एक परचेस ऑर्डर स्टॉक ऑर्डर प्रोसेसिंग का एक अनिवार्य घटक है। यह दस्तावेज प्रदाता को उपभोक्ता के स्टॉक परचेस आर्डर को बताता है। परचेस आर्डर कानूनी रूप से लागू करने योग्य समझौते हैं, जिनका उद्देश्य कंपनी और विक्रेता दोनों को उत्तरदायी बनाए रखना है। किसी भी स्थिति में दो समूहों के बीच संघर्ष होता है तो साक्ष्य का यह निशान किसी भी गलतफहमी को हल करने में सहायता कर सकता है। जो व्यवसाय अपने व्यापार इन्वेंट्री ऑर्डरिंग संचालन में खरीद ऑर्डर का उपयोग करने में विफल रहते हैं, उनके लिए खर्च करने की निगरानी और प्रबंधन करना और साथ ही भविष्य के संदर्भ के लिए पिछली खरीदारी जानकारी को प्रतिबिंबित करना अधिक कठिन होगा।
क्या आप जानते हैं?
परचेस आर्डर आपके आदेश की सभी बारीकियों का रिकॉर्ड प्रदान करता है, जिसमें आपने किस कीमत पर क्या आदेश दिया है। इस तरह का एक दस्तावेज़ आपको मिश्रित होने वाले आदेशों से सुरक्षित रखता है, जैसे कि कोई व्यक्ति फ़ोन पर दिए गए आदेश को गलत तरीके से पढ़ रहा है।
एक परचेस आर्डर क्या है?
परचेस आर्डर ऐसे कागजात होते हैं, जिन्हें आप, क्रेता के रूप में, किसी विक्रेता को वस्तुओं या सेवाओं की मांग के साथ भेजते हैं। प्रत्येक परचेस आर्डर में प्रक्रिया के दौरान खरीद की मांग का पता लगाने के लिए एक नंबर होगा, माल की तरह (यदि आवश्यक हो तो एसकेयू को अलग करने के साथ), मात्रा, और लागत पर निर्णय। अधिक सटीक अनुरोधों में अधिक विशिष्टताएं होंगी, लेकिन आम तौर पर, आप जितना अधिक डेटा प्रदान करते हैं, आपका परचेस आर्डर उतना ही सफल होगा।
PO नंबर क्या है?
PO का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा यूनिक PO नंबर है, और व्यक्ति या कंपनियां इसे विक्रेता की बिलिंग में खरीद समझौते के दौरान एक संदर्भ के रूप में उपयोग करती हैं। जब विक्रेता मंजूरी देता है, तो यह उन दोनों के बीच एक कानूनी अनुबंध बन जाएगा।
एक PO नंबर, जिसे परचेस आर्डर संख्या के रूप में भी जाना जाता है, एक विशिष्ट पहचान संख्या है जिसे आपूर्तिकर्ता के सामने रखे गए एक विशिष्ट आदेश को सौंपा जाता है, जो विक्रेता चालान के बराबर होता है। आधिकारिक कारणों से बहुराष्ट्रीय निगम में PO नंबर महत्वपूर्ण हैं। हम इसके महत्व के बारे में बाद के अनुभागों में गहराई से चर्चा करेंगे। एक उदाहरण परचेस आर्डर और क्रेता के आदेश संख्या के साथ चालान नीचे दिखाया गया है।
PO नंबर क्यों महत्वपूर्ण हैं?
परचेस आर्डर क्यों महत्वपूर्ण हैं? 2 संस्थाओं वाले महत्वपूर्ण लेनदेन करते समय, एक परचेस आर्डर एक महत्वपूर्ण मुख्य व्यवसाय कार्य है। जब बजट रखने, इन्वेंट्री व्यय रिपोर्ट तैयार करने और आपूर्ति श्रृंखला की समस्याओं को रोकने की बात आती है, तो कंपनी के खर्च पर पारदर्शिता रखना महत्वपूर्ण है। परचेस आर्डर इतने महत्वपूर्ण क्यों हैं, इसके शीर्ष कारक निम्नलिखित हैं।
लेखा परीक्षा के लिए स्पष्ट जानकारी
पिछले लेनदेन डेटा की जांच करने के लिए लेखापरीक्षक परचेस आर्डर का उपयोग करते हैं। परचेस आर्डरों को बनाने, निष्पादित करने और दस्तावेज करने में पारदर्शिता वित्तीय डेटा त्रुटियों को कम करती है और लेखा परीक्षकों को कंपनी की वित्तीय स्थिति को आसानी से समझने में मदद करती है।
ट्रैकिंग व्यय
परचेस आर्डर आपको अपनी कंपनी के खर्च पर नज़र रखने की अनुमति देते हैं। न केवल यह समझना कि कितना पैसा खर्च किया जा रहा था, बल्कि खरीद के विवरण के विनिर्देशों को भी इस प्रक्रिया को बढ़ाने के लिए खरीद जानकारी पर महत्वपूर्ण डेटा प्रदान करता है। पिछले परचेस आर्डरों और बिक्री की जानकारी की एक साधारण जांच से पता चल सकता है कि क्या किसी फर्म के लिए छोटी मात्रा के बजाय थोक में खरीदारी करना अधिक फायदेमंद है।
चालान-प्रक्रिया की शुद्धता
चालान-प्रक्रिया एक खरीद आदेश के विपरीत ध्रुवीय है। यह विक्रेता द्वारा क्रेता को भुगतान प्राप्त करने के लिए भेजा गया दस्तावेज है। फिर भी, चालान के साथ PO को नियोजित करना अभी भी महत्वपूर्ण है क्योंकि यह पूरी प्रक्रिया के दौरान दोनों पक्षों के लिए और भी अधिक पारदर्शिता और जिम्मेदारी प्रदान करता है।
सुचारू संचालन
जब भी किसी उद्योग के वित्तीय और स्टॉक डिवीजनों के पास आवश्यकताएँ खरीदने की पहुँच होती है, तो इसका परिणाम फिर से भरने और ऑर्डर पूर्ति का एक सहज, उचित तरीका होता है।
कानूनी अनुबंध
परचेस आर्डर दोनों संस्थाओं को कानूनी सुरक्षा प्रदान करते हैं। खरीदार इस दस्तावेज़ का उपयोग एक संविदात्मक दायित्व के साक्ष्य के रूप में करता है यदि सामान/सेवाओं का प्रदाता खरीद की आवश्यकता (मूल्य निर्धारण, मात्रा, आइटम विनिर्देशों और वितरण समय) में उल्लिखित प्रतिबद्धताओं का पालन करने में विफल रहता है।
परचेस आर्डर प्रारूप
परचेस ऑर्डर प्रपत्र क्या है? परचेस ऑर्डर प्रपत्र एक परचेस ऑर्डर टेम्पलेट है। वे इसे मैन्युअल रूप से लिखते हैं या डिजिटल रूप से लिखित दस्तावेज़ीकरण करते हैं; कंपनियां इसका उपयोग खरीदारों और विक्रेताओं के बीच वाणिज्यिक गतिविधि रिकॉर्ड करने के लिए करती हैं। क्रेता परचेस आर्डर प्रस्तुत करता है और विक्रेता द्वारा इसे प्राप्त करने के बाद, दो या दो से अधिक पक्ष कानूनी रूप से लागू करने योग्य अनुबंध में प्रवेश करते हैं।
परचेस आर्डर में क्या शामिल है?
एक मानक परचेस आर्डर में निम्नलिखित घटक होते हैं:
ग्राहक
उत्पादों का वित्तपोषण करने वाले व्यक्ति या संस्था का उपयोगकर्ता नाम, स्थान और संपर्क विवरण। आइटम (विक्रेता) के लिए नकद प्राप्त करने वाली इकाई का नाम, पिन कोड और संपर्क विवरण।
परचेस आर्डर संख्या
ट्रेसिंग ऑर्डर सक्षम करने के लिए, खरीदार प्रत्येक PO की एक विशिष्ट पहचान संख्या का उपयोग करते हैं।
आदेश की जानकारी/आइटम सारांश
उत्पादों की संख्या, प्रति यूनिट मूल्य और उत्पादों की कुल कीमत सहित अनुरोध की विशेषताएं
शिपिंग पता
स्थान का वितरण। एक बार अंतिम गंतव्य को शिपमेंट मिल जाने के बाद, आप इसे शिपिंग तिथि के रूप में संदर्भित कर सकते हैं।
बिल भेजने का पता
वह स्थान जहां विक्रेता को भुगतान के लिए अंतिम चालान देना होगा ताकि खरीदार नकद भुगतान कर सके।
हस्ताक्षर
प्रत्येक खरीद समझौते में कम से कम दो या अधिक हस्ताक्षर होने चाहिए: एक (या अधिक) व्यक्ति या निगम की ओर से खरीद को मंजूरी देने वाले व्यक्तियों के लिए और एक (या इससे भी अधिक) व्यक्ति या विक्रेता की ओर से आदेश प्राप्त करने वाले व्यक्तियों के लिए।
आर्डर की तारीख
वाणिज्यिक लेनदेन की तारीख।
एक परचेस आर्डर को PO या संविदात्मक खरीद समझौते के रूप में भी जाना जाता है। खरीदार को विक्रेता, क्रेता या उपभोक्ता के रूप में भी जाना जाता है। विक्रेता को आपूर्तिकर्ता या विक्रेता के रूप में भी जाना जाता है।
परचेस आर्डर में निम्नलिखित पर प्रकाश डाला जाना चाहिए:
- सामान कहां ले जाया जा रहा है?
- भुगतान की शर्तें - भुगतान कब और कितनी बार मांगा जाता है।
- इस अनुबंध में खरीदार कौन है?
यह अन्य जानकारी को शामिल करने का एक स्मार्ट विकल्प भी है, जैसे:
- मुद्रा: खरीदार भुगतान के लिए किन मुद्राओं का उपयोग करने जा रहा है, जैसे भारतीय रुपया या कोई अन्य राष्ट्रीय मुद्रा?
- भुगतान का तरीका: क्या क्रेता अग्रिम भुगतान करता है, नकद में, क्रेडिट लाइन के साथ, या चेक के साथ?
- वितरण का तरीका: उत्पाद कैसे शिप करेगा? ट्रांसपोर्टर कौन है? क्या कूरियर माल का परिवहन करेगा?
- शिपिंग लागत: खरीदार को उत्पादों की पैकेजिंग का खर्च।
परचेस आर्डर के प्रकार
जब कोई कॉर्पोरेशन परचेस आर्डर बनाता है, तो उन्हें सही प्रकार जारी करना होता है। भले ही एक संशोधन दूसरों के समान है, फिर भी थोड़ा विचलन लेनदेन प्रक्रियाओं की प्रभावशीलता को प्रभावित कर सकता है।
मानक परचेस आर्डर
सबसे विशिष्ट PO मानक परचेस आर्डर हैं। ये पेपर समझने में सबसे सरल हैं क्योंकि ये सबसे बुनियादी हैं। जब वस्तुओं और सेवाओं की आवश्यकता अभी भी बार-बार या आवर्तक नहीं होती है, तो एक व्यक्ति इस तरह के PO का उत्पादन करता है।
नियोजित परचेस आर्डर
PPO SPO के काफी समान हैं, हालांकि, उनका उपयोग केवल तब किया जाता है जब डिलीवरी की तारीख स्पष्ट नहीं होती है। परचेस आर्डर के लिए डिलीवरी की तारीख के बारे में सोचा जाता है और भविष्य में किसी भी समय इसे बदल सकता है। उदाहरण के लिए, वे बिना किसी विशिष्ट डिलीवरी तिथि के 400 उत्पादों के लिए PPO लिखते हैं और फिर महीने में एक बार प्रदाता द्वारा 110 चीजें वितरित करने के लिए बदलते हैं।
कंबल परचेस आर्डर
यह SPO की तरह का खरीद समझौता है लेकिन कम विवरण के साथ। BPO का उपयोग, जब वस्तुओं का समय और मात्रा अज्ञात है। ब्लैंकेट परचेज ऑर्डर टेम्प्लेट उन चीजों को निर्दिष्ट करेगा, जो कंपनी प्राप्त कर रही है और डिलीवरी की तारीख कब है। हालाँकि, अधिक जानकारी तब तक उपलब्ध नहीं होगी जब तक कि कंपनी एक प्रेस बयान जारी नहीं करती। ग्राहक और आपूर्तिकर्ता एक निश्चित समय सीमा के भीतर कुल मात्रा पर सहमत होंगे और जब आवश्यकता होगी, तो ग्राहक कितनी भी चीजें ऑर्डर करने में सक्षम होगा, जब तक कि यह कुल मात्रा से कम न हो।
अनुबंध परचेस आर्डर
परचेस ऑर्डरों में सबसे जटिल अनुबंध परचेस ऑर्डर है। ये खरीद अनुबंध हैं, जिनका उपयोग पार्टियां भविष्य के सौदों के लिए संविदात्मक शर्तों की वैधता को प्रदर्शित करने के लिए करती हैं। संगठन CPO का उपयोग विक्रेताओं के साथ एक खरीद समझौता करने के लिए करते हैं जब उन्हें पता चलता है कि वे उनके साथ व्यापार करना चाहते हैं लेकिन अभी तक सौदा पूरा नहीं किया है। यह उन मापदंडों को स्थापित करता है जिनके भीतर भविष्य में व्यापारिक साझेदारी मौजूद रहेगी। CPO का निर्गम केवल एक निश्चित समय सीमा के लिए होता है जो कि 1 वर्ष की समाप्ति तिथि के साथ होता है।
निष्कर्ष:
एक परचेस आर्डर, जिसे कभी-कभी PO के रूप में जाना जाता है, अधिग्रहण प्रक्रिया में एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है। विक्रेता और खरीदार परचेस आर्डर का उपयोग करके गलतफहमी को रोक सकते हैं। खरीद की गलतियों से बचने के लिए, खरीदार को PO विवरण पर सावधानीपूर्वक ध्यान देना चाहिए।
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