सेक्रेटेरियल ऑडिट नियमों के साथ एक संगठन के अनुपालन की जांच करने के लिए एक प्रक्रिया है। यह एक कंपनी में नियमों और विनियमों के अनुपालन को सुविधाजनक बनाने में मदद करता है और इसके प्रशासन, अधिकारियों और सदस्यों के बीच अनुशासन बनाए रखता है।
एक सेक्रेटेरियल ऑडिट के लाभ कई लोगों के लिए उपलब्ध हैं: प्रमोटर, कार्यकारी निदेशकों, कंपनी के अधिकारियों, नियामकों, सरकारी अधिकारियों, निवेशकों, वित्तीय संस्थानों, बैंकों, लेनदारों और उपभोक्ताओं को समान रूप से।
क्या आप जानते हैं?
एक कंपनी के मुख्य उद्देश्यों में से एक मूल रूप से जोखिमों का प्रबंधन करना है। कंपनी प्रशासन में सचिवीय ऑडिट की एक प्रणाली होने से इसका आसानी से ध्यान रखा जा सकता है।
सेक्रेटेरियल ऑडिट रिपोर्ट प्रारूप क्या है?
एक सेक्रेटेरियल ऑडिट क्या है?
सेक्रेटेरियल ऑडिट की प्रक्रिया अनुपालन के लिए एक साधन है, जो किसी भी संस्थान या संगठन में एक पूर्ण अनुपालन प्रबंधन प्रणाली की एक विशेषता है। सेक्रेटेरियल ऑडिट विभिन्न नियमों और विनियमों, कानूनों, प्रक्रियाओं और अन्य लेखांकन सामग्री के परंतुक के अनुपालन की जांच करने और बनाए रखने के लिए एक रचनात्मक उपकरण है। स्वतंत्र पेशेवर निगमों का ऑडिट करते हैं, गैर-अनुपालन का पता लगाते हैं और फिर सुधारात्मक उपायों का सुझाव देते हैं।
अनुपालन अधिकारी यह सुनिश्चित करता है कि कानूनी विधि की आवश्यकताको पूरा किया जाता है और मानक उचित प्रक्रिया का पालन एक सेक्रेटेरियल ऑडिट के माध्यम से किया जाता है। यह महत्वपूर्ण रूप से आवश्यक बताए गए कानूनों के अनुपालन की जांच करने के लिए एक तंत्र है।
सेक्रेटेरियल ऑडिट प्रयोज्यता
सेक्रेटेरियल ऑडिट प्रक्रिया में लेखा परीक्षा प्रक्रिया के आवेदन से संबंधित अनिवार्य प्रावधान शामिल हैं, जो इस प्रकार हैं:
- सभी सूचीबद्ध कंपनी
- सभी सार्वजनिक कंपनियों के पास
कमीशन की गई शेयर पूंजी ₹50 करोड़ से अधिक होनी चाहिए, और कारोबार ₹250 करोड़ से अधिक होना चाहिए। यदि इनमें से कोई भी मानदंड मेल खाता है, तो एक सेक्रेटेरियल ऑडिट अनिवार्य हो जाती है और एक अभ्यास कंपनी सचिव एक सेक्रेटेरियल ऑडिट की प्रक्रिया का संचालन करने के लिए उपयुक्त है।
एक सेक्रेटेरियल ऑडिट का दायरा क्या है?
फॉर्म MR-3 में पांच कानूनों का उल्लेख किया गया है जिनके माध्यम से सेक्रेटेरियल ऑडिट संचालन किया जाता है और रिपोर्ट तैयार की जाती है।
- भारतीय प्रतिभूति और विनिमय बोर्ड अधिनियम, 1992 (SEBI अधिनियम) के तहत विनियमों और दिशानिर्देशों का सुझाव दिया जाता है।
- निक्षेपागार अधिनियम,( डिपॉजिटरी एक्ट), 1996।
- प्रतिभूति संविदा (विनियमन) अधिनियम, 1956
- विदेशी मुद्रा प्रबंधन अधिनियम, 1999 और प्रत्यक्ष विदेशी निवेश (FDI), विदेशी प्रत्यक्ष निवेश (ODI) और बाहरी वाणिज्यिक उधार (ECB) के भीतर बनाए गए कानून।
- कंपनी अधिनियम, 2013।
एक सेक्रेटेरियल ऑडिट का दायरा मुख्य रूप से निम्नलिखित पहलुओं पर केंद्रित है:
- भारतीय कंपनी सचिव संस्थान द्वारा जारी सचिवीय मानकों के अनुपालन पर नजर रखना।
2. लिस्टिंग समझौते के अनुपालन पर चित्रण।
3. कंपनी पर लागू होने वाले अन्य कानूनों के अनुपालन पर एक रिपोर्ट तैयार करना, जिसमें किसी विशेष उद्योग पर लागू होने वाले सभी कानूनों को शामिल किया जाएगा, उदाहरण के लिए, संपत्ति के सौदे के लिए - रियल एस्टेट उद्योग पर लागू सभी कानून।
प्लास्टिक डिजाइन के लिए, कंपनी-सभी कानून प्लास्टिक उद्योग पर लागू होते हैं। इसी तरह, कोयला क्षेत्र की किसी कंपनी के लिए कोयला उद्योग पर सभी नियम लागू होते हैं। फिर से, फिनटेक क्षेत्र की कंपनियों, जूट उद्योग आदि के लिए।
- अन्य कानूनों के साथ प्रणालियों और प्रक्रियाओं की पर्याप्तता और दक्षता पर अवलोकन और रिपोर्टिंग।
- श्रम कानूनों, प्रतिस्पर्धा कानूनों, पर्यावरण कानूनों आदि जैसे बुनियादी कानूनों का विश्लेषण करना और उनका अनुपालन सुनिश्चित करना।
- ऑडिट अवधि से संबंधित बोर्ड संरचनाओं या सेटअप और प्रक्रियाओं के संबंध में योग्यता, आरक्षण या नकारात्मक टिप्पणियों के विस्तृत विश्लेषण पर जांच और रिपोर्ट।
- सचिवीय लेखा परीक्षक आयकर, सीमा शुल्क कानूनों और जीएसटी, सीजीएसटी आदि जैसे अन्य कानूनों के अनुपालन की जांच करने के लिए सांविधिक लेखा परीक्षकों या अन्य तैनात पेशेवरों द्वारा उत्पादित रिपोर्टों पर निर्भर हो सकते हैं।
सचिवीय लेखा परीक्षक की नियुक्ति कैसे की जाती है?
एक सचिवीय लेखा परीक्षक निम्नलिखित प्रक्रिया के माध्यम से नियुक्त किया जाता है:
सबसे पहले, सचिवीय लेखा परीक्षक की सहमति प्राप्त की जाती है। इसके बाद, एमजीटी में एक अतिरिक्त दस्तावेज के रूप में कंपनी रजिस्ट्रार के साथ बोर्ड की बैठक में पारित एक प्रस्ताव की एक सच्ची प्रमाणित प्रति - 14 बनाई जाती है। फिर, सचिवीय लेखा परीक्षक को बोर्ड की बैठक में सेक्रेटेरियल ऑडिट में नियुक्त किया जाता है। अंत में, पारिश्रमिक बोर्ड की बैठक में निर्धारित किया जाता है।
एक सेक्रेटेरियल ऑडिट के प्रक्रिया
एक सचिवीय लेखा परीक्षक या उनकी फर्म सेक्रेटेरियल ऑडिट की प्रक्रिया को निर्धारित करती है, जिसमें वे लेखा परीक्षा के लिए प्रस्तुत किए जाने वाले आवश्यक का उल्लेख करते हैं। दस्तावेजों की यह चेकलिस्ट कंपनी के व्यवसाय गतिविधि संबंधों की प्रकृति पर निर्भर करती है, जो कंपनी करती है। यदि कोई कंपनी या कंपनी के अधिकारी या कंपनी सचिव सचिवीय ऑडिट के साथ गड़बड़ करते हैं, तो उन्हें सजा के प्रावधान से गुजरना होगा।
सजा इस तरह से जाती है:
- कंपनी
- कंपनी के हर अधिकारी
- कंपनी केसचिव
के साथ दंडनीय होगा
- न्यूनतम ₹1 लाख
- अधिकतम ₹5 लाख
सेक्रेटेरियल ऑडिट रिपोर्ट प्रारूप और बनाना
- व्यवहार में एक कंपनी सचिव को सेक्रेटेरियल ऑडिट रिपोर्ट तैयार करनी चाहिए।
- रिपोर्ट फॉर्म M-3.R में तैयार की जाएगी
- कॉर्पोरेट शासन के बढ़ते महत्व पर विचार करते हुए, बोर्ड की रिपोर्ट के साथ संलग्न।
सेक्रेटेरियल ऑडिट के उद्देश्य क्या हैं?
एक सेक्रेटेरियल ऑडिट के उद्देश्य निम्नलिखित हैं:
- एक सेक्रेटेरियल ऑडिट क्रॉस-चेक करती है और उपयुक्त कानूनों के अनुपालन और स्थापित सचिवीय मानकों पर एक रिपोर्ट तैयार करती है।
- गैर-अनुपालन और अपर्याप्त अनुपालनों का पता लगाना और तदनुसार एक रिपोर्ट बनाना।
- विभिन् न हितधारकों के हितों की रक्षा करना, अर्थात् कर्मचारियों, ग्राहकों, सामाजिक प्रणाली आदि की रक्षा करना।
- कानून कार्यान्वयन एजेंसियों और अन्य व्यक्तियों द्वारा किसी भी अनुचित कानूनी कार्रवाई / दंड से दूर रहना।
एक सेक्रेटेरियल ऑडिट के लाभ क्या हैं?
निम्नलिखित एक सेक्रेटेरियल ऑडिट के लाभ हैं:
- एक सेक्रेटेरियल ऑडिट यह सुनिश्चित करने के लिए एक प्रभावी पद्धति बनाती है कि कानूनी और प्रक्रियात्मक आवश्यकताओं का अच्छी तरह से पालन किया जाता है।
- सेक्रेटेरियल ऑडिट की यह प्रक्रिया निदेशकों और हाई-लेवल प्रबंधन कार्मिकों आदि को कुछ हद तक विश्वास प्रदान करती है।
- एक सेक्रेटेरियल ऑडिट की प्रक्रिया यह सुनिश्चित करती है कि कानूनी और प्रक्रियात्मक आवश्यकताओं का पूरी तरह से अनुपालन किया जाता है ताकि कंपनी के व्यक्ति महत्वपूर्ण व्यावसायिक एजेंडा पर ध्यान केंद्रित कर सकें।
- यह अपने हितधारकों और नियामकों के लिए एक कंपनी के परोपकार को प्रोत्साहित करता है।
- एक मंत्री-संबंधी लेखा परीक्षा की प्रक्रिया एक शक्तिशाली शासी और अनुपालन प्रबंधन सुविधा है.
- एक सेक्रेटेरियल ऑडिट निवेशक को उन कंपनियों की अनुरूपता दक्षता को समझने में मदद करती है, जिनमें वे निवेश करना चाहते हैं, जो बाजार में कंपनी की प्रतिष्ठा और नाम में सुधार करता है।
निष्कर्ष:
सेक्रेटेरियल ऑडिट एक स्वतंत्र प्रक्रिया है, जिसका उद्देश्य मूल्य भरना और संगठन की परिचालन सुविधाओं में सुधार करना है। यह जोखिम प्रबंधन प्रवृत्तियों, नियंत्रण और शासन तंत्र की प्रभावशीलता का विश्लेषण और सुधार करने के लिए एक व्यवस्थित, मानकीकृत दृष्टिकोण विकसित करके संगठन के उद्देश्यों को प्राप्त करने की सुविधा प्रदान करता है।
एक सेक्रेटेरियल ऑडिट निजी कंपनियों और छोटी सार्वजनिक क्षेत्र की कंपनियों के लिए वैकल्पिक और स्वैच्छिक है। अपनी सनक और कल्पनाओं के अनुसार, ये कंपनियां अनुपालन प्रणालियों को बनाए रखने के लिए सेक्रेटेरियल ऑडिट प्रथाओं को अपना सकती हैं और गैर-अनुपालन दुर्घटनाओं से जुड़े जोखिमों को स्पष्ट कर सकती हैं।
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