बिज़नेस लेटर फॉर्मेट: टेम्पलेट, उदाहरण और सुझाव

व्यावसायिक संचार उतना आसान नहीं है, जितना लगता है, जबकि मैसेज और टेक्सट मैसेज सुविधाजनक हैं, वे अच्छी तरह से लिखे गए व्यावसायिक लेटर के साथ प्रतिस्पर्धा नहीं कर सकते हैं। एक औपचारिक लेटर अधिक पेशेवर लग सकता है और सकारात्मक प्रतिक्रिया मिलने की अधिक संभावना है। आपको एक व्यावसायिक लेटर लिखने में सक्षम होना चाहिए, जो सकारात्मक प्रभाव डालता है और परिणाम प्राप्त करता है।

दिशानिर्देशों में लेटर के लिए एक पेशेवर प्रारूप का उपयोग करना, सामान्य अभिवादन से बचना और लेखन के उद्देश्य के बारे में स्पष्ट होना शामिल है। अंत में, यह सबसे अच्छा होगा, यदि आप कॉल टू एक्शन के साथ समाप्त करते हैं। साथ ही, आपको टेक्स्ट में एक पेज या उससे कम का लक्ष्य रखना चाहिए। भेजे जाने से पहले अपने लेटर को प्रूफरीड करें। व्यावसायिक व्यावसायिक लेटर कैसे तैयार करें, यह जानने के लिए पढ़ना जारी रखें।

क्या आप जानते हैं?

टेक्स्ट रिक्वेस्ट के टेक्स्टिंग विशेषज्ञों का दावा है कि केवल 20% ई-मेल खुलते हैं और 95% मैसेज 3 मिनट के भीतर पढ़े जाते हैं। बहुत सारे email खो जाते हैं या तुरंत हटा दिए जाते हैं। यह कोई आश्चर्य की बात नहीं है कि कुछ व्यवसाय ईमेल और प्रिंट द्वारा पत्राचार भेजते हैं, उसके बाद मैसेज के रूप में एक छोटा संस्करण यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्राप्तकर्ता इसे प्राप्त करता है। 

एक व्यावसायिक लेटर क्या है?

ग्राहकों और अन्य हितधारकों के साथ बातचीत शुरू करने के लिए व्यावसायिक लेटर एकदम सही हैं।

एक कंपनी ग्राहकों को उनके सेवा समझौते, एक नए उत्पाद, एक प्रचार, या एक सुरक्षा नोटिस में बदलाव के बारे में सूचित करने के लिए एक व्यावसायिक लेटर भेज सकती है। व्यक्तिगत कारणों से एक लेटर अनिवार्य हो सकता है। यह नौकरी, स्कूल, छात्रवृत्ति या अनुदान आवेदन का एक अनिवार्य हिस्सा है। रोजगार के लिए कवर लेटर हमेशा एक विशिष्ट लेटर प्रारूप में लिखे जाने चाहिए।

एक व्यावसायिक लेटर प्रारूप किसी सहकर्मी के आव्रजन आवेदन का समर्थन कर सकता है, किसी को छात्रवृत्ति या पुरस्कार प्राप्त करने के लिए नामांकित कर सकता है या किसी को नौकरी के लिए सुझाव दे सकता है।

लेटर एक बार डाक द्वारा भेजे जाते थे और यदि लेटर में जानकारी अत्यावश्यक थी, तो हम इसे फैक्स कर सकते हैं या इसे संलग्नक के रूप में इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेज सकते हैं। हालाँकि, आजकल व्यावसायिक लेटर ज्यादातर इलेक्ट्रॉनिक मेल के माध्यम से भेजे जाते हैं।

बिज़नेस लेटर फॉर्मेट

दिनांक

डेटलाइन, जो इंगित करती है कि जब आप एक मैसेज लिखते हैं, तो दूसरी से तीसरी पंक्तियों पर दिखाई देता है। पृष्ठ शीर्ष के ऊपर, यह 2 इंच (लगभग 5.5 सेमी) पर 13 पंक्ति के अनुरूप होगा। यदि आप लेटरहेड का उपयोग नहीं करते हैं, तो तारीख वापसी के पते के बाद दिखाई देगी।

सबसे लोकप्रिय दिनांक प्रारूप माह-दिन-वर्ष (24 जनवरी, 2021) है। अध्यादेश, महीनों को संक्षिप्त नहीं किया जाना चाहिए, और अध्यादेश (1, 3, 14, आदि) उपयोग में नहीं आने चाहिए।

लेटरहेड या वापसी का पता

लेटरहेड के साथ व्यावसायिक लेटर प्रारूप सबसे अनिवार्य है। इसमें टेलीफोन नंबर, कंपनी का नाम और पूरा पता शामिल है। यदि लागू हो, तो वेबसाइट का पता और फैक्स नंबर भी है।

यदि कोई लेटर एक पृष्ठ से अधिक लंबा है, तो आपको निम्नलिखित पृष्ठ के लिए पहले खाली पृष्ठ पर लेटरहेड का उपयोग करना चाहिए। यदि आपके पास लेटरहेड नहीं है, तो मार्जिन पर एक संपूर्ण ब्लॉक प्रकार के अक्षरों में अपना वापसी पता टाइप करें।

इनसाइ़ड एड्रेस

इनसाइड एड्रेस, जो प्राप्तकर्ता का पता होता है, प्राप्तकर्ता और उस व्यक्ति की पहचान करने के लिए उपयोग किया जाता है, जिसे लेटर भेजा जाएगा। इसे बाईं ओर एक मार्जिन के साथ फ्लश रखा गया है और इसमें 2-5 सिंगल-स्पेस वाली लाइनें हैं, जो अपर और लोअर-केस दोनों अक्षरों का उपयोग करती हैं। यह इस बात पर निर्भर करता है कि लेटर कितना लंबा है; आप डेटलाइन के बीच आने वाली लाइन को खाली छोड़ सकते हैं (मानक संख्या तीन से पांच)। पता पंक्ति अल्पविराम में समाप्त नहीं होनी चाहिए और आपको पृष्ठ के केंद्र तक विस्तारित नहीं होना चाहिए। अगली पंक्ति में दो-स्थान पर मौजूद आइटम के साथ जारी रखें।

प्राप्त करने वाली कंपनी के कंपनी लेटरहेड या मानव संसाधन विभाग से सटीक पता जानकारी प्राप्त करें। आपको इस डेटा को बिल्कुल कॉपी करना होगा। इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि इसकी वर्तनी सही है और संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करने से बचें। पहली पंक्ति व्यक्ति के शीर्षक से शुरू होती है।

अभिवादन

अभिवादन ईमेल और व्यावसायिक लेटर लेखन का एक अनिवार्य हिस्सा है। इसे फ्लश टाइप किया जाना चाहिए, ध्यान के नीचे या एड्रेस लाइन के अंदर बाईं ओर 2 लाइन पर उपलब्ध मार्जिन के साथ। एक बृहदान्त्र को अभिवादन का पालन करना चाहिए।

वेब डिजाइनिंग उद्यम

68 कनॉट प्लेस

नई दिल्ली, 110001

विषय

हालांकि यह अनिवार्य नहीं है, मैसेज की सामग्री और फोकस की पहचान करने में विषय पंक्ति बहुत मददगार हो सकती है। यह स्पष्ट और संक्षिप्त होना चाहिए। यह संक्षिप्त और विशिष्ट होना चाहिए। सब्जेक्ट लाइन फ्लश बायीं ओर 2 लाइन अभिवादन के ऊपर रखें।

संदर्भ पंक्तियाँ या ध्यान

उस व्यक्ति, विभाग या अधिकारी के बारे में जानने के लिए एक वैकल्पिक ध्यान रेखा का उपयोग किया जा सकता है, जिसे लेटर को संबोधित करने की आवश्यकता है। ध्यान रेखा उपलब्ध बाएँ हाशिए के साथ प्रवाहित होनी चाहिए और उसके नीचे या ऊपर दो रेखाएँ होनी चाहिए।

सिग्नेचर ब्लॉक और कॉम्प्लिमेंट्री क्लोज

लेटर के अंत के नीचे 2 पंक्तियाँ अनिवार्य हैं। मानक अंत ईमानदार है और इसे अल्पविराम का पालन करना चाहिए। नियोक्ता "आपका सच में" के बजाय "आपका ईमानदारी से" पसंद करते हैं। कभी-कभी, अनौपचारिक अभिव्यक्तियाँ, उदाहरण के लिए, "सौहार्दपूर्ण" या "शुभकामनाएँ", औपचारिक लोगों की तुलना में अधिक सामान्य हैं, खासकर यदि आपका मित्र प्राप्तकर्ता है। मानार्थ समापन के पहले अक्षर को बड़े अक्षरों में लिखने की अनुमति नहीं है।

आप अपने हस्ताक्षर की अनुमति देने के लिए चार लाइन को खाली छोड़ सकते हैं या एक इटैलिकाइज़्ड फ़ॉन्ट का उपयोग कर सकते हैं, जो एक हस्ताक्षर की नकल करता है। सिग्नेचर ब्लॉक बनाने के बाद अपना पूरा नाम टाइप करें। आपका शीर्षक एक पंक्ति में प्रकट हो सकता है, आपके नाम से अल्पविराम से अलग किया जा सकता है या अगले पर रखा जा सकता है। अपने पाठक को आपको पुरुष या महिला के रूप में पहचानने में मदद करने के लिए, आप अपने नाम के बाद कोष्ठक में एक आकर्षक शीर्षक शामिल कर सकते हैं: (सुश्री) श्रेया राजपूत।

मैसेज का मुख्यभाग

प्रणाम शरीर की शुरुआत है और इसके नीचे 2 रेखाएं शुरू होती हैं। मैसेज को सिंगल-डबल लाइन वाले पैराग्राफ में स्थान दिया जाना चाहिए। यह पृष्ठ के मध्य में होना चाहिए, न कि नीचे/ऊपर। सभी पैराग्राफ को संक्षिप्त रखें और सिंपल अंग्रेजी लेखन प्रवाह का पालन करें।

निम्नलिखित खंड एक बिज़नेस लेटर लिखने के लिए कुछ महत्वपूर्ण टिप्स को दिखाता है।

बिज़नेस लेटर लिखने के लिए टिप्स

हालांकि लेटर के लिए आधिकारिक प्रारूप का उपयोग करना महत्वपूर्ण है, लेकिन इन लेटर की सामग्री पर भी उतना ही ध्यान दिया जाना चाहिए। विचार करें कि आप अपना लेटर लिखने के लिए क्या हासिल करना चाहते हैं या आपका लक्ष्य क्या है। अपने मैसेज को संप्रेषित करने के लिए स्पष्ट, संक्षिप्त भाषा का प्रयोग करें।

संक्षेप में अपना और अपने लेखन के उद्देश्य का परिचय देकर शुरुआत करें। इसके बाद, उस जानकारी पर जाएं, जिसे आप साझा करना चाहते हैं। मर्फी चेतावनी देते हैं कि आपको अपने लेटर में सभी तथ्यों की दोबारा जांच करनी चाहिए, और गलत जानकारी आपकी विश्वसनीयता को दांव पर लगा सकती है। अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कार्रवाई के आह्वान के साथ अपना लेटर समाप्त करें। यदि लेटर एक आमंत्रण है, तो आप प्राप्तकर्ता से प्रतिसाद देने के लिए कह सकते हैं या यदि आपका लक्ष्य एक व्यावसायिक साझेदारी स्थापित करना है, तो एक बैठक स्थापित करने का सुझाव दे सकते हैं।

आपकी संपर्क जानकारी आपके लेटर के शीर्ष पर होनी चाहिए। हालांकि, समापन पैराग्राफ को दोहराना चाहिए कि आप तक कैसे पहुंचा जाए। प्राप्तकर्ता के लिए आपके अनुरोध को पूरा करना आसान होना चाहिए। हम 250 शब्दों या उससे कम की अनुशंसा करते हैं। लोग अपने फोन पर जानकारी पढ़ रहे हैं, इसलिए चीजों को छोटा और पॉइंट पर रखना बेहतर है।

निष्कर्ष:

डिजिटल मीडिया के अनुकूल होने के दौरान मुद्रित व्यावसायिक लेटर के स्वरूपण और तत्वों को औपचारिक रखा जा सकता है। हालांकि, दो मामूली अंतर हैं। विषय पंक्ति लेटर या उसके संकेत का सारांश है और प्रेषक की जानकारी नाम के ठीक नीचे लेटर के नीचे स्थित है। फिर भी, व्यवसाय  लेटर प्रारूप के बारे में प्रश्न हैं? निम्नलिखित अनुभाग आपके सभी प्रश्नों का विस्तार से उत्तर देगा। एक नज़र देख लीजिये।

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