जबकि अधिकांश व्यक्ति बहीखाता पद्धति और लेखांकन के बीच के अंतरों को मानते हैं, उन्हें स्पष्ट अंतर करना मुश्किल लगता है। हालांकि बुककीपर और एकाउंटेंट के समान उद्देश्य होते हैं, वे आर्थिक चक्र के विभिन्न पॉइंट्स पर आपकी कंपनी की सहायता करते हैं। संक्षेप में, बहीखाता पद्धति मौद्रिक कार्यों के दस्तावेजीकरण पर केंद्रित है और अधिक लेन-देन और प्रबंधकीय है। लेखांकन अधिक उद्देश्यपूर्ण है, जो आपको लेखांकन डेटा के आधार पर कंपनी की आर्थिक स्थितियों में विचार प्रदान करता है। ऐसा लग सकता है कि बहीखाता पद्धति और लेखांकन समान हैं, लेकिन ऐसा इसलिए है क्योंकि लेखांकन और बहीखाता पद्धति दोनों वित्तीय जानकारी के साथ संलग्न हैं, मौलिक लेखांकन विशेषज्ञता की आवश्यकता है और मौद्रिक संचालन का उपयोग वर्गीकृत करने और रिपोर्ट बनाने के लिए करते हैं। साथ ही, ये दोनों तकनीकें अलग हैं और अलग-अलग लाभ प्रदान करती हैं। वर्ष/तिमाही के अंत में वित्तीय दस्तावेज तैयार करने के लिए, प्रत्येक फर्म के पास एक बहीखाता पद्धति और लेखा प्रक्रिया होनी चाहिए। इसके अलावा, बहीखाता पद्धति और लेखांकन व्यवसाय को उसके मूल्य का निर्धारण करने और भविष्य के निर्णय लेने में सहायता करते हैं। "बुककीपिंग" और "अकाउंटिंग" शब्द अक्सर एक दूसरे के साथ गलत जगह पर रखे जाते हैं। हालांकि बहीखाता पद्धति और लेखांकन अटूट रूप से जुड़े हुए हैं, फिर भी एक अच्छा अंतर है। लेखांकन में बहीखाता पद्धति शामिल है, हालांकि लेखांकन में बहीखाता पद्धति की तुलना में व्यापक दृष्टिकोण है। इस लेख में, हम लेखांकन और बहीखाता पद्धति और बहीखाता पद्धति एवं लेखाकारों की जिम्मेदारियों के बीच के अंतरों के बारे में जानेंगे।
क्या आप जानते हैं? 'बुककीपिंग' एकमात्र अंग्रेजी शब्द है जिसमें दो अक्षरों के तीन सेट बैक-टू-बैक हैं!
बहीखाता पद्धति क्या है?
किसी संगठन के वित्तीय कार्यों को एकत्रित और वर्गीकृत करने की प्रथा बहीखाता पद्धति है। बहीखाता पद्धति लेखांकन की नींव है, जबकि लेखांकन अर्थशास्त्र का एक उपसमूह है।
बहीखाता पद्धति का सबसे मौलिक लक्ष्य कंपनी के सभी फंड ट्रांसफर का विस्तृत लेखा-जोखा रखना है। इस डेटा का उपयोग व्यवसायों द्वारा बड़े निवेश निर्णय लेने के लिए किया जाता है। एक मुनीम की ज़िम्मेदारी किताबों पर नज़र रखने की होती है। व्यवसाय के लिए सटीक बहीखाता पद्धति आवश्यक है क्योंकि यह कंपनी की सफलता के बारे में भरोसेमंद डेटा प्रदान करती है।
बहीखाता पद्धति के चरण इस प्रकार हैं:
- भुगतान जानकारी की प्रकृति का निर्धारण
- भुगतान जानकारी पर नज़र रखना
- एक लेज़र रिकॉर्ड तैयार करना
- ट्रायल बैलेंस के लिए तैयार होना
बहीखाता पद्धति के सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक खाता बही को संरक्षित करना है। खाता बही एक बुनियादी दस्तावेज है जिसमें एक मुनीम बिक्री और व्यय से प्राप्त रकम को ट्रैक करता है। पोस्टिंग इसके लिए शब्द है। जैसे-जैसे अधिक खरीदारी की जाती है, खाता बही को अधिक बार अद्यतन किया जाता है। एक खाता बही विशेष सॉफ्टवेयर, एक कंप्यूटर स्प्रैडशीट, या केवल पंक्तिबद्ध कागज के एक टुकड़े के साथ बनाई जा सकती है।
एक लेखा प्रणाली की जटिलता अक्सर कंपनी के आकार और हर दिन, साप्ताहिक और महीने-दर-महीने लेनदेन की मात्रा से निर्धारित होती है। आपकी कंपनी के वित्तीय दस्तावेजों को खाता बही में प्रलेखित किया जाना चाहिए और कुछ लेनदेन के लिए सहायक दस्तावेज की आवश्यकता होती है। अपनी वेबसाइट पर, IRS बताता है कि किन आर्थिक गतिविधियों के लिए कागजी कार्रवाई की आवश्यकता होती है।
लेखांकन क्या है?
लेखांकन एक व्यवसाय के वित्तीय लेनदेन के संबंध में डेटा की एक आवश्यक रिकॉर्डिंग, माप और संचार है। किसी कंपनी की वित्तीय स्थिति का निर्धारण करने और उसे शेयरधारकों के सामने प्रस्तुत करने में लेखांकन सहायता करता है। यह निकट और दूर के भविष्य में किसी संगठन के निर्णय में सहायता करता है और उद्योग को कंपनी की वैधता से अवगत कराता है।
इसे व्यावसायिक भाषा भी माना जाता है। लेखांकन का उद्देश्य शेयरधारकों, उपभोक्ताओं, श्रमिकों और कानून जैसे उपयोगकर्ताओं को आय विवरण की स्पष्ट तस्वीर देना है।
लेखांकन में निम्नलिखित घटक होते हैं:
- समायोजन प्रविष्टियाँ बनाना (उन खर्चों को दर्ज करना जो अभी तक लेखा प्रणाली में दर्ज नहीं किए गए हैं)
- एक निगम के वित्तीय विवरणों की जांच करना
- परिचालन लागत का आकलन
- आयकर रिकॉर्ड की देखभाल
- कंपनी के मालिक को उनके निर्णयों के आर्थिक परिणामों को समझने में सहायता करना
आर्थिक निर्णय लेने में आपकी सहायता करने के लिए वित्तीय डेटा का मूल्यांकन करना लेखांकन संचालन का एक महत्वपूर्ण तत्व है। परिणामस्वरूप, आपको अपनी कंपनी की वास्तविक उत्पादकता और आय का सही ज्ञान होगा। लेखा बही से डेटा को ऐसे तथ्यों में बदल देता है जो निगम के संपूर्ण प्रभाव और भाग्य को दर्शाते हैं। व्यवसायी अक्सर सामरिक कर योजना, वित्तीय विश्लेषण, अनुमानों और कर तैयार करने में सहायता के लिए लेखाकारों की तलाश करते हैं।
लेखांकन और बहीखाता पद्धति के बदलते चेहरे
बहीखाता पद्धति और लेखांकन लंबे समय से मौजूद हैं और प्रत्येक ने प्रक्रियाओं के संचालन के तरीके में बदलाव का एक महत्वपूर्ण हिस्सा देखा है। यह आंकड़ा भी निकट भविष्य में बढ़ने का अनुमान है। कुछ प्रत्याशित लेखांकन और बहीखाता पद्धतियाँ निम्नलिखित हैं:
- लेखांकन और बहीखाता पद्धति को एकीकृत किया जा रहा है।
लेखांकन और बहीखाता पद्धति के बीच का अंतर धीरे-धीरे लुप्त होता जा रहा है। लेखांकन और बहीखाता पद्धति के उद्भव के कारण लेखांकन के कुछ पहलू धीरे-धीरे बहीखाता पद्धति में एकीकृत हो रहे हैं। साथ ही, बहीखाता सॉफ्टवेयर अब वित्तीय जानकारी उत्पन्न कर सकता है, जो पहले लेखांकन संचालन का एक खंड था।
- धीरे-धीरे लेकिन लगातार, बहीखाता पद्धति पुरानी हो जाएगी।
जबकि अधिकांश फर्मों को अभी भी खातों को संभालने के लिए एक बुककीपर की आवश्यकता होगी, बहीखाता पद्धति डेटा इनपुट, बैंक अकाउंट बुक बैलेंस और बैंक स्टेटमेंट सुलह से कहीं अधिक शामिल होगी। ये जिम्मेदारियां धीरे-धीरे कम हो जाएंगी और अगले कुछ वर्षों में पुरानी हो सकती हैं क्योंकि बहीखाता सॉफ्टवेयर अधिकांश जिम्मेदारियों को निभाएगा।
- सेवाओं की सीमा बढ़ाना
बुककीपर और एकाउंटेंट को प्रौद्योगिकी सुधार के प्रति ग्रहणशील होने और अद्यतन प्रौद्योगिकियों के कारण विकासशील सॉफ़्टवेयर समाधानों की जांच करने के लिए आश्वस्त किया गया है। यह सबसे अप-टू-डेट सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके, अन्य बातों के अलावा, वेतन प्रशासन और क्रेडिट कार्ड संतुलन जैसी वास्तविक सेवाओं की पेशकश करके इस संक्रमण के माध्यम से अपने ग्राहकों का मार्गदर्शन करने का एक मौका है।
- स्मार्टफोन आ गए हैं
जैसे-जैसे स्मार्टफोन और मोबाइल उपकरण अधिक सरल और सुलभ होते जा रहे हैं, कई कंपनियां अपने संचालन और सेवाओं को ऑनलाइन स्थानांतरित कर रही हैं। व्यवसाय से जुड़े लोग दुनिया में हर जगह से विभिन्न उपकरणों पर जानकारी प्राप्त करने में सक्षम होना चाहते हैं और लेखा और बहीखाता विशेषज्ञ यह सुनिश्चित कर रहे हैं कि ठीक से बनाए गए दस्तावेज़ हमेशा उनके ग्राहकों के लिए ऑनलाइन उपलब्ध हों।
- अधिक कुशल सेवाएं
विश्लेषणात्मक तकनीकों के विकास के कारण, परामर्श और सलाहकार फर्म इन नवीन तकनीकों और सेवाओं का पूर्ण उपयोग कर रही हैं, जिससे बहीखाता पद्धति और कर की अनुमति मिलती है।
- प्रसंस्करण सेवाओं को अधिक कुशल और बहुत कम खर्चीला बनाने के लिए।
अकाउंटिंग के लिए सॉफ्टवेयर एप्लीकेशन एक बुककीपर या एकाउंटेंट को नियुक्त करने के लिए एक लागत प्रभावी विकल्प है। हो सकता है कि आपकी कंपनी की लेखा आवश्यकताओं के लिए किराए के एकाउंटेंट की सेवाओं की आवश्यकता न हो। आप अपनी कंपनी की व्यय सूची भी देख रहे होंगे और यह पता लगा रहे होंगे कि आप पैसे कहाँ बचा सकते हैं। किसी भी परिदृश्य में वित्त का प्रबंधन स्वयं करने या इसे अपने एक या अपने कुछ वर्तमान कर्मचारियों को सौंपने पर विचार करें।
अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर आपको और आपके कर्मचारियों को आपकी कंपनी के वित्तीय दस्तावेजों, चालानों, इन्वेंट्री और पेरोल को सही ढंग से और प्रभावी ढंग से ट्रैक और मॉनिटर करने में सक्षम बनाता है। एक अकाउंटिंग एप्लिकेशन सॉफ्टवेयर चुनने के लिए, अपने बजट और अपनी कंपनी की अकाउंटिंग आवश्यकताओं के दायरे के बारे में सोचें।
कई लेखा प्रणालियाँ मुफ्त विकल्प प्रदान करती हैं जिनमें राजस्व निगरानी और लेखा रिकॉर्ड निर्माण के मूल तत्व शामिल हैं। ZipBooks की अधिकांश सुविधाएँ मुफ़्त हैं और यह असीमित संख्या में उपयोगकर्ताओं को वित्तीय उपक्रमों में सहयोग करने की अनुमति देती है।
अन्य कार्यक्रम वार्षिक या मासिक सदस्यता की मांग करते हैं और आवर्ती बिल और खरीद आदेश जैसी अतिरिक्त सुविधाएं प्रदान करते हैं। ये सेवाएं मुफ्त नहीं हैं, लेकिन ये महत्वपूर्ण वित्तीय प्रबंधन कार्यों की प्रभावशीलता और सटीकता में सुधार कर सकती हैं।
आपको वित्तीय सलाहकार से कब सलाह लेनी चाहिए?
यहां कुछ संकेत दिए गए हैं कि वित्तीय सलाहकार से परामर्श करने का समय आ गया है:
- आपके करों को समझना मुश्किल है। यह एक लेखाकार से परामर्श करने का समय है यदि विभिन्न राजस्व स्रोतों, विदेशी हितों, विभिन्न कटौती, या अन्य कारकों के कारण आपके करों को अपने दम पर संभालना बहुत जटिल हो गया है। एक एकाउंटेंट कर रिकॉर्ड, पेरोल और कर कटौती जैसे महत्वपूर्ण कार्यों में आपकी सहायता करके उत्पादकता और धन को बढ़ा सकता है।
- लेखांकन में आपका बहुत अधिक समय लगता है: यदि आप वित्तीय लेखांकन पर बहुत अधिक समय बर्बाद कर रहे हैं तो आप अपना व्यवसाय अन्याय कर रहे हैं कि आप अपनी फर्म को विकसित करने या वर्तमान ग्राहकों को संतुष्ट करने पर ध्यान केंद्रित करने में असमर्थ हैं। यदि आप पेशेवरों को लेखांकन आउटसोर्स करते हैं और अपनी दीर्घकालिक विकास क्षमता पर ध्यान केंद्रित करते हैं, तो आप लंबे समय में अधिक राजस्व अर्जित कर सकते हैं।
- आपकी कंपनी गति प्राप्त कर रही है। जब आपकी फर्म छोटी होती है, तो अपनी बहीखाता पद्धति को स्वयं संभालना बहुत अच्छा हो सकता है, लेकिन जैसे-जैसे आपकी कंपनी बढ़ती है, आपकी सहायता के लिए किसी को नियुक्त करने का समय आ सकता है। आप अपनी पुस्तकों को मासिक रूप से संतुलित करने के लिए एक मुनीम और अपने कर रिकॉर्ड को प्रबंधित करने के लिए एक CPA को काम पर रखने से शुरू कर सकते हैं। फिर, जब आपकी बहीखाता संबंधी आवश्यकताएं बढ़ती हैं, तो किसी को किराए पर लें।
निष्कर्ष:
मुनीम के संगठित वित्तीय दस्तावेज और सही ढंग से प्रबंधित व्यय, लेखाकार की बुद्धिमान वित्तीय रणनीति और सटीक कर रिटर्न के साथ, सभी सीधे कंपनी की दीर्घकालिक सफलता से संबंधित हैं। कई व्यवसायी अपने अर्थशास्त्र को अपने दम पर संभालना सीखते हैं, जबकि अन्य एक विशेषज्ञ को अपनी कंपनी के उन पहलुओं पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देते हैं जो उन्हें सबसे ज्यादा पसंद हैं। आप चाहे जो भी विकल्प चुनें, अपनी कंपनी की वित्तीय स्थिति में धन या संसाधनों का निवेश करने से ही आपकी कंपनी को फलने-फूलने में मदद मिल सकती है। चूंकि बहीखाता पद्धति लेखांकन के आधार के रूप में कार्य करती है, यह माना जाता है कि यदि ट्रैक सही ढंग से रखे गए हैं, तो लेखांकन कुशल और इसके विपरीत होगा। बहीखाता पद्धति एक नौकरशाही पेशा है। नतीजतन, वाणिज्य का एक बुनियादी ज्ञान पर्याप्त है, जबकि लेखांकन एक बौद्धिक प्रयास है जिसके लिए विषय की समग्र समझ की आवश्यकता होती है।
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