ट्रायल बैलेंस - अर्थ, विशेषताएं और उद्देश्य

जेआर बटलीबोई के शब्दों में, "एक  ट्रायल बैलेंस एक बयान है,  जो पुस्तकों की एरिथमेटिकल सटीकता का परीक्षण करने के लिए बही खातों के डेबिट और क्रेडिट बैलेंस के साथ तैयार किया जाता है।

अंतिम खातों को तैयार करने से ठीक पहले एक ट्रायल बैलेंस तैयार हो जाता है, जो एक बैलेंस शीट, लाभ और हानि विवरण, नकद प्रवाह और खातों को नोट करता है। आम आदमी के संदर्भ में, हम मान सकते हैं कि यह अंतिम खातों को तैयार करने के पीछे बुनियादी संरचना है। यह अंतिम खाते तैयार करने के लिए रोड मैप में तीसरा कदम है, जिसके बाद प्रविष्टियां जर्नल-रजिस्टर में पारित की जाती है जिसके बाद उनके संबंधित बही-खातों में लेनदेन का वर्गीकरण और समूहीकरण होता है। इन बही-खातों,  यानी  खातों के सभी सेटों वाली प्रमुख पुस्तक, फिर एक ही स्थान पर जमा की जाती है, ताकि ट्रायल बैलेंस बनाया जा सके ।

 ट्रायल बैलेंस का उद्देश्य

ट्रायल बैलेंस तैयार करने से वित्तीय विवरण विकसित करने में मदद  मिलती है। परिसंपत्तियां और देनदारियां बैलेंस शीट में अपनी जगह ढूंढती हैं। आय और व्यय लाभ और हानि खाते में दिखाई देते हैं। इन खातों के आधार पर, अंतिम खातों की तैयारी होती है।

 ट्रायल बैलेंस की विशेषताएं

1. लेखांकन में ट्रायल बैलेंस नकद पुस्तक सहित सभी खाता धारकों को सूचीबद्ध करता है।

2. यह लेखांकन की दोहरी प्रविष्टि प्रणाली का एक हिस्सा नहीं है। यह केवल एक संदर्भ के रूप में कार्य करता है।

3. एक ट्रायल बैलेंस किसी भी समय तैयार किया जा सकता है- साप्ताहिक, मासिक, त्रैमासिक, और वर्ष के अंत।

4. यह पुस्तकों की एरिथमेटिक सटीकता को सत्यापित करने के लिए एक महत्वपूर्ण उपकरण के रूप में कार्य करता है।

5. यह लाभ और हानि खाते और बैलेंस शीट के बीच एक कनेक्टिंग पॉइंट बनाता है।

6. यह त्रुटि के अभाव का निर्णायक प्रमाण प्रदान  नहीं करता है। प्रिंसिपल की त्रुटियों जैसी त्रुटियां अभी भी मौजूद हो सकती हैं।

ट्रायल बैलेंस के उद्देश्य

1. बर्ड आई व्यू:  ट्रायल बैलेंस  सभी बही-खातों का सारांश देता है। चूंकि शुद्ध राशि प्रदर्शित हो जाती है, इसलिए आप संबंधित खाता को फिर से न देखकर समय बचा सकते हैं।

2. त्रुटि की ओर इशारा करते हुए: ट्रायल बैलेंस  त्रुटियों को इंगित करने में सहायता करता है। इसका उपयोग खातों की पुस्तकों के अंकगणित  सटीकता की जांच करने के लिए भी किया जाता है।

 ट्रायल बैलेंस की सीमाएं

1. ट्रायल बैलेंस मैचों के बाद भी सिद्धांत और क्षतिपूर्ति त्रुटि की त्रुटि अभी भी मौजूद हो सकती है।

2. ट्रायल बैलेंस  तब भी मेल खाता है जब लेनदेन पूरी तरह से पुस्तकों में रिकॉर्डिंग से छोड़ दिया जाता है यदि उनका हिसाब नहीं है।

 ट्रायल बैलेंस की तैयारी के तरीके

ट्रायल बैलेंस की तैयारी में उपयोग किए जाने वाले दो तरीके हैं:

1. बैलेंस विधि:  इस विधि में, यह एक लेजर की शुद्ध राशि है, जो ट्रायल बैलेंस में प्रदर्शित होती है। यह या तो डेबिट या क्रेडिट बैलेंस हो सकता है। इस विधि के तहत सभी खातों के संतुलित होने के बाद ही ट्रायल बैलेंस तैयार किया जा सकता है। यह अंतिम खातों के जनसंपर्क एफिडेविट के लिए सटीक तरीकों में से एक है।

2. योग विधि:  इस विधि में, खाते के प्रत्येक पक्ष (डेबिट और क्रेडिट) का कुल ट्रायल बैलेंस राशि में पोस्ट किया जाता है। यह विधि उच्च गणितीय सटीकता प्रदान करती है। हालांकि, अंतिम खातों की तैयारी डुप्लीकेशन के दायरे के कारण इस विधि का उपयोग करके  आयोजित नहीं की जाती है, जिसके परिणामस्वरूप त्रुटियां होती हैं।

ट्रायल बैलेंस तैयार करने के लिए कदम

चरण 1: लेखांकन के सुनहरे नियम को समझना:  लेखांकन के सुनहरे नियमों को समझना  महत्वपूर्ण है। यह समझने में मदद करता है कि किस खाते को डेबिट करने की जरूरत है और किस को जमा करने की जरूरत है। सुनहरे नियम के अनुसार, डेबिट आय, लाभ और देनदारियों के तहत व्यय और परिसंपत्तियों और क्रेडिट के तहत आता  है। इसलिए, क्रेडिट देय है, जबकि डेबिट प्राप्त है।

चरण 2: जर्नल प्रविष्टियों को पास करें: यह सुनिश्चित करने के बाद कि कौन सा खाता डेबिट या जमा किया गया है, एक आवश्यक जर्नल प्रविष्टि पारित की जाती है। यदि आप टैली ईआरपी 9 का उपयोग कर रहे हैं, तो राशि इनपुट होने पर प्रविष्टियां स्वचालित रूप से पारित हो जाती हैं।

चरण 3: एक बार जर्नल प्रविष्टियों को पारित हो जाने के बाद, प्रविष्टियों को उनके संबंधित बही-खातों में पोस्ट करें। टैली ईआरपी 9 के मामले में, यह पोस्टिंग पीछे के अंत में स्वचालित रूप से होती है। यदि आप मैन्युअल खाता बनाए रख रहे हैं,तो उन्हें संबंधित खातों में मैन्युअल रूप से पोस्ट करें।

चरण 4: इस चरण में, सभी खाता धारक ट्रायल बैलेंस के लिए रूट हो जाते हैं । अगर अंकगणितीय गलती नहीं होती है तो डेबिट और क्रेडिट पक्ष मैच करेंगे । किसी भी अंतर के मामले में, वेंई सस्पेंस खाते में इसे रिकॉर्ड करें।

त्रुटियां जो ट्रायल बैलेंस में बेमेल का कारण बनती हैं

एक ट्रायल बैलेंस के दोनों पक्षों का मिलान करना चाहिए, लेकिन यदि ऐसा नहीं होता है, तो यह निम्नलिखित कारणों के कारण हो सकता है।

1. जब लेनदेन का केवल एक चरण पोस्ट किया जाता है: मान लीजिए कि माल क्रेडिट पर खरीदा जाता है। खरीद खाता डेबिट हो जाता है, लेकिन लेनदार का खाता क्रेडिटडी नहीं था।

2 सही संतुलन की कमी-  चालू वर्ष में पिछले वर्ष के समापन संतुलन को सही ढंग से संतुलित नहीं किया गया है।

3. राशियां बेमेल:  मान लीजिए कि सेल्स लेजर में 10000 रुपये का क्रेडिट बैलेंस है, लेकिन ट्रायल बैलेंस में पोस्ट करते समय 1000 रुपये पोस्ट हो जाते हैं। नतीजतन, ट्रायल बैलेंस में ९००० रुपये का बेमेल  होगा।

4. बेमेल मुद्दा:  मान लीजिए कि प्रीपेड किराया दिया जाता है। प्रीपेड रेंट अकाउंट को डेबिट करने के लिए वेंडर का अकाउंट डेबिट हो जाता है । इससे  ट्रायल बैलेंस में बेमेल हो जाएगा।

 ट्रायल बैलेंस द्वारा परिलक्षित नहीं त्रुटियां

1. चूक: इस मामले में, यदि कोई लेन-देन अपनी संपूर्णता में छूट जाता है; तो ट्रायल बैलेंस से इसका पता नहीं चलेगा ।

2. सिद्धांत की त्रुटि: यदि कोई लेनदेन आम तौर पर स्वीकृत लेखांकन सिद्धांत के खिलाफ दर्ज किया जाता है तो ट्रायल बैलेंस अभी भी मेल खाता है। सिद्धांत की त्रुटि में लेखा पुस्तकों में राजस्व लेनदेन के रूप में पूंजी लेनदेन को रिकॉर्ड करना शामिल है।

3. कमीशन की त्रुटि: मान लीजिए कि 5000 रुपये ट्रायल बैलेंस के डेबिट और क्रेडिट दोनों पक्षों में 500 रुपये दर्ज हो जाते  हैं।  ट्रायल शेष  इस त्रुटि को इंगित करने में विफल हो जाएगा।

4. क्षतिपूर्ति त्रुटि:  त्रुटि की भरपाई में,एक त्रुटि दूसरे के लिए क्षतिपूर्ति करती है। उदाहरण के लिए, आपने एक खाते में 1000 रुपये के खरीद खाते को डेबिट नहीं किया, लेकिन गलती से दूसरे खाते में 1000 रुपये डेबिट कर दिए।

ट्रायल बैलेंस की तैयारी में उपयोग किया जाने वाले महत्वपूर्ण सिद्धांत

1. सभी नाममात्र, व्यक्तिगत, और असली खातों के ट्रायल बैलेंस तैयार करने में विचार किया जाना है।

2. यदि कोई खाता शून्य संतुलन दिखाता है, तो ट्रायल बैलेंस तैयार करने में इसे नहीं माना जाता है।

3. खरीद या उपभोग खाता हमेशा एक डेबिट बैलेंस किया जाता है और ओएन ट्रायल बैलेंस के डेबिट पक्ष प्रकट होता है।

4. राजस्व खाते में हमेशा क्रेडिट बैलेंस होता है और बैलेंस शीट के क्रेडिट साइड पर दिखाई देता है।

5. बिक्री वापसी और खरीद वापसी ट्रायल बैलेंस में अलग लाइन आइटम के रूप में दिखाई दे सकते हैं या क्रमशः मुख्य खरीद और बिक्री लेजर से कम के रूप में दिखाया जा सकता है।

6. स्टॉक का आंकड़ा लाभ और हानि खाते से आता है क्योंकि यह पिछले वर्ष के ट्रायल बैलेंस में स्टॉक का एक समापन   शेष उपलब्ध नहीं है। 

7. सभी खर्च आम तौर पर एक डेबिट शेष ले। तदनुसार, वे ट्रायल बैलेंस राशि में डेबिट बैलेंस के साथ दिखाई देंगे।

8. सभी आय और लाभ आम तौर पर एक क्रेडिट संतुलन ले । तदनुसार, वे ट्रायल बैलेंस में क्रेडिट बैलेंस के साथ दिखाई देंगे।

9. परिसंपत्ति और देयता का अंत में मिलान करना चाहिए।

ट्रायल बैलेंस का प्रारूप

ट्रायल बैलेंस में दो प्रारूप हैं, जैसे:

1. जर्नल प्रारूप:  यह एक जर्नल फोलियो के प्रारूप के अनुसार है। इस फॉर्मेट के तहत सीरियल नंबर, अकाउंट का नाम, लेजर फोलियो, डेबिट और क्रेडिट की रकम के लिए कॉलम है।

2. लेजर प्रारूप:  ट्रायल बैलेंस के इस रूप में डेबिट और क्रेडिट के लिए दो पक्ष हैं। हर साइड में बही-खाते का नाम और राशि कॉलम में बही-खाते की शुद्ध राशि होगी।

यहां एक उदाहरण दिया गया है:

ट्रायल बैलेंस राशि में खाते

ट्रायल बैलेंस राशि के डेबिट पक्ष है:

●      संपत्ति- नकद, सूची, भवन, भूमि, संयंत्र, और मशीनरी।

●      व्यापार प्राप्तियां- देनदार और बिल प्राप्तियां।

●      खर्च- मजदूरी और वेतन।

●      नुकसान- इन्वेंट्री के अलावा पीपीई, जमीन आदि की बिक्री पर नुकसान।

●      खपत और खरीद खाता।

ट्रायल बैलेंस राशि का क्रेडिट पक्ष है:

●      देनदारियां- देय व्यय,  अल्पावधि  बैंक क्रेडिट, ऋण और अन्य उधार।

●      व्यापार देय- देय बिल और विविध लेनदार।

●      बिक्री और राजस्व।

●      लाभ और लाभ- भूमि, भवन या पीपीई जैसी परिसंपत्तियों की बिक्री पर लाभ।

●      भंडार- इनमें संचित मूल्यह्रास रिजर्व, जनरल रिजर्व, प्रतिभूति प्रीमियम आदि शामिल हैं।

कैसे देखें ट्रायल बैलेंस मिलान ईआरपी 9 है?

चरण 1: टैली के प्रवेश द्वार से शुरू करें।

चरण 2: रिपोर्ट अनुभाग के तहत, डिस्प्ले मेनू में आपको रीडायरेक्ट करने के लिए डिस्प्ले पर क्लिक करें।

चरण 3: ट्रायल बैलेंस पर क्लिक करें

इसके बाद ट्रायल बैलेंस  विंडो आपकी स्क्रीन पर दिखाई देगी।

ट्रायल बैलेंस का बढ़ाया उपयोग

एसई दिन लेखांकन सॉफ्टवेयर खुद से ट्रायल बैलेंस तैयार करता है। उनके द्वारा तैयार किए गए ट्रायल बैलेंस में गलती का शायद ही कोई मौका हो,  लेकिन फिर भी ट्रायल बैलेंस की उपस्थिति बहुत महत्व रखती है । उदाहरण के लिए, लेखा परीक्षक  पिछले साल के आंकड़े से विचलन को ट्रैक करने के लिए कर सकते हैं । उस विचलन के आधार पर, वे अपने ऑडिट दृष्टिकोण को आधार बना सकते हैं । उदाहरण के लिए, Khatabook ऐसा ही एक ऐप है, जो डिजिटल लेजर प्रदान करने में सहायता करता है ताकि ट्रायल बैलेंस का प्रबंधन करना आसान हो।

 समाप्ति

कंपनी के फाइनल अकाउंट्स तैयार करने से पहले ट्रायल बैलेंस तैयार करना आम बात है। यह आंतरिक नियंत्रण के निर्माता और चेकर अवधारणा के अनुरूप है। अंतिम खातों की तैयारी में समय लगता है, इसलिए प्रबंधन कंपनी की वित्तीय स्थिति को वेंई  ट्रायल बैलेंस के माध्यम से समझ सकता है, जब तक कि यह तैयार न हो जाए। वे तारीख के रूप में उत्पन्न ट्रायल बैलेंस के आधार पर व्यावसायिक निर्णय ले सकते हैं। इस प्रकार, यह व्यापार लेखांकन का एक अभिन्न हिस्सा है, और Khatabook की सहायता से, छोटे बिज़नेस मालिक ट्रायल बैलेंस के बारे में अधिक जान सकते हैं और उन्हें आसानी से निष्पादित कर सकते हैं।