बुककीपिंग का सिंगल एंट्री सिस्टम क्या है?

एक सिंगल-एंट्री सिस्टम प्रति लेन-देन केवल एक एंट्री की अनुमति देती है और यह एक आय खाता या एक व्यय खाता हो सकता है। सबसे लोकप्रिय सिंगल-एंट्री बुककीपिंग में से एक रोकड़ बही है।

अकाउंटिंग वित्तीय लेन-देन की रिकॉर्डिंग और वर्गीकरण है, जिसे मौद्रिक संदर्भ में परिमाणित किया जा सकता है। फिर इन लेन-देन का विश्लेषण किया जाता है और खाते की ताकत का निर्धारण करने के लिए रिपोर्ट किया जाता है।

अकाउंटिंग के दो मुख्य तरीके हैं:

● सिंगल-एंट्री बुककीपिंग

● डबल-एंट्री बुककीपिंग

सिंगल-एंट्री सिस्टम डबल-एंट्री सिस्टम की तरह नहीं है और यह सरल तरीकों से प्रति ट्रांजेक्शन केवल एक एंट्री रिकॉर्ड करता है।

कैश बुक में अधिकांश एंट्रीज़ आउटगोइंग या इनकमिंग फंड रिकॉर्ड करती हैं, एक जर्नल है, जिसमें विवरण, तिथि और आय कॉलम शामिल हैं।

क्या आप जानते हैं? 

अधिकांश लेखा फर्म अपने ग्राहकों को अकाउंटिंग और बुकिंग सेवाएं प्रदान करती हैं। विशेषज्ञों के अनुसार 2022 में लेखा सेवाओं का वैश्विक बाजार बढ़कर 868 करोड़ रुपये हो जाएगा।

अकाउंटिंग की सिंगल एंट्री सिस्टम क्या है?

सिंगल एंट्री अकाउंटिंग सिस्टम में प्रत्येक लेनदेन का केवल एक पक्ष दर्ज किया जाता है। ऐसा इसलिए होता है, क्योंकि प्रत्येक लेनदेन को केवल एक एंट्री का उपयोग करके रिकॉर्ड किया जाता है। नतीजतन, सिंगल एंट्री सिस्टम में कोई नाममात्र या वास्तविक खातों का उपयोग नहीं किया जाता है। नकद और प्राप्य खाते फोकस हैं। एक एकल एंट्री लेखा प्रणाली को एक प्रणाली के रूप में वर्णित किया जा सकता है, जिसे फर्म एक प्रणाली के बजाय प्राप्त करने के लिए उपयोग करते हैं, जिसे वे वांछनीय पाएंगे।

सिंगल एंट्री सिस्टम विशेषताएं

• व्यक्तिगत खाते

केवल व्यक्ति ही इन खातों को बना या बनाए रख सकते हैं। वास्तविक और नाममात्र के खातों का भार समान नहीं होता है।

• रोकड़ बही का रखरखाव

रोकड़ बही, जिसमें व्यक्तिगत और व्यावसायिक लेन-देन शामिल हैं, तैयार और अनुरक्षित की जाती है।

• मूल वाउचर

ये मूल वाउचर महत्वपूर्ण हैं, क्योंकि वे आपको पार्टियों, तिथि, राशि और छूट (यदि लागू हो) के बारे में जानकारी एकत्र करने की अनुमति देते हैं।

• लाभ या हानि

अर्जित लाभ या हानि की राशि उपलब्ध जानकारी के आधार पर एक अनुमान है, और सटीक पैदावार निर्धारित करना असंभव है।

• अंतिम खाते

सिंगल एंट्री सिस्टम में वास्तविक और नाममात्र के खातों की कमी के कारण अंतिम खाते तैयार करना मुश्किल है। वित्तीय विवरण तैयार करने के लिए आपको सभी सूचनाओं का विश्लेषण और उन्हें डबल-एंट्री सिस्टम में बदलने की आवश्यकता है। उसके बाद, आप (या आपके द्वारा काम पर रखा गया पेशेवर) ट्रेडिंग और प्रॉफिट एंड लॉस अकाउंट तैयार कर सकते हैं। संपत्ति, देनदारियों और अन्य सूचनाओं के आंकड़ों की गणना उपलब्ध जानकारी का उपयोग करके की जाती है, लेकिन उनका अनुमान भी लगाया जा सकता है।

मामलों का विवरण बैलेंस शीट को बदल देता है।

• उपयुक्तता

यह प्रणाली छोटे व्यवसायों जैसे साझेदारी और एकमात्र स्वामित्व, क्रेडिट और नकद लेनदेन रिकॉर्ड रखने के लिए उपयुक्त है।

सिंगल-एंट्री सिस्टम और डबल-एंट्री बुककीपिंग के बीच अंतर क्या है?

सिंगल एंट्री सिस्टम

सबसे पहले, आइए स्पष्ट करें कि सिंगल एंट्री सिस्टम क्या है। हम अक्सर इस प्रणाली को प्रवेश की शुद्ध प्रणाली कहते हैं। यह प्रणाली पारंपरिक दोहरी रिकॉर्डिंग के प्रारूप का उपयोग नहीं करती है। इसके बजाय, आप केवल एक कैशबुक रखते हैं। यह रोकड़ बही सभी धन लेन-देनों को रिकॉर्ड करेगी और यह प्रणाली किसी अन्य बहीखाता के लिए अनुमति नहीं देगी। सभी व्यक्तिगत लेनदेन एक लॉगबुक में हैं।

जैसा कि आप देख सकते हैं, यह विधि बहुत वैज्ञानिक नहीं है। आज, हम इसका अक्सर उपयोग भी नहीं करते हैं। अधिकतर, व्यक्ति अपूर्ण अभिलेखों का उपयोग करके अंतिम खाते बनाने के लिए सिंगल एंट्री सिस्टम का उपयोग करते हैं। सिंगल एंट्री सिस्टम की अन्य महत्वपूर्ण विशेषताओं और लाभों में शामिल हैं:

• यह प्रणाली वास्तविक और नाममात्र के खातों की उपेक्षा करेगी।
• व्‍यवसायों सहित व्‍यक्तिगत लेन-देन को एक पुस्‍तक के रूप में दर्ज किया जाएगा, क्‍योंकि केवल एक रोकड़ बही ही रखी जा सकती है।
• कोई ट्रायल बैलेंस नहीं है, इसलिए हम अकाउंटिंग नंबर की सटीकता को सत्यापित नहीं कर सकते हैं।
• हम केवल लाभ या हानि का निर्धारण कर सकते हैं लेकिन वित्तीय स्थिति का आकलन नहीं कर सकते।

दोहरी लेखा प्रणाली

सिंगल एंट्री सिस्टम अर्थ को देखने के बाद आइए जांच करें कि डबल एंट्री सिस्टम क्या है। खैर, यह अकाउंटिंग लेनदेन के लिए एक पारंपरिक और अधिक पारंपरिक तरीका है और यह विधि थोड़ी वैज्ञानिक है। डबल-एंट्री का सिद्धांत यह है कि प्रत्येक लेनदेन दो खातों को प्रभावित करेगा। यह डेबिट और क्रेडिट करने का नियम है कि प्रत्येक क्रेडिट एंट्री में एक समान डेबिट एंट्री होनी चाहिए।

लेखा जगत द्वि-एंट्री प्रणाली से परिचित है। ये इस प्रणाली की कुछ प्रमुख विशेषताएं हैं:

• हम ट्रायल बैलेंस तैयार करके वित्तीय रिकॉर्ड की सटीकता को सत्यापित कर सकते हैं।
• यह प्रणाली आपको तीनों प्रकार के खातों को एक ही स्थान पर रखने की अनुमति देती है - नाममात्र, व्यक्तिगत और वास्तविक।
• यह आपको तुलन पत्र तैयार करने में सक्षम करेगा, जो आपके संगठन की वित्तीय स्थिति को दर्शाता है।
• प्रणाली में कई संशोधन नहीं हैं।
• यह डबल-एंट्री सिस्टम धोखाधड़ी और त्रुटियों का पता लगाना आसान बनाता है।

सिंगल-एंट्री सिस्टम के प्रकार

1) एक साधारण एंट्री

साधारण सिंगल एंट्री अकाउंट डबल-एंट्री सिस्टम की पुनर्व्याख्या है। इसमें व्यक्तिगत और नकद खाते शामिल हैं, और हम एंट्रीज़ के लिए केवल इन दो खातों का उपयोग करते हैं।

2) शुद्ध एकल एंट्री

सिंगल-एंट्री बुककीपिंग में बिक्री, बैंक शेष, खरीद या नकदी के बारे में जानकारी शामिल नहीं है। इसमें केवल व्यक्तिगत खाते शामिल हैं।

यह नकद लेनदेन और दैनिक लेनदेन के बारे में जानकारी प्रदान नहीं करता है। तो, यह व्यावहारिक नहीं है।

3) अर्ध एकल एंट्री

इस प्रकार के अकाउंटिंग में व्यक्तिगत और नकद खाते शामिल हैं। हम बिक्री, खरीद और बिलिंग पुस्तकों सहित अन्य सहायक खाते भी बनाए रख सकते हैं।

व्यक्तिगत खाता भी छूट दर्ज करता है। आप मजदूरी, किराया और वेतन जैसी महत्वपूर्ण जानकारी भी प्राप्त कर सकते हैं। यह डबल-एंट्री अकाउंटिंग सिस्टम के लिए एक प्रतिस्थापन है। हम देख सकते हैं कि सिंगल-एंट्री सिस्टम सिंगल-एंट्री, डबल एंट्री और नो एंट्री को जोड़ती है।

बुककीपिंग के लिए एकल-प्रवेश प्रणाली के क्या लाभ हैं?

बुककीपिंग के लिए एकल-प्रवेश प्रणाली के ये प्रमुख लाभ हैं:

सादगी

सिंगल-एंट्री बुककीपिंग अधिक सरल अकाउंटिंग प्रक्रियाओं की अनुमति देती है क्योंकि व्यक्ति और व्यवसाय प्रति माह केवल एक एंट्री दर्ज करते हैं। सिंगल-एंट्री बुककीपिंग लोगों के लिए बहुत कम या बिना अकाउंटिंग अनुभव के उपयोग करने के लिए काफी सरल है।

छोटे व्यवसायों को सिंगल-एंट्री बुककीपिंग की सरलता आकर्षक लग सकती है, खासकर यदि उनके पास पूर्णकालिक लेखाकार को काम पर रखने के लिए संसाधन नहीं हैं। एकल-प्रवेश प्रणाली व्यवसाय के मालिकों या कर्मचारियों के लिए पुस्तकों को बनाए रखने के लिए फायदेमंद है।

छोटे व्यवसायों और स्टार्टअप के लिए आदर्श

छोटे व्यवसायों और स्टार्टअप्स को सिंगल-एंट्री सिस्टम लाभप्रद लग सकता है, क्योंकि वे केवल लाभ और हानि ट्रैकिंग पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। सिंगल-एंट्री बुककीपिंग छोटे व्यवसायों को अपने वित्त को व्यवस्थित और सीधे रखने की अनुमति देती है।

स्टार्टअप और छोटे व्यवसायों के मजबूत वित्तीय रिकॉर्ड होने की संभावना कम होती है। सिंगल-एंट्री बुककीपिंग अधिक आकर्षक है, क्योंकि इसके लिए कम लेन-देन की आवश्यकता होती है जिसके लिए ट्रैकिंग की आवश्यकता होती है। एक-प्रवेश बुककीपिंग स्टार्टअप या छोटे व्यवसाय के लिए एकदम सही है, लेकिन जैसे-जैसे कंपनी बढ़ती है, यह डबल-एंट्री में बदल सकती है।

कोई उपकरण आवश्यक नहीं हैं

एकल-प्रवेश प्रणाली के लिए केवल एक पेंसिल और कागज की आवश्यकता होती है। सिंगल-एंट्री बुककीपिंग छोटे व्यवसायों के लिए पैसे बचाने का एक लागत प्रभावी तरीका है और यह केवल राजस्व और व्यय को ट्रैक करता है। सिंगल-एंट्री बुककीपिंग मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम के लिए एकदम सही है।

वित्तीय रखरखाव आसान है

छोटे व्यवसायों और स्टार्टअप्स को भी सिंगल-एंट्री बुककीपिंग का लाभ मिलता है। यह उन्हें आने और जाने वाले सभी फंडों को देखने की अनुमति देता है। यह कंपनियों को अपने वित्तीय रिकॉर्ड में किसी भी समस्या का पता लगाने और आवश्यक परिवर्तन करने में सक्षम करेगा।

सिंगल-एंट्री बुककीपिंग एक कंपनी को यह निर्धारित करने में मदद कर सकती है कि क्या वह अपने व्यवसाय के एक पहलू पर बहुत अधिक खर्च कर रही है। सिंगल-एंट्री बुककीपिंग कंपनियों के लिए लागत कम करने और अपने वित्तीय स्वास्थ्य में सुधार करने के तरीके खोजने का एक शानदार तरीका है। साथ ही, हमारा मास्टर टिप यह सीखना होगा कि सफलता प्राप्त करने के मार्ग को संकीर्ण करने के लिए एक व्यवसाय योजना कैसे लिखी जाए।

बुककीपिंग के सिंगल एंट्री सिस्टम की कमियां क्या हैं?

सिंगल-एंट्री बुककीपिंग में वित्तीय खाते जैसे प्राप्य खाते (आपके कारण धन), सूची या देय खाते शामिल नहीं हैं। आप अपना कैश फ्लो स्टेटमेंट और बैलेंस शीट बनाने के लिए सिंगल-एंट्री बुककीपिंग का उपयोग नहीं कर सकते।

अपने व्यवसाय वित्त की पूरी तस्वीर प्राप्त करने के लिए आपकी बैलेंस शीट, आय विवरण और नकदी प्रवाह विवरण होना जरूरी है।

एकल-प्रवेश प्रणाली का एक नुकसान है, क्योंकि संपत्ति और देनदारियों को ट्रैक करना अधिक कठिन है। यहां तक ​​​​कि आपके पास अभी तक पैसा नहीं है (खाते प्राप्तियां) एक संपत्ति के रूप में गिना जाता है; हालाँकि, देय लोन देनदारियों के रूप में गिने जाते हैं।

यदि आप व्यवसाय लोन लेते हैं, तो सिंगल-एंट्री बुककीपिंग आय रिकॉर्ड करती है। यदि आप डबल-एंट्री बुककीपिंग का उपयोग करते हैं, तो लोन को एक देयता (आपके द्वारा देय धन) के रूप में दर्ज किया जाएगा, जिससे आपको अपने कुल लोन की एक बेहतर तस्वीर मिल जाएगी।

डबल-एंट्री बुककीपिंग आवश्यक भुगतान के साथ आपके उत्पाद/सेवा के उत्पादन के खर्चों का मिलान करना भी आसान बनाती है। सिंगल-एंट्री सिस्टम खर्चों और भुगतानों का मिलान नहीं कर पाएगी यदि वे अलग-अलग लेखा अवधियों में होते हैं, जैसे कि यदि आपने प्रत्येक माह के अंत में चालान भेजा है।

सिंगल-एंट्री बुककीपिंग से आपके अकाउंटिंग में धोखाधड़ी या स्पॉट त्रुटियों की पहचान करना अधिक कठिन हो जाता है। डबल-एंट्री अकाउंटिंग के लिए डेबिट और क्रेडिट मैच की आवश्यकता होती है, इसलिए आप देखेंगे कि वे कब बैलेंस से बाहर हैं। यह सुरक्षा सिंगल-एंट्री बुककीपिंग में उपलब्ध नहीं है, इसलिए त्रुटियां आगे बढ़ती हैं और आप उनके बारे में नहीं जानते हैं।

निष्कर्ष:

यदि किसी संस्था के पास भविष्य की दृष्टि है और वह लाभदायक निवेशों के लिए एक मजबूत डेक तैयार करना चाहता है या अपने व्यवसाय का विस्तार करना चाहता है, तो इस मामले में डबल-एंट्री बुककीपिंग का चयन करना सबसे अच्छा है।

फर्म सिंगल-एंट्री बुककीपिंग के साथ शुरुआत करने में सक्षम हो सकती है, लेकिन इसे भविष्य में अन्य खाता प्रथाओं में स्थानांतरित करने पर ध्यान देना चाहिए। इस पोस्ट को पढ़ने के बाद, अब आपकी सिंगल एंट्री सिस्टम परिभाषाओं को साझा करने की बारी है। हमारी ओर से एक और बढ़िया टिप है कि अपने सभी व्यावसायिक लेनदेन को स्वचालित करने के लिए Khatabook जैसे प्लेटफॉर्म का चयन करना, और यह सभी कठिन गणना को समाप्त कर देगा।

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