प्रशासनिक व्यय एक कंपनी द्वारा संगठन के संचालन में किए गए खर्च होते हैं और इसमें उत्पादन या बिक्री व्यय शामिल नहीं होते हैं। किसी संगठन द्वारा किए गए सभी ओवरहेड व्यय को प्रशासनिक लागत के रूप में माना जाता है। वे किसी विशिष्ट विभाग या एक विशिष्ट इकाई से संबंधित नहीं हैं।
प्रशासनिक व्यय के मुख्य अंश:
1. प्रशासनिक व्यय ऐसे शुल्क हैं, जो किसी व्यवसाय को सुचारू रूप से चलाने के लिए किए जाते हैं लेकिन किसी विशिष्ट उत्पाद या सेवा के उत्पादन से सीधे जुड़े नहीं होते हैं।
2. प्रशासनिक लागत हमेशा व्यवसाय संचालन के एक मूलभूत तत्व के रूप में खर्च की जाएगी।
3. क्योंकि उनका कंपनी के प्रमुख व्यावसायिक कार्यों पर कोई सीधा प्रभाव नहीं पड़ता है, बजट में कटौती के लिए सबसे पहले प्रशासनिक खर्चों को लक्षित किया जाता है।
4. प्रशासनिक व्यय व्यावसायिक इकाइयों को उनके आय, व्यय या अन्य कारकों के प्रतिशत के आधार पर आवंटित किया जा सकता है।
प्रशासनिक व्यय को समझे:
- वरिष्ठ प्रबंधन (Senior Management) के लिए वेतन और सामान्य सेवाओं या आपूर्ति के लिए व्यय, जैसे कानूनी, अकाउंटिंग, लिपिकीय कार्य (clerical work), और सूचना प्रौद्योगिकी, प्रशासनिक व्यय के उदाहरण हैं। इन लागतों को अक्सर ग्रॉस मार्जिन से हटा दिया जाता है क्योंकि वे किसी कंपनी द्वारा वस्तुओं या सेवाओं के उत्पादन से सीधे नहीं जुड़े होते हैं।
- बुनियादी संचालन (जैसे, पेरोल या हेल्थकेयर बेनिफिट्स एडमिनिस्ट्रेशन), निरीक्षण और दक्षता को बढ़ावा देने, और/या कानूनों और विनियमों का पालन करने के लिए व्यवसायों द्वारा प्रशासनिक लागतें खर्च की जाती हैं। नीचे दिए गए प्रशासनिक आय व्यय विवरण पर बेचे गए माल की लागत (COGS) हैं और इसे अन्य खर्चों जैसे सामान्य या बिक्री व्यय के साथ जोड़ा जा सकता है।
- क्योंकि वे कॉर्पोरेट संचालन की बुनियादी हिस्से के रूप में खर्च किए जाते हैं, कुछ प्रशासनिक खर्च प्रकृति में निश्चित व्यय होते हैं। ये लागतें उत्पादन या बिक्री की मात्रा की परवाह किए बिना खर्च की जाएंगी। बाकी शेष प्रशासनिक लागतें सेमी-वेरिएबल हैं। उदाहरण के लिए, एक व्यवसाय लाइट का इस्तमाल करने के लिए लगातार एक निश्चित मात्रा में बिजली का उपयोग करेगा। उसके बाद वह अपने बिजली के बिल को कम करने के लिए कदम उठा सकती है।
- प्रशासनिक व्यय अक्सर सबसे पहले समाप्त हो जाते हैं, क्योंकि उनका उत्पाद या सेवा पर कोई सीधा प्रभाव नहीं पड़ता है जो एक कंपनी बेचती है या बनाती है। प्रबंधन अन्य लागतों की तुलना में प्रशासनिक लागत को कम रखने के लिए अत्यधिक प्रेरित है, क्योंकि इससे कंपनी को अपने संसाधनों का अधिक कुशलता से लाभ उठाने में मदद मिलती है। बिक्री-से-प्रशासनिक व्यय अनुपात व्यवसायों को यह निर्धारित करने की अनुमति देता है कि उनकी बिक्री राजस्व का कितना हिस्सा प्रशासनिक लागतों को आवंटित किया गया है।
- व्यवसाय संचालन के लिए उचित, सामान्य और आवश्यक प्रशासनिक व्यय का कंपनी के टैक्स रिटर्न पर डिडक्शन लिया जा सकता है। इन लागतों को व्यवसाय के सामान्य क्रम में खर्च किया जाना चाहिए और जिस वर्ष वे घटित होते हैं, उसमें डिडक्शन लि जानी चाहिए।
अन्य प्रकार के प्रशासनिक व्यय:
- प्रशासनिक खर्चों में विशिष्ट कर्मचारियों, जैसे अकाउंटिंग और आईटी कर्मियों के लिए तनख़्वाह और दुसरी सुविधाए प्रदान करना शामिल हैं। प्रशासनिक खर्चों में सभी कार्यकारी वेतन और लाभ शामिल हैं। बिल्डिंग के लीज, बीमा, सब्सक्रिप्शन, उपयोगिताओं, और कार्यालय की आपूर्ति खर्च सभी प्रशासनिक खर्चों के उदाहरण हैं।
- डेप्रिसिएसन व्यय को संपत्ति के डेप्रिसिएसन के आधार पर सामान्य, प्रशासनिक, या बिक्री (विपणन) व्यय के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है। परामर्श और कानूनी शुल्क को भी संगठनों द्वारा प्रशासनिक व्यय के रूप में शामिल किया जा सकता है। दूसरी ओर, अनुसंधान और विकास (R&D) लागत को प्रशासनिक लागत नहीं माना जाता है।
- एक निगम अपने प्रत्येक विभाग को राजस्व, व्यय, वर्ग फुट, या अन्य परिवर्तनीय विषयों के अनुपात के आधार पर प्रशासनिक व्यय को वितरित कर सकता है ताकि विभिन्न व्यावसायिक प्रभागों को चलाने से जुड़ी लागतों की पूरी तस्वीर प्राप्त हो सके। आंतरिक रूप से, यह प्रबंधन को विशिष्ट व्यावसायिक प्रभागों के विस्तार या संकुचन से संबंधित निर्णय लेने में सक्षम बनाता है।
प्रशासनिक व्यय के उदाहरण:
1. सभी कार्यकारी वेतन और वे अतिरिक्त लाभ जिनके वे हकदार हैं, प्रशासनिक खर्च वित्तीय सहायता द्वारा वित्तपोषित होती हैं।
2. वकीलों और लेखाकारों जैसे स्वतंत्र ठेकेदारों को भुगतान की गई फीस।
3. कार्यालय की आपूर्ति जैसे स्टेशनरी, कागज, कार्यालय फर्नीचर और कार्यालय रखरखाव के खर्च को भी प्रशासनिक खर्च माना जाता है।
4. कुछ अन्य प्रशासनिक खर्चों में आवर्ती भुगतान जैसे किराया, उपयोगिताओं, पेशेवर सदस्यता (professional memberships), रखरखाव शुल्क (maintenance fees) और सेवा शुल्क (service fees) शामिल हैं।
5. सूचना प्रौद्योगिकी (आईटी) सेवाओं से संबंधित सभी लागतें।
प्रशासनिक खर्चों का एक व्यावहारिक उदाहरण:
XYZ कंपनी बिजली पर प्रति माह ₹4,000 खर्च करती है और इसे प्रशासनिक खर्च के रूप में रिपोर्ट करती है। यह प्रत्येक विभाग द्वारा लिए जाने वाले स्थान की मात्रा के आधार पर लागत को विभाजित कर सकता है।
मान लीजिए
- उत्पादन स्थान 2,000 वर्ग फुट है।
- मैन्युफैक्चरिंग स्पेस 1,500 वर्ग फुट है।
- अकाउंटिंग ऑफिस में 750 वर्ग फुट का स्क्वायर फुटेज है।
- सेल्स ऑफिस में 750 वर्ग फुट का स्क्वायर फुटेज है।
कंपनी का 5,000 वर्ग फुट का कार्यालय है। बिजली के बिल को कैसे विभाजित किया जा सकता है, इसका एक उदाहरण निम्नलिखित है:
उत्पादन: ₹ 1,600 या (2,000 / 5,000) x ₹ 4,000
निर्माण: ₹ 1,200 या (1,500/5,000) x ₹ 4,000 लेखा: ₹ 600 या (750/5,000) x ₹ 4,000
सेल्स: ₹600 या (750/5,000) x ₹4,000
प्रत्येक व्यवसाय के लिए प्रशासनिक व्यय महत्वपूर्ण क्यों हैं?
- कोई कार्यालय अपने आप नहीं चलता है। आपकी टीमों को एक उच्च-कार्यशील वातावरण की आवश्यकता होती है, जिसमें वे मामूली मुद्दों की चिंता किए बिना आराम से काम कर सकें।
- एक अच्छा माहौल गुणवत्ता वाले कर्मचारियों की भर्ती में सहायता करता है, जो संगठन के साथ लंबे समय तक रहने की प्रवृत्ति रखते हैं। आरामदायक बैठने की जगह, खुशनुमा आंतरिक सज्जा जैसी छोटी सुविधाएं माहौल में चार चांद लगा देती हैं।
- शहरी संस्कृति में कंपनी मीटिंग्स, परियोजना मूल्यांकन गतिविधियां (project evaluation activities) और ऑफिस मीटिंग्स शामिल हैं, जो अब कैफेटेरिया और खुली जगहों में आयोजित की जाती हैं। इन कार्यों पर खर्च किए गए एक-एक पैसे का लेखा-जोखा प्रशासनिक बजट में होता है।
प्रशासनिक व्ययों का अकाउंटिंग: अधिकांश प्रशासनिक लागतें अन्य लागतों की तुलना में नगण्य लग सकती हैं। अगला सवाल यह है कि हमें उनका हिसाब देना चाहिए या नहीं। जब आप उन सभी को जोड़ते हैं, तो वे आपके कुल व्यवसाय पर बड़ा प्रभाव डालने की क्षमता रखते हैं।
नतीजतन, ऐसी सभी लागतों को वित्तीय विवरण में दर्ज और रिपोर्ट किया जाना चाहिए। इन प्रशासनिक खर्चों का हिसाब उस अवधि के दौरान होना चाहिए जिसमें वे खर्च किए गए थे, न कि उस अवधि के दौरान जिसमें उन्हें भुगतान किया गया था।
कुछ सबसे सामान्य प्रशासनिक लागतें नीचे सूचीबद्ध हैं:
1. वेतन: वेतन कवर कॉर्पोरेट कर्मचारियों जैसे प्रबंधन, वित्त, अकाउंटिंग, हिरासत (custodial) और सूचना प्रौद्योगिकी के लिए भुगतान करता है।
2. किराया: एक अन्य महत्वपूर्ण खर्च आपके कर्मचारियों के लिए कार्यालय की जगह उपलब्ध कराना है। यह एक कारण है कि कुछ व्यवसायों ने कार्यालय के बजाय दूर से काम करना चुना है। वर्तमान महामारी के समय में रिमोट कल्चर नया मानक बन गया है।
3. भोजन, पेय और अन्य जलपान: कर्मचारियों के लिए कार्यालय खुशनुमा और आरामदायक होने पर सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन दिखाना और अपना सर्वश्रेष्ठ काम करना आसान होता है। कर्मचारियों को उनके सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन पर रखने के लिए जलपान प्रदान करने की ये लागतें आती हैं।
4. कर्मचारियों को अन्य सुविधाएं: भोजन और पेय पदार्थों के सुविधाओ के अलावा, नए कर्मचारियों के लिए एक रेस्तरां में टीम के खाने से लेकर मासिक योग प्रशिक्षण, एक वार्षिक क्रिसमस पार्टी, या एक सशुल्क जिम सदस्यता, अन्य बातों के अलावा और बहुत सी सुविधाये शामिल कर सकते है।
5. काम से संबंधित तकनीकी आपूर्ति: इनमें स्क्रीन, कीबोर्ड, बैटरी और माउस सहित अन्य चीजें शामिल हैं। कुछ आकस्मिकताएं हो सकती हैं जैसे फर्नीचर टूटना, एयर कंडीशनिंग प्रतिस्थापन दूसरों के खर्च बीच जिन्हें प्रशासनिक खर्च के रूप में भी माना जाता है।
निष्कर्ष:
यह लेख आपको यह समझने में मदद करता है कि कैसे संगठनों को अपने वाणिज्यिक परिसर के उचित रखरखाव के लिए खर्च करना पड़ता है। ये खर्च मशीनरी जैसी बड़ी खरीद से लेकर स्टेशनरी जैसी मामूली खरीद तक हो सकते हैं। आम गलतफहमी में से एक, विशेष रूप से छोटे संगठनों के बीच, यह है कि केवल बड़े खर्च जोखिम भरे होते हैं। नतीजतन, फर्म छोटे खर्चों पर नज़र रखने में विफल रहती हैं। कंपनियों को अपनी कुल लागत की विस्तृत समझ होनी चाहिए। छोटे खर्च, जैसे मामूली रिसाव, एक बड़े जहाज को डुबो सकते हैं, और जब एक साथ जोड़ा जाता है, तो वे आपके संगठन पर महत्वपूर्ण प्रभाव डाल सकते हैं। इससे प्रत्येक संगठन के लिए अपने प्रशासनिक खर्चों पर ध्यान देना अनिवार्य हो जाता है।
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