ई-चालान को कैसे संशोधित या ठीक करें?

व्यवसाय विभिन्न प्रकार के सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके प्रतिदिन चालान बनाते हैं। नतीजतन, प्रारूपों और चालान योजनाओं की संख्या कई गुना बढ़ गई है, खासकर बी2बी ग्राहकों और GST करदाताओं के बीच। GST Return दाखिल करते समय चालान एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है और महत्वपूर्ण है। हालांकि, एक बिलिंग सिस्टम में उत्पन्न चालान सॉफ्टवेयर या GST पोर्टल द्वारा स्वीकार नहीं किया जा सकता है, जिससे बहुत भ्रम पैदा होता है, इसलिए संगतता मुद्दों को हल करने के लिए 'इलेक्ट्रॉनिक चालान' या ई-चालान लागू किए गए थे जिसके परिणामस्वरूप GST में चालान में संशोधन हुआ था। हालांकि, एक व्यक्ति अभी भी ई-चालान में त्रुटियां कर सकता है। तो, इस लेख में, आइए जानें कि ऐसे ई-चालान को कैसे ठीक या संशोधित किया जा सकता है।

क्या आपको पता था? विश्व स्तर पर, B2B चालान कुछ आश्चर्यजनक आंकड़े दिखाते हैं। यूरोप 16 अरब चालान बनाता है। एक पेपर इनवॉइस की लागत यूरो 11.10 से 17.60 है। एक ई-चालान की लागत मात्र 4.70 से 6.70 यूरो है, जिससे अकेले यूरोप में प्रतिवर्ष लगभग 260 बिलियन की बचत होती है!

ई-चालान कैसे मदद करता है?

ई-चालान और संशोधित चालान जारी करने की प्रक्रिया को सितंबर 2019 में GST परिषद की 37^वीं  बैठक द्वारा अनुमोदित और पेश किया गया था। इसने एक पारिस्थितिकी तंत्र प्रदान किया है, जहां पोर्टल पर अपलोड किए गए प्रत्येक ई-चालान को मान्य किया जाता है और प्रमाणीकरण पर एक अद्वितीय चालान संदर्भ संख्या (IRN) जारी की जाती है। GST पोर्टल का चालान पंजीकरण पोर्टल (IRP) सिस्टम अपने IRN के साथ डिजिटली हस्ताक्षरित QR-कोडेड चालान जारी करता है।

ई-चालान प्रारूप में ऐसे चालानों को भी संशोधित किया जा सकता है और IRN प्रणाली का उपयोग करके एक ई-चालान संशोधन जारी किया जाता है। कारोबारी समुदाय को भी इस प्रारूप का पालन करना आसान लगता है क्योंकि वे रिटर्न दाखिल करते समय ऑटो-पॉप्युलेट करते हैं। ई-चालान के कुछ अतिरिक्त लाभ हैं।

• प्रसंस्करण समय में 65% की कमी।
• 30 से 90% लागत में कमी।
• समय पर भुगतान में 15 से 50% का सुधार।
• व्यवसायों द्वारा 70 से 90% भागीदारी।
• समय पर भुगतान के लिए छूट प्राप्त करने वालों में 500% की वृद्धि।
• देय खातों के लिए श्रम में 25 से 40% की कमी।
• ई-चालान प्रारूपों में स्विच करने में 55 से 90% की वृद्धि।

ई-चालान संशोधन:

ई-चालान संक्रमण ने ई-चालान को संशोधित करने, ई-चालान में संशोधन करने और ई-चालान को रद्द करने से संबंधित कई प्रश्नों को देखा। लेखांकन में मानवीय त्रुटियां होती हैं। इन प्रश्नों का उत्तर यह है कि एक बार इनवॉइस अपलोड हो जाने और उसका IRN नंबर और QR कोड जेनरेट हो जाने के बाद, कोई और सुधार, विलोपन या संशोधन संभव नहीं है। इस प्रकार, चालान में संशोधन करने का एकमात्र विकल्प उत्पन्न गलत चालान को रद्द करना है।

कैसे संशोधित करें या इसे रद्द कैसे करें?

यहां शामिल प्रक्रिया इस प्रकार है।

• यदि किसी ई-चालान को संशोधित करने की आवश्यकता है, इसमें गलत विवरण हैं, सुधार करने की आवश्यकता है, आदि, तो आपको गलत तरीके से उत्पन्न ई-चालान और उसके IRN नंबर को रद्द करना होगा। सही किए जाने के लिए आवश्यक चालान का चयन करके प्रारंभ करें।

• ऐसा करने के बाद, आप सही, संशोधित या सटीक चालान दाखिल कर सकते हैं और एक नया चालान IRN नंबर जेनरेट कर सकते हैं।
• ध्यान दें कि इनवॉइस जनरेट किए गए IRN नंबर के 24 घंटों के भीतर रद्द कर दिया जाना चाहिए, जो कि ई-चालान जनरेट करने की समय सीमा है।

• आप नए और संशोधित या संशोधित चालान के लिए गलत ई-चालान के पुराने IRN नंबर का उपयोग नहीं कर सकते।

क्रेडिट और डेबिट नोट:

मान लीजिए कि रद्द होने से 24 घंटे पहले ई-चालान IRN उत्पन्न होता है। उस स्थिति में, आपको चालान पर जानकारी को रद्द करने के लिए एक उपयुक्त डेबिट या क्रेडिट नोट का उपयोग करना होगा और फिर संशोधित ई-चालान अपलोड करना होगा और एक नया ई-चालान IRN नंबर जेनरेट करना होगा।

इलेक्ट्रॉनिक चालान के GST लाभ:

इनवॉइसिंग और ई-इनवॉइस सिस्टम को स्वीकार करने के लिए एक सामान्य प्रारूप होने के पीछे मुख्य विचार GST रिटर्न को ऑटो-पॉप्युलेट करते समय सॉफ़्टवेयर और इनवॉइस प्रारूपों के सामंजस्य को हल करना था । GST पोर्टल के IRP सिस्टम का उपयोग GST पोर्टल के ई-वे बिलिंग सिस्टम में चालान डेटा अपलोड करने के लिए किया जाता है। व्यवसाय के चालान को जारी रखने से GST रिटर्न और ई-वे बिल स्वचालित रूप से पॉप्युलेट हो जाता है।

GST ई-चालान के कई फायदे हैं। इनमें से कुछ हैं:

• ई-चालान कई चालानों और संशोधन चालान की प्रविष्टि को कम करने में मदद करता है क्योंकि यह एक अपलोड ईवेंट है जो ऑटो-पॉप्युलेट हो जाता है।
• ई-वे बिल का पार्ट-ए स्वचालित रूप से ई-चालान से कैप्चर हो जाता है और इसके लिए केवल ट्रांसपोर्टर के डेटा और विवरण को अपडेट करने की आवश्यकता होती है।
• GSTR-1 इनवॉइस के डेटा को ऑटो-पॉप्युलेट करता है, जिसमें B2B लेनदेन विवरण के सभी डेटा फ़ील्ड शामिल हैं।
• आईटीसी या इनपुट क्रेडिट करों को सत्यापित करने की चुनौतियों में भारी कमी आई है क्योंकि इनवॉइस डेटा स्वचालित रूप से खरीदार के GSTR -2 ए में GST विभाग को रिपोर्ट किया जाता है और आवक आपूर्ति के लिए उनके खरीद रजिस्टर में होता है।
• GST सिस्टम में ई-चालान की सूचना मिलने के बाद नए रिटर्न और खरीद रजिस्टर की प्रविष्टि को अस्वीकार, मिलान या स्वीकार किया जा सकता है।
• GST चोरी की संभावना बहुत कम हो जाती है क्योंकि B2B इनवॉइस ट्रेल का मिलान GST सिस्टम पर आउटपुट टैक्स बनाम इनपुट टैक्स क्रेडिट द्वारा क्रॉस-चेक करके किया जा सकता है।
• डुप्लिकेट, एकाधिक और नकली चालान स्वचालित रूप से IRP और GST सिस्टम से हटा दिए जाते हैं, जिससे GST प्रशासन की दक्षता बढ़ जाती है।

GST ई-चालान का परिचय:

हालांकि ई-चालान की घोषणा 2019 में की गई थी, GST परिषद ने प्रस्ताव दिया कि इसे चरणबद्ध तरीके से शुरू किया जाए, जिससे पंजीकृत व्यवसायों को GST प्रणाली के नए इलेक्ट्रॉनिक चालान में अपनी प्रक्रियाओं को बदलने और स्थानांतरित करने के लिए पर्याप्त समय मिल सके। इलेक्ट्रॉनिक चालान की ई-चालान GST पोर्टल प्रणाली सभी GST पंजीकृत B2B व्यवसायों पर लागू हो जाती है।

ई-चालान परिचय के लिए महत्वपूर्ण तिथियां निम्नलिखित हैं:

ई-चालान अपलोड करना:

ई-चालान GST प्रणाली में विक्रेता को चालान इलेक्ट्रॉनिक रूप से अपलोड करना होगा और चालान विवरण और दस्तावेजों को GST IRP सिस्टम में दर्ज करना होगा। सिस्टम तब एक अद्वितीय 'चालान संदर्भ संख्या' या IRN और उसके QR कोड को चालान की भौतिक प्रति में दर्ज करता है और फिर प्राप्तकर्ता व्यवसाय को भेज दिया जाता है। इस अंतिम ई-चालान को इनवॉइस में संशोधन करने के लिए बदला या संशोधित नहीं किया जा सकता है।

ई-चालान के लिए आवश्यक आपूर्तिकर्ता दस्तावेज:

ई-चालान पंजीकृत GST आपूर्तिकर्ता द्वारा अपलोड किया गया है, जिसे IRP GST प्रणाली की ई-चालान की अवधारणा के तहत निम्नलिखित दस्तावेजों की आवश्यकता होगी।

• आपूर्तिकर्ता बीजक
• आपूर्तिकर्ता का क्रेडिट नोट
• आपूर्तिकर्ता का डेबिट नोट
• आपूर्तिकर्ता के ई-चालान में GST कानूनों के तहत सभी दस्तावेजों को अनिवार्य रूप से दर्ज किया जाना चाहिए।

ई-चालान जनरेट करना:

पंजीकृत GST करदाता ई-चालान फाइल करने और अपलोड करने के लिए कई तरीकों का उपयोग कर सकते हैं। उपलब्ध विधियों में से कुछ हैं:

• वेब आधारित,
• ऑफ़लाइन उपकरण आधारित,
• SMS आधारित,
• मोबाइल एप्लिकेशन,
• API आधारित,
• GSP आधारित।

ई-चालान बनाम वर्तमान GST चालान प्रणाली:

ई-चालान प्रणाली वह प्रथा है, जहां एक चालान को इलेक्ट्रॉनिक रूप से GST पोर्टल पर अपलोड करने की आवश्यकता होगी, जब भी यह उत्पन्न होता है। लेन-देन प्रत्येक चालान के लिए एक अद्वितीय संख्या उत्पन्न करता है जिसे IRN या चालान संदर्भ संख्या कहा जाता है और एक QR कोड जो डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित होता है। ई-चालान तभी मान्य होता है जब उसके पास QR कोड हो। IRN IRP या चालान पंजीकरण पोर्टल प्रणाली पर मान्य है, चालान अपलोड स्वीकार करने, चालान डेटा को मान्य करने और डिजिटल रूप से प्रमाणित और हस्ताक्षरित QR कोड जारी करने के लिए डिज़ाइन किए गए चालान के लिए एक विशेष रूप से नामित प्रणाली।

एक बार IRN नंबर जनरेट होने के बाद IRP सिस्टम इनवॉइस संशोधन की अनुमति नहीं देता है। इसके बाद विक्रेता को प्राप्तकर्ता को IRN नंबर और मुद्रित QR कोड के साथ एक कागजी चालान भेजने की आवश्यकता होती है। इस प्रणाली को आसानी से व्यवसाय प्रबंधन या ईआरपी सॉफ्टवेयर के साथ एकीकृत किया जा सकता है, ताकि IRP सिस्टम से अपने IRN नंबर और QR कोड के साथ चालान को मूल रूप से प्रिंट किया जा सके। इस प्रकार, मौजूदा व्यावसायिक प्रक्रिया में ई-चालान को एकीकृत करने के लिए बहुत कम परिवर्तन की आवश्यकता है।

GST पोर्टल की वर्तमान प्रणाली अलग है क्योंकि यह एक बार का चालान अपलोड है और GST पोर्टल पर केवल चालान विवरण अपलोड करने की आवश्यकता है। यह समय-समय पर ई-चालान प्रणाली और आपके GSTR-1 रिटर्न में डेटा उत्पन्न करता है, इसलिए प्रत्येक QR कोड या IRN नंबर को रिकॉर्ड करने या प्रत्येक चालान को अपने QR कोड के साथ GST पोर्टल पर अपलोड करने की कोई आवश्यकता नहीं है।

ई-चालान प्रणाली का कार्य:

प्रत्येक व्यापार लेन-देन में एक विक्रेता और एक खरीदार होता है। इसके अलावा, विक्रेता द्वारा IRP सिस्टम में इनवॉइस को अपलोड करने और खरीदार के अंत में ई-वे बिल और ई-इनवॉइस की पीढ़ी के लिए शामिल इंटरैक्शन अनिवार्य हैं, इसलिए ई-चालान प्रणाली के कार्यप्रवाह को दो अलग-अलग इंटरैक्शन में विभाजित किया गया है।

• पहला भाग चालान पंजीकरण पोर्टल पर ई-चालान को अपलोड और प्रमाणित करके चालान आपूर्तिकर्ता व्यवसाय की बातचीत है।
• दूसरी बातचीत खरीददार के अंत में होती है और ई-वे बिल या GST चालान उत्पन्न करने के लिए IRP सिस्टम के बीच बातचीत होती है।

उपरोक्त आरेख इस प्रणाली के कामकाज की व्याख्या करता है:

• आपूर्तिकर्ता इनवॉइस फ़ाइल को जावास्क्रिप्ट ऑब्जेक्ट नोटेशन (JSON) निर्धारित GST प्रारूप में एक ऑफ़लाइन टूल या ERP सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके JSON ई-चालान उत्पन्न करने के लिए अद्यतन करता है।
• JSON इनवॉइस फ़ाइल को तब IRP सिस्टम के साथ एकीकृत किया जाता है, जहाँ डेटा स्वचालित रूप से रिकॉर्ड किया जाता है और GST के IRP के पोर्टल पर भेजा जाता है।
• IRP सिस्टम ईआरपी सॉफ्टवेयर के जेएसओएन ई-चालान को IRN और डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित QR कोड उत्पन्न करने के लिए मान्य करता है।
• यह फ़ाइल आपूर्तिकर्ता को भेजी जाती है, जो इनवॉइस को प्रिंट करता है और इसमें IRN और QR कोड शामिल होता है। यदि आप एक ईआरपी एकीकृत IRP पारिस्थितिकी तंत्र का उपयोग करते हैं, तो सॉफ्टवेयर स्वचालित रूप से सत्यापन और प्रमाणीकरण के इन विवरणों के साथ चालान प्राप्त करेगा और प्रिंट करेगा।
• मुद्रित और हस्ताक्षरित ई-चालान, QR कोड और जेएसओएन प्रारूप में IRN के साथ, खरीदार के अंत में GST के ई-वे बिल सिस्टम को भेजा जाता है।
• ध्यान दें कि ई-इनवॉइस सिस्टम में IRP सिस्टम का JSON डेटा स्वचालित रूप से ई-वे बिल के पार्ट-ए डेटा को पॉप्युलेट करता है। जब ई-इनवॉइस जनरेट करते समय ई-वे बिल का पार्ट-बी भी उपलब्ध हो, तो ई-वे बिल अपने आप जेनरेट हो सकता है।
• डेटा स्वचालित रूप से फॉर्म GSTR-1 GSTR-2A के GST रिटर्न सिस्टम को भी अपडेट करता है। इसलिए, GSTR-1 में किसी भी गलत चालान विवरण को ठीक किया जा सकता है।
• खरीददार के पास वास्तविक समय में GSTR-2A दृश्यता है और इस प्रकार चालान के ITC डेटा की पुष्टि कर सकता है।

GST पोर्टल पर GSTR1 और ई-चालान में संशोधन कैसे करें :

IRP सिस्टम पर ई-चालान के डेटा को संशोधित करना संभव नहीं है। हालाँकि, चूंकि इस डेटा का उपयोग GSTR रिटर्न को ऑटो-पॉप्युलेट करने के लिए भी किया जाता है, IRP सिस्टम पर रिपोर्ट किए गए इनवॉइस विवरण में परिवर्तन GST पोर्टल के माध्यम से किया जा सकता है। जब आप GST पोर्टल पर GSTR-1 और GSTR-2A में रिटर्न दाखिल करते हैं, तो उचित रिटर्न दाखिल करने के दौरान गलत चालान सीधे GST पोर्टल पर संशोधित किए जा सकते हैं, क्योंकि IRP सिस्टम IRP सिस्टम डेटा को ऑटो-पॉप्युलेट करता है।

निष्कर्ष:

ई-चालान किसी भी व्यावसायिक लेनदेन में एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है, और इसलिए, IRP सिस्टम पर अपलोड करने से पहले इसकी सावधानीपूर्वक जांच की जानी चाहिए। चूंकि यह डेटा रिटर्न GSTR-1 को ऑटो-पॉप्युलेट करता है, आप GST पोर्टल का उपयोग कर सकते हैं यदि आपको रिटर्न दाखिल करते समय ई-चालान में आवश्यक परिवर्तन करने की आवश्यकता है। रिटर्न दाखिल करना और ई-चालान बनाना व्यवसाय में महत्वपूर्ण कार्य हैं। इसलिए, हमें उम्मीद है कि हमने ई-चालान के महत्व और इसे कैसे संशोधित किया जाए, इसके बारे में बता दिया है।

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