जीएसटी के तहत प्रो फॉर्मा चालान क्या है - अर्थ, टेम्पलेट और उपयोग

'प्रो फॉर्मा इनवॉइस' चालान के समान एक दस्तावेज़ है। इसमें खरीददार को वितरित किए जाने वाले सामान या सेवाओं के विवरण शामिल हैं। लैटिन में, 'प्रो फॉर्मा' शब्द का अर्थ है 'फॉर्म के लिए' या 'फॉर्म के रूप में'।

व्यापार करते समय, चालान लेन-देन की पुष्टि करने में एक बड़ी भूमिका निभाते हैं और खरीददार और विक्रेता के बीच बाध्यकारी अनुबंध का सबूत हैं, जिसमें विक्रेता माल या सेवाओं को वितरित करने के लिए बाध्य है। दूसरी तरफ, खरीददार ने कहा कि चालान पर उल्लिखित नियमों और शर्तों के अनुसार भुगतान करने के लिए बाध्य है। हालांकि, ऐसे सभी दस्तावेजों को चालान होने का दावा नहीं किया जा सकता है।किसी भी लेनदेन की प्रक्रिया के दौरान खरीददार से विक्रेता और इसके विपरीत कई दस्तावेज जारी किए गए हैं।लेनदेन के समापन तक पूछताछ से, दस्तावेजों का एक आदान-प्रदान है, प्रत्येक का नाम और उद्देश्य है।

कुछ दस्तावेज कर चालान, प्रो फॉर्मा चालान, उद्धरण, खरीद आदेश, अनुमान, आदि हैं।

एक प्रो फॉर्मा चालान क्या है?

एक प्रो फॉर्मा चालान का अर्थ एक दस्तावेज है जो कर या बिक्री चालान के समान दिखता है, सिवाय इसके कि शीर्ष पर शीर्ष पर 'प्रो फॉर्मा चालान' शब्द का उल्लेख किया गया है।यह शब्द स्वयं नियमित बिक्री चालान से दस्तावेज़ को अलग करता है।

एक प्रो फॉर्मा चालान विक्रेता द्वारा तैयार किया जाता है और माल या सेवाओं को वितरित करने से पहले खरीददार को जारी किया जाता है। यह एक अंतिम चालान नहीं है और दोनों पक्षों पर बाध्यकारी नहीं है क्योंकि यह कोई कानूनी वैधता नहीं लेता है। न तो पार्टियां समर्थक फॉर्मा चालान में उल्लिखित विवरणों के आधार पर अन्य पर मुकदमा नहीं कर सकती हैं। इसमें अनुमानित दरों को वितरित करने और शामिल करने के उद्देश्य से माल और सेवाओं के सभी विवरण शामिल हैं। यह दस्तावेज़ खरीददार को दर अनुमानों के बारे में एक विचार प्राप्त करने और एक सूचित निर्णय लेने के लिए जारी किया गया है। यह कर या बिक्री चालान से पहले जारी किया जाता है, और उसमें उल्लिखित राशि लेनदेन की राशि के बराबर या उससे कम होने की उम्मीद है।

लगभग सभी व्यावसायिक क्षेत्रों में एक प्रो फॉर्मा चालान का उपयोग किया जाता है, लेकिन अधिकांशतः सीमा शुल्क सीमाओं के माध्यम से माल के चिकनी प्रवाह को सक्षम करने के लिए आयात और निर्यात में उपयोग किया जाता है।

एक प्रो-फॉर्मा चालान कब उपयोग किया जाता है?

यह निम्नलिखित उद्देश्यों को पूरा करता है:

• यह सभी पहलुओं में एक मसौदा चालान या बिक्री चालान की प्रतिकृति के रूप में कार्य करता है।
• भविष्य के लेन-देन के नियमों और शर्तों का स्पष्टीकरण प्रदान करता है।
•  लेनदेन के अनुमानित मूल्यों के लिए प्रदान करता है।
•  पुष्टि करता है कि आपूर्तिकर्ता उक्त दस्तावेज़ में उल्लिखित संबंधित दरों पर सामान या सेवाएं प्रदान करने के लिए प्रतिबद्ध है।
•  शिपिंग और अन्य शुल्कों से संबंधित विवरण प्रदान करने के लिए।
•  करों और सीमा शुल्क की गणना को सक्षम बनाता है।
•  पार्टियों के बीच भविष्य के संचार के लिए संपर्क विवरण प्रदान करता है।
•  विनिमय दरों, मुद्रा, ब्याज और उपलब्ध क्रेडिट विकल्पों जैसे सीमा-पार लेनदेन की पेचीदगियों का मूल्यांकन प्रदान करता है।

प्रो फॉर्मा चालान की सामग्री क्या हैं?

प्रो फ़ॉर्मा इनवॉइस की सामग्री इसके शीर्षक को छोड़कर इनवॉइस के समान होती है।प्रोफॉर्मा चालान पर उल्लिखित विवरण निम्नलिखित हैं:

1. अद्वितीय चालान संख्या
2. जारी करने की तारीख
3. आपूर्तिकर्ता का पता
4. संभावित खरीददार का पता
5. आपूर्ति की जाने वाली वस्तुओं का विवरण, उनके नाम, मात्रा, मूल्य, कर और 

दरें।

6. प्रोफॉर्मा चालान की वैधता
7. बिक्री के नियम और शर्तें प्रस्तावित की जानी हैं।
8. अदायगी की शर्तें।
9. आपूर्तिकर्ता का बैंक विवरण।
10. सीमा शुल्क अधिकारियों द्वारा आवश्यक प्रमाणीकरण, यदि कोई हो।
11. आपूर्तिकर्ता के अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर।

जीएसटी के तहत प्रो फॉर्मा चालान जैसा कोई विशिष्ट शब्द नहीं है।कानून की नजर में इसकी कोई वैधता नहीं है, इसलिए यह केवल व्यावसायिक अभ्यास की बात है कि दस्तावेज़ जारी किया जाता है।

हालांकि, नीचे दिए गए कुछ बिंदुओं को छोड़कर, प्री-जीएसटी और पोस्ट-जीएसटी प्रोफॉर्मा इनवॉइस में बहुत अधिक अंतर नहीं है:

• जीएसटी प्रो फॉर्मा इनवॉइस में विक्रेता और संभावित खरीददार दोनों के अद्वितीय जीएसटी नंबर का उल्लेख होना आवश्यक है। पहले इनकी जगह वैल्यू एडेड टैक्स (वैट), सेंट्रल सेल्स टैक्स (सीएसटी) या सर्विस टैक्स रजिस्ट्रेशन नंबर हुआ करते थे।
• साथ ही, वस्तुओं और सेवाओं के लाइन आइटम के विवरण के तहत, हार्मोनाइज्ड सिस्टम ऑफ नोमेनक्लेचर (HSN) और सर्विसिंग अकाउंटिंग कोड (SAC) का उल्लेख प्रत्येक लाइन आइटम के लिए अलग से किया जाना है।
• केंद्रीय माल और सेवा कर (सीजीएसटी), राज्य माल और सेवा कर (एसजीएसटी), और एकीकृत माल और सेवा कर (आईजीएसटी) के लिए कर राशि के साथ जीएसटी दरों का उल्लेख प्रत्येक वस्तु के साथ किया जाना है, यह दर्शाता है कि यह एक अंतरराज्यीय है या नहीं  या अंतरराज्यीय बिक्री।

जीएसटी के लिए प्रोफॉर्मा चालान प्रारूप

प्रो फॉर्मा चालान बिक्री चालान से कैसे भिन्न होता है?

एक बिक्री चालान एक कानूनी रूप से बाध्यकारी वाणिज्यिक दस्तावेज है, जो आपूर्तिकर्ता द्वारा ग्राहक को जारी किया जाता है ताकि यह इंगित किया जा सके कि लेनदेन हुआ है। बिक्री चालान दोनों पक्षों को बांधता है। आपूर्तिकर्ता सामान जारी करने या उक्त सेवाएं प्रदान करने के लिए बाध्य है, और ग्राहक सहमत शर्तों के अनुसार भुगतान करने के लिए बाध्य है। अधिकांश समय, आपूर्तिकर्ता प्रोफॉर्मा चालान के आधार पर अग्रिम भुगतान स्वीकार करता है।

ऐसे मामलों में, शेष राशि का भुगतान ग्राहक द्वारा बिक्री चालान या भुगतान की शर्तों पर सहमति के अनुसार बाद की तारीख में किया जाना है।इसमें वितरित की गई वस्तुओं और सेवाओं और खरीददार द्वारा देय राशि का विवरण होता है।यह एक गैर-परक्राम्य दस्तावेज है और बिक्री की पुष्टि प्रदान करता है।

दूसरी ओर, प्रो फ़ॉर्मा चालान एक परक्राम्य दस्तावेज़ है जिसकी कोई कानूनी स्थिति नहीं है। अंतिम चालान जारी करने से पहले, दोनों पक्षों के समझौते पर पार्टियों द्वारा 'एन' संख्या के लिए बातचीत की जा सकती है।

माल और सेवाओं की डिलीवरी के बाद एक चालान जारी किया जाता है; प्रोफॉर्मा चालान माल और सेवाओं को वितरित करने से पहले जारी किया जाता है। यह खरीददार को यह तय करने में मदद करता है कि ऑर्डर देना है या नहीं। यह एक बिक्री बनाने का इरादा है।

लेखांकन परिप्रेक्ष्य:

लेखांकन दृष्टिकोण के आधार पर दोनों के बीच के अंतर को समझना अनिवार्य है।एक चालान को दोनों पक्षों द्वारा खातों की पुस्तकों में, वि क्रेता को प्राप्य खातों के रूप में और खरीददार को देय खातों के रू प में दर्ज किया जाना है। साथ ही, यह एक वाणिज्यिक कानूनी दस्तावेज होने के कारण, दोनों में से कोई भी पक्ष शर्तों के उल्लंघन के लिए दूसरे पर मुकदमा कर सकता है।

हालाँकि, पार्टियों द्वारा अपनी पुस्तकों में एक प्रो फॉर्मा चालान दर्ज नहीं किया जाना है। यह सिर्फ एक सूचनात्मक दस्तावेज है और इसमें किसी भी पक्ष को माल और राशियों पर मुकदमा चलाने या प्राप्त करने के किसी भी कानूनी अधिकार के लिए बाध्य नहीं किया गया है, इसलिए यह किसी भी पक्ष के लिए प्राप्य या देय राशि के रूप में कोई अधिकार नहीं रखता है। यह किसी भी जीएसटी कटौती की गारंटी नहीं देता है या कोई कर देनदारी नहीं बढ़ाता है।

प्रोफॉर्मा इनवॉइस क्रय आदेश और कोटेशन से किस प्रकार भिन्न है?

खरीद आदेश और प्रोफार्मा चालान:

खरीददार विक्रेता को इस तरह के दस्तावेज़ पर उल्लिखित सामान की पुष्टि करने के लिए एक खरीद आदेश जारी करता है। यह विक्रेता से प्रो फॉर्मा चालान प्राप्त होने के ठीक बाद का एक कदम है। एक बार, जब संभावित खरीददार प्रोफॉर्मा इनवॉइस प्राप्त कर लेता है, यदि वे ऐसे प्रोफॉर्मा इनवॉइस में उल्लिखित शर्तों और कीमतों से सहमत होते हैं, तो वे एक खरीद ऑर्डर जारी करते हैं, जिसमें उनके द्वारा आवश्यक वस्तुओं की सटीक मात्रा का उल्लेख होता है, जिससे आपूर्तिकर्ता की लेन-देन में प्रवेश करने की इच्छा का संकेत मिलता है।

कोटेशन और  प्रोफॉर्मा चालान:

कोटेशन एक दस्तावेज है, जो आपूर्तिकर्ता द्वारा खरीददार के अनुरोध पर जारी किया जाता है, जिसमें माल और सेवाओं की कीमतों का अनुमान होता है जो अभी तक वितरित नहीं किया गया है।विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं से प्राप्त कई कोटेशन में से, खरीददार तय करता है कि किससे खरीदना है। यह माल और सेवाओं के लिए कुल बकाया राशि का औपचारिक अनुमान है, जबकि जीएसटी के तहत एक प्रो फॉर्म चालान अंतिम बिक्री चरण में जारी किया जाता है, एक उद्धरण पूछताछ के प्रारंभिक चरण का निर्माण करता है। एक प्रोफॉर्मा चालान में लेन-देन के लगभग सटीक विवरण होते हैं; हालाँकि, एक उद्धरण में कुछ अन्य अतिरिक्त विवरण हो सकते हैं।उदाहरण के लिए, अतिरिक्त शुल्क लागू हो सकते हैं।

प्रोफॉर्मा चालान में शामिल नियम और शर्तें:

चूंकि प्रोफॉर्मा चालान अंतिम चालान से ठीक पहले जारी किया जाता है, इसमें निम्नलिखित के सभी नियम और शर्तें शामिल होनी चाहिए:

• लेन-देन
• भुगतान की शर्तें
• बिक्री के बाद सेवाएं
• गारंटी या वारंटी यदि कोई हो
• स्थापना शर्तें
• डिलिवरी की शर्तें
•  रिटर्न शर्तें

इस जानकारी का उल्लेख किया जाना चाहिए, ताकि खरीददार एक सूचित निर्णय ले सके।

प्रोफॉर्मा चालान की वैधता क्या है?

प्रोफॉर्मा चालान उस पर उल्लिखित अवधि के लिए वैध है। इसकी कोई निर्दिष्ट वैधता अन्यत्र उल्लिखित नहीं है।

प्रोफार्मा चालान टेम्पलेट

प्रोफॉर्मा चालान का एक उदाहरण निम्नलिखित है:

निष्कर्ष

एक प्रोफॉर्मा चालान एक बिक्री चालान नहीं है;यह बल्कि, एक पूर्व-बिक्री चालान है। इसमें चालान के अनुसार सभी विवरण शामिल हैं और यह एक दस्तावेज है, जो बिक्री बनाने का इरादा रखता है।यह खरीददार द्वारा किसी भी राशि का भुगतान करने के लिए कोई दायित्व नहीं रखता है और न ही आपूर्तिकर्ता पर माल वितरित करने के लिए कोई दायित्व है। 

यह भुगतान दायित्वों को जन्म नहीं देता है, जब तक कि पार्टियां प्रोफॉर्मा चालान के आधार पर किसी भी अग्रिम राशि का भुगतान करने के लिए सहमत नहीं होती हैं। जीएसटी में, वैध लेनदेन में प्रवेश करने से पहले जीएसटी प्रोफॉर्मा चालान जारी करने की प्रथा है क्योंकि यह दोनों पक्षों के लिए अनुबंध की शर्तों पर बेहतर स्पष्टीकरण प्रदान करता है।GST के बारे में अधिक जानने के लिए, Khatabook डाउनलोड करें।