प्राप्य प्रबंधन: अर्थ, उद्देश्य और महत्व

प्राप्ति प्रबंधन उद्यमों के लिए क्यों महत्वपूर्ण है? किसी कंपनी को कुशलतापूर्वक और सुचारू रूप से चलाने के लिए आपको हर समय नकदी प्रवाह की आवश्यकता होती है।यह सुनिश्चित करके कि प्राप्ति खाते आपके द्वारा समय पर प्राप्त किए जाते हैं, आप यह सुनिश्चित करते हैं कि आपके पास अपने आपूर्तिकर्ताओं को तुरंत भुगतान करने के लिए आवश्यक धन है।इसलिए, आपको प्राप्ति खातों और देय खातों को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने की आवश्यकता है।

प्राप्ति खाता क्या है?

प्राप्ति खाते को प्राप्ति बिल भी कहा जाता है और इसमें उन लोगों के साथ लेन-देन होता है, जिन्हें कोई क्रेडिट आधार पर सेवाएं या सामान प्रदान करता है। इसमें ऐसे व्यवसाय या ग्राहक भी शामिल हैं जिनसे व्यवसाय के लिए ऋण सुविधाओं का लाभ उठाने के कारण व्यवसाय का पैसा बकाया है। लेखांकन भाषा ऐसी फर्मों, ग्राहकों, पार्टियों, कंपनियों को विविध देनदार कहती है। इनमें नकद प्राप्य, व्यापार प्राप्य आदि शामिल हो सकते हैं, और फर्म के लिए एक संपत्ति हैं।

प्राप्ति प्रबंधन क्या है?

प्राप्ति प्रबंधन परिभाषा को न केवल प्राप्ति के लिए खातों का प्रबंधन कहा जा सकता है, बल्कि क्रेडिट पर नीति को परिभाषित करने और भुगतान शर्तों को तय करने की पूरी प्रक्रिया भी है। इसमें भुगतान और देय राशि का समय पर संग्रह सुनिश्चित करना, समय पर भुगतान के लिए अनुवर्ती पत्र और अनुस्मारक भेजना शामिल है, जो खाता प्राप्तियों के प्रबंधन के आवश्यक क्षेत्र हैं।

खाता प्राप्ति प्रबंधन प्रक्रिया आमतौर पर नीचे सूचीबद्ध कुछ चरणों का पालन करती है:

• क्रेडिट पॉलिसी और देय तिथि का उल्लेख करते हुए ग्राहक चालान।
• उनकी नियत तारीखों के साथ लेन-देन रिकॉर्ड करना।
• एक संग्रह और अनुवर्ती अनुसूची के माध्यम से देय की निगरानी करना।
• ऐसे बिल बनाना जो अतिदेय हैं और बिल कालानुक्रमिक रूप से देय हैं।
• बिल विवरण और नियत तारीख के साथ अनुस्मारक पत्र भेजना।
• जब भुगतान प्राप्त होता है, तो एक रसीद, समायोजन प्रविष्टि और बिक्री खाते को तदनुसार दर्ज किया जाना चाहिए।
• यदि शीघ्र भुगतान के लिए नकद छूट की अनुमति दी जाती है, तो प्राप्ति खाते के तहत खातों में एक उपयुक्त समायोजन प्रविष्टि दिखाई देती है।

उदाहरण के लिए, यदि आपके पास आपूर्तिकर्ता के साथ बाद में भुगतान करने या उसकी क्रेडिट सुविधाओं का लाभ उठाने की व्यवस्था है, तो फर्म इस लेनदेन को आपके खाते में बकाया राशि के रूप में दिखाएगी। यह अपने खातों में देय या विविध लेनदारों के अनुभाग में अपनी बैलेंस शीट के दाईं ओर दिखाई देगा। इसी तरह, जब आप क्रेडिट पर सामान या सेवाओं की आपूर्ति करते हैं, तो जिस फर्म को आपको भुगतान करना होता है, वह एक विविध देनदार होती है।उनके खाते को प्राप्ति खातों में दिखाया जाता है, जो कुल मिलाकर बैलेंस शीट के बाईं ओर, संपत्ति या डेबिट पक्ष पर प्रतिबिंबित विविध देनदार बनते हैं।

 प्राप्ति प्रबंधन प्राप्ति खातों से संबंधित है और इसलिए यह एक संपत्ति और गतिशील खाता है। यह तब तक रहता है जब तक ग्राहक द्वारा भुगतान नहीं किया जाता है या लेनदार द्वारा प्राप्त नहीं किया जाता है। इसके अलावा, चूंकि पैसा अभी भी बकाया है, प्राप्ति खाते कंपनी के लिए एक संपत्ति हैं। इस प्रकार, बकाया धन और चालान जिनका भुगतान अभी तक ग्राहकों द्वारा किया जाना है, खाता प्राप्ति कहलाते हैं।इस खाते को प्राप्ति बिल खाता भी कहा जाता है। प्राप्ति प्रबंधन के अर्थ को समझने के बाद, आइए इसके उद्देश्यों, दायरे और एक संग्रह प्रबंधन प्रणाली (सीएमएस) का पता लगाएं।

खाता प्राप्ति प्रबंधन के उद्देश्य क्या हैं?

आपके प्राप्ति खातों के प्रबंधन को प्राप्ति प्रबंधन कहा जाता है और इसमें शामिल हैं:

• संग्रह प्रबंधन
• भुगतान संग्रह
• लेखा  प्राप्ति

एक व्यवसाय को सफलतापूर्वक चलाने के लिए, नकदी प्रवाह महत्वपूर्ण है और इसे इष्टतम स्तर पर रखा जाना चाहिए। भले ही प्राप्य प्रबंधन एक साधारण काम प्रतीत होता है, यह आपके व्यवसाय की प्रकृति पर निर्भर है और बहुत थकाऊ हो सकता है।जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ता है, प्राप्तियों का प्रबंधन एक जटिल कार्य बन जाता है। आपको अपनी प्राप्तियों का प्रबंधन करने के लिए अच्छे लेखांकन सॉफ्टवेयर की आवश्यकता होगी, जो आपकी कंपनी के विकास, जरूरतों और मानकों को मापने और मिलान करने में सक्षम होना चाहिए।

• यह नकदी प्रवाह को बेहतर बनाने में मदद करता है: एक अच्छी प्राप्ति प्रबंधन प्रणाली का एक मुख्य उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि व्यवसाय के मालिकों को अपने नकदी प्रवाह को स्थिर रखने में मदद मिले। ध्वनि प्रबंधन प्रक्रिया एक सटीक तस्वीर प्रदान करती है कि आपकी नकदी कितनी और कब देय है और यह कहां अटकी हुई है।

यह प्राप्ति खातों में बिक्री लेनदेन को व्यवस्थित और कालानुक्रमिक रिकॉर्ड में भी रखता है।इस खाते के उचित प्रबंधन का मतलब है कि नकदी प्रवाह दैनिक लेनदेन को निधि देने और आपके आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान करने के लिए पर्याप्त होगा।हमेशा सुनिश्चित करें कि आपके आपूर्तिकर्ताओं के साथ आपकी क्रेडिट सीमा आपके द्वारा अपने ग्राहकों को प्रदान की जाने वाली क्रेडिट अवधि से अधिक है।

• यह खराब ऋणों को न्यूनतम रखता है: क्रेडिट या अतिदेय में अवरुद्ध नकदी एक व्यवसाय के लिए एक नुकसान है। धन की कमी और अवरुद्ध नकदी रोज़मर्रा की व्यावसायिक गतिविधियों के लिए और आपके आपूर्तिकर्ताओं को शीघ्र भुगतान करने के लिए धन की कमी में तेजी से बढ़ जाती है।कंपनियों को शुरुआती चरणों में अंतरराष्ट्रीय प्राप्ति प्रबंधन से बचना चाहिए क्योंकि इन्हें पुनर्प्राप्त करना मुश्किल है।

यदि प्राप्तियों को खराब तरीके से प्रबंधित किया जाता है, तो इससे खराब ऋण, फर्म के आपूर्तिकर्ताओं को डिफ़ॉल्ट भुगतान, और अंततः मौद्रिक नुकसान और प्रतिष्ठा और विश्वसनीयता में नुकसान हो सकता है। इस प्रकार, प्राप्य प्रबंधन प्राप्य और भुगतान शेड्यूल को ट्रैक और रिकॉर्ड करने में मदद करता है, ताकि आप सुधारात्मक कार्रवाई कर सकें और अपने देनदारों से वसूली के कुशल उपायों के साथ एक इष्टतम क्रेडिट नीति का पालन कर सकें।

यह ग्राहक संबंधों और संतुष्टि में सुधार करता है: अपने ग्राहकों की कुशल ट्रैकिंग के माध्यम से अपने प्राप्ति प्रबंधन में सुधार करने से आप उन लोगों को जान सकते हैं जिनके भुगतान प्रदर्शन रिकॉर्ड अच्छे हैं और जो अपनी प्रतिबद्धताओं और आपके उत्पादों के प्रति वफादार हैं। ऐसे ग्राहकों को अतिरिक्त मूल्य छूट, पारदर्शी लेन-देन, अतिरिक्त या कंपित क्रेडिट अवधि आदि के साथ पुरस्कृत करने से वफादार ग्राहक बनाने और ग्राहक प्रतिधारण और संतुष्टि में सुधार करने में मदद मिल सकती है।

यह बिक्री की मात्रा को बढ़ा सकता है: कुशल प्राप्य प्रबंधन, जैसा कि ऊपर चर्चा की गई है, अधिक ग्राहक ला सकता है और आपकी बिक्री और इस प्रकार आपकी लाभप्रदता में सुधार कर सकता है। पारदर्शी और अच्छी तरह से प्रलेखित क्रेडिट सुविधाएं प्रदान करके, आपके ग्राहक आधार में काफी हद तक सुधार किया जा सकता है।

प्राप्ति खातों के उदाहरण:

• 10 जून 2021 को, राज इंटरप्राइजेज ने 15 दिनों के लिए क्रेडिट पर सुनील ट्रेडर्स को 50,000 रुपये का सामान बेचा।
•  10 जून से दिन के समय तक सुनील ट्रेडर्स द्वारा बिल का भुगतान किया जाता है, सुनील ट्रेडर्स के खाते के खिलाफ राज एंटरप्राइजेज की किताबों में 50,000 रुपये का खाता है।
•  अब मान लीजिए कि 20 जून को सुनील ट्रेडर्स राज इंटरप्राइजेज को 30,000 रुपये का भुगतान करते हैं।
•  30,000 रुपये की यह राशि सुनील ट्रेडर के खाते से कम हो गई है।
•  समायोजन प्रविष्टि के बाद, सुनील ट्रेडर्स के कुल प्राप्य खाते 20,000 रुपये होंगे।

अब देखते हैं कि लेखा प्राप्ति लेन-देन कैसे दर्ज किया जाता है।

खातों के प्राप्ति प्रबंधन को खाते की पुस्तकों में कैसे दर्ज करें?

उपरोक्त लेन-देन राज एंटरप्राइजेज की जर्नल प्रविष्टियों में नीचे के रूप में परिलक्षित होता है और खाते की पुस्तकों में बिल का भुगतान होने पर खाते को समायोजित करने के लिए होता है।

जब बिक्री 10 जून 2021 को क्रेडिट पर की जाती है:

जब 20 जून 2021 को बिक्री बिल का आंशिक भुगतान किया जाता है:

प्राप्ति खाते भी वित्तीय विवरणों में परिलक्षित होते हैं। कोई भी मूल्य जो आपको देय खातों या प्राप्ति राशियों में अधिक है, खाते के आपके प्रबंधन पर खराब प्रभाव डालता है। उदाहरण के लिए, बकाया या अतिदेय बिलों का अर्थ है खराब वित्तीय प्रबंधन।

प्राप्ति प्रबंधन का दायरा:

जब आप क्रेडिट पर सेवाओं या सामानों की बिक्री की पेशकश करते हैं, तो आपको बकाया राशि को कुशलतापूर्वक रिकॉर्ड करने और ट्रैक करने की आवश्यकता होती है।आपके ग्राहकों से देय ऐसी सभी राशियों को बकाया या प्राप्य बिलों के रूप में दर्शाया जाता है।

प्राप्ति प्रबंधन आपके व्यवसाय के स्वास्थ्य और नकदी के स्वस्थ प्रवाह को बनाए रखने के लिए महत्वपूर्ण है। इस प्रकार, एक लेखा प्रणाली में प्राप्ति खाते के प्रबंधन का दायरा है:

• उन राशियों और ग्राहकों को ट्रैक और रिकॉर्ड करने के लिए जिनके भुगतान देय हैं।
• क्रेडिट अवधि का मितव्ययिता से उपयोग करें।
• लंबे समय से लंबित बिलों को बंद करने का प्रयास करें।
• अपने भुगतान प्रदर्शन को ट्रैक करके ग्राहक संबंधों की निगरानी और सुधार करें।

वित्तीय विवरणों में लेखा प्राप्ति उपचार:

अब तक, आपने पाया है, प्राप्ति का अर्थ वह देय राशि है, जो आपको अभी तक एक विशिष्ट अवधि के भीतर अपने ग्राहक से प्राप्त करनी है। इसलिए, खाते में आने वाले धन को चालू संपत्ति के रूप में माना जाता है। जब वित्तीय विवरण तैयार किया जाता है, तो देय कुल राशि वित्तीय विवरण के बाईं ओर, डेबिट पक्ष, या परिसंपत्ति पक्ष पर विविध देनदारों, खातों प्राप्ति, या व्यापार प्राप्ति के रूप में परिलक्षित होती है।

प्राप्ति प्रबंधन के प्रभाव और उद्देश्य:

प्राप्ति प्रबंधन का महत्व आपके नकदी प्रवाह से जुड़ा है जो किसी भी उद्यम की रक्त रेखा है।प्राप्ति प्रबंधन का कुशल कामकाज प्राप्ति खातों में बकाया राशि की वसूली के नियंत्रण और योजना से संबंधित है और बिल प्राप्य खातों में सभी वित्तीय लेनदेन का एक पारदर्शी, सटीक रिकॉर्ड सुनिश्चित करता है। उदाहरण के लिए, एक बिक्री तभी सफल होती है जब ग्राहक आपके उत्पाद को खरीदता है और उसके लिए भुगतान करता है, इसलिए यह क्रेडिट बिक्री के साथ भी होता है। हालांकि, भुगतान प्राप्त होने तक, देय राशि बिल प्राप्ति खाते में दिखाई देती है।

प्राप्ति प्रबंधन के महत्वपूर्ण होने का एक अन्य कारण यह है कि प्राप्ति खाते, जब एक वित्तीय विवरण में परिलक्षित होते हैं, यह दर्शाता है कि आपकी बिक्री का कितना प्रतिशत क्रेडिट पर है। जब यह आंकड़ा बड़ा होता है, तो इसका मतलब है कि नकदी प्रवाह का अक्षम प्रबंधन। यह ध्यान देने योग्य है कि जब तक भुगतान प्राप्त नहीं हो जाता है, तब तक आप बेची गई वस्तुओं की लागत और अपनी कार्यशील पूंजी पर ब्याज का भुगतान कर रहे हैं, जो आपके ग्राहकों को मुफ्त में दी जाती है, भले ही वह छोटी अवधि के लिए हो।इसलिए, आपके व्यवसाय का स्वास्थ्य प्रभावित होता है, और आपकी कार्यशील पूंजी लंबी अवधि के लिए बंधी रहती है।

प्राप्ति प्रबंधन ट्रैकिंग बिल  प्राप्ति खाते के रिकॉर्ड से संभव है, जो आपको बताता है कि कितना बकाया है, कब देय है और किससे देय है। प्राप्तियों का समय पर संग्रह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है, क्योंकि अन्यथा, आपका नकदी प्रवाह प्रभावित होता है। कुशल प्रबंधन सुनिश्चित करने के लिए, आपको एक कुशल क्रेडिट प्रबंधन प्रणाली या सीएमएस स्थापित करने की आवश्यकता है।

निष्कर्ष:

प्राप्ति खातों के कुशल प्रबंधन से व्यवसायों को कई तरह से लाभ होता है। यह नकदी में त्वरित बिक्री प्राप्तियों के माध्यम से नकदी प्रवाह में सुधार करता है। इसका उपयोग क्रेडिट बिक्री के माध्यम से व्यापक ग्राहक आधार बनाने और वफादार ग्राहकों के ग्राहक संबंधों को पुरस्कृत करके उन्हें बढ़ावा देने के लिए भी किया जाता है।

एक कुशल क्रेडिट प्रबंधन प्रणाली या सीएमएस वित्तीय प्रबंधन में प्राप्ति प्रबंधन भी करता है, जब भी आपको उनकी आवश्यकता होती है, तो आपको खातों की प्राप्तियों की इकाई की वित्तीय रिपोर्ट स्वचालित रूप से प्रदान करता है। क्या आप जानते हैं कि Khatabook ऐप का इस्तेमाल एक कुशल सीएमएस सहित आपकी सभी अकाउंटिंग जरूरतों के लिए किया जा सकता है?आज ही अपने फ़ोन पर ऐप आज़माएं!