लेजर अकाउंट: परिभाषा, प्रारूप, प्रकार और उदाहरण

एक लेजर अकाउंट एक बुक है, जिसमें अकाउंट्स होते हैं और वर्गीकृत और सारांशित जानकारी क्रेडिट और डेबिट के रूप में पोस्ट की जाती है। हम अक्सर इसे एंट्रीज़ की दूसरी बुक कहते हैं।

इसमें वित्तीय विवरण तैयार करने के लिए आवश्यक सभी जानकारी शामिल है। इसमें देनदारियों, परिसंपत्तियों, मालिकों की इक्विटी, लोन आदि के खाते शामिल हैं। अकाउंट्स के चार्ट में सभी खाते शामिल हैं और खाता बही सूची में प्रत्येक खाते का प्रतिनिधित्व करता है। अब, सामान्य लेज़र अर्थ, उदाहरण और वह सब कुछ जो आपको जानना आवश्यक है, समझते हैं।

क्या आप जानते हैं? 

वे दो प्रकार के खाता बही खाते हैं - नॉमिमल और निजी। एक निजी बहीखाता में गोपनीय खाते होते हैं, जैसे कि चित्र, पूंजी, वेतन आदि। ये खाते केवल चयनित व्यक्तियों द्वारा ही सुलभ होते हैं। दूसरी ओर व्यय, हानि, लाभ और आय सहित सभी नाममात्र खाते शामिल हैं।

लेखांकन में एक सामान्य खाता बही क्या है?

यदि हम लेखांकन में खाता बही के अर्थ के बारे में बात करते हैं, तो इसमें खातों के लेखा प्रणाली चार्ट के भीतर सामान्य खातों की एक सूची शामिल होती है।

यहाँ मुख्य सामान्य खाता बही सामग्री है:

• संपत्ति खातों में अचल संपत्ति, प्राप्य खाते, प्रीपेड व्यय और नकद शामिल हैं।
• देयता खाते जिसमें क्रेडिट के लोन और देय खाते और ऋण शामिल हैं।
• शेयरधारकों के इक्विटी खाते।
• राजस्व खाते।
• खर्चों का हिसाब।
• हानि और राजस्व खाते, निवेश या निपटान और ब्याज सहित।

एक संगठन खातों को डेबिट और क्रेडिट करके पूरे वर्ष लेन-देन का दस्तावेजीकरण करता है। सामान्य व्यावसायिक प्रक्रियाएं ग्राहकों को चार्ज करके या प्रविष्टियों को समायोजित करके इन लेन-देन को ट्रिगर करती हैं।

जब लेखांकन मैन्युअल रूप से किया जाता है और लेखांकन सॉफ़्टवेयर अनुप्रयोगों का उपयोग करते समय इलेक्ट्रॉनिक खातों को लिखित रिकॉर्ड के रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है।

जनरल लेजर अकाउंटिंग बैलेंस फंक्शन क्या है?

सभी लेन-देन को स्वीकार करने और प्राप्त करने के बाद, दैनिक व्यवसाय के बंद होने तक खाता बही की शेष राशि को अपडेट मिल जाएगा। बैंक प्रत्येक लेन-देन को रिकॉर्ड करके इस शेष राशि का निर्धारण करते हैं, जिसमें ब्याज आय, धन जमा और दोनों-इन-आउट-वायर लेन-देन शामिल हैं। इसमें निकासी जांच और स्पष्ट डेबिट और क्रेडिट कार्ड लेन-देन भी शामिल हैं।

जब आप अगले कारोबारी दिन खाता खोलते हैं, तो यह खाते की शेष राशि को दर्शाएगा। जमाओं के प्रसंस्करण में देरी के कारण बैंक को पहले उस व्यक्ति या व्यवसाय के बैंक से धन प्राप्त करने की आवश्यकता होती है, जिसने चेक, वायर ट्रांसफर या किसी अन्य भुगतान विधि को जारी किया था। एक बार जब वे फंड ट्रांसफर कर देते हैं, तो यह खाताधारक के लिए सुलभ हो जाता है।

बैंक स्टेटमेंट में केवल लेज़र के शेष के लिए एक स्पष्ट तिथि होती है। तिथि के बाद किए गए लिखित चेक और जमा विवरण पर नहीं दिखाई देंगे। लेज़र का बैलेंस यह निर्धारित करने के लिए उपयोगी है कि क्या एक विशेष न्यूनतम बैलेंस बनाए रखने के दायित्वों को पूरा किया जा रहा है। आप इसे बैंक रसीद पर भी देख सकते हैं। खाता बही की राशि उपलब्ध बैंक खातों के शेष से भिन्न होती है।

आप एक बहीखाता कैसे लिखते हैं?

लेन-देन की रिकॉर्डिंग के लिए डबल-एंट्री बहीखाता पद्धति को नियोजित करने वाली कंपनियां एक लेखा बहीखाता बना सकती हैं। प्रत्येक लेन-देन कम से कम दो खातों में दर्ज किया जाता है, जिसमें दो कॉलम वाले डेबिट और क्रेडिट लेनदेन शामिल हैं।

लेखन के एक खाता बही उदाहरण के रूप में, डेबिट कॉलम क्रेडिट लेन-देन के लिए है। डबल-एंट्री पद्धति को नियोजित करने वाले व्यवसायों के लिए सामान्य खाता बही काम में आती है और इसका मतलब है कि प्रत्येक वित्तीय लेन-देन कम से कम दो सामान्य खाता बही खातों को प्रभावित करता है।

साथ ही, प्रत्येक प्रविष्टि में क्रेडिट और डेबिट लेन-देन दोनों शामिल हैं। डबल-एंट्री लेन-देन दो कॉलम में दर्ज किए जाते हैं, जिसमें बाईं ओर डेबिट पोस्टिंग और बीच में डेबिट प्रविष्टियां होती हैं। उसके बाद, आप यह देखने के लिए क्रेडिट और डेबिट प्रविष्टियों का योग देखेंगे कि यह शेष राशि में है या नहीं।

लेजर ने पत्रिकाओं में वित्तीय डेटा को अलग-अलग खातों जैसे प्राप्य खातों, नकद और बिक्री में विभाजित किया और उन्हें अलग शीट पर रखा। यह आपको अपने लेन-देन की बारीकियों को देखने की अनुमति देता है।

लेजर लिखने के लिए नीचे दिए गए 6 आसान चरणों का पालन करें

1. प्रत्येक खाते के लिए एक खाता बही बनाएँ। उदाहरण के लिए, नकद खातों के लिए एक खाता बही में आपकी कंपनी के सभी नकद लेन-देन शामिल होंगे। असामान्य या अनियोजित खर्चों के लिए आप एक सामान्य खाता बही बना सकते हैं।

2. जर्नल की संख्या, तिथि और विवरण प्रदर्शित करने के लिए पृष्ठ के बाईं ओर कॉलम बनाएँ।

3. क्रेडिट, डेबिट और बैलेंस के लिए अपनी बाईं ओर सेक्शन बनाएं। ऋण शब्द आपके द्वारा प्राप्त धन को संदर्भित करता है, जबकि क्रेडिट वह है जो आप पर बकाया है या भुगतान किया गया है। शेष क्रेडिट और डेबिट के बीच का अंतर है।

4. जर्नल प्रविष्टियों के डेटा को संबंधित खातों में इनपुट करें। संबंधित क्रेडिट और डेबिट को एक दूसरे के ऊपर रखें। आपके द्वारा प्राप्त या भुगतान की जाने वाली राशि की गणना करें।

5. लेन-देन को नोट करें और जैसे ही वे होते हैं उन्हें बदल दें। यदि आप अपनी पत्रिका में एक प्रविष्टि बनाते हैं, तो उसे तुरंत बहीखाता में जोड़ दें।

6. आप इन खातों को मिलाकर एक व्यापक खाता-बही बना सकते हैं। पहले पन्ने में एक लेखा चार्ट होता है जिसमें प्रत्येक खाता खाता बही में सूची में मौजूद होता है, जिसमें संख्या होती है।

लेखांकन प्रक्रिया का अगला चरण ट्रायल बैलेंस स्थापित करना है। आप लेखांकन की मूल बातें भी सीख सकते हैं। परीक्षण शेष पर रिपोर्ट में खाता-स्तर के योगों में बही खातों की जानकारी का उपयोग किया जाता है। उसके बाद, आप ट्रायल बैलेंस की तुलना कर सकते हैं और वित्तीय विवरण तैयार करने के लिए उनका उपयोग कर सकते हैं।

एक सामान्य खाता बही के लाभ

• सामान्य बहीखाता किसी भी समय व्यवसाय की स्थिति को प्रकट करता है। उदाहरण के लिए, एक नकद खाता बही तिथि पर उपलब्ध नकदी की राशि दिखाएगा, जबकि बैंक खाता बही बैंक में शेष राशि को दर्शाएगा।
• यह बैंक के समाधान में मदद करता है, क्योंकि बैंक में एक खाते के लिए सभी लेन-देन एक ही स्थान पर मौजूद होते हैं।
• इसके अतिरिक्त, जैसा कि संगठन द्वारा उनके निर्माण के समय लेज़रों को वर्गीकृत किया गया था, इसके सभी देनदारों के लेज़र को एक ही स्थान पर देखना संभव है।
• लेखापरीक्षकों के लिए, सामान्य खाता बही किसी संगठन के लेन-देन का एक सिंहावलोकन प्रदान करता है। बहीखाता का गहन विश्लेषण लेखापरीक्षकों को कंपनी की संपूर्ण समझ प्रदान करेगा।

लेखांकन के मूल तत्व जर्नल प्रविष्टियाँ हैं और एक सामान्य खाता बही जर्नल प्रविष्टियों की कुशल व्यवस्था और प्रस्तुति है। सामान्य लेज़र लेखांकन को व्यवस्थित करने में मदद करते हैं और ट्रायल बैलेंस तैयार करना आसान बनाते हैं, जो वित्तीय विवरण तैयार करने में मदद करते हैं।

विभिन्न प्रकार के सेल्स लेजर्स

एक विशिष्ट व्यवसाय के लिए विभिन्न बहीखाता उपयोगी होते हैं। आप बहीखाता में दर्ज किए गए लेन-देन के प्रकार के आधार पर वर्गीकरण का निर्धारण कर सकते हैं।

जर्नल में उपयोगी लेज़र इस प्रकार हैं:

1) बिक्री खाता

एक बिक्री खाता बही बिक्री से संबंधित लेन-देन का एक रिकॉर्ड है। यह आइटम, बेची गई राशि, लेन-देन की तारीख, क्रेडिट या नकद और बिक्री मूल्य में विवरण प्रदान करता है।

डेटा को आम तौर पर अधिकांश कंपनियों द्वारा महीने-वार बनाए रखा जाता है, और साथ ही, आप डेटा को वार्षिक और त्रैमासिक शेड्यूल पर बनाए रख सकते हैं। लेन-देन की मात्रा न्यूनतम है; हालांकि, लेन-देन का मूल्य महत्वपूर्ण है।

लेजर आमतौर पर केवल एक कंपनी के लिए डेटा स्टोर करते हैं और सहायक कंपनियों के डेटा, जब वे मौजूद होते हैं, अलग रखे जाते हैं। एक स्वतंत्र बिक्री रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए क्रेडिट पर की गई बिक्री के लिए एक उप-खाता भी रखा जाता है। व्यवसायों से मांग को प्रेरित करें जिनके लिए बिक्री क्रेडिट में सुलभ हो सकती है।

2) खरीद बही

सभी व्यवसायों को प्रोसेस, निर्माण और वितरण के लिए कच्चे माल के रूप में वस्तुओं की आवश्यकता होती है, जैसे कम मात्रा में बिक्री खाताधारक। खाता बही में खरीदी गई वस्तु और तारीख, लागत, मात्रा और अन्य विवरणों के बारे में विवरण शामिल हैं।

खरीद की नियमितता के आधार पर संगठन हर महीने, त्रैमासिक या अर्ध-वार्षिक खाताधारक रखते हैं। साथ ही, आपको यह पहचानना होगा कि जब आप क्रेडिट के साथ खरीदारी करते हैं, तो लेन-देन का एक अलग खाता बनाए रखने के लिए सभी खरीद के लिए एक उप-खाता आवश्यक है। यह देय तिथियों और राशियों की पहचान करने में बहुत मददगार हो सकता है ताकि देर से भुगतान पर ब्याज शुल्क न लगे।

3) नकद खाता बही

इसमें वे सभी लेन-देन शामिल हैं जो आप एक विशिष्ट समय के दौरान नकद में करते हैं। पैसे का सही उपयोग कैसे किया जाए, यह जानने के लिए नकद लेनदेन को बैंक लेनदेन के खिलाफ सत्यापन की आवश्यकता होती है।

आपके बैंक की खाता प्रविष्टियों से मेल खाने के लिए प्रयुक्त शब्द "बैंक समाधान" के रूप में प्रसिद्ध है। आमतौर पर, सुलह प्रत्येक महीने के अंत में पूरी हो जाती है।

4) सामान्य बहीखाता

लेन-देन जो किसी निर्दिष्ट श्रेणी में फिट नहीं होते हैं, उन्हें सामान्य खाता बही में शामिल किया जाता है। कम प्रविष्टियां सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है और यदि कम प्रविष्टियां नहीं हैं, तो लेखांकन में प्रविष्टियों का मिलान करना मुश्किल हो सकता है।

सामान्य खाता बही उदाहरण

खाता बही में खातों के कुछ सामान्य उदाहरणों में शामिल हैं:

• नकद
• इन्वेंट्री
• अचल संपत्ति
• प्राप्य खाते
• राजधानी
• लोन
• देय खाते
• उपार्जित व्यय
• राजस्व या बिक्री
• लाभांश
• ब्याज आय
• ओपेक्स
• प्रशासनिक खर्च
• मूल्यह्रास
• कर

निष्कर्ष:

एक खाता बही सभी वित्तीय लेनदेन के लिए एक केंद्रीय दस्तावेज के रूप में कार्य करता है। आप खर्च और आय की रिपोर्ट करके अपने खर्च और राजस्व का ट्रैक रखने के लिए इसका इस्तेमाल कर सकते हैं। आप ट्रायल बैलेंस को संकलित करने और असामान्य लेन-देन का पता लगाने और वित्तीय विवरण बनाने में मदद करने के लिए सामान्य खाता बही का उपयोग कर सकते हैं।

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