विभागीय लेखांकन - परिभाषा, उद्देश्य, विधियाँ और लाभ

लेखांकन की एक प्रणाली, जिसे विभागीय लेखांकन के रूप में जाना जाता है, किसी संगठन के वित्तीय डेटा को विभिन्न प्रभागों या विभागों में विभाजित करती है। इसका प्राथमिक लक्ष्य प्रत्येक विभाग के अंदर निर्णय लेने, प्रदर्शन मूल्यांकन और लागत नियंत्रण को आसान बनाना है। प्रत्येक विभाग के लिए लागत आवंटन, राजस्व आवंटन और लाभ की गणना विभागीय लेखांकन में उपयोग की जाने वाली तकनीकें हैं। विभागीय लेखांकन के दोनों लाभों में बेहतर लागत विश्लेषण, बढ़ी हुई जवाबदेही और लाभदायक और अनुत्पादक विभागों के बीच अंतर करने की क्षमता शामिल है।

परिचय

विभागीय लेखा प्रणाली एक लेखा सूचना प्रणाली है जो विभाग के संचालन और वित्तीय डेटा को ट्रैक करती है। बड़े, सफल व्यवसायों के लिए विभागीय लेखांकन आवश्यक है।

यह बर्बादी और दुरुपयोग को नियंत्रित करता है, कर्मचारियों को मुनाफे और कमीशन के आधार पर भुगतान करता है, और साल-दर-साल, विभाग से विभाग, या फर्म के समान व्यवसाय के प्रदर्शन और उन्नति की तुलना करता है।

वर्ष के अंत में, प्रत्येक विभाग से शेष राशि सामान्य लाभ और हानि खाते में स्थानांतरित कर दी जाती है, जो समग्र रूप से कंपनी की लाभप्रदता निर्धारित करने के लिए तैयार की जाती है। विभागीय लेखांकन एक लेखांकन प्रणाली है जिसका उपयोग संगठनों द्वारा अपने विभिन्न विभागों के खातों को अलग-अलग पुस्तकों में प्रबंधित करने के लिए किया जाता है।

विभागीय लेखांकन की अवधारणा, इसके फायदे, उद्देश्यों और तरीकों की पड़ताल करता है, सूचित निर्णय लेने की सुविधा और लाभप्रदता को अधिकतम करने में इस प्रणाली के महत्व पर प्रकाश डालता है।

क्या आप जानते हैं? 

विभागीय लेखांकन को न केवल व्यावसायिक संगठनों पर बल्कि गैर-लाभकारी संस्थाओं पर भी लागू किया जा सकता है। यह विभिन्न कार्यक्रम क्षेत्रों या विभागों के वित्तीय प्रदर्शन और दक्षता का आकलन करता है, जिससे उन्हें संसाधनों को प्रभावी ढंग से आवंटित करने में मदद मिलती है।

विभागीय लेखांकन की परिभाषा एवं अर्थ

विभागीय लेखांकन एक लेखांकन प्रणाली है, जो निगम के प्रत्येक विभाग या प्रभाग के लिए खातों की एक अलग पुस्तक रखती है। यह वह है जिसमें किसी संगठन के विभिन्न वर्गों के परिणामों का निष्पक्ष मूल्यांकन करने के लिए खाते तैयार किए जाते हैं और अलग-अलग रखे जाते हैं।

व्यावसायिक वित्तीय विवरण बनाने के लिए खाते की इन अलग-अलग पुस्तकों को प्रधान कार्यालय के खातों के साथ मिला दिया जाता है। विभागीय लेखांकन विभाग की लागतों और आय को खातों की एक अलग पुस्तक में दर्ज करने का प्रयास करता है।

यह प्रत्येक शाखा की लाभप्रदता को मापने और उन विभागों का पता लगाने की अनुमति देता है जो अपनी क्षमताओं से कम प्रदर्शन कर रहे हैं। ऐसी लेखांकन सूचना प्रणाली उन संगठनों के लिए उपयुक्त है जो विभिन्न कार्यों में संलग्न हैं।

जब विभिन्न शाखाएँ एक ही छत के नीचे कई वस्तुओं का निर्माण करती हैं तो विभागीय लेखांकन प्रभावी ढंग से व्यावसायिक खर्च और प्रदर्शन को ट्रैक करता है। उदाहरण के लिए, एक कपड़ा व्यवसाय ऊनी, कपास और जूट जैसी विभिन्न सामग्रियों का उत्पादन कर सकता है।

विभागीय लेखांकन की अवधारणा
बड़े पैमाने के संगठनों के लिए उनकी गतिविधियों के प्रबंधन और उनके उद्देश्यों को प्राप्त करने के मामले में विभागीकरण बेहद फायदेमंद है। अच्छा विभागीकरण व्यवसायों को अपनी आवश्यक शाखाओं की आसानी से पहचान करने की अनुमति देता है, जो लक्ष्य प्राप्त करने में अधिक व्यापक भूमिका निभाती हैं।

यह प्रत्येक विभाग के प्रदर्शन को निर्धारित करके किसी भी भिन्नता की स्थिति में समय-समय पर सभी आवश्यक संशोधनों के कार्यान्वयन की अनुमति देता है। एकल केंद्रीकृत लेखा प्रणाली की तुलना में इन बड़े पैमाने के व्यवसायों के लिए विभागीय लेखांकन अधिक फायदेमंद है। चूँकि एकल लेखांकन प्रणाली प्रभागीय प्रदर्शन का पर्याप्त हिसाब लगाने में विफल रहती है, इसलिए विभागीय तुलनाएँ असंभव हैं।

जो कंपनियाँ विभागीय लेखांकन का उपयोग करती हैं, वे अपने विभागों को उच्च-प्रदर्शन, औसत-प्रदर्शन, या मध्यम-प्रदर्शन के रूप में वर्गीकृत कर सकती हैं। लेखांकन की यह शैली प्रबंधकों को सफल नीतियां विकसित करने में मदद करती है।

विभागीय लेखांकन के लाभ

विभागीय लेखांकन के महत्वपूर्ण लाभ निम्नलिखित हैं:

1. नीति निर्माण

विभागीय लेखांकन उचित योजनाओं और नीतियों को तैयार करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। खातों की व्यक्तिगत पुस्तक प्रबंधकों को प्रत्येक इकाई पर विशिष्ट जानकारी प्रदान करती है।

वे विभिन्न विभागों की प्रभावशीलता निर्धारित करने के लिए इन पुस्तकों की जांच करते हैं। प्रत्येक व्यावसायिक इकाई का ज्ञान उन्हें लाभप्रदता बढ़ाने के लिए उचित निर्णय लेने में मदद करता है।

2. अंतरविभागीय तुलना की सुविधा प्रदान करता है

विभागीय लेखांकन प्रबंधकों को कई कॉर्पोरेट विभागों के प्रदर्शन की तुलना करने की अनुमति देता है। प्रत्येक इकाई की अपनी लेखा पुस्तक होती है, जो उसके राजस्व और लागत को अलग-अलग ट्रैक करती है।

उनके प्रदर्शन स्तर को निर्धारित करने के लिए लाभ की गणना की जाती है और अन्य कंपनियों के मुनाफे की तुलना की जाती है।

3. इकाई की सफलता या असफलता

यह लेखांकन संगठन के अंदर प्रत्येक विभाग की सफलता दर और विफलता दर का मूल्यांकन करता है। इन विभागों की वास्तविक लाभप्रदता की गणना करने के लिए उनकी प्रत्येक लागत और आय को सही ढंग से दर्ज किया जाता है।

इन इकाइयों द्वारा अर्जित आय से पता चलता है कि कौन सी इकाइयाँ अपनी भूमिका में प्रभावी हैं और कौन सी अपने उद्देश्यों तक पहुँचने में विफल रहती हैं।

4. विस्तार और शटडाउन निर्णयों में सहायता करें

विभागीय लेखांकन विभिन्न संगठनात्मक विभागों के विस्तार एवं शटडाउन को कुशलतापूर्वक निर्धारित करता है। प्रबंधक यह पता लगा सकते हैं कि कॉर्पोरेट परिचालन में कौन सी इकाइयाँ अधिक महत्वपूर्ण हैं और कौन सी कम महत्वपूर्ण भूमिका निभाती हैं।

परिणामों के आधार पर, वे आसानी से चयन कर सकते हैं कि किन इकाइयों को आगे बढ़ाया जाना चाहिए और किन्हें बंद कर दिया जाना चाहिए।

5. लेखा परीक्षकों और निवेशकों को लाभ

यह लेखा परीक्षकों और निवेशकों को प्रत्येक कंपनी इकाई के बारे में सटीक जानकारी प्रदान करता है। लेखा परीक्षक सभी लागतों और राजस्व के बारे में जानने के लिए प्रत्येक इकाई के खातों तक आसानी से पहुंच सकते हैं, जिससे उन्हें वित्तीय रिकॉर्ड की सटीकता की जांच करने की अनुमति मिलती है। निवेशक किसी संगठन की गतिशीलता और समग्र मूल्य की स्पष्ट तस्वीर प्राप्त कर सकते हैं।

6. लाभप्रदता में सुधार

विभागीय लेखांकन किसी निगम की लाभप्रदता बढ़ाने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। यह लेखांकन प्रणाली गलतियों और धोखाधड़ी से बचने के लिए कई प्रभागों से जुड़े संगठन की लागत और राजस्व के हर घटक की निगरानी करती है।

यह गारंटी देता है कि सभी संसाधनों का कुशलतापूर्वक और कम बर्बादी के साथ उपयोग किया जाता है। ये विशिष्ट खाता पुस्तकें प्रबंधकों को नियमित रूप से प्रदर्शन स्तर स्थापित करने और लाभ बढ़ाने वाले उपचारात्मक कदमों को लागू करने में सक्षम बनाती हैं।

7. प्रबंधक के कमीशन की गणना करें

विभागीय लेखांकन विभिन्न कॉर्पोरेट विभागों में प्रबंधकों के कमीशन की न्यायसंगत गणना में सहायता करता है। प्रबंधकों को उनके विभागों द्वारा उत्पन्न लाभ के आधार पर कमीशन का भुगतान किया जाता है।

प्रत्येक इकाई के लिए अलग-अलग रखा गया उचित लेखांकन, लाभ स्तरों की सही मात्रा उत्पन्न करता है।

8. प्रतिस्पर्धी भावना को प्रोत्साहित करें

यह किसी संगठन में सभी कर्मचारियों के बीच प्रतिस्पर्धी भावना को प्रोत्साहित करता है। यह लेखा प्रणाली प्रत्येक कॉर्पोरेट इकाई के संचालन की सटीक निगरानी करती है।

टीम के सदस्यों को उनके विभागों की सफलता के आधार पर मुआवजा दिया जाता है, जैसा कि विभागीय लेखा पुस्तक से पता चलता है। यह कर्मचारियों को समग्र प्रदर्शन में सुधार करने के लिए प्रभावी ढंग से काम करने के लिए प्रोत्साहित करता है।

विभागीय लेखांकन के उद्देश्य
विभागीय लेखांकन के प्राथमिक उद्देश्य इस प्रकार हैं:

• प्रत्येक शाखा के प्रदर्शन का मूल्यांकन करना, जिससे निष्कर्षों की तुलना आसान हो सके।
   
• विभाग के प्रदर्शन की तुलना पिछली अवधि के परिणामों से करना।
   
• प्रत्येक विभाग के सकल लाभ की गणना करना।
   
• गैर-लाभकारी विभागों को उजागर करना।
   
• यह विभाग प्रबंधक के कमीशन को निर्धारित करने में सहायता करता है जब यह उनके विभाग द्वारा अर्जित लाभ से जुड़ा होता है।
   
• क्या उपाय किए जाने चाहिए यह निर्धारित करने के लिए प्रत्येक विभाग की प्रगति पर नज़र रखी जा सकती है।
   
• भविष्य के लिए सर्वोत्तम बीमा विकसित करने में मालिक की सहायता करना।
   
• किसी विभाग को समाप्त करना है या बनाना है, इसका चयन करने में प्रबंधन की सहायता करना।
   
• यह प्रबंधन को यह निर्धारित करने में सहायता कर सकता है कि समग्र व्यावसायिक लाभप्रदता को अधिकतम करने के लिए किन विभागों का विस्तार होना चाहिए और किसे बंद होना चाहिए।
   
• संपूर्ण संगठन के बारे में संपूर्ण जानकारी प्रदान करना।
   
• लागत में कटौती के उपायों के साथ प्रबंधन में सहायता करना।
   
• यह विभिन्न प्रभागों को व्यय आवंटित करने में भी सहायता करता है, जिससे कंपनी की लागत पर अधिक नियंत्रण हो पाता है।
   
• कई उत्पादों से निपटने वाले निगम के लिए उनके द्वारा बेची जाने वाली वस्तुओं के आधार पर कई विभागों को नियंत्रित करना और निगरानी करना एक ही फर्म के रूप में नियंत्रित करने की तुलना में काफी आसान है।
   
• संगठन में प्रत्येक विभाग की वित्तीय स्थिति निर्धारित करता है।
   
• प्रत्येक शाखा के निष्कर्षों को सीखने के बाद, उचित योजनाएँ और रणनीति विकसित करें।
   
• सभी प्रभागों के प्रदर्शन का आकलन कर आवश्यक कदम उठाये जा रहे हैं.
   
• सभी विभागों में कुशल लागत वितरण के माध्यम से सभी विभागों का कुशल लागत प्रबंधन।
   
• कई शाखाओं के बीच एक ठोस प्रतिस्पर्धी भावना को प्रोत्साहित करता है, जिससे लाभप्रदता में वृद्धि होती है।

विभागीय लेखांकन के तरीके
संगठन प्रत्येक विभाग को होने वाले लाभ या हानि को निर्धारित करने के लिए व्यापार और लाभ और हानि खाते बनाते हैं, और प्रत्येक विभाग का खाता उसके लाभ या हानि को सामान्य लाभ और हानि खाते में स्थानांतरित करके बंद कर दिया जाता है।

ऐसे विभाग खाते रखने के लिए निम्नलिखित दो दृष्टिकोण हैं:

1. पृथक विभागीय लेखांकन

सामान्य तौर पर, इस दृष्टिकोण का उपयोग कई विभागों वाले बड़े संगठनों द्वारा किया जाता है या जहां कानून के अनुसार अलग-अलग विभाग खाते तैयार करने की आवश्यकता होती है। इस प्रणाली के तहत प्रत्येक विभाग के खाते अलग-अलग रखे जाते हैं, और प्रत्येक विभाग को एक संगठन की एक अलग इकाई के रूप में माना जाता है। विभागीय लेखांकन का यह रूप स्तंभ पद्धति की तुलना में अधिक महंगा है।

2. स्तम्भकार पुस्तकें विभागीय लेखांकन

इस दृष्टिकोण का उपयोग छोटे व्यवसायों द्वारा किया जाता है जो एक व्यापक बहीखाता प्रणाली का रखरखाव नहीं करते हैं; इसके बजाय, यह केवल कुछ लेनदेन जैसे खरीद, बिक्री, स्टॉक डेटा और विभागों द्वारा की गई लागत का रिकॉर्ड रखता है।

व्यापार और लाभ और हानि खातों में प्रत्येक विभाग के लिए अलग-अलग कॉलम शामिल होते हैं, और विभिन्न विभागों से संबंधित लागतें उनके संबंधित कॉलम में दर्ज की जाती हैं। यदि व्यय समान हैं, तो उन्हें प्रासंगिक अनुपात के आधार पर सभी विभागों के बीच आवंटित किया जाता है।

निष्कर्ष

विभागीय लेखांकन संगठनों को व्यक्तिगत विभागों या प्रभागों के प्रदर्शन और लाभप्रदता का आकलन करने की अनुमति देता है। खातों की अलग-अलग पुस्तकें बनाए रखकर, यह प्रणाली प्रबंधकों को प्रत्येक इकाई के वित्तीय स्वास्थ्य में मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्रदान करती है, जिससे अंतरविभागीय तुलना और सूचित निर्णय लेने की सुविधा मिलती है।

विभागीय लेखांकन के अनेक लाभ हैं। इसके अलावा, विभागीय लेखांकन लागत दक्षता को बढ़ावा देता है, लाभप्रदता में सुधार करता है और कर्मचारियों के बीच प्रतिस्पर्धी भावना को बढ़ावा देता है।

इसके स्पष्ट उद्देश्य और विभिन्न कार्यान्वयन विधियां प्रभावी वित्तीय प्रबंधन के एक महत्वपूर्ण घटक के रूप में काम करती हैं, जो आज के गतिशील कारोबारी माहौल में संगठनों की सफलता और विकास सुनिश्चित करती हैं।

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