पेरोल में पूर्ण और अंतिम निपटान प्रक्रिया क्या है

जब कोई कर्मचारी इस्तीफा देता है या किसी संगठन को छोड़ देता है, तो उन्हें एक पूर्ण और अंतिम समझौता करना पड़ता है। आमतौर पर इसके लिए संगठन का मानव संसाधन विभाग जिम्मेदार होता है। नियुक्ति अनुबंध में दिशानिर्देशों के अनुसार यह काफी सरल और गैर-भ्रमित करने वाली प्रक्रिया है। कर्मचारियों के पूर्ण और अंतिम निपटान के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।

एफएनएफ क्या है?

एफएनएफ (FnF) का फुल फॉर्म फुल एंड फाइनल सेटलमेंट पॉलिसी है। एफएनएफ समझौता, जिसे पूर्ण और अंतिम निपटान के रूप में भी जाना जाता है, तब होता है, जब कोई कर्मचारी संगठन छोड़ रहा होता है। इस्तीफा देने वाले कर्मचारियों को इस प्रक्रिया से गुजरना पड़ता है। कर्मचारियों को किसी भी अतिरिक्त बोनस और कर कटौती सहित उनके अंतिम कार्य महीने के लिए वेतन का भुगतान किया जाता है।

आपकी कंपनी तय करती है कि कर्मचारी के कार्यमुक्त होने के बाद या इस्तीफा सौंपे जाने के तुरंत बाद प्रक्रिया शुरू होगी या नहीं।

एचआर औपचारिकताएं जैसे एग्जिट इंटरव्यू, फीडबैक चेन भी कर्मचारी के पूर्ण और अंतिम निपटान का एक हिस्सा हैं। इस्तीफे की प्रक्रिया के दौरान कर्मचारी को भुगतान करने और गणना का निपटान करने की प्रक्रिया को कर्मचारी की अंतिम निपटान प्रक्रिया कहा जाता है।

इसे पूरा होने में एक महीने तक का समय लग सकता है, क्योंकि यह एक लंबी प्रक्रिया है, जिसके लिए विशाल ज्ञान और अनुभव की आवश्यकता होती है।

पूर्ण और अंतिम निपटान गणना के महत्वपूर्ण घटक

• अवैतनिक वेतन

अवैतनिक वेतन का अर्थ उक्त कर्मचारी को इस्तीफे की तारीख से संगठन में काम पर उसके अंतिम दिन तक देय वेतन की राशि है।

इसमें वेतन का कोई बकाया, वार्षिक लाभ जैसे छुट्टी यात्रा भत्ता (LTA), या कोई भी अनसुलझी लंबित राशि शामिल है जो कुछ कारणों से संसाधित नहीं हुई है।

वेतन के बकाया के लिए गणना:

दिनों की संख्या जिसके लिए मुआवजे का भुगतान किया जाना है X सकल वेतन

26 से विभाजित (एक महीने में भुगतान किए गए दिनों की संख्या)

• गैर-उपलब्ध अवकाश और बोनस

कारखाना अधिनियम 1948 की धारा 79 उप-धारा (11) के अनुसार, छुट्टियों के संबंध में सभी बकाया राशि का भुगतान अगले महीने की 7 और 10 तारीख से पहले या उससे पहले किया जाना चाहिए।

कर्नाटक शॉप्स एंड कमर्शियल इस्टैब्लिशमेंट एक्ट, सेक्शन 15 सब-सेक्शन (3) में यह भी कहा गया है कि 'सभी नकद बकाया राशि को अगले महीने की 10 तारीख को या उससे पहले चुकाना होगा।

गैर-उपलब्ध अबकाशो के लिए भुगतान

कंपनी की नीति में उल्लेख किया गया है कि गैर-प्राप्त अबकाशो के लिए भुगतान कैसे किया जाना है, इसके लिए दो अलग-अलग तरीके हैं:

1. प्रति दिन मूल (या मूल महंगाई भत्ता या अन्य घटक)

2. कंपनी द्वारा परिभाषित निश्चित राशि

प्रति दिन मूल की गणना:

अप्रयुक्त छुट्टियों के दिनों की संख्या X मूल वेतन)

26 दिनों से विभाजित (आम तौर पर, एक महीने में औसत कामकाजी / भुगतान किए गए दिन)

उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी का मूल वेतन 15000 रुपये है और उसके पास 24 अर्जित अवकाश हैं, जिनका लाभ नहीं उठाया गया है और मूल वेतन है, तो नकद राशि होगी

(24*)15000/26 = रु. 13,846.15

• ग्रेच्युटी

पेमेंट ऑफ ग्रेच्युटी एक्ट 1972, सेक्शन 7 सब-सेक्शन (3) में कहा गया है कि ग्रेच्युटी राशि का भुगतान इस्तीफे की तारीख से 30 दिनों के भीतर किया जाना चाहिए। उल्लिखित समय के भीतर ऐसा करने में विफल रहने पर ब्याज भुगतान में वृद्धि होगी। यदि कर्मचारी ने 4 वर्ष 240 दिन पूरे कर लिए हैं, तो ग्रेच्युटी राशि का भुगतान 30 दिनों के भीतर किया जाना चाहिए, अन्यथा उसे ब्याज दर प्राप्त होगी।
 

• पेंशन

'पेंशन योग्य सेवा' का अर्थ किसी संगठन के साथ न्यूनतम 10 वर्ष का कार्य पूरा करना है। ऐसी समयावधि पूरी करने वाले कर्मचारी पेंशन के हकदार हैं। सेवानिवृत्ति के बाद या 58 वर्ष की आयु में 'योजना प्रमाणपत्र' प्रस्तुत करने पर; जो भी बाद में हो, कर्मचारी द्वारा वे पेंशन लाभ प्राप्त कर सकते हैं। नियोक्ता के भविष्य निधि योगदान के एक हिस्से के रूप में, कुछ कर्मचारियों को पेंशन दी जाती है। ईपीएस के रूप में भी जाना जाता है, यह 1,000 रुपये की न्यूनतम सीमा और अधिकतम 7,500 रुपये निर्दिष्ट करता है।

• कटौतियां

पेशा कर (यदि कोई हो), आयकर, भविष्य निधि और नोटिस की अवधि के लिए अनसुलझे मुआवजे को कटौती में शामिल नहीं किया गया है। स्रोत पर कर कटौती या टीडीएस, जो आयकर अधिनियम के अंतर्गत आता है, प्राप्त ग्रेच्युटी और अवकाश नकदीकरण से छूट देता है। अन्य सभी लाभ और भुगतान पर टीडीएस या आयकर अधिनियम की संबंधित धाराएं लागू होंगी। ईपीएफ अधिनियम 1952, धारा 72 उप-धारा (5) में कहा गया है कि कर्मचारी द्वारा दावा प्रस्तुत किए जाने के 5 दिनों के भीतर, नियोक्ता द्वारा ईपीएफ फॉर्म अग्रेषित किए जाएंगे।

आयकर कटौती उस आय वर्ग पर भी निर्भर करती है जिसके अंतर्गत कर्मचारी आता है।

पूर्ण और अंतिम निपटान कब होता है?

भारत में पूर्ण और अंतिम निपटान कानून के अनुसार वेतन भुगतान अधिनियम के अनुसार, अंतिम निपटान कर्मचारी के अंतिम कार्य दिवस से 2 दिनों के भीतर किया जाना चाहिए। हालाँकि, अंतिम भुगतान और निकासी प्राप्त करने में कुछ समय लग सकता है। कर्मचारी के अंतिम कार्य दिवस से 30-45 दिनों के भीतर प्रक्रिया को समाप्त करना कंपनी की एक सामान्य नीति है।

पूर्ण और अंतिम निपटान गणना पत्रक:

नियोक्ताओं को ध्यान में रखने के लिए संकेत:

पूर्ण और अंतिम निपटान में छोटे कार्य शामिल हैं, जो पूरी प्रक्रिया को जटिल बनाते हैं जो कभी-कभी भ्रमित हो सकते हैं, कुछ नीतियों और प्रक्रियाओं को जगह में रखने की आवश्यकता होती है। आपके संगठन के पास पूर्व-परिभाषित पृथक्करण नीतियों का एक स्पष्ट सेट होना चाहिए जिसका उल्लेख नौकरी की शुरुआत में और नियुक्ति अनुबंध में किया जाएगा। इससे पेरोल विभाग के लिए काम थोड़ा आसान हो जाएगा। इसके लिए कुछ नीतियों और रणनीतियों का उल्लेख नीचे किया गया है:

1. पृथक्करण नीतियों की क्रिस्टल स्पष्ट परिभाषा:

नियोक्ता और कर्मचारी दोनों के लिए पृथक्करण नीतियों को परिभाषित करना आवश्यक है। पृथक्करण नीति में पूर्ण और अंतिम निपटान, तामील की जाने वाली नोटिस अवधि, ग्रेच्युटी राशि, भुगतान/अवैतनिक अवकाश, लंबित भत्ते और संगठन की अन्य निर्धारित प्रक्रियाओं के नियमों का उल्लेख है। यह पेरोल और मानव संसाधन विभागों को त्रुटियों को रोकने और अस्पष्टता से बचने में मदद करता है। एफ एंड एफ निपटान का सामना करने पर यह अनावश्यक विवादों को कम करता है।

2. एफएनएफ में आंशिक भुगतान

विशिष्ट संगठन नियमित वेतन अनुसूची के अनुसार अपने कर्मचारी का पेरोल जारी रखते हैं, जहां पिछले कार्य महीने का वेतन रोक दिया जाता है। इसे आंशिक FnF निपटान प्रक्रिया के रूप में जाना जाता है। यह रणनीति गणना को आसान बनाती है। पेरोल विभाग को पिछले कार्य माह के लिए कर कटौती और टीडीएस की गणना इस पद्धति से ही करनी होती है।

3. एफ एंड एफ बैच, थोक या व्यक्तिगत रूप से

संगठनों के तेजी से बढ़ने के साथ, या जो एक बार में एक से अधिक कर्मचारियों की छंटनी कर सकते हैं, प्रत्येक कर्मचारी के पेरोल, अंतिम निपटान, बकाया आदि की गणना करना एक कठिन काम हो सकता है। जब बड़ी संख्या में छंटनी का सामना करना पड़ता है, तो बैचों में बस्तियों से संपर्क किया जाता है। उन्हें थोक निपटान के रूप में भी जाना जाता है। यह विधि संगठनों को एक ही समय में एक से अधिक कर्मचारियों की निपटान राशि को साफ़ करने और संसाधित करने की अनुमति देती है।

कर्मचारियों को ध्यान देने के लिए संकेत:

प्रक्रिया के दौरान कोई जटिल ता न हो, इसके लिए कर्मचारी को इन बिंदुओं पर ध्यान देना चाहिए:

• लिए गए या अनसुलझे अग्रिमों के निपटान को अंतिम निपटान में समायोजित किया जाना चाहिए।
• एफ एंड एफ प्रक्रिया के लिए आवश्यक सभी सही और निष्पक्ष दस्तावेज प्रदान करना।

संपत्ति का दावा

संपत्ति का दावा और निकास साक्षात्कार इस प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं। कार्यभार ग्रहण करते समय, कर्मचारी को कंपनी द्वारा कुछ संपत्तियां प्रदान की जाती हैं, जैसे लैपटॉप, फोन, आदि। और जाने के समय, प्रदान की गई संपत्ति को कंपनी को वापस करना होगा। नियोक्ताओं द्वारा ऐसे संसाधनों पर नज़र रखनी होगी। कर्मचारी की ताकत बढ़ने पर इन संसाधनों को मैन्युअल रूप से प्रबंधित करना एक समस्याग्रस्त और थकाऊ काम बन सकता है। इसलिए एक पेशेवर एचआर और अनुकूलित पेरोल सॉफ्टवेयर संगठनों को ऐसी संपत्तियों का ट्रैक रिकॉर्ड रखने में मदद करता है।

एफएनएफ निपटान का अंतिम चरण

कर्मचारियों के लिए पूर्ण और अंतिम निपटान की गणना करने के लिए मानव संसाधन कर्मचारियों और वरिष्ठ प्रबंधकों को सौंपा गया है। छोटी कंपनियां प्रत्येक कर्मचारी के अंतिम निपटान को व्यक्तिगत रूप से संसाधित कर सकती हैं; बड़ी कंपनियां उन्हें एक साथ बैचों में संसाधित करती हैं।

पहले चर्चा की गई इन सभी अलग-अलग गणनाओं का एक संयोजन पूर्ण और अंतिम निपटान का एक हिस्सा है। ऊपर वर्णित गणना के साथ, कर्मचारी के शेष वेतन की गणना, करों की कटौती, कर्मचारी के अवैतनिक अवकाशों का समाशोधन, कोई भी बकाया और भविष्य निधि योगदान एफ एंड एफ वेतन में शामिल है। 

मानवीय त्रुटि की उच्च संभावना के कारण, इन गणनाओं को मैन्युअल रूप से करना कठिन है। प्रासंगिक तकनीक का उपयोग करने की सिफारिश की जाती है, ताकि निपटान बिना किसी बाधा के किया जा सके। एक एफ एंड एफ निपटान पत्र का मसौदा तैयार किया जाता है, जो अंत में पूरी प्रक्रिया को सारांशित करता है।

निष्कर्ष

पूर्ण और अंतिम निपटान एक विस्तार-उन्मुख और व्यवस्थित प्रक्रिया है; जब सही ढंग से निपटाया जाता है, तो यह कर्मचारी को संगठन से व्यवस्थित तरीके से मुक्त करने में मदद करता है। सटीक और त्रुटि रहित गणना के साथ-साथ मानव संसाधन में प्रवीणता अनिवार्य रूप से आवश्यक है। अनुकूलित सॉफ्टवेयर का उपयोग किया जाता है, जो आजकल संगठनों के बीच लोकप्रिय है। 

सॉफ्टवेयर का उपयोग करना आसान है और संगठनों को उनकी एफ एंड एफ प्रक्रिया में तेजी लाने में मदद करता है, जो गणना या मामूली विवरण में किसी भी गलती से बचने और रोकने में मदद करता है। यदि संगठन कानून के अनुसार बनाए गए नियमों, नीतियों और प्रक्रियाओं को बताता है, तो एफ एंड एफ एक आसान काम बन सकता है। एफ एंड एफ के कारण उत्पन्न होने वाली सभी शिकायतों और शिकायतों को औपचारिक रूप से सही क्रम में संबोधित किया जाना चाहिए।

एफएंडएफ के निर्धारित नियमों, विनियमों और नीतियों से बंधे रहने से एक संगठन को निरर्थक विवादों से बचने में मदद मिलेगी और संगठन को तेजी से बढ़ने में मदद मिलेगी। एक मजबूत एफ एंड एफ ढांचे वाला एक संगठन आम तौर पर पूरी प्रक्रिया के लिए आंतरिक रूप से समय सीमा निर्धारित करता है।

एक पूर्ण और अंतिम निपटान प्रक्रिया में, मानव संसाधन अनुभाग शेयरधारकों के बीच आवश्यक सभी लेनदेन की सुविधा प्रदान करेगा और कर्मचारी के अंतिम कार्य दिवस से पहले अनसुलझे मुद्दों को हल करेगा।

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