कोई भी उपरोक्त प्रश्नों का उत्तर नहीं दे सकता है।

क्या आप जानते हैं?

खरीद आदेश और सेल्स ऑर्डर अटूट रूप से जुड़े हुए हैं और दोनों के बीच प्राथमिक अंतर यह है कि दस्तावेज़ कौन बनाता है और कौन इसे प्राप्त करता है। एक ग्राहक द्वारा एक विक्रेता को एक खरीद आदेश प्रस्तुत किया जाता है और भविष्य की बिक्री के मापदंडों को निर्दिष्ट करता है। एक विक्रेता द्वारा एक सेल्स ऑर्डर जारी किया जाता है और डिलीवरी से पहले एक खरीद आदेश में निर्दिष्ट शर्तों की विक्रेता की स्वीकृति को स्वीकार करता है।

सेल्स ऑर्डर क्या है?

एक सेल्स ऑर्डर एक विपणन योग्य कागज है, जो किसी विशेष सौदे में उत्पादों या सेवाओं की बिक्री की पुष्टि करता है और विक्रेता इसे उत्पन्न करता है और इसे ग्राहक को प्रदान करता है। बिक्री का पूरा विवरण कागजी कार्रवाई में है, जिसमें कारोबार किए गए किसी भी उत्पाद या सेवाओं की मात्रा, ग्रेड और लागत शामिल है। इसमें शामिल होना चाहिए आगमन की तारीख, शिपिंग पता, भुगतान के साधन और व्यवसाय की शर्तों और प्रक्रियाओं के बारे में हर दूसरे विवरण की जानकारी। SO (Sales Order) एक इन-हाउस पेपर है, जिसे विक्रेता बनाता है और फाइल पर रखता है, कंपनी को उनके द्वारा पूर्ण किए गए अनुरोधों का रिकॉर्ड बनाए रखने में सक्षम बनाता है। निर्माता, मर्चेंट, वितरक और वितरक सेल्स ऑर्डरों के सबसे प्रचलित उपयोगकर्ता हैं।

सेल्स ऑर्डर के घटक

SO में अक्सर अन्य बातों के अलावा उपयोगकर्ता नाम, डाक पता, लेन-देन की तारीख, अनुरोधित आइटम, विनिर्देश, माप इकाइयाँ, वॉल्यूम, मूल्य निर्धारण और कर जैसे विवरण शामिल होते हैं। सेल्स ऑर्डर के बारे में मुख्य जानकारी निम्नलिखित है:

उद्योग की पहचान और संपर्क विवरण (विक्रेता)
उपभोक्ता का नाम और संपर्क विवरण
ग्राहकों के लिए चालान विवरण
ग्राहकों के लिए शिपमेंट विवरण
किसी वस्तु या सेवा पर विवरण
कराधान से पहले, कीमत
कर, शिपमेंट और शिपिंग शुल्क सभी कीमत में शामिल हैं
कराधान के बाद, कुल लागत
बिक्री के नियम
हस्ताक्षर
कोई अतिरिक्त प्रासंगिक जानकारी जिसकी उन्हें आवश्यकता हो सकती है

सेल्स ऑर्डर नमूना प्रारूप

सेल्स ऑर्डर प्रक्रिया और प्रक्रिया

नीचे SO प्रक्रिया का संपूर्ण चरण टूटना है:

खरीदार एक आपूर्तिकर्ता से एक उद्धरण की मांग भेजता है और विक्रेता अनुरोध प्राप्त करने पर एक अनुमान के साथ प्रतिक्रिया करता है।
क्लाइंट कोटेशन को उचित मानता है और ऑर्डर देता है।
जब आपूर्तिकर्ता पीओ प्राप्त करता है, तो वह क्रय आदेश के आधार पर सेल्स ऑर्डर बनाता है विवरण।
खरीद की शर्तों को सत्यापित करने के लिए, विक्रेता खरीदार को एक SO देता है।
आपूर्तिकर्ता शिपमेंट के लिए वस्तुओं / उत्पादों को इकट्ठा और व्यवस्थित करता है।
आपूर्तिकर्ता उत्पादों या सेवाओं को वितरित करके आदेश को पूरा करता है।
आपूर्तिकर्ता एक बिल बनाता है और सेल्स ऑर्डर से जानकारी का उपयोग करके ग्राहक को इसे वितरित करता है।
उपभोक्ता बिल में दी गई समय सीमा के भीतर बिल की राशि का भुगतान करता है।

ऑटोमैटिक सेल्स ऑर्डर प्रक्रिया

सेल्स ऑर्डर यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक हैं कि लेन-देन काफी अच्छी तरह से प्रलेखित है, पेशेवर रूप से निष्पादित है और यह दर्शाता है कि दोनों पक्ष क्या अनुमान लगाते हैं। जब भी कोई उपभोक्ता उत्पादों को वितरित करने के लिए ऑर्डर देता है, आइटम, वॉल्यूम, डिलीवरी की तारीख और यह SO नंबर के साथ कुछ अन्य डेटा भी प्रदान करता है। सिस्टम शिपिंग चालान या बिक्री रसीद में ऑर्डर की जानकारी रिकॉर्ड करता है जब भी विक्रेता आइटम वितरित करता है।

सेल्स ऑर्डर प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए एकाउंटेंसी तकनीक को नियोजित करने से फर्मों को ग्राहक के आदेशों से लेकर पूर्ति तक की पूरी यात्रा का पालन करने में सक्षम बनाया गया है। यह डेटाबेस में ऑर्डर की जानकारी संग्रहीत करता है, साथ ही अन्य डेटा जैसे बकाया लेनदेन, समय सीमा, और इसी तरह, कंपनियां अपने ग्राहकों की जरूरतों और आवश्यकताओं को प्रभावी ढंग से पूरा करने में सक्षम हैं, जिसके परिणामस्वरूप एक बेहतर उपभोक्ता अनुभव होता है। इतना ही नहीं, लेकिन क्योंकि सॉफ्टवेयर मांग की बारीकियों के आधार पर इन्वेंट्री निकासी की आशंका करता है, यह इन्वेंट्री नियंत्रण में सहायता करता है। अंततः, लेखांकन सॉफ्टवेयर आपके संगठन के सभी पहलुओं के प्रबंधन के लिए एक एकीकृत विधि प्रदान करता है , मैनुअल, थकाऊ संचालन से जुड़े दबाव और जटिलता को कम करता है।

सेल्स ऑर्डर के प्रकार

आमतौर पर विशिष्ट वाणिज्यिक लेनदेन में 4 प्रकार के SO का उपयोग किया जाता है:

नकद बिक्री : एक ग्राहक एक अनुरोध करता है, इसे लेता है और इस सरल प्रकार के SO में भुगतान करता है, क्योंकि वे प्रत्येक खरीद के लिए नकद भुगतान करते हैं, ग्राहक द्वारा ऑर्डर देने के तुरंत बाद शिपिंग होती है।
रश सेल्स ऑर्डर: ऑर्डर देने के बाद, क्लाइंट की आवश्यकताएं उसी दिन पूरी होती हैं। इसमें, विक्रेता समय से पहले ऑर्डर निष्पादित करता है और भविष्य की तारीख में इसके लिए चालान करता है।
शेड्यूलिंग एग्रीमेंट: इस प्रकार के SO में, वे SO पर डिलीवरी की तारीख और वॉल्यूम का उल्लेख करते हैं। यह इस बाहरी अनुबंध में अनुसूचित वर्गों में अधिकांश जानकारी प्रदान करता है। शेड्यूलिंग व्यवस्था की प्रक्रिया नियमित डिलीवरी के समान है।
तृतीय-पक्ष सेल्स ऑर्डर: इस प्रकार में, विक्रेता इस तरह से सीधे ग्राहक को भेजने के बजाय किसी तृतीय-पक्ष आपूर्तिकर्ता के माध्यम से शिपमेंट पूरा करता है। आइटम को बाद में इस भागीदार द्वारा लक्षित ग्राहक को एक सेवा के रूप में वितरित किया जाता है। यह एक छोटी कंपनी की खासियत है।

सेल्स ऑर्डर के लाभ

मानवीय त्रुटि के जोखिम को कम करें: विक्रेता वस्तुओं या सेवाओं की पैकेजिंग, परिवहन, या प्रदर्शन करने से पहले SO बनाता है; वे खरीदारी को दोबारा जांचने का एक शानदार मौका प्रदान करते हैं। विक्रेता और ग्राहक एसओ कागजी कार्रवाई की जांच कर सकते हैं और इसकी तुलना खरीद मांग और उद्धरण से कर सकते हैं।
आपके खातों को व्यवस्थित रखता है: आपके लेखा पेशेवर इस सभी बिक्री कागजी कार्रवाई को महत्व देंगे। विक्रेता कोटेशन, पीओ, एसओ और इनवॉइसिंग को सहसंबंधित करने के लिए ऑर्डर आइडेंटिफ़ायर का उपयोग कर सकता है। प्राप्य खातों की टीम दो बार जांच कर सकती है कि वे बिलिंग करते समय सही जानकारी दर्ज कर रहे हैं। इस शुद्धता को सुनिश्चित करने के बाद, कोई आपकी अतिरिक्त श्रेणियों को अपडेट कर सकता है, जैसे बेची गई वस्तुओं का खर्च, भंडारण होल्डिंग्स और राजस्व। यह निरीक्षण की स्थिति में कंपनी की सुरक्षा करेगा और महत्वपूर्ण व्यावसायिक विकल्प बनाने के लिए कंपनी को सबसे अद्यतित डेटा प्रदान करेगा।
इन्वेंटरी ट्रैकिंग में सुधार: कंपनी को इष्टतम प्रबंधन इन्वेंट्री के लिए सटीक इन्वेंट्री मॉनिटरिंग की आवश्यकता होती है। यह समझना कि प्रेषण से पहले किसी को किस प्रकार के अनुरोधों को पूरा करना चाहिए, आपको ओवरस्टॉक होने से रोक सकता है और आपकी खरीदारी प्रक्रिया में सुधार कर सकता है। आप SO का उपयोग करके अलग-अलग क्लाइंट ऑर्डर के लिए इन्वेंट्री असाइन कर सकते हैं। आप एक ही स्थान पर पैकेजिंग और शिपिंग जानकारी का ट्रैक रखने के लिए प्रोग्राम भी नियोजित कर सकते हैं। जब भी आपको उनकी आवश्यकता हो, उन्हें स्टॉक में रखने से आपको अपने ऑनलाइन व्यवसाय और अपने ग्राहक अनुभव को बढ़ावा देने में मदद मिलेगी। ग्राहकों को यह विश्वास करना चाहिए कि कंपनी समय पर आइटम/समाधान प्रदान करेगी, खासकर यदि आप व्यवसाय-से-व्यवसाय व्यवसाय में हैं।

सेल्स ऑर्डर, खरीद आदेश और बिक्री चालान के बीच अंतर

PO और बिक्री रसीदों को अक्सर एसओ के साथ गलत माना जाता है, भले ही इन तीन पत्रों के अलग-अलग कार्य होते हैं और विक्रेता और खरीदार को उन्हें ऑर्डर के पथ के विभिन्न चरणों में प्रदान करना होता है। ग्राहक कंपनी को एक पीओ जमा करता है, वस्तुओं या सेवाओं की मांग करता है। खरीद आदेश एसओ को समान जानकारी प्रदान करते हैं, जैसे आइटम या सेवा की तरह, लागत और मात्रा। बिक्री के आदेश खरीद के मामले में भिन्न होते हैं । इसमें, विक्रेता वांछित आदेश की पुष्टि करते हुए, इसे सीधे कंपनी से क्लाइंट को जारी करता है। एक बार आइटम पूरा हो जाने के बाद, कंपनी क्लाइंट को बिल ऑफ लैडिंग भेजती है। बिल लेनदेन का विवरण देता है और भुगतान के लिए कहता है।

निष्कर्ष:

अपने आइटम और क्लाइंट ऑर्डर की निगरानी करना संगठन मुश्किल हो सकता है। खरीद प्रक्रिया की शुरुआत से लेकर पूरा होने तक सभी कागजी कार्रवाई की नियमित निगरानी के लिए एक सहयोगात्मक प्रयास की आवश्यकता होती है। दूसरी ओर, प्रासंगिक बिक्री प्रलेखन का सफल उपयोग इस प्रक्रिया को बढ़ाता है। सामानों के लिए ऑर्डर आवश्यक हैं और वे इन्वेंट्री ट्रैकिंग के शीर्ष पर बने रहते हैं, ऑर्डर की गलतियों को समाप्त करते हैं और आपके रिकॉर्ड को क्रम में रखते हैं। प्रौद्योगिकी के साथ कार्यों को स्वचालित करके SO बनाने के लाभों को बढ़ाया जा सकता है। नतीजतन, आप ग्राहक सहायता और संपूर्ण खरीदारी अनुभव बढ़ाते हैं।
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