टैली में प्राप्तियों और भुगतान रिपोर्ट के बारे में जानें

टैली ईआरपी-9 एक कुशल सॉफ्टवेयर पैकेज है जिसका उपयोग लेखांकन के लिए किया जाता है और इसका उपयोग व्यावसायिक संगठनों द्वारा उद्यम के दिन-प्रतिदिन के लेनदेन और व्यावसायिक डेटा को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। टैली सॉफ्टवेयर अपनी रिपोर्ट, फाइनेंस, इन्वेंटरी, एचआर, सेल्स, परचेजिंग, पेरोल आदि जैसे अन्य व्यावसायिक अनुप्रयोगों के साथ एकीकरण में आसानी के लिए अच्छा प्रदर्शन करता है। टैली सॉफ्टवेयर सारांश को दर्शाते हुए वित्तीय विवरणों के साथ व्यवसाय भी प्रदान कर सकता है। इसमें प्राप्ति और भुगतान खाता भी होता है जो व्यावसायिक लेनदेन के सभी विवरण प्रदान करता है। उदाहरण के लिए, लाभ और हानि (पी एंड एल) खाता बनाते समय, ऋण के लिए आवेदन करते समय यह मददगार होता है।

क्या आपको तुम्हें पता था? अनुच्छेद 112 भारत सरकार के लिए प्रत्येक वित्तीय वर्ष (1 अप्रैल से 31 मार्च तक) के लिए भुगतान और प्राप्तियों के खातों की अनुमानित सारांश रिपोर्ट संसद में प्रस्तुत करना अनिवार्य बनाता है।

प्राप्ति और भुगतान खाता क्या है?

प्राप्ति और भुगतान खाता किसी संगठन के खाते की पुस्तकों में भुगतान और नकद प्राप्तियों का योग करता है और हमेशा एक लेखा अवधि के लिए रिपोर्ट किया जाता है। गैर-लाभकारी संगठनों में, प्राप्तियां और भुगतान खाता सभी नकद लेनदेन, नकद प्राप्तियों या भुगतानों का सारांश है, और यह प्राप्तियों या राजस्व और पूंजीगत व्यय से भुगतान को अलग करने की जहमत नहीं उठाता है। प्राप्तियां और भुगतान खाता केवल उन सभी बैंक और नकद लेनदेन को सटीक रूप से रिकॉर्ड करता है जो प्रकृति में राजस्व या पूंजी हो सकते हैं। इसमें मूल्यह्रास की तरह नकद में नहीं किए गए लेनदेन शामिल नहीं हैं। जब वित्तीय विवरण तैयार किए जाते हैं, तो इसे हमेशा लेखा अवधि के अंत में रिपोर्ट किया जाता है।

प्राप्ति और भुगतान खाते का प्रारूप:

• प्राप्ति और भुगतान खाते का प्रारूप नियमित दो-खंड खाता पृष्ठ में दर्ज किया जाता है, जहां डेबिट लेनदेन बाईं ओर और क्रेडिट लेनदेन दाईं ओर दिखाई देते हैं।
• प्रारूप रुपये या ₹ चिह्न के साथ भारतीय रुपये में है। बाईं ओर के कॉलम आम तौर पर 'टू …..' और दायीं ओर "बाय ..." होते हैं। जैसा कि क्रमशः डेबिट और क्रेडिट के लिए सामान्य है।
• प्राप्ति और भुगतान खाते के प्रारूप में शीर्षक के ठीक नीचे लेखांकन अवधि भी होती है।

खाते की विशेषताएं:

आइए प्राप्ति और भुगतान खाते की विशेषताओं पर एक नज़र डालें:

• खाते में ऐसे लेन-देन शामिल नहीं हैं जिन्हें गैर-नकद लेनदेन कहा जाता है या ऐसे लेनदेन जो बैंक योग्य नहीं हैं या नकद में हैं।
• प्राप्ति और भुगतान खाता समेकित खाता विवरण का एक सारांश है जिसमें सभी नकद प्राप्तियों, भुगतानों, राजस्व और पूंजीगत व्ययों के बीच अंतर किए बिना दिखाया गया है।
• सारांश हमेशा बैंक में उपलब्ध नकदी और शुरुआती शेष के रूप में घोषित नकदी से शुरू होता है। यह बैंक के अंतिम लेनदेन और नकद लेखांकन के साथ समाप्त होता है।
• आम तौर पर, यह किसी भी व्यावसायिक संगठन में लेखा अवधि के अंतिम दिन पर तैयार किया जाता है।
• डेबिट पक्ष सभी चेक और नकद प्राप्तियों को रिकॉर्ड करता है, जबकि क्रेडिट पक्ष प्राप्त चेक और नकद भुगतान को रिकॉर्ड करता है।
• इसे व्यय और आय विवरण भी कहा जाता है।
• यह सभी भुगतानों का हिसाब रखता है, भले ही वे पिछले, चालू या बाद के वर्ष के लिए न हों, लेकिन उस लेखा वर्ष में भुगतान किए जाते हैं।
• खाता टैली में प्राथमिक डिफ़ॉल्ट समूहों के आधार पर जानकारी प्रदर्शित करता है।

रिपोर्ट को कैसे देखें?

आप किसी  विशिष्ट AY या FY के लिए Tally.ERP 9  भुगतान और प्राप्तियों के खाते की रिपोर्ट देख सकते हैं। भुगतान और प्राप्तियों के खाते को कॉन्फ़िगर करने के लिए F12 'कॉन्फ़िगर' बटन का उपयोग करना याद रखें। यहां बताया गया है कि आप प्राप्तियों और भुगतानों पर रिपोर्ट को कैसे देखते हैं।

1. सबसे पहले, टैली गेटवे के डिस्प्ले टैब का उपयोग करें, और रसीदें और भुगतान खाता चुनें । जो पृष्ठ प्रदर्शित होगा वह खाते की रिपोर्ट है।

2. रिपोर्ट के डेबिट और क्रेडिट पक्ष वर्तमान प्राप्तियां या भुगतान देयताएं, अप्रत्यक्ष व्यय या आय, और प्राप्तियों या भुगतानों के समापन संतुलन को प्रदर्शित करते हैं।

3. सृजित खाता रिपोर्ट लेखा बहियों को खोलने की आरंभ तिथि से अंतिम प्रविष्टि के लेन-देन तक अद्यतन की जाती है।

4. अकाउंटिंग अवधि बदलने के लिए, अपने कंप्यूटर पर F2 फ़ंक्शन बटन का उपयोग करें।

5. इसके बाद, आवश्यक समूह का चयन करें और उस लेखा अवधि के लिए भुगतान और प्राप्ति सारांश रिपोर्ट तैयार करने के लिए एंटर बटन दबाएं।

6. आप हमेशा मासिक अवधियों के लिए बहीखाता सारांश नीचे ड्रिल करके खींच सकते हैं। आप लेज़र वाउचर का उपयोग भी कर सकते हैं और यदि आवश्यक हो तो 'Alter' मोड का उपयोग करके वाउचर को बदल सकते हैं।

प्राप्ति और भुगतान खाता डिफ़ॉल्ट रूप से क्षैतिज रूप में एक रिपोर्ट है। यदि आवश्यक हो, तो इसे लंबवत रूप में बदला जा सकता है जब आप अपने कंप्यूटर पर टैली में F12 कॉन्फ़िगरेशन फ़ंक्शन बटन का उपयोग करके रिपोर्ट को कॉन्फ़िगर करते हैं।

टैली में फंक्शन बटन बार:

बटन बार अन्य रिपोर्टों को देखने या टॉगल करने या इसका उपयोग करके अतिरिक्त जानकारी देखने के लिए टैली में विकल्प प्रदान करता है। टैली ERP9 में बटन बार के कार्य हैं:

F1 फंक्शन बटन: इसका उपयोग भुगतान और प्राप्तियों के खाते को उसके विस्तृत रूप में 'देखने' के लिए किया जाता है।

यहां प्राप्ति और भुगतान खाता आम तौर पर व्यक्तिगत शीर्ष दिखाता है जैसे प्राप्तियों का प्रारंभिक शेष और बैंक में राशि और कैश-इन-हैंड निर्दिष्ट करेगा। वर्तमान देनदारियां विविध लेनदारों को दर्शाती हैं, जबकि अप्रत्यक्ष आय को अन्य आय और प्राप्त कमीशन में विभाजित किया जाता है। क्लोजिंग बैलेंस बैंक खाते की स्थिति को दर्शाता है।

इसी तरह, वर्तमान देनदारियां विविध देनदारों को क्रेडिट पक्ष में दर्शाती हैं। अप्रत्यक्ष व्यय में प्रिंटिंग/स्टेशनरी, वाहन भुगतान, और कैश-इन-हैंड और बैंक खातों की समाप्ति शेष राशि की सूची होती है।

आप इस बटन का उपयोग संक्षिप्त प्रपत्र और विस्तृत रिपोर्ट प्रपत्र के बीच टॉगल करने के लिए कर सकते हैं। यदि क्लोजिंग या ओपनिंग बैलेंस को लाल रंग में दर्शाया गया है, तो उनका मतलब ऋणात्मक या क्रेडिट बैलेंस है।

F2 फंक्शन बटन: F2 फंक्शन बटन रसीदों और भुगतान खाते की तारीख को बदल देता है।

F3 फ़ंक्शन बटन: F3 फ़ंक्शन बटन खाते की सूची से किसी कंपनी का चयन करता है और उसे देखता है। यदि खाते में केवल एक कंपनी सूचीबद्ध है, तो यह बटन निष्क्रिय है, अर्थात इसका उपयोग केवल तभी किया जा सकता है जब प्राप्ति और भुगतान खाते में संगठन की सूची में दो से अधिक कंपनियां हों।

F5 फ़ंक्शन बटन: यह फ़ंक्शन बटन भुगतान और प्राप्ति खाते के लिए डिफ़ॉल्ट रूप से प्राथमिक समूहों को प्रदर्शित करता है। इसका उपयोग समूह और विभिन्न समूहों के लेजर विचारों के बीच टॉगल करने के लिए किया जाता है।

सी फंक्शन या न्यू कॉलम फंक्शन: यह फंक्शन बटन निम्नलिखित कार्यों में विशेष रूप से उपयोगी है।

• भुगतान और प्राप्ति खाता बही में दो अलग-अलग कंपनियों के खातों का चयन करें और फिर तुलना करें।
• वर्तमान अवधि की तुलना में भिन्न अवधि की प्राप्तियों और भुगतान खातों को प्रदर्शित और तुलना करें।
• किसी भिन्न मुद्रा का उपयोग करके उक्त प्राप्तियां और भुगतान खाता सारांश प्रदर्शित करें।

F12 या कॉन्फ़िगर फ़ंक्शन बटन: अपनी आवश्यकताओं के अनुसार प्राप्ति और भुगतान खाता प्रारूप को कॉन्फ़िगर करने के लिए F12 'कॉन्फ़िगर' बटन का उपयोग करना याद रखें। खाता रिपोर्ट डिफ़ॉल्ट रूप से क्षैतिज रूप में होती है। यदि आवश्यक हो, तो इसे लंबवत रूप में बदला जा सकता है जब आप अपने कंप्यूटर पर टैली में F12 कॉन्फ़िगरेशन फ़ंक्शन बटन का उपयोग करके रिपोर्ट को कॉन्फ़िगर करते हैं।

प्राप्ति और भुगतान खाता रिपोर्ट को कॉन्फ़िगर करने के चरण:

आप आवश्यक प्रारूप में भुगतान और प्राप्ति खाता रिपोर्ट प्रदर्शित करने के लिए कॉन्फ़िगर बटन, या F12 विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं।

रिपोर्ट को कॉन्फिगर करने के लिए F12 पर क्लिक करें। विन्यास पर प्रदर्शित पृष्ठ निम्नलिखित विकल्प प्रदान करता है।

1. लंबवत भुगतान और रसीदें दिखाएं? हां नहीं।

2. केवल नेट क्लोजिंग और ओपनिंग बैलेंस दिखाएं? हां नहीं।

3. नेट लेज़र बैलेंस दिखाएँ? हां नहीं।

4. नामों का प्रकटन: केवल डिफ़ॉल्ट / नाम।

5. स्केल फ़ैक्टर के लिए मान: डिफ़ॉल्ट / स्केल फ़ैक्टर।

6. विस्तृत प्रारूप के लिए स्तरों का विस्तार करें? हां नहीं।

• यदि आप रिपोर्ट को लंबवत रूप से प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो 'ऊर्ध्वाधर भुगतान और प्राप्तियां दिखाएं?' प्रश्न के लिए 'हां' चुनें। परिणाम प्राप्तियां और भुगतान खाते को लंबवत प्रारूप में प्रदर्शित करेगा, न कि डिफ़ॉल्ट क्षैतिज प्रारूप में। साथ ही, ध्यान दें कि भुगतान और प्राप्ति खाते का लंबवत रूप भुगतान और प्राप्तियों को अलग-अलग दिखाता है।
• यदि आप शुद्ध शेष राशि निकालना चाहते हैं, तो अगला प्रश्न 'केवल नेट समापन और प्रारंभिक शेष राशि दिखाएँ?' को नहीं पर सेट करें। बैंक/नकद खातों के समापन और प्रारंभिक शेष को प्राप्तियों और भुगतान दोनों पक्षों पर प्रदर्शित किया जाता है डिफॉल्ट, डेबिट या क्रेडिट बैलेंस पर निर्भर करता है। ध्यान दें कि यह विकल्प केवल क्षैतिज प्रदर्शन प्रारूप में काम करता है, न कि लंबवत प्रदर्शन विकल्प।

• क्या आपको लेज़र बैलेंस की आवश्यकता है?

नेट लेज़र बैलेंस प्रदर्शित करने के लिए अगला प्रश्न, 'नेट लेज़र बैलेंस दिखाएँ?' को 'हाँ' पर सेट करें। इसका मतलब है कि प्रदर्शित शुद्ध शेष राशि का कोई विवरण नहीं है।

• एक प्रदर्शन शैली का चयन करने के लिए जहां नाम दिखाई देते हैं, आपको 'नामों की उपस्थिति: नाम (डिफ़ॉल्ट)/केवल नाम' विकल्प का चयन करना होगा, और आपके प्रदर्शन को केवल नाम या डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स के साथ रिपोर्ट प्रदर्शित करने के लिए उपयुक्त रूप से कॉन्फ़िगर किया जा सकता है। .
• आपके पास प्रदर्शन के लिए विभिन्न पैमाने के कारक भी हैं और या तो डिफ़ॉल्ट मान का उपयोग करना होगा या विकल्प के लिए स्केल कारक चुनना होगा, 'स्केल फैक्टर के लिए मान: डिफ़ॉल्ट/स्केल कारक'।
• क्या आपको विस्तृत स्तर के प्रारूप की आवश्यकता होगी? कॉन्फ़िगरेशन पृष्ठ पर अंतिम विकल्प आपको रिपोर्ट को डिफ़ॉल्ट मानों द्वारा प्रदर्शित करने के लिए कॉन्फ़िगर करने या विस्तृत प्राप्तियों और भुगतान खाता प्रारूप में सभी स्तरों का विस्तार करने की अनुमति देता है। प्रश्न में अपना विकल्प चुनें, 'विस्तृत प्रारूप के लिए स्तरों का विस्तार करें? हां नहीं।'

प्राप्तियां और भुगतान सारांश रिपोर्ट:

प्राप्तियों और भुगतान खातों की यह खाता सारांश रिपोर्ट सारांश रूप में चयनित प्राथमिक समूह के सभी उप-समूहों/समूहों को प्रदर्शित करती है। यह रिपोर्ट प्रदर्शित करता है

• प्राप्तियों और भुगतान पक्षों में नकद और बैंक खातों का उद्घाटन और समापन सारांश।
• क्रेडिट और डेबिट पक्षों के रूप में भुगतान और प्राप्तियों का पूरा सारांश।
• भुगतान और प्राप्तियों के लिए बही का मासिक सारांश।

बैंक/नकद की समापन/उद्घाटन सारांश रिपोर्ट प्रदर्शित करने की प्रक्रिया:

यहां बताया गया है कि आप सारांश रिपोर्ट कैसे प्रदर्शित करते हैं:

• सबसे पहले, टैली गेटवे पर जाएँ और प्रदर्शन > भुगतान और रसीदें > प्रारंभिक या अंतिम शेष राशि चुनें। कहें कि हम ओपनिंग चुनते हैं; फिर सारांश प्रारंभिक शेष राशि के साथ बैंक या नकद सारांश स्क्रीन प्रदर्शित करता है।

• ध्यान दें कि क्लोजिंग और ओपनिंग बैलेंस रिपोर्ट में डिफ़ॉल्ट रूप से प्रदर्शित होते हैं।

• प्राप्ति और भुगतान रिपोर्ट में बैंक/नकद के समापन/उद्घाटन सारांश को कॉन्फ़िगर करते समय F12 फ़ंक्शन ओपनिंग और क्लोजिंग बैलेंस डिस्प्ले को हाँ पर सेट करता है। आप फ़ंक्शन बार का उपयोग करके रिपोर्ट को संशोधित कर सकते हैं।
• F2 बटन आपको दिनांक बदलने की अनुमति देता है, F5 समूहीकृत या लेजर-वार दृश्य, और F12 रिपोर्ट प्रदर्शन को कॉन्फ़िगर करने की अनुमति देता है।
• कॉन्फ़िगर करने के लिए F12 मेनू में विकल्प स्व-व्याख्यात्मक हैं और रिपोर्ट सारांश को प्रदर्शित करने और आगे बढ़ने के लिए आसानी से चुना जा सकता है।

• इस मामले में, चूंकि हमने प्रारंभिक शेष राशि का चयन किया है, सारांश रिपोर्ट प्रारंभिक शेष राशि, डिफ़ॉल्ट रूप से समापन शेष, प्रतिशत का कोई प्रदर्शन नहीं, केवल पार्टियों के नाम, एक डिफ़ॉल्ट पैमाने, और कोई विस्तृत प्रारूप नहीं दिखाएगी।

निष्कर्ष:

टैली ईआरपी 9 दैनिक आयोजन और लेखा में आपकी सहायता करने के लिए बहुत सहायक है। प्राप्ति और भुगतान खाता आम तौर पर टैली में सारांश रिपोर्ट, महीने-वार बहीखाता सारांश और खाता स्थिति दिखाता है। यह प्राप्ति और भुगतान लेनदेन के संबंध में प्रासंगिक जानकारी प्रदर्शित करता है और प्रत्येक नकद या बैंक लेनदेन या वाउचर प्रविष्टि के साथ अद्यतन किया जाता है।

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