क्रेडिट मेमो के बारे में सारी जानकारी

क्रेडिट मेमो का अर्थ यह है कि इस मेमो के जारी होने के बाद ग्राहक पर विक्रेता का जो भी बकाया है, वह कम हो जाएगा। क्रेडिट मेमो अक्सर विभिन्न व्यवसायों में उपयोग किया जाता है। उनका लक्ष्य किसी भी बिक्री की स्थिति को ठीक करना है, जिसके लिए पेशकश की गई वस्तुओं या सेवाओं की संख्या में कमी की आवश्यकता होती है। क्रेडिट मेमो हमेशा एक पूर्व चालान से जुड़े होते हैं और आम तौर पर तब भेजे जाते हैं, जब किसी उपभोक्ता को क्षतिग्रस्त आइटम, अपूर्ण ऑर्डर या गलत उत्पाद मिलते हैं। जब वारंटी कारणों से चीजें वापस की जाती हैं, तो उन्हें भी बाहर कर दिया जाता है और कभी-कभी ग्राहक को पहले से बातचीत की गई छूट प्रदान करने या चालान त्रुटि को सुधारने के लिए उपयोग किया जाता है।

क्या आप जानते हैं? 

क्रेडिट मेमो एक प्रकार की प्रकाशन गतिविधि है, जिसका उपयोग उपयोगकर्ता के बिल को निपटाने या कम करने के लिए किया जा सकता है। एक वापसी एक संविदात्मक व्यवस्था है, जिसमें उपयोगकर्ता की मुद्रा उन्हें वापस कर दी जाती है। क्रेडिट मेमो नमूनों का उपयोग ग्राहक के बकाया ऋण को कम करने के लिए किया जाता है। 

मान लीजिए कि कोई कंपनी किसी ग्राहक को एक त्रुटि को ठीक करने के लिए एक क्रेडिट मेमो प्रदान करती है, जिसके कारण बिक्री राशि अधिक हो जाती है। उस स्थिति में, कंपनी बिक्री राजस्व खाते को डेबिट करके और खातों को प्राप्य खाते में जमा करके क्रेडिट मेमो के लिए जर्नल प्रविष्टि उत्पन्न कर सकती है।

क्रेडिट मेमो का नमूना क्या है?

क्रेडिट मेमो की परिभाषा

एक क्रेडिट मेमो, जिसे अक्सर क्रेडिट नोट कहा जाता है, एक बयान है, जो एक विक्रेता खरीददार को देता है। यह कागजी कार्रवाई क्लाइंट को तब दी जाती है, जब वे इनवॉइस भेजते हैं। एक क्रेडिट मेमो खरीदार की लेन-देन लागत को कम कर सकता है या किसी उत्पाद का मूल्य हटा दिया जाता है।

जब कोई डीलर क्रेडिट मेमो प्रारूप प्रदान करता है, तो वह खरीददार के खाते की मौजूदा शेष राशि को लागू करके कुल घटा देता है। धनवापसी क्रेडिट मेमो के समान अवधारणा नहीं है और जब ग्राहक लेन-देन के लिए धनवापसी प्राप्त करता है तो विक्रेता पूर्ण रूप से धन वापस कर देता है। हमारे जानकार पेशेवर कंपनी के मालिकों को क्रेडिट नोट्स, बिक्री ट्रैकिंग और चालान जारी करने जैसे बुनियादी लेखांकन कार्यों में मदद कर सकते हैं।

 क्रेडिट मेमो और रिफंड मेमो के बीच अंतर

क्रेडिट मेमो परिभाषा एक पोस्टिंग लेनदेन है, जिसे भुगतान के रूप में या ग्राहक के चालान में कमी के रूप में लागू किया जा सकता है। विलंबित क्रेडिट एक गैर-पोस्टिंग लेनदेन है, जिसका उपयोग आप बाद में किसी ग्राहक के खाते में क्रेडिट करने के लिए कर सकते हैं।

• ग्राहक के पैसे की प्रतिपूर्ति करते समय, धनवापसी एक पोस्टिंग लेनदेन है। इसका मतलब है कि क्रेडिट मेमो ग्राहक की बकाया राशि को कम कर देता है।
• सभी बिल स्थगित धनवापसी के लिए पात्र हैं। एक बार प्रारंभिक भुगतान किए गए बिल में क्रेडिट होने के बाद लंबित भुगतानों का डेबिट पर कोई प्रभाव नहीं पड़ता है।
• धनवापसी उपभोक्ता को लौटाए गए पैसे को असंतोषजनक सेवाओं के लिए धनवापसी के रूप में दर्शाती है, क्रेडिट बैलेंस, आइटम या सेवा प्राप्त नहीं हुई या अधिक शुल्क को मिटाने के लिए।

क्रेडिट मेमो कब होना चाहिए स्वीकृत?

एक आपूर्तिकर्ता कई कारकों के लिए ग्राहक को क्रेडिट नोट जारी कर सकता है। ग्राहक के लिए एक विक्रेता को ऑर्डर किए गए उत्पाद को पुनर्स्थापित करने के लिए एक सामान्य प्रेरणा है। उत्पाद प्रभावित हो सकता है, गलत लंबाई या उपस्थिति, या यहाँ तक ​​कि ग्राहक ने अधिग्रहण के बारे में अपना सबक सीखा होगा। जब एक ऋणदाता की मुद्रास्फीति होती है, तो कोई भी क्रेडिट मेमो जारी कर सकता है। उदाहरण के लिए, एक ग्राहक एक दिन में एक उत्पाद खरीद सकता है जब तक कि उस पर 30% की छूट न हो। पार्टियाँ पुरानी और नई बिक्री मात्रा में विसंगति के लिए खरीदार को भुगतान प्रमाणपत्र जारी करने के लिए सहमत हैं।

क्रेडिट मेमो घटक और प्रारूप क्या हैं?

आमतौर पर, एक क्रेडिट मेमो में कई महत्वपूर्ण जानकारी शामिल होती है। क्रेडिट मेमो प्रारूप में आम तौर पर खरीद आदेश संख्या और भुगतान और बिलिंग शर्तें शामिल होती हैं।

आपका नाम और पता और उत्पादों की सूची, मूल्य, मात्रा और खरीद की तारीख सभी क्रेडिट मेमो प्रारूप में शामिल हैं।

यह सारा डेटा विक्रेता को अपनी इन्वेंट्री प्रबंधित करने में मदद करता है और बताता है कि उन्होंने क्रेडिट संदेश क्यों भेजा।

क्रेडिट मेमो बनाम डेबिट मेमो

क्रेडिट और डेबिट नोट आधिकारिक अनुबंध हैं, जो व्यापारी अपने ग्राहकों को बिल की तुलना में प्रदान करते हैं। उनका उपयोग बिल शुल्क की गलतियों को ठीक करने और एक विशिष्ट बिल और ग्राहक पर बकाया राशि का ट्रैक रखने के लिए किया जाता है।

क्रेडिट मेमो के परिणामस्वरूप फंड और बिल की राशि कम हो जाती है। उसी तरह, जिस प्रकार आप बिल के साथ लेन-देन करके बिल की मात्रा कम कर देंगे, कोई भी महत्वपूर्ण वृद्धि वाले खातों में किसी भी या अधिक भुगतान रसीदों को संलग्न करके बिलिंग राशि को कम कर सकता है।

डेबिट नोट उस मात्रा को बढ़ाते हैं जो ग्राहक पर बकाया है, जो बिल के समान नहीं है। डेबिट नोटों का उपयोग बिल शुल्कों को ठीक करने या अनौपचारिक शुल्क लगाने के लिए किया जा सकता है जो अनुबंध से बंधे नहीं हैं। खरीद या धनवापसी मेमो का उपयोग ऋण नोट खातों को निपटाने के लिए किया जा सकता है, जितना कि बिल ऋण।

क्रेडिट मेमो बनाम डेबिट मेमो जारी करना

वे नोट पर उल्लिखित राशि को बहुत विस्तार से सही ठहराते हैं। आप इनवॉइस और डिलीवर में लाइन-दर-लाइन समायोजन करने के लिए मेमो का उपयोग कर सकते हैं। मूल्य निर्धारण समायोजन पर नज़र रखने के लिए, उपभोक्ताओं को नोट पेपर भेजें।

निम्नलिखित में से किसी भी परिदृश्य में क्रेडिट मेमो बनाम डेबिट मेमो के उपयोग की आवश्यकता हो सकती है:

• ओवरचार्जिंग, अंडरचार्जिंग और अन्य बिलिंग त्रुटियों जैसी चालान गलतियों को ठीक करें।
• भुगतान वापस किए जाने के बजाय खाते में क्रेडिट कर दिए जाते हैं।
• मामला-दर-मामला आधार पर शुल्क या कटौती
• खाते की शेष राशि को बट्टे खाते में डाल दिया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए, जहरीले ऋणों के कारण, खाते की राशि को शून्य तक कम करना।
• प्रतिकूल शुल्क प्रदर्शित किए गए थे।

अंडर फीस ग्राहक के बिल में जोड़ी जानी चाहिए

आप विभिन्न तरीकों से क्रेडिट मेमो बनाम डेबिट मेमो जारी कर सकते हैं, जिनमें शामिल हैं:

• विशिष्ट विधेयकों को संदर्भित किया जाना चाहिए

इन मेमो का उपयोग किसी इनवॉइस पर विशेष मदों में परिवर्तन करने के लिए किया जाता है। इस स्थिति में, नोट एक विशिष्ट बिल को संदर्भित करता है, जबकि नोट तत्व बिलिंग तत्व होते हैं, जो नोट के अनुरूप होते हैं।

• एकान्त

ऐसे नोट एकमुश्त शुल्क या क्रेडिट मांगते हैं जो किसी बिल से संबंधित नहीं है। माल की रणनीति की प्रत्येक लागत के लिए शुल्क नोट तत्वों में सूचीबद्ध हैं। किसी भी सदस्यता में इस तरह के खर्च का उपयोग करने की कोई आवश्यकता नहीं है। प्रत्येक बिल या ऋण नोट के लिए एक अनुकूल राशि के साथ एक क्रेडिट मेमो नमूना जारी किया जा सकता है।

• बिल रन के आधार पर क्रेडिट नोट्स बनाएं

खराब बिलिंग जारी करने के बजाय, बिलिंग चेक एक क्रेडिट मेमो उत्पन्न करता है, जिसमें लागत ग्रेडिंग पद्धति से उत्पन्न होने वाली कोई भी विपरीत शुल्क वाली घटनाएँ शामिल होती हैं। तुरंत भुगतान रसीद बनाने से इस स्थिति में आस्थगित राजस्व समाधान के लिए विपरीत शुल्क और खातों के प्रसंस्करण को सरल बनाया जाता है।

क्रेडिट मेमो के लिए टेम्पलेट

• एक ईमेल खाते या वेब पते सहित निगम, डाक कोड और संपर्क विवरण के साथ अच्छी शुरुआत करें। क्रेडिट मेमो के नमूने में शुरुआत में ही कर पहचान संख्या शामिल थी।
• कंपनी के अंदर उपभोक्ता को अलग करने के लिए केवल पहचानकर्ताओं या संख्याओं का उपयोग करें।
• यहाँ क्रेडिट मेमो जानकारी, प्रारंभिक बिलिंग पता और आवश्यक बैंक हस्तांतरण शामिल करें।
• भुगतान दस्तावेजों की पांच पंक्तियों में मदों की संख्या, आईडी संख्या या विनिर्देश, भुगतान का औचित्य, घटक मूल्य और पूर्ण व्यय शामिल होना चाहिए।

क्रेडिट मेमो उदाहरण

1. चाहे हम सामान या सेवाओं की आपूर्ति करें, हमें वित्तीय लेन-देन के दोनों पक्षों पर विचार करना चाहिए। खरीदार के पास देय खाते होंगे यदि विक्रेता के पास ₹61,000 के प्राप्य खाते हैं। यह आपके और आपके उपभोक्ता और आपके डेबिट और क्रेडिट के बीच इस संतुलन को बनाए रखने में मदद करेगा।

2. जब कोई उपभोक्ता विक्रेता को कॉल करता है और अर्जित की गई दोषपूर्ण वस्तु सूची को वापस करना चाहता है, तो विक्रेता इसे एक जीत की स्थिति के रूप में देखता है। माल वापस होने पर विक्रेता खरीदार के खातों को प्राप्य क्रेडिट करेगा। विक्रेता उपभोक्ता क्रेडिट मेमो (मेमोरेंडम के लिए संक्षिप्त) को यह सूचित करने के लिए ईमेल भी करेगा कि उनका खाता क्रेडिट कर दिया गया है।

3. जब खरीदार को विक्रेता का क्रेडिट नोट मिलता है, तो वे अपने वित्तीय रिकॉर्ड में इंगित करने के लिए देय खातों को डेबिट कर देंगे कि उन्हें अब लौटाई गई वस्तु के लिए पैसा नहीं देना है। क्रेता विक्रेता को क्रेडिट मेमो की रसीद दिखाने के लिए एक डेबिट मेमो भेजेगा।

निष्कर्ष:

क्रेडिट मेमो प्रारूप तब दिया जाता है, जब ग्राहक विक्रेता को उत्पाद लौटाता है। यदि कोई मूल्य विवाद, विपणन भत्ता या अन्य कारणों से खरीदार विक्रेता को पूरे चालान का भुगतान नहीं करेगा। एक क्रेडिट मेमो विक्रेता के खातों की प्राप्य शेष राशि में कमी है, जबकि इसे खरीदार के खातों में देय शेष राशि में कमी के रूप में दर्ज किया जाता है। प्रत्येक रिपोर्टिंग अवधि के बाद, विक्रेता को यह देखने के लिए सभी खुले क्रेडिट मेमो की जांच करनी चाहिए कि क्या उन्हें प्राप्य खातों को खोलने से जोड़ा जा सकता है। यदि लेखांकन सॉफ्टवेयर इसकी अनुमति देता है, तो यह बकाया बिलों की कुल डॉलर राशि को कम कर देता है और इसका उपयोग आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान को कम करने के लिए किया जा सकता है।

यदि खरीदार ने अभी तक विक्रेता को भुगतान नहीं किया है, तो आप चालान-आधारित भुगतान के एक हिस्से को ऑफसेट करने के लिए क्रेडिट मेमो का उपयोग कर सकते हैं। यदि खरीदार ने पहले ही पूरी चालान राशि का भुगतान कर दिया है, तो खरीदार विक्रेता को भविष्य के भुगतान में कटौती करने के लिए क्रेडिट मेमो का उपयोग कर सकता है या क्रेडिट के बदले नकद भुगतान की मांग कर सकता है।

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