एक ऑडिट ट्रेल कालानुक्रमिक क्रम में घटनाओं का एक प्रासंगिक रिकॉर्ड है या फाइलों का एक संग्रह है, जो एक परिचालन संदर्भ या प्रक्रिया के भीतर लगातार घटनाओं या कार्यों को रिकॉर्ड करता है।
की गई घटनाओं, या अन्य दस्तावेजों/निर्णयों का यह चरण-दर-चरण रिकॉर्ड ऑडिट, मुकदमों, शिकायतों और आंतरिक और बाहरी धोखाधड़ी को उजागर करने में महत्वपूर्ण हो सकता है।
निर्णायक कार्रवाइयों को औपचारिक रूप देकर, हम प्रत्येक घटना को उस समय से देख सकते हैं जब कोई गतिविधि या घटना होती है, शुरू की जाती है या संशोधित होती है, जब आवश्यक हो तो अंतिम संग्रह या वितरण तक।
अब, आइए ऑडिट ट्रेल परिभाषा, उद्देश्यों, लाभों आदि की जांच करें।
क्या आप जानते हैं?
ऑडिट ट्रेल के उद्देश्य धोखाधड़ी के जोखिम को कम करना, गैर-अधिकृत उपयोगकर्ताओं को कंपनी के संसाधनों तक पहुंचने से रोकना, वित्तीय विवरणों में भौतिक त्रुटियों को रोकना, कंपनियों को उनकी संपत्ति पर हमलों का पता लगाने में मदद करना और यह निर्धारित करना है कि कौन सी सुरक्षा घटनाएं हुईं।
ऑडिट ट्रेल्स के प्रकार क्या हैं?
ऑडिट ट्रेल क्या है?
क्या आपने एक महीने की समाप्ति के लिए सटीक लेनदेन राशि की गणना करने के लिए संघर्ष किया है?
शायद आपकी टीम ने रिपोर्टिंग चक्र में खामियों का पता लगाने के लिए संघर्ष किया, या आपने यह पता लगाने की कोशिश की कि पिछली तिमाही में आपकी बिक्री अधिक क्यों हुई।
वर्कफ़्लो के मुद्दों, बजट समीक्षा और प्रमुख लेखांकन गलतियों के समाधान सभी को एक आसान ऑडिट ट्रेल के साथ संबोधित किया जा सकता है।
एक ऑडिट ट्रेल को एक तार्किक रिकॉर्ड के रूप में वर्णित किया जा सकता है जो वित्तीय डेटा के स्रोत का पता लगाता है। यह घटनाओं के अनुक्रम के अनुक्रमिक और प्रलेखित तरीके से साक्ष्य प्रदान करता है। आप इसका उपयोग लेनदेन का पता लगाने और डेटा सटीकता की पुष्टि करने के लिए कर सकते हैं।
ऑडिटर ऑडिट ट्रेल के माध्यम से कंप्यूटर के संचालन के बारे में जानकारी प्राप्त कर सकता है और ऑडिट ट्रेल्स कंप्यूटर की अखंडता को बहाल करता है।
कई उद्योग घटनाओं की एक श्रृंखला के संदर्भ में प्रगति का इतिहास बनाने के लिए ऑडिट ट्रेल के रूपों का उपयोग करते हैं। ये ऑडिट ट्रेल्स विश्वसनीयता और अनुरूपता का प्रमाण प्रदान करते हैं।
ऑडिट ट्रेल्स गैर-अनुपालन के क्षेत्रों की पहचान करने और ऑडिट के लिए साक्ष्य प्रदान करने में भी मदद करते हैं। नवीनतम अधिसूचना कंपनियों के लिए प्रत्येक लेनदेन के ऑडिट ट्रेल को संरक्षित करने के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर में ऑडिट ट्रेल्स को लागू करना अनिवार्य बनाती है।
ऑडिट ट्रेल के लाभ और उद्देश्य
सुरक्षा
कंपनियों को ऑडिट ट्रेल्स का उपयोग केवल सबसे खराब स्थिति के लिए तैयार करने के लिए नहीं करना चाहिए, बल्कि अपने संगठन या व्यवसाय के लिए अतिरिक्त सुरक्षा के रूप में करना चाहिए। उपयोगकर्ताओं की गतिविधियों की निगरानी, विशेष रूप से संवेदनशील डेटा से संबंधित, का अर्थ है कि वे जानकारी का दुरुपयोग नहीं कर सकते हैं। वे जानते हैं कि किसी भी दुरुपयोग या उल्लंघन का पता लगाया जा सकता है और इसलिए वे इस डेटा से निपटने के दौरान अधिक सतर्क रहते हैं। आजकल QR कोड स्कैम भी सामने आ रहे हैं, इसलिए इसे अवश्य पढ़ें और इनसे बचें।
जवाबदेही
यह अपने उपयोगकर्ताओं के कार्यों से संबंधित व्यवसायों के लिए व्यक्तिगत जवाबदेही लगाता है। यह गलत जानकारी या स्वीकृत नहीं पहुंच की शुरूआत को रोकता है।
इसके अलावा, उपयोगकर्ताओं द्वारा सुरक्षा नियमों की अवहेलना करने का प्रयास करने की संभावना कम होती है और वे जानते हैं कि उनके कार्यों को रिकॉर्ड किया जाएगा और उनकी पहचान से जोड़ा जाएगा।
घटनाओं का पुनर्निर्माण
आप किसी संगठन की गतिविधियों के ऑडिट ट्रेल रिकॉर्ड की जांच करके नुकसान का अधिक आसानी से मूल्यांकन कर सकते हैं ताकि यह पता लगाया जा सके कि सामान्य संचालन क्यों रुका हुआ था।
इस जानकारी तक पहुंच भविष्य में सिस्टम की विफलता, आउटेज, डेटा के भ्रष्टाचार, हैकिंग और इन मुद्दों का पहले से पता लगाने की घटनाओं को रोकने में सहायता कर सकती है।
अतिक्रमण का पता लगाना
घुसपैठ का पता लगाना एक क्षेत्र में सेंध लगाने और पहुंच हासिल करने के प्रयासों का पता लगा रहा है। कई नियमों ने डेटा की गोपनीयता सुनिश्चित करना अनिवार्य बना दिया है।
इसमें व्यक्तिगत डेटा और वित्तीय रिकॉर्ड, बौद्धिक संपदा और विभिन्न अन्य वित्तीय रिकॉर्ड की सुरक्षा शामिल है।
पारदर्शिता
उपयोगकर्ता गतिविधि की स्वचालित निगरानी सुनिश्चित करती है कि आपकी प्रबंधन टीम और बोर्ड पारदर्शी हैं। उदाहरण के लिए, विभिन्न प्रकार की फाइलों के लिए अलग-अलग सुरक्षा स्तरों की आवश्यकता होती है, इसलिए अभिगम नियंत्रण आवश्यक हैं। लेकिन यह केवल यह बताने की बात है कि गोपनीय डेटा और दस्तावेजों तक केवल विशिष्ट लोगों की पहुंच है, जबकि दूसरे को इसे साबित करना है।
यदि आप अभिगम नियंत्रणों का रिकॉर्ड रखते हैं और जिनके पास दस्तावेज़ों तक पहुंच और संशोधित है, तो यह प्रदर्शित करना संभव है कि केवल अधिकृत व्यक्तियों के पास ही संवेदनशील जानकारी तक पहुंच है। कार्रवाई रिकॉर्ड करके जवाबदेही की गारंटी देने की क्षमता दस्तावेज़ संशोधनों या प्रस्तावों और बैठकों पर लागू होती है।
सुरक्षा कारणों से क्या और कब के लिए कौन जिम्मेदार था, इस पर नज़र रखना और जवाबदेही और खुलेपन को सुनिश्चित करने के लिए यह एक अच्छा अभ्यास भी है। इसके अतिरिक्त, ये दस्तावेज़ किसी भी गलत काम का पता लगाकर व्यक्ति और पूरे बोर्ड की पूर्ण जवाबदेही की अनुमति देते हैं।
ट्रस्ट का अर्थ है अधिक निवेश
फंड की पेशकश करने से पहले निवेशक व्यावसायिक वित्त और प्रदर्शन की जांच करेंगे। यदि, उदाहरण के लिए, आप अपने व्यवसाय के लिए एक नई शाखा के निर्माण के लिए एक निर्माण परियोजना का समर्थन करने की योजना बना रहे हैं और आपके पास ऑडिट ट्रेल के साथ अपने ठोस वित्तीय प्रमाण हैं, तो यह एक संभावित निवेशक को प्रभावित कर सकता है।
यदि आपके पास अपने लेखा रिकॉर्ड की सटीकता को स्पष्ट और सटीक दिखाने के लिए दस्तावेज़ हैं, तो आपकी कंपनी का मूल्यांकन बढ़ जाएगा। इससे आपको जरूरत के समय ऋण मिलने की संभावना बढ़ जाएगी, जिससे आपको अधिक पूंजी प्राप्त करने की अनुमति मिल जाएगी।
अनुपालन
कानूनी रूप से अनुपालन करने वाला व्यवसाय एक विश्वसनीय व्यवसाय है। ऑडिट ट्रेल्स व्यवसाय मालिकों के लिए स्रोत का पता लगाने की क्षमता के कारण मन की शांति प्रदान करते हैं और सहायक दस्तावेज और लेनदेन के निशान स्थापित करते हैं। इसलिए, यदि कोई ऑडिटर आपके दरवाजे पर आता है, तो आप उन्हें बिना किसी चिंता के अपनी व्यावसायिक पुस्तकों तक पहुंचने की अनुमति दे पाएंगे।
कुछ विशेषज्ञ ऑडिट ट्रेल सॉफ्टवेयर भी रखने की सलाह देते हैं। इसका कारण यह है कि एक स्वचालित लेखा सॉफ्टवेयर सरकार के कानूनों और विनियमों के संशोधनों और अद्यतनों की निगरानी करता है। इस तरह, यदि आपकी समझ के बिना उद्योग या कानूनों के मानकों को बदल दिया जाता है, तो अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर आपको इसे जल्द से जल्द अपडेट करने के लिए याद दिला सकता है।
अन्य समस्याओं की पहचान
ऑडिट ट्रेल्स का उपयोग ऑनलाइन टूल के रूप में उन मुद्दों की पहचान करने के लिए किया जा सकता है जो आक्रमण होने पर आक्रमण नहीं होते हैं। इसे अक्सर तत्काल ऑडिटिंग या चेकिंग के रूप में जाना जाता है। मान लीजिए कि एक प्रणाली या कार्यक्रम को संगठन के व्यवसाय और मिशन के लिए आवश्यक माना जाता है। उस स्थिति में, त्वरित ऑडिटिंग वास्तविक समय की निगरानी के साथ परिचालन संबंधी चिंताओं, दुर्लभ या असामान्य गतिविधियों या सिस्टम त्रुटियों के बारे में राज्य की निगरानी में सहायता कर सकती है।
आप ऑडिट ट्रेल कैसे रखते हैं?
ऑडिट ट्रेल परिभाषा जानने के बाद, अब यह समझने का समय है कि आप इसे कैसे रख सकते हैं। ऑडिट ट्रेल्स स्रोत दस्तावेज़ की जांच करके शुरू होते हैं, जो एक चालान या खरीद आदेश की प्राप्ति हो सकती है। यदि आप एक खाता बहीखाता के माध्यम से ऑडिट ट्रेल रखने की योजना बना रहे हैं, तो आपको सबूत के रूप में मूल दस्तावेजों की आवश्यकता होगी।
हाथ से विधि के साथ जाने के बजाय, कार्य की देखभाल के लिए एक सॉफ्टवेयर प्रोग्राम का उपयोग करने से प्रक्रिया को सरल बनाया जा सकता है क्योंकि जब भी आप खाता बनाते हैं तो प्रत्येक परिवर्तन स्वचालित रूप से रिकॉर्ड किया जाता है। जब भी आप चाहें, जानकारी की समीक्षा करना आपके लिए सुरक्षित रहेगा, जिससे आप किसी भी विसंगतियों और उनके स्रोतों की पहचान कर सकेंगे। यह आपको विभिन्न समाधानों पर विचार करने में सक्षम बनाएगा।
उदाहरण के लिए, यदि आप विक्रेता ABC से बैग खरीदने का निर्णय लेते हैं। वे पहले लेन-देन को मंजूरी देने के लिए खरीदारी का आदेश देंगे। उसके बाद, आपको उसी का चालान मिलेगा। ये दस्तावेज़ और उनसे संबंधित कोई अन्य संचार आपके ऑडिट ट्रेल में जोड़ दिया जाएगा।
ऑडिट लॉग बनाए रखना एक अच्छा निवेश है। यह कई फायदे के साथ आता है। व्यक्तियों को एक समस्या का सामना करना पड़ सकता है। उन्हें विभिन्न कारणों से लेनदेन को संशोधित करना पड़ता है, भले ही प्रविष्टि, मूल्य परिवर्तन या मूल्य में कोई त्रुटि हो। इससे अभिलेखों को छांटना मुश्किल हो सकता है। लेकिन, इस समस्या से निपटने के लिए आधुनिक समय के कई एकाउंटिंग सॉफ्टवेयर काफी अच्छे हैं।
आपको ऑडिट ट्रेल्स को कितने समय तक रखना चाहिए?
आपको रिकॉर्ड की पूरी अवधि के दौरान और व्यवसाय की विशिष्ट आवश्यकताओं और इसे विनियमित करने वाले अधिकारियों की मांगों के आधार पर संपूर्ण ऑडिट लॉग बनाए रखना चाहिए।
कई व्यवसायों के लिए डेटा का बैकलॉग रखना कभी एक चुनौतीपूर्ण और बोझिल मुद्दा था। क्लाउड कंप्यूटिंग के आगमन से कंपनियों के लिए अपनी जानकारी को लंबी अवधि के लिए ऑडिटिंग के लिए सुलभ प्रारूप में रखना आसान हो गया है।
यह पिछली प्रक्रिया में या भविष्य के लिए समस्या-समाधान में बहुत फायदेमंद हो सकता है। लेखा परीक्षा समितियां आमतौर पर समीक्षा के लिए एक अंतराल को परिभाषित करती हैं, जैसे वार्षिक या द्वि-वार्षिक और यह व्यवसाय चक्र और नियामक आवश्यकताओं को देखते हुए समझदार है।
निष्कर्ष:
कई मायनों में, ऑडिट ट्रेल्स किसी व्यवसाय या संगठन के वित्त और अन्य संसाधनों की निगरानी के लिए उपयोगी उपकरण हो सकते हैं। ऑडिट ट्रेल्स यह सत्यापित करने का एक विश्वसनीय तरीका हो सकता है कि आप न्यूनतम चरणों का पालन करते हुए लेनदेन को सुचारू रूप से और ईमानदारी से करते हैं।
जब कंपनी की वित्तीय जानकारी में विसंगतियां पाई जाती हैं, तो ऑडिट ट्रेल आमतौर पर यह निर्धारित करने का सबसे विश्वसनीय तरीका है कि कौन सी जानकारी गायब है या त्रुटि का स्रोत क्या है। आपके लेन-देन के डेबिट और क्रेडिट स्कोर को संभालने के लिए हमारी ओर से एक और सबसे अच्छी युक्ति है खाताबुक जैसे प्लेटफॉर्म का उपयोग करना।
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