अवकाश प्रबंधन: प्रक्रिया, नीति और भी बहुत कुछ

छुट्टी का सीधा सा मतलब है, उन छुट्टियों के अलावा कार्यालय के काम से एक दिन की छुट्टी के जिनके कर्मचारी हकदार हैं। आपको अपना वेतन अर्जित करने के लिए सप्ताह के सभी सातों दिन काम करने की आवश्यकता नहीं है। साथ ही आपको अपना वेतन पाने के लिए अवकाश नीति के अनुसार भी सभी कार्य दिवसों में काम करने की आवश्यकता नहीं है। आपको कुछ विशेष परिस्थितियों में अतिरिक्त अवकाश की भी अनुमति है।

कई साल पहले कर्मचारियों को पेड लीव का विशेषाधिकार नहीं दिया जाता था, लेकिन आजकल सभी कर्मचारियों को पेड लीव (paid leaves) का अवसर दिया जाता है। वर्तमान में स्वास्थ्य लाभ के बाद नौकरी में अवकाश सबसे अधिक मांगे जाने वाले लाभों में से एक हैं। कर्मचारी विभिन्न प्रकार के अवकाशों से लाभान्वित हो सकते हैं। राज्य सरकारों द्वारा पारित कानून एक वर्ष में दी जाने वाली सभी विभिन्न प्रकार की छुट्टियों का मार्गदर्शन करते हैं। इनमें से कुछ स्वीकृत अवकाश कैलेंडर वर्ष के अंत में समाप्त हो जाते हैं, जबकि कुछ अगले वर्ष के लिए ले जाते हैं। किसी भी अपरिहार्य परिस्थितियों में यदि किसी कर्मचारी ने अपने सभी अवकाश समाप्त कर दिए हैं और अभी भी अधिक अवकाश चाहते हैं तो उन्हें जितने दिनों की छुट्टी चाहिए उतने दिनों के लिए वेतन में कटौती का सामना करना पड़ेगा। इसे कुछ स्थानों पर बिना वेतन का अवकाश या LWP लीव कहा जाता है।

अवकाश प्रबंधन की आवश्यकता क्यों है?

भत्ता प्रशासन का एक महत्वपूर्ण कार्य होने के नाते विभिन्न कारणों से अवकाश प्रबंधन की आवश्यकता होती है। उनमें से कुछ की चर्चा नीचे की गई है:

• संवैधानिक अनुपालन - अनुपालन के दृष्टिकोण से देखते हुए नियोक्ता को स्वीकृत करने के अलावा भुगतान किए गए अवकाश का रिकॉर्ड रखना चाहिए। भारत के अधिकांश राज्यों में अवकाश प्रबंधन फॉर्म रिकॉर्ड ट्रैक करने के लिए उपयोगी होते हैं। उदाहरण के लिए कर्नाटक में आप इस उद्देश्य के लिए फॉर्म F या फॉर्म14 का उपयोग कर सकते हैं।
• रिकॉर्ड रखना - यदि अनुपालन की आवश्यकता नहीं है, तब भी कर्मचारियों के पेड लीव का ट्रैक रखना आवश्यक है। उचित अभिलेखों के रखरखाव के बिना अवकाश नीतियों का कार्यान्वयन और प्रवर्तन असंभव है। कर्मचारियों को एंटाइटेलमेंट, अवकाश नीति, बचा हुआ शेष अवकाश, और अवकाश के पूर्ण लेन-देन का इतिहास के लिए विशिष्ट जानकारी जानने की अनुमति है। इस प्रक्रिया में विफल रहने से कर्मचारियों में अविश्वास पैदा हो सकता है। जब कोई कर्मचारी संगठन छोड़ने की सोचता है तो अवकाश का एक उचित रिकॉर्ड सबसे महत्वपूर्ण होता है और उपयुक्त रिकॉर्ड की कमी के कारण विवाद बढ़ता है और पूर्व कर्मचारी उससे पीड़ित होते हैं।
• योजना और व्यवसाय संचालन - यह एक ऐसा क्षेत्र है जहां उचित कर्मचारी अवकाश प्रबंधन की अत्यधिक आवश्यकता होती है। बड़ी कंपनियों में कोई न कोई दिन किसी न किसी दिन छुट्टी पर रहता है और अगर एक ही दिन कई लोगों को छुट्टी दे दी जाए, तो काम में बाधा आ सकती है। कर्मचारी को छुट्टी स्वीकृत या अस्वीकार करने से पहले प्रबंधक को स्थिति के बारे में अवश्य सोचना चाहिए।
• विश्लेषणात्मक - किसी भी कर्मचारी की अनुपस्थिति और छुट्टी लेने के पैटर्न को ट्रैक करना एक पेशेवर मानव संसाधन का काम है। यदि छुट्टी की रिपोर्टिंग के लिए उचित प्रणाली नहीं है तो एचआर के लिए छुट्टी को ट्रैक करना समस्या पूर्ण हो सकता है।

अवकाश प्रबंधन नीति के अभाव में आने वाली चुनौतियाँ

उचित छुट्टी प्रबंधन प्रक्रिया की उपस्थिति के बिना कई अवांछित स्थितियां सामने आती हैं। किसी भी कर्मचारी को बेहतर अभ्यास की आवश्यकता हो सकती है यदि वे नीचे उल्लिखित परिदृश्यों में आते हैं:

• प्रबंधक इस बात से अनजान है कि टीम का एक सदस्य छुट्टी पर है और काम पर मौजूद नहीं है।
• प्रबंधक की स्वीकृति के बिना HR व्यवस्थापक आपकी छुट्टी बढ़ा देता है।
• सहायक अभियंता की छुट्टी के परिणामस्वरूप सेवा में देरी होने से ग्राहक असंतुष्ट हो सकते हैं।
• यदि कर्मचारी छुट्टी के बारे में एचआर को सूचित नहीं किया जाता है तो अनुचित छुट्टी बढ़ सकता है।
• कर्मचारियों ने उससे कहीं अधिक अवकाश ले लिया है जितना उन्हें लेने की अनुमति दी है ।
• संगठन की अवकाश नीति सभी कर्मचारियों के लिए एक समान नहीं है। 
• कर्मचारी की बची हुई शेष छुट्टी सही नहीं हैं जिससे कर्मचारी नाखुश होता है।
• छुट्टी की मंजूरी में देरी से कर्मचारी को असुविधा हो सकती है
• किसी भी अवकाश की जानकारी या मंजूरी के लिए कर्मचारी द्वारा मानव संसाधन व्यवस्थापक या प्रबंधक से अक्सर संपर्क करने की आवश्यकता होती है।

ऊपर वर्णित सभी समस्याएं निम्नलिखित चुनौतियों का कारण बनती हैं:

• कर्मचारियों में विश्वास की कमी
• काम करने के लिए प्रेरणा की कमी
• अनधिकृत तरीके से कर्मचारियों की अनुपस्थिति
• खराब ग्राहक सेवाओं के कारण असंतुष्ट ग्राहक
• राजस्व का रिसाव
• कम उत्पादकता
• छुट्टियों की उचित योजना का अभाव

कर्मचारी अवकाश प्रबंधन प्रक्रिया

एक कंपनी का प्रबंधन कंपनी की छुट्टी नीति के अनुसार कर्मचारी के छुट्टी की देखरेख के लिए जिम्मेदार होता है। यह न केवल कानून का पालन करने के लिए बल्कि कर्मचारी मनोबल, कर्मचारी उत्पादकता, जुड़ाव और नियोक्ता ब्रांडिंग में सुधार करने के लिए भी आवश्यक है। छुट्टी प्रबंधन के तीन व्यापक क्षेत्र हैं:

1. छुट्टी नीति की डिजाइनिंग

2. छुट्टी नीति का कार्यान्वयन और प्रवर्तन

3. नियमित अवकाश प्रशासन कार्य

कर्मचारी छुट्टी नीति तैयार करना

कई छोटे व्यवसायों में कोई लिखित अवकाश नीतियां नहीं हैं। उचित रूप से प्रलेखित छुट्टी नीतियों के बिना दिशानिर्देशों को लागू करना कठिन है, जो हमारी चर्चा की गई समस्याओं का प्राथमिक कारण बन जाता है।

एक अच्छी कर्मचारी छुट्टी नीति तैयार करने के लिए आपके उद्योग के स्थान के लिए प्रासंगिक वैधानिक नियमों के बारे में जानकारी की आवश्यकता होती है। छुट्टी नीति को अनुपालन को ध्यान में रखते हुए व्यावसायिक हितों, कर्मचारी जुड़ाव और जरूरतों को देखने की जरूरत है। छुट्टी नीति तैयार करने के लिए विभिन्न कारकों की आवश्यकता होती है जैसे:

1. छुट्टी के प्रकार

2. प्रत्येक अवकाश प्रकार के लिए नियम

3. संगठन के लिए सार्वजनिक अवकाश कैलेंडर

4. संगठन की सप्ताह के अंत की नीति

एक संगठन में काम करने वाले कर्मचारी कई अलग-अलग प्रकार की छुट्टियों के हकदार होते हैं जिसके लिए विभिन्न नीतियों के एक सेट की आवश्यकता होती है।

अवकाश के प्रकार

सरकार ने संगठन द्वारा स्वेच्छा से कुछ अवकाश प्रदान करना अनिवार्य कर दिया है। कुछ सबसे सामान्य अवकाश प्रकारों का उल्लेख नीचे किया गया है:

• अर्जित अवकाश या विशेषाधिकार प्राप्त अवकाश
• बीमार अवकाश
• आकस्मिक अवकाश
• बिना वेतन के छुट्टी
• शोक अवकाश
• मातृत्व अवकाश
• प्रतिपूरक छुट्टी

अवकाश के लिए नियम

कुछ नियम हैं, जो छुट्टी नीति को नियंत्रित करने के लिए विकसित किए गए हैं। नियम या तो सरकार द्वारा या संगठन द्वारा निर्धारित किए जाते हैं। नियम कई पहलुओं को कवर करते हैं जैसे प्रत्येक वर्ष दी जाने वाली अवकाश की संख्या, अवकाश की योग्यता, कितनी बार अवकाश दी जानी हैं, अवकाश को अगले साल ले जाना, मंजूरी प्रक्रिया और कई अन्य।

• सार्वजनिक अवकाश कैलेंडर

राज्य सरकारें प्रत्येक वर्ष के अंत में आधिकारिक सार्वजनिक अवकाश सूची घोषित करती हैं। सवैतनिक अवकाश के अलावा संगठनों को भी अपने कर्मचारियों को सरकार द्वारा घोषित सूची के अनुरूप लगभग 8 से 14 छुट्टियां देनी होती हैं। कर्मचारी अपनी सुविधा के अनुसार जो अवकाश लेते हैं और उसके अलावा सार्वजनिक अवकाश पर पूरा संगठन बंद रहता है।

• साप्ताहिक नीति

सप्ताहांत नीति वह है जो किसी संगठन के लिए कार्यदिवसों को परिभाषित करती है। इन्हें राज्य सरकारों द्वारा पारित कानूनों का पालन करने की भी आवश्यकता है।

• छुट्टियों के प्रबंधन में प्रशासनिक गतिविधियाँ

छुट्टी नीतियों का बनाना एक बार का काम हो सकता है, लेकिन इसको लागू करने में मानव संसाधन की अहम भूमिका है। व्यवस्थापक को अपने अवकाश प्रशासन के एक भाग के रूप में निम्नलिखित जिम्मेदारियों को संभालने की आवश्यकता होती है:

1. छुट्टी का हिसाब

2. छुट्टी देना

3. कर्मचारियों के प्रश्नों का जवाब देना 

4. मासिक पेरोल पर सलाह देना 

5. प्रबंधन सूचना प्रणाली रिपोर्टिंग

6. अंतिम वर्ष की गतिविधियाँ

• छुट्टियों का हिसाब

एक कर्मचारी का अवकाश खाता अवकाश शेष से संबंधित होता है। जब एक बैंक खाते से तुलना की जाती है जो केवल बैंक बैलेंस में डील करता है तो लीव्स अकाउंट को सभी अलग-अलग प्रकार की छुट्टी जैसे बीमार छुट्टी, अर्जित छुट्टी आदि का ट्रैक रखने की आवश्यकता होती है। इसी तरह जब कोई कर्मचारी छुट्टी कमाता है तो छुट्टी की गिनती बढ़ जाती है और जब कोई कर्मचारी छुट्टी लेता है, तो छुट्टी की संख्या कम हो जाती है।

छुट्टी मिलना (-), छुट्टी लेना (-), छुट्टी का खत्म होना (-) और छुट्टी के दिन काम करना (-) जैसे विभिन्न अवकाश लेनदेन संभव हैं जो आपकी छुट्टी की संख्या को बढ़ाते या घटाते हैं।

यह एचआर एडमिन की जिम्मेदारी है कि वह किसी कर्मचारी के छुट्टी के लेनदेन का रिकॉर्ड रखे। व्यवस्थापक को कर्मचारी के शुद्ध अवकाश शेष पर भी नज़र रखने की आवश्यकता होती है क्योंकि अवकाश शेष कर्मचारी के अवकाश लेनदेन से मेल खाना चाहिए। कई छुट्टी सालाना या मासिक लिए जा सकते हैं लेकिन निश्चित रूप से छुट्टी में कोई अवकाश शेष नहीं होता है और विशिष्ट परिस्थितियों में अवकाश लिया जा सकता है।

• छुट्टी देना

वैधानिक कानूनों के अनुसार कर्मचारी सालाना अपनी अर्जित छुट्टी बीमारी की छुट्टी आदि के लिए विशिष्ट संख्या में छुट्टियों के हकदार होते हैं। छुट्टी भत्ता पूरे साल या महीने के लिए आवंटित किया जाता है जिसे ज्यादातर कंपनियां पसंद करती हैं, क्योंकि जब कोई कर्मचारी कंपनी छोड़ने का फैसला करता है तो यह अंतिम निपटान प्रक्रिया को कम कर देता है। यदि छुट्टियां मासिक आवंटित की जाती हैं तो कर्मचारी अधिक छुट्टी ले सकता है लेकिन वार्षिक अवकाश शेष समाप्त नहीं होगा। ऐसे मामले में नियोक्ता कर्मचारी को ओवरड्राफ्ट और नेगटिव बैलन्स चलाने की अनुमति दे सकता है।

• अवकाश वर्ष

कई छुट्टी लेन-देन एक छुट्टी वर्ष में होते हैं। कुछ कंपनियां कैलेंडर वर्ष को अपने अवकाश वर्ष के रूप में मानती हैं जबकि कुछ वित्तीय वर्ष को अपने अवकाश वर्ष के रूप में मानती हैं।

• अंतिम वर्ष की गतिविधियाँ

अवकाश शेष को वर्ष के अंत में अगले वर्ष के लिए आगे ले जाया जाता है। हालांकि छुट्टियों की संख्या की एक सीमा है जिसे अगले वर्ष तक ले जाया जा सकता है।

उस छुट्टी का क्या होता है जिसे अगले वर्ष तक नहीं ले जाया जा सकता है? कंपनी की छुट्टी नीति के आधार पर छुट्टी खत्म हो जाती हैं या उनके बदले पैसे मिल जाता है।

• कर्मचारी का समर्थन

कर्मचारियों के पास उनके वेतन या अन्य लाभों से संबंधित कई प्रश्न हो सकते हैं। इसी तरह कर्मचारियों को अपने अवकाश के प्रबंधन के लिए ज्ञान, सूचना और समर्थन की आवश्यकता होती है। ऐसे मामलों में सटीक रिपोर्टिंग और सेवाओं की आवश्यकता होती है। ऐसा करने में विफल होने से कर्मचारी द्वारा उत्पादकता में कमी या अविश्वास बढ़ सकता है।

वेतन की हानि (एलओपी) सलाह

कर्मचारी उन मामलों में बिना वेतन के छुट्टी ले सकते हैं, जब उन्होंने अपने सभी अवकाश शेष को समाप्त कर दिया हो, लेकिन उन्हें छुट्टी लेने की आवश्यकता हो। कई संगठन सख्त समय पर काम करते हैं और अपने कर्मचारियों को काम पर देर से आने या अनधिकृत तरीके से अनुपस्थित रहने के लिए दंडित करते हैं। वेतन की हानि (LOP) या छुट्टी कटौती एक प्रकार का जुर्माना होता है। बड़े संगठनों में एचआर को पेरोल प्रसंस्करण में देरी से बचने के लिए समय-समय पर एलओपी छुट्टी कटौती सलाह प्रदान करने की आवश्यकता होती है।

एलओपी क्या है?

एलओपी का फुल फॉर्म सैलरी स्लिप में लॉस ऑफ पे यानि वेतन का नुकसान है। इसका मतलब है कि जब आप बिना पूर्व सूचना के दो या अधिक दिनों के लिए कार्यालय नहीं जाते हैं, तो एचआर द्वारा आपके वेतन से कुछ राशि काट ली जाएगी।

प्रबंधन सूचना प्रणाली के माध्यम से रिपोर्टिंग

मानव संसाधन प्रशासक को एक उत्कृष्ट खाता-रखरखाव अभ्यास और प्रबंधन नियंत्रण परिप्रेक्ष्य के एक भाग के रूप में प्रबंधन सूचना प्रणाली (MIS) के माध्यम से मासिक रिपोर्ट प्रस्तुत करने की आवश्यकता है। व्यवस्थापक द्वारा तैयार की जाने वाली कुछ रिपोर्टें हैं:

• महीने के लिए छुट्टी की लेन-देन रिपोर्ट 
• छुट्टी के लिए सारांश रिपोर्ट
• माह के लिए नेगटिव अवकाश शेष
• दिन का अवकाश शेष
• वार्षिक छुट्टी रिपोर्ट
• अवकाश की जानकारी 

ये रिपोर्ट या तो एक कर्मचारी के लिए या सभी कर्मचारियों के लिए स्टेटमेंट हैं। विश्लेषणात्मक रिपोर्टें छुट्टी लेने के तंत्र या अनुपस्थिति की पहचान करने में भी मदद करती हैं। इन रिपोर्टों के अलावा तदर्थ (ad-hoc) रिपोर्ट की हमेशा आवश्यकता होती है।

कर्मचारी अवकाश के प्रबंधन के लिए आवश्यक उपकरण

• सॉफ्टवेयर उपकरण

पेशेवर अवकाश लेखा और रिकॉर्ड रखने के लिए एक उचित सूचना प्रणाली की आवश्यकता होती है। माइक्रोसॉफ्ट इक्सेल या गूगल पत्रक जैसे स्प्रेडशीट का उपयोग सबसे आम है। यह रिकॉर्ड रखने का सबसे आसान तरीका है। हालांकि प्रक्रिया को स्वचालित करने और मानव संसाधन प्रशासक के प्रयासों को कम करने के लिए हमें उद्देश्य-निर्मित सॉफ़्टवेयर टूल की आवश्यकता होती है। अलग-अलग उपयोगकर्ताओं के लिए सॉफ़्टवेयर की दो श्रेणियां हैं:

1. मानव संसाधन प्रबंधकों के लिए व्यवस्थापक उपकरण।

2. कर्मचारियों के लिए सेल्फ सर्विस लीव पोर्टल।

• व्यवस्थापक उपकरण

एचआर प्रशासक द्वारा नियंत्रित की जाने वाली सभी विभिन्न गतिविधियां अवकाश प्रशासन सॉफ्टवेयर द्वारा स्वचालित होती हैं। इसमें स्थापित किए गए नियम, छुट्टी की रिपोर्ट करना, छुट्टी का ट्रैक रखना और भी बहुत कुछ शामिल हैं। डेस्कटॉप सॉफ्टवेयर, ऑनलाइन सॉफ्टवेयर और क्लाउड-आधारित सॉफ्टवेयर ऐसे विभिन्न प्लेटफॉर्म हैं जिनसे एडमिन टूल्स को एक्सेस किया जा सकता है।

• कर्मचारियों के लिए सेल्फ सर्विस लीव पोर्टल

कर्मचारियों के लिए छुट्टी पोर्टल या तो एक ऑनलाइन या एक मोबाइल एप्लिकेशन है जो प्रबंधकों के लिए भी होती है। सेल्फ सर्विस लीव पोर्टल की मदद से कर्मचारी अपने बचे हुए छुट्टी और छुट्टी के ट्रांजैक्शन को ट्रैक कर सकते हैं। यह कुछ अतिरिक्त लाभों के साथ प्रक्रिया का स्वचालन भी प्रदान करता है। छुट्टी प्रबंधन में कई मुद्दों को हल करके उचित छुट्टी प्रबंधन मानव संसाधन (HR) के जीवन को बहुत आसान बना सकता है। नीचे कुछ लाभ दिए गए हैं जिनका कोई संगठन आनंद ले सकता है:

• मानव संसाधन प्रशासक, प्रबंधक और कर्मचारी के लिए समय की बचत।
• उच्च कर्मचारी संतुष्टि।
• उत्पादकता में वृद्धि
• नियोक्ता ब्रांड की बढ़ी हुई प्रतिष्ठा
• उचित अवकाश लेखा
• उचित छुट्टी रिपोर्टिंग।

निष्कर्ष

21 वीं सदी में एक संगठन के लिए उचित अवकाश नीति का होना अनिवार्य है। किसी संगठन के एचआर आमतौर पर कर्मचारी अवकाश नीति विकसित करने और प्रासंगिक उपकरणों का उपयोग करके पर्याप्त ट्रैक रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार होते हैं। हम आशा करते हैं कि इस लेख के माध्यम से हमने प्रस्तुत किए गए एचआर में विभिन्न प्रकार के अवकाश और कर्मचारियों के लिए अवकाश नीति को समझने में आपकी सहायता कर पाए हैं।

Pagarkhata ऐप आपके लिए महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह प्रभावी स्टाफ प्रबंधन में मदद करता है, इसलिए अपनी छुट्टी प्रबंधन प्रक्रिया को आसान बनाने के लिए इस ऐप को डाउनलोड करें। यह ऐप कर्मचारियों की स्वचालित उपस्थिति और छुट्टियों को रिकॉर्ड करता है, जिससे कर्मचारी प्रबंधन बहुत आसान हो जाता है।