पेरोल: बेसिक, प्रक्रिया और भी बहुत कुछ

पेरोल प्रोसेसिंग एक महत्वपूर्ण कॉर्पोरेट ऑपरेशन है, जिसमें सभी लागू करों में कटौती के बाद कर्मचारी के "नेट सैलरी" की गणना करना शामिल है। एक मानव संसाधन प्रबंधक यह सुनिश्चित करने में एक आवश्यक भूमिका निभाता है कि सभी को समय पर उचित भुगतान मिले। यहाँ तक ​​​​कि एक भी गलती कर्मचारी के भरोसे और कंपनी की प्रतिष्ठा को खतरे में डाल सकती है।

पेरोल प्रोसेसिंग एक महत्वपूर्ण है, लेकिन चुनौतीपूर्ण व्यवसाय संचालन है। नतीजतन, सटीक और तेज़ गणना और नीतियों का पालन सुनिश्चित करना आवश्यक है। व्यवसायों को यह सुनिश्चित करने के लिए पूरी पेरोल प्रक्रिया को बेहतर ढंग से समझना चाहिए कि उनके कर्मचारी इससे संतुष्ट हैं। आइए पेरोल की बुनियादी बातों से शुरू करें।

पेरोल क्या है?

कंपनी के कर्मचारियों को भुगतान करने की प्रक्रिया को पेरोल के रूप में जाना जाता है। पेरोल किसी भी व्यवसाय का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है क्योंकि हर कंपनी में कर्मचारी होते हैं, और उनकी जानकारी के आधार पर पेरोल को संभालना आवश्यक है। एचआर पेरोल में उन कर्मचारियों की सूची भी शामिल है, जिन्हें भुगतान किया जाना चाहिए, उनके द्वारा काम किए गए घंटों की संख्या, उनके मुआवजे की गणना, समय पर पैसे का वितरण, और पेरोल खर्च पर नज़र रखना। चीजों को पूरा करने में बहुत सारे अंतर्निहित कार्य शामिल हैं क्योंकि पेरोल पे-आउट की गणना से कहीं अधिक है। यह एक ऐसी प्रक्रिया है जिसमें मानव संसाधन और वित्त विभागों के बीच सहयोग की आवश्यकता होती है।

पेरोल के कार्य

• संगठनात्मक वेतन नीति बनाने में लचीले लाभ, अवकाश नकदीकरण नीतियां आदि शामिल हो सकते हैं।
• वेतन पर्ची के घटकों का निर्धारण, जैसे मूल, मकान किराया भत्ता (एचआरए), अवकाश यात्रा भत्ता (एलटीए) और परिवर्तनीय वेतन।
• सकल वेतन, वैधानिक और गैर-सांविधिक कटौती की गणना और नेट सैलरी का निर्धारण करने की प्रक्रिया।
• अतिरिक्त पेरोल इनपुट प्राप्त करना, जैसे, खाद्य विक्रेता को देय भोजन राशि
• कर्मचारियों के वेतन का समय पर भुगतान
• सही अधिकारियों के पास टीडीएस, पीएफ और अन्य कर जमा करना और रिटर्न दाखिल करना

पेरोल प्रक्रिया के संचालन का सबसे अच्छा तरीका क्या है?

श्रमिकों को समय पर भुगतान सुनिश्चित करने और आपकी कानूनी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए पेरोल प्रबंधन आवश्यक है। पेरोल को सही ढंग से ट्रैक करने और जारी करने के लिए, आपको कुछ कदम उठाने होंगे। पेरोल सॉफ्टवेयर या सेवाएं आपके पेरोल को सटीक, अनुपालन और समय पर संसाधित करने में आपकी सहायता कर सकती हैं। पेरोल को संसाधित करते समय आमतौर पर पेरोल प्रदाता को नियुक्त करने या एकाउंटेंट से कराने  की सलाह दी जाती है; यदि आप ऐसा करते हैं तो आप कई विसंगतियों को रोकेंगे।

आपकी कंपनी के आकार के आधार पर, यदि आप पेरोल को मैन्युअल रूप से संसाधित करना चाहते हैं, तो आपको कुछ चरणों का पालन करना होगा, क्योंकि यह जटिल हो सकता है। यदि आप पहले से ही पेरोल और कर कानून विशेषज्ञ नहीं हैं, तो आपको आयकर विभाग के साथ साझा करने की चिंता हो सकती है।

पेरोल का प्रसंस्करण

पेरोल अवधि के अंत में कर्मचारियों को भुगतान करने की प्रणाली को पेरोल प्रोसेसिंग के रूप में जाना जाता है। पेरोल एक कठिन प्रक्रिया है। प्रत्येक पेरोल घटक को ध्यान से समझें क्योंकि इससे आपको अपनी कंपनी के वित्त को बेहतर ढंग से समझने में मदद मिल सकती है।

पेरोल प्रोसेसिंग के बारे में याद रखने योग्य बातें

• जब आप एक नए कर्मचारी की भर्ती करते हैं, तो आपको पेरोल जानकारी एकत्र करनी होगी। पेरोल प्रोसेसिंग के लिए, कर्मचारी की जानकारी जैसे पैन, आधार, आईडी प्रूफ, पता, बैंक खाता विवरण आदि महत्वपूर्ण हैं। आमतौर पर, संबंधित टीमें इन इनपुट को व्यक्तियों से एकत्र करती हैं, जब वे पहली बार शामिल होते हैं। मध्य-वर्ष के वेतन संशोधन, उपस्थिति डेटा आदि जैसे डेटा हो सकते हैं। ये इनपुट छोटे व्यवसायों में एक ही स्रोत से आते हैं। हालाँकि, एक बड़ी फर्म में, डेटा प्राप्त करने का कार्य डराने वाला लग सकता है।
• नियमित पेरोल निष्पादन सुनिश्चित करने के लिए, फर्मों को अपनी नीतियां बनानी चाहिए और उन्हें इस स्तर पर प्रबंधन द्वारा अनुमोदित करवाना चाहिए। वेतन, छुट्टी, उपस्थिति, कर्मचारी लाभ नीतियां, आदि इन नीतियों के उदाहरण हैं। सुनिश्चित करें कि केवल वर्तमान कर्मचारी शामिल हैं, पूर्व कर्मचारी नहीं।
• एक कर्मचारी का नेट सैलरी वह सकल वेतन है, जो वे घर लेते हैं। कर, सामाजिक सुरक्षा, चिकित्सा, और किसी भी लागू स्थानीय करों को नेट सैलरी दिए जाने से पहले काट लिया जाता है।
• आपको कर्मचारी के शुद्ध मुआवजे का भुगतान प्रत्यक्ष जमा या भौतिक चेक के माध्यम से करना होगा।
• आपको केंद्र और राज्य दोनों के टैक्स विदहोल्डिंग के लिए I-T विभाग के साथ टैक्स रिटर्न दाखिल करना होगा।
• कर्मचारियों द्वारा प्रदान की गई जानकारी को सत्यापित करें। एक बार डेटा प्राप्त हो जाने के बाद, कॉर्पोरेट नीति, अनुमोदन प्रक्रिया आदि के संदर्भ में सटीकता के लिए विवरणों की दोबारा जांच करें।
• व्यवसायों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि वेतन हस्तांतरण करने के लिए उनके बैंक खाते में पर्याप्त धनराशि हो।

पेरोल संसाधित करने के चरण

चरण 1: अपने नियोक्ता की पहचान संख्या निर्धारित करें: स्थायी खाता संख्या (पैन) का उपयोग करके अपनी नियोक्ता पहचान संख्या स्थापित करना, पेरोल संसाधित करने का पहला चरण है। सरकार आपकी कंपनी के पेरोल करों को ट्रैक करने के लिए इन पहचानों का उपयोग करती है और सुनिश्चित करती है कि आप अनुपालन करते हैं।

यदि आपके पास पहले से पैन नहीं है, तो आप आयकर विभाग की वेबसाइट से पैन प्राप्त कर सकते हैं।

चरण 2: कर्मचारियों से वित्तीय कर जानकारी प्राप्त करें: पेरोल प्रसंस्करण शुरू होने से पहले कर्मचारियों को कई कर फ़ॉर्म भरने होंगे ताकि कंपनी भत्ते और अन्य कर डेटा के लिए जिम्मेदार हो सके। W-4 एक ऐसा फॉर्म है, जिसे एक कर्मचारी को भरना होता है। W-4 फॉर्म आपके नियोक्ता को कर्मचारी के वेतन से सही आयकर वापस लेने की अनुमति देता है और कर्मचारी की फाइलिंग स्थिति, कटौती राशि या क्रेडिट राशि आदि के बारे में जानकारी प्रदान करता है। कर्मचारी का पहला वेतन जारी करने से पहले आपके पास निम्नलिखित कागजी कार्रवाई भी होनी चाहिए।

• फ़ाइल पर नौकरी आवेदन गारंटी देता है कि सभी महत्वपूर्ण पेरोल जानकारी एक ही स्थान पर रहती है, भले ही कर्मचारी ने औपचारिक आवेदन पूरा नहीं किया हो।
• कर्मचारी स्वास्थ्य बीमा, स्वास्थ्य बचत खाता और सेवानिवृत्ति बचत योजना जैसे कार्यस्थल लाभों का उपयोग कर सकते हैं। इन सभी लाभों के लिए सटीक राशि प्रत्येक भुगतान अवधि में रोक दी जाती है, उचित पेरोल प्रसंस्करण के लिए आभार ।
• यदि आपके कर्मचारियों पर आपका पैसा बकाया है, तो आप कानून द्वारा उनके वेतन को रोकने के लिए बाध्य हो सकते हैं।
• जब आप ऐसा कर रहे हों, तो सुनिश्चित करें कि आपके पास सभी आवश्यक दस्तावेज मौजूद हैं और आपकी फाइलों में हैं।

चरण 3: पेरोल शेड्यूल चुनें:

• पेरोल के लिए आवश्यक कर और कानूनी जानकारी सेट करने के बाद, पेरोल शेड्यूल चुनकर शुरू करें। वेतन भुगतान मासिक, अर्ध-मासिक, द्वि-मासिक और साप्ताहिक आधार पर किया जाता है।
• यह निर्धारित करने से पहले कि आपकी कंपनी के लिए कौन सी योजना आदर्श है, प्रत्येक योजना को समझना आवश्यक है।
• अपने कर्मचारियों को समय पर भुगतान करना न भूलें, यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी समय सारिणी को अंतिम रूप देने के बाद वेतन-दिवस पर ध्यान दें।
• अपने कैलेंडर में महत्वपूर्ण त्रैमासिक कर तिथियां, छुट्टियां और वार्षिक कर दाखिल करने की समय सीमा शामिल करें, और इसे प्रत्येक वर्ष की शुरुआत में पूरा किया जाना चाहिए।
• चरण 4: सकल वेतन की गणना करें:
• आप अपने पेरोल को संसाधित करना शुरू कर सकते हैं, क्योंकि आपने प्रत्येक कर्मचारी के सकल मुआवजे का निर्धारण करके पेरोल योजना स्थापित की है, जिसकी गणना घंटे की दर से काम किए गए घंटों की कुल संख्या को गुणा करके की जाती है। निश्चित मुआवजे या टेक-होम वेतन के लिए, आप सकल वेतन से आयकर, भविष्य निधि (पीएफ- यदि प्रदान किया गया है) और व्यावसायिक कर घटा सकते हैं।
• कृपया ओवरटाइम घंटों पर ध्यान दें, क्योंकि अतिरिक्त समय की भरपाई उच्च दर पर की जानी चाहिए।

चरण 5: कटौती की गणना करें:

• अपने W-4s से जानकारी का उपयोग करके प्रत्येक कर्मचारी की कटौतियों की गणना करें; यह जटिल हो सकता है। आपको अपने राज्य में नीतियों को देखना होगा।

चरण 6: वेतन की गणना करें:

प्रत्येक कर्मचारी के सकल वेतन जैसे कर, भविष्य निधि आदि से सभी कटौती घटाएं, और शेष कर्मचारी का नेट सैलरी है, जिसे अक्सर टेक-होम वेतन के रूप में जाना जाता है। एक बार जब आप उनका नेट सैलरी निर्धारित कर लेते हैं, तो आप प्रत्येक कर्मचारी को उनके निर्धारित वेतन-दिवस पर भुगतान कर सकते हैं। यहाँ कुछ उपाय दिए गए हैं कि आप अपने कर्मचारियों को कैसे मुआवजा दे सकते हैं:

• कर्मचारियों को चेक डाक से भेजे जा सकते हैं।
• वेतन सीधे उनके बैंक खातों में जमा किया जा सकता है
• वेतन का भुगतान नकद के रूप में भी किया जा सकता है

चरण 7: पेरोल रिकॉर्ड ट्रैक करें और यदि आवश्यक हो तो संशोधित करें:

यदि किसी कर्मचारी के वेतन या कटौती के बारे में कोई विवाद है तो आपको पेरोल रिकॉर्ड रखना होगा। पेरोल एकाउंटेंट के रूप में कार्य करने के लिए आपको अपने करों के शीर्ष पर बने रहने की आवश्यकता होती है। आपको किसी भी नए किराए के बारे में आयकर विभाग को भी सूचित करना होगा।

पेरोल को संभालने और संसाधित करने में क्या कठिनाइयाँ हैं?

पेरोल प्रबंधन प्रक्रिया को संभालना मुश्किल हो सकता है। चुनौतियों के कुछ उदाहरण निम्नलिखित हैं:

• कई टीमों के साथ समन्वय करना कठिन हो सकता है, क्योंकि पेरोल कर्मचारी अन्य मानव संसाधन, वित्त और व्यय विभागों से डेटा एकत्र करने में कई घंटे लगाते हैं। यह सारी जानकारी समय पर प्राप्त करने के लिए काफी भागदौड़ करनी पड़ती है।
• जब भारत में कर्मचारियों को वेतन देने की बात आती है, तो व्यवसायों को कानूनी ढांचे का पालन करना चाहिए और पेरोल नियमों का पालन करना चाहिए। कर प्रेषण में कोई भी समस्या आपकी कंपनी को जोखिम में डाल सकती है।
• कई पेरोल को स्प्रेडशीट द्वारा जटिल बना दिया जाता है, और कई भारतीय फर्म अभी भी स्प्रेडशीट-आधारित पेरोल प्रबंधन पर निर्भर हैं। स्प्रैडशीट कुछ स्थितियों में सहायक हो सकते हैं, लेकिन उन्हें जिन गणनाओं की आवश्यकता होती है वे थकाऊ और समय लेने वाली होती हैं। एकाधिक टीमों के पास स्प्रैडशीट तक पहुंच होती है, और कोई भी गलत तरीके से प्रबंधित किया गया डेटा व्यावसायिक सहयोग को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकता है।
• कर्मचारी पेरोल को संसाधित करने के लिए पेरोल टीम को महत्वपूर्ण मात्रा में संवेदनशील डेटा जैसे पैन और आधार कार्ड, रेंटल एग्रीमेंट आदि की आपूर्ति करने के लिए बाध्य हैं। हमेशा संभावना है कि कर्मचारी डेटा से समझौता किया जाएगा, जिसके परिणामस्वरूप कंपनी की प्रतिष्ठा को नुकसान होगा।
• कागज पर छपा डेटा आसानी से खो जाता है। स्प्रैडशीट का गलत स्थान या दुरुपयोग भी किया जा सकता है, क्योंकि इससे पासवर्ड आसानी से चुराया जा सकता है।

पेरोल प्रसंस्करण के तरीके

पेरोल को संभालने के कई तरीके हैं:

1. एक्सेल स्प्रेडशीट

2. पेरोल की आउटसोर्सिंग

3. पेरोल सॉफ्टवेयर।

एक्सेल स्प्रेडशीट

स्प्रेडशीट पेरोल प्रोसेसिंग का सबसे पारंपरिक तरीका है। इस प्रक्रिया में मानक टेम्पलेट्स और कुछ गणितीय प्रक्रियाओं का उपयोग करके वेतन की गणना की आवश्यकता होती है। एक्सेल आधारित पेरोल प्रबंधन प्रणाली एक लागत प्रभावी रणनीति है, यह उन व्यवसायों के लिए उपयुक्त नहीं है जिनमें बहुत सारे कर्मचारी हैं-

• स्प्रैडशीट को बनाए रखना मुश्किल है, क्योंकि डेटा मैन्युअल रूप से दर्ज किया जाता है, जिससे गणितीय त्रुटियों का खतरा बढ़ जाता है।

इस पद्धति का उपयोग करके आप समय-समय पर डुप्लिकेट डेटा प्रविष्टियां प्राप्त करने की संभावना रखते हैं।

• आपको कर समायोजन और पीएफ, पीटी, आदि जैसे अन्य विधायी परिवर्तनों पर नज़र रखनी होगी।

पेरोल की आउटसोर्सिंग

पेरोल आउटसोर्सिंग आपके पेरोल फ़ंक्शन को किसी तृतीय-पक्ष कंपनी को सौंप रही है। आउटसोर्सिंग का उपयोग कई फर्मों द्वारा किया जाता है जिनके पास विशेष विभाग नहीं होते हैं।

हर महीने, ये आउटसोर्सिंग विभाग एजेंसी को वेतन की जानकारी, उपस्थिति, छुट्टी की शेष राशि, प्रतिपूर्ति विवरण आदि की रिपोर्ट करते हैं। आउटसोर्सिंग पेरोल मुश्किल हो सकता है क्योंकि पेरोल विभाग महत्वपूर्ण और पारदर्शी दोनों है। नतीजतन, कई कंपनियां पेरोल को आउटसोर्स करने से हिचकिचाती हैं।

पेरोल सॉफ्टवेयर

एक सफल पेरोल का प्रबंधन करने के लिए, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि सभी स्रोतों से पेरोल इनपुट समय पर प्राप्त हो। पेरोल सॉफ्टवेयर त्रुटियों और मानव श्रम को कम करके समय और धन बचाने में आपकी मदद कर सकता है। आप अपनी कंपनी के आकार के आधार पर उसके लिए सही पेरोल सॉफ़्टवेयर चुन सकते हैं।

• पेरोल सॉफ्टवेयर पेरोल रिकॉर्ड को डिजिटाइज करता है और रिकॉर्ड-कीपिंग को स्वचालित करता है, जो कि लाभों में से एक है।
• यह कर कटौती को स्वचालित करता है और समय सीमा अनुस्मारक दाखिल करने के लिए भेजता है।
• यह वेतन-दिवस के लिए वेतन गणना और अनुस्मारक भी स्वचालित करता है।

आपके व्यवसाय के लिए बेहतरीन पेरोल सॉफ्टवेयर

चुनने के लिए स्वचालित पेरोल सॉफ़्टवेयर की एक विस्तृत श्रृंखला है, बाज़ार में कई पेरोल सॉफ़्टवेयर हैं, लेकिन आपको किसी एक को चुनते समय निम्नलिखित पहलुओं की जांच करनी चाहिए।

• उपयोग में आसान: आपको पेरोल प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करना चुनना चाहिए क्योंकि पेरोल को मैन्युअल रूप से प्रबंधित करना मुश्किल है। यदि कार्यक्रम सरल हो तो सॉफ्टवेयर मार्गदर्शन और प्रशिक्षण की आवश्यकता कम हो जाती है।

• स्वचालन: आपके सॉफ़्टवेयर को फर्मों को उनके पेरोल संचालन को स्वचालित करने और यह सुनिश्चित करने में सहायता करनी चाहिए कि उनके कर्मचारियों को समय पर भुगतान किया जाता है। यह छुट्टी की जानकारी के साथ-साथ किसी भी मुआवजे को ट्रैक करने में सक्षम होना चाहिए। सॉफ्टवेयर को इस तरह से डिजाइन किया जाना चाहिए कि आप उचित मूल्य पर परिष्कृत सुविधाओं को आसानी से चुन सकें।
• कर्मचारी स्वयं सेवा करें: यदि सॉफ़्टवेयर उपयोगकर्ता के अनुकूल है, तो कर्मचारी कुछ ही क्लिक के साथ अपनी भुगतान पर्ची और कर रिकॉर्ड देखने में सक्षम होना चाहिए।
• उपस्थिति, छुट्टी और समय प्रबंधन: कार्यक्रम को कर्मचारियों के समय, उत्पादकता, ली गई छुट्टियों और उपस्थिति को ट्रैक करना चाहिए।

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निष्कर्ष

एचआर के साथ-साथ किसी संगठन के कर्मचारियों के लिए पेरोल की पर्याप्त समझ होना आवश्यक है। पेरोल की आवश्यकताओं को समझकर पेरोल की उचित प्रोसेसिंग की जा सकती है, जिससे कर्मचारियों को समय पर भुगतान प्रदान किया जा सके। एक उचित कर्मचारी पेरोल प्रबंधन प्रणाली को लागू करना इस संबंध में सबसे कुशल विकल्प साबित हो सकता है।