शून्य-आधारित बजट क्या है? अवलोकन, प्रक्रिया और लाभ

आपकी कंपनी के वित्त के प्रबंधन के लिए बजट और लागत में कटौती दो कम-रोमांचक लेकिन बहुत आवश्यक कार्य हैं। पारंपरिक बजट प्रक्रिया स्थिर, पूर्वानुमेय और स्थापित करने और उपयोग करने में सरल है। लेकिन आज के गतिशील वैश्विक बाजार में, वे आपकी फर्म को वह ऊर्जा और चपलता प्रदान करने के लिए पर्याप्त चुस्त नहीं हो सकते हैं जिसकी उसे सफल होने की आवश्यकता है। शून्य-आधारित बजट, या ZBB, एक और विकल्प है जिसे कई व्यवसायों ने अपनाया है।

यह नई रणनीति स्लेट को साफ करने और बजट के साथ शुरुआत करने के लिए कुछ दिलचस्प अवसर प्रदान करती है, लेकिन यह हर किसी के लिए नहीं है। यह आकलन करने के लिए कि क्या शून्य-आधार बजट तकनीक आपकी कंपनी के लिए उपयुक्त है, आपको पहले इसके लाभों और सीमाओं को समझना होगा।

क्या आप जानते हैं?

1986 में, भारत सरकार ने व्यय बजट निर्धारित करने के लिए ZBB को एक प्रणाली के रूप में लागू किया। सरकार ने सभी मंत्रालयों के लिए अपनी गतिविधियों और कार्यक्रमों की समीक्षा करना और ZBB की अवधारणा के आधार पर अपने व्यय अनुमान तैयार करना अनिवार्य कर दिया है। 

ज़ीरो आधारित बजटिंग क्या है?

पारंपरिक बजट रणनीतियाँ चालू वर्ष के लिए एक बजट या भविष्यवाणी विकसित करके शुरू होती हैं (लगभग हमेशा पिछले साल के बजट पर आधारित होती हैं) और फिर मुद्रास्फीति, सटीक खर्च डेटा और संशोधित अनुमानों के आधार पर इसे संशोधित करती हैं। हालांकि, शून्य-आधारित बजट पद्धति हर महीने खरोंच से शुरू होती है और प्रत्येक बजट मद के लिए स्पष्टीकरण की मांग करती है। शून्य-आधारित बजट प्रक्रिया के दौरान, पिछले महीने के बजट से कोई भी लाइन आइटम स्वचालित रूप से वर्तमान बजट में स्थानांतरित नहीं होता है।

 यह नियोजन रणनीति पिछले महीने, तिमाही या वर्ष के पिछले बजट डेटा पर निर्भर होने के बजाय अग्रगामी है। जबकि पारंपरिक बजटिंग का संबंध खर्च के आधार पर प्रतिबंधों से है, शून्य-आधारित बजट का संबंध इस बात से है कि प्रत्येक खर्च क्यों किया जाता है।

ZBB मानक बजट की तुलना में कहीं अधिक समय लेने वाली और परिष्कृत है। लेकिन यह बजट की कमी को कम करके एक जबरदस्त लागत-कटौती क्षमता प्रदान करता है, और यह समझदार निर्णय लेने और कुशल पूंजी आवंटन पर जोर देते हुए अनावश्यक खर्च को भी रोकता है। यह अविश्वसनीय रूप से अनुकूलनीय भी है और इसका उपयोग व्यय की एक विस्तृत श्रृंखला के लिए किया जा सकता है, जिसमें परिचालन व्यय, प्रशासनिक लागत, बेचे गए माल की लागत (COGS), आदि शामिल हैं।

 शून्य-आधारित बजट (ZBB) कैसे काम करता है?

व्यापार में, ZBB बजट तैयार करने में शीर्ष-स्तरीय रणनीतिक उद्देश्यों के एकीकरण को सक्षम बनाता है। यह उन्हें फर्म के विशेष कार्यात्मक क्षेत्रों से जोड़कर किया जाता है, जहां खर्चों को पहले एकत्रित किया जा सकता है और प्राथमिक परिणामों और वर्तमान अपेक्षाओं के खिलाफ मूल्यांकन किया जा सकता है।

इसके विस्तार-उन्मुख चरित्र के लिए, शून्य-आधारित बजट एक बहु-वर्षीय दृष्टिकोण हो सकता है, जिसमें अधिकारी या पर्यवेक्षक एक समय में कुछ कार्यात्मक विभागों की समीक्षा कर सकते हैं। शून्य-आधारित बजट पिछले अवधि के बजट में व्यापक परिवर्धन या कटौती को रोककर व्यय को काफी हद तक बचा सकता है। हालांकि, यह एक समय लेने वाली प्रक्रिया है जो मानक, लागत-आधारित बजट से कहीं अधिक समय लेती है।

शून्य आधारित बनाम पारंपरिक बजटिंग

शून्य-आधारित और पारंपरिक बजट के बीच के अंतरों को निम्नलिखित अनुभागों में हाइलाइट किया गया है।

डेटा का औचित्य

शून्य-आधारित बजट का उपयोग करते समय, आधार रेखा को शून्य पर सेट किया जाता है जैसे कि कोई पिछला या ऐतिहासिक आँकड़े नहीं हैं। नकदी प्रवाह में सभी व्यय यहाँ मान्य हैं। परिणामस्वरूप, एक नया व्यय या राजस्व और एक मौजूदा व्यय या राजस्व को स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है। पारंपरिक बजट स्थापित करते समय केवल पिछले वर्ष के बजट से ऊपर और उससे अधिक के खर्चों की पुष्टि की जानी चाहिए। केवल मामूली समायोजन, सब कुछ महत्वपूर्ण नहीं, स्पष्टीकरण की आवश्यकता है।

बजट के लिए आधार

शून्य-आधारित बजट इस धारणा के साथ तैयार किया जाता है कि आधार रेखा शून्य है। हर वित्तीय चक्र, एक नया बजट खरोंच से बनाया जाता है। दूसरी ओर, पारंपरिक बजट वर्तमान वर्ष के बजट को बनाने के आधार के रूप में पिछले वर्ष के बजट का उपयोग करता है। नतीजतन, प्राथमिक जोर व्यय के पूर्व स्तर पर है।

चूंकि शून्य-आधारित बजट में नीचे से ऊपर तक एक नए बजट की स्थापना शामिल है, मौजूदा संरचना को हटाना या वर्तमान बजट में एक नई श्रेणी जोड़ना आसान है। दूसरे शब्दों में, शून्य-आधारित बजट अधिक अनुकूलनीय होता है। पारंपरिक बजट में बजट तत्वों को बदलना मुश्किल है। इसके अलावा, बजट घटक साल-दर-साल भिन्न होते हैं, और बजट घटक बाजार की परिस्थितियों और कंपनी के लक्ष्यों के आधार पर भिन्न होते हैं। चूंकि पारंपरिक बजट पिछले वर्ष के बजट पर आधारित होता है, इसलिए निगम को पिछले वर्ष के बजट के समान बजट तत्वों को नियोजित करने की आवश्यकता नहीं होती है।

नतीजतन, मौजूदा सुविधा को बदलना या समाप्त करना या मौजूदा बजट में एक नई श्रेणी जोड़ना बेहद कठिन है। दूसरे शब्दों में, पारंपरिक बजट काफी कठोर है।

समय की आवश्यकता

शून्य-आधारित बजट के साथ सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों में से एक यह है कि यह एक समय लेने वाली प्रक्रिया है क्योंकि बजट शुरुआत से ही बनाया जाता है। बजट में पेश किए गए किसी भी उद्यम को कई तुलनाओं और मंजूरी के माध्यम से जाना चाहिए, जिसके परिणामस्वरूप प्रत्येक परियोजना पर अनावश्यक समय खर्च होता है। इसके विपरीत पारंपरिक बजट में कम समय लगता है। चूंकि वर्तमान अवधि की मांगों को पूरा करने के लिए पिछले वर्ष के बजट में संशोधन किए गए हैं, बजट प्रक्रिया शुरू होने से पहले ही आधा काम पहले ही किया जा चुका है, और केवल मामूली संशोधन आवश्यक हैं।

संसाधन का आवंटन

कंपनी को लाभ पहुंचाने वाले कार्यक्रमों के लिए सबसे बड़ी संख्या में संसाधनों को समर्पित करके शून्य-आधारित बजट का उपयोग करके बजट तैयार किया जाता है। उन कार्यों को प्राथमिकता दी जाती है जो आय उत्पन्न करते हैं और व्यवसाय की स्थिरता के लिए महत्वपूर्ण हैं। शून्य-आधारित बजट के परिणामस्वरूप, प्रशासन महत्वपूर्ण विकल्प बनाने पर ध्यान केंद्रित कर सकता है। पारंपरिक नियोजन कंपनी के महत्वपूर्ण कार्यों पर जोर दिए बिना किया जाता है, और पिछले वर्ष के बजट को केवल मुद्रास्फीति के हिसाब से अपडेट किया जाता है।

तैयारी और प्रशिक्षण में आसानी

शून्य-आधारित बजट मौजूदा संसाधनों के वितरण के लिए एक स्पष्टीकरण की आवश्यकता है जिसे केवल व्यापक अध्ययन और जटिल गणनाओं द्वारा निर्धारित किया जा सकता है। प्रबंधन के पास शून्य-आधारित बजट बनाने के लिए विशेष कौशल और विशेषज्ञता होनी चाहिए और इसे केवल एक कुशल और अच्छी तरह से प्रशिक्षित विशेषज्ञ द्वारा ही तैयार किया जा सकता है। नतीजतन, शून्य-आधारित बजट बनाना एक कठिन उपक्रम है। दूसरी ओर, पारंपरिक बजट बनाना आसान होता है क्योंकि उन्हें परिष्कृत गणनाओं की आवश्यकता नहीं होती है।

शून्य-आधारित बजट लाभ

यह लागत-लाभ विश्लेषण पर निर्मित है:

जब प्रत्येक बजट आइटम को मान्य किया जाता है, तो कुछ फर्मों को निवेश पर उचित रिटर्न (ROI) नहीं देने वालों को खोजना और निकालना आसान हो जाता है।

ध्यान रखें कि इस मूल्यांकन में अधिक मूल्य-केंद्रित प्रदर्शन उपाय शामिल हो सकते हैं जैसे स्वामित्व की कुल लागत (TCO), सामाजिक स्थिति और बजट द्वारा कवर की गई वित्तीय तिमाही के लिए अद्वितीय संभावनाएँ। लेकिन आपको इन विशेषताओं में मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्रदान करने के लिए व्यापक बजट के संदर्भ में संदर्भ देना चाहिए।

दूसरे शब्दों में, जबकि शून्य-आधारित बजट मासिक रूप से किया जाता है, यह अन्य वित्तीय अनुमानों की उचित जांच के लिए डेटा दे सकता है। यदि आपकी फर्म इस तरह के अध्ययनों को अपनी प्रक्रियाओं में शामिल करती है, तो यह लंबी अवधि के लिए डेटा भी प्रदान करती है, जैसे कि वित्तीय चक्र।