खातों का चार्ट एक ऐसा उपकरण है जो कंपनी के वित्तीय विवरणों में प्रकट होने वाले सभी लेखांकन रिकॉर्डों को सारांशित करता है। यह एक निगम को निश्चित लेखा चक्र के दौरान अपने मौद्रिक कार्यों को वर्गीकृत करने की अनुमति देता है। संगठन अक्सर कंपनी के सभी सामान्य खाता बही खातों का संपूर्ण अवलोकन देकर अपनी जानकारी का प्रबंधन करने के लिए खातों के चार्ट का उपयोग करते हैं। ग्राफिक किसी भी अवधि में फर्म की वित्तीय स्थिति का आकलन करने के लिए डेटा तैयार करना आसान बनाता है।
खातों के चार्ट में सूचीबद्ध प्रत्येक खाते का नाम, एक संक्षिप्त रूपरेखा और खाता-विशिष्ट पहचान कोड शामिल हैं। बैलेंस शीट पर खाते शुरू में दिखाई देते हैं, फिर वित्तीय विवरणों पर खाते दिखते हैं। संसाधन, दायित्व और हितधारकों की इक्विटी बैलेंस शीट खातों को बनाती है, जिसे आगे कई उपश्रेणियों में विभाजित किया गया है। आय और व्यय वित्तीय विवरणों में खाते हैं और इन खातों को आगे छोटी श्रेणियों में विभाजित किया गया है।
क्या आप जानते हैं?
लुका पसिओली ने अपने 500 साल पुराने प्रकाशन में खातों के चार्ट की धारणा स्थापित की।
लेखा जोखा का ब्यौरा
छोटी कंपनियों के लिए COA के पास पूंजी खाते के तहत निम्नलिखित खंडित खाते हो सकते हैं:
- नकदी के साथ बचत खाता
- छोटी नकदी का संतुलन
- प्राप्य (खाते प्राप्य)
- निधि जो जमा नहीं की गई है
- सूची में संसाधन
- बीमा जिसका अग्रिम भुगतान किया गया हो
- ऑटोमोबाइल
- गुण
देनदारी खाते के उप-खाते मौजूद हो सकते हैं, जैसे:
- कॉर्पोरेट क्रेडिट कार्ड
- संचित देयताएं
- प्राप्य खाते
- पेरोल से संबंधित देयताएं
- भुगतान किए जाने वाले नोट
शेयरधारक की इक्विटी बनाने वाले खाते इस प्रकार हैं:
- स्टॉक जो नियमित रूप से कारोबार करते हैं
- उच्च लाभांश उपज वाला स्टॉक
- बरकरार लाभ
खातों के प्रत्येक चार्ट में आमतौर पर एक शीर्षक, एक संक्षिप्त रूपरेखा और एक पहचानकर्ता कोड शामिल होता है जो उपयोगकर्ताओं को अलग-अलग खाते खोजने में मदद करता है। तालिका के प्रत्येक चार्ट को एक बहु-अंकीय कोड दिया गया है; उदाहरण के लिए, सभी परिसंपत्ति खाते कोड 1 से शुरू होते हैं।
लेखा चार्ट का आयोजन
- फर्म का आकार अक्सर उन खातों को प्रभावित करता है जो खातों के चार्ट में प्रदर्शित होते हैं। सभी कंपनियों के पास सामान्य संपत्ति के अलावा, टैक्सी उद्योग में कुछ ऐसे खाते होंगे जो टैक्सी उद्योग के लिए अद्वितीय हैं। उदाहरण के लिए, क्योंकि टैक्सी उद्योग एक सेवा क्षेत्र है जो स्टॉक नहीं रखता है, इसमें एक गैसोलीन व्यय रिपोर्ट होगी जो सभी कंपनियों के लिए विशिष्ट नहीं है। फिर भी, यह एक इन्वेंट्री खाता निकालेगा।
- खातों के चार्ट में संस्थाओं को प्रदर्शित करते समय, आप आमतौर पर उन्हें पहचानने में आसान बनाने के लिए एक क्रमांकित प्रणाली का उपयोग करेंगे। लेन-देन की संख्या होने पर उनका ट्रैक रखना भी आसान हो जाता है। छोटे व्यवसाय आमतौर पर तीन अंकों की संख्या का उपयोग करते हैं, जबकि प्रमुख व्यवसाय आमतौर पर भविष्य के विस्तार को सक्षम करने के लिए चार अंकों की संख्या का उपयोग करते हैं।
- पांच प्राथमिक समूहों में से प्रत्येक को संख्याओं का एक समूह आवंटित किया जाता है, जिसके अंत में रिक्त संख्याएँ बची होती हैं ताकि भविष्य में खातों को जोड़ा जा सके। साथ ही, इसकी पहचान एक समान होनी चाहिए ताकि प्रबंधन एक तिमाही से दूसरी तिमाही तक आसानी से कॉर्पोरेट डेटा तक पहुंच सके।
बैलेंस शीट पर खाते
- इन खातों को "बैलेंस शीट" खाते के रूप में संदर्भित किया जाता है, क्योंकि उन्हें आपकी कंपनी के लिए एक बैलेंस शीट बनाने की आवश्यकता होती है, जो कि सबसे नियमित रूप से उपयोग किए जाने वाले लेखा रिकॉर्ड में से एक है। बैलेंस शीट खातों को तीन श्रेणियों में बांटा गया है:
- एसेट खातों का उपयोग आपकी फर्म के संसाधनों को ट्रैक करने और उनमें मूल्य जोड़ने के लिए किया जाता है। संपत्ति, मशीनरी, मुद्रा और कॉपीराइट, ट्रेडमार्क और प्रौद्योगिकी जैसे अमूर्त जैसे कठिन संसाधन उदाहरण हैं।
- देयता खाते आपके संगठन के सभी ऋणों का ट्रैक रखते हैं। देय, देय वेतन और देय बिल उनके नाम में "देय" शब्द के साथ देयता खातों के उदाहरण हैं। एक अन्य प्रकार का देयता खाता "अनर्जित राजस्व" है, जो अक्सर सेवाएं प्रदान किए जाने पर एकत्र किए गए मौद्रिक लेनदेन होते हैं।
- इक्विटी खातों की अवधारणा कुछ अस्पष्ट है। वे इंगित करते हैं कि आपके द्वारा अपने सभी दायित्वों को उसके संसाधनों से काट लेने के बाद आपकी फर्म के पास क्या बचा है। वे अनिवार्य रूप से अपने संस्थापक या हितधारकों के लिए कंपनी के मूल्य का आकलन करते हैं।
वित्तीय विवरणों पर खाते
- वित्तीय विवरण खातों का उपयोग आय विवरण बनाने के लिए किया जाता है, जो कि अन्य प्रमुख वित्तीय विवरण प्रपत्र है।
- राजस्व खाते आपकी कंपनी द्वारा उत्पादों, संचालन, या पट्टों के व्यवसाय से उत्पन्न किसी भी आय को रिकॉर्ड करते हैं।
- ऊर्जा, वेतन और पट्टे जैसी आय अर्जित करने में आपके द्वारा खर्च किए गए सभी धन और प्रयास व्यय खातों में जाते हैं।
- आय विवरण और बैलेंस शीट खातों की बातचीत जटिल है, लेकिन एक सामान्य सिद्धांत यह है कि कमाई आपकी फर्म के संपत्ति खाते को बढ़ाती है जबकि व्यय उन्हें कम करता है।
लेखा चार्ट का महत्व
- जब तक आप अपनी पुस्तकों में प्रत्येक खाते की पहचान को दिल से नहीं जानते, आपके सामने उन सभी का एक नक्शा होना चाहिए।
- खातों के चार्ट का उद्देश्य आपकी कंपनी के वित्तीय घटकों के प्रतिनिधित्व के रूप में कार्य करना है।
- खातों का एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया चार्ट कंपनी के सभी सबसे आवश्यक खातों को विभाजित करना चाहिए और यह निर्धारित करना आसान बनाता है कि कौन से लेनदेन किस खाते में जाते हैं।
- इससे आपको बेहतर निर्णय लेने में मदद मिलेगी, आपकी कंपनी के वित्तीय प्रदर्शन की सटीक तस्वीर उपलब्ध होगी और आर्थिक रिपोर्टिंग नियमों का पालन करना आसान होगा।
अकाउंट चेंजेस का चार्ट कैसे बनाएं?
अपने खातों के चार्ट को बदलने के लिए दिशानिर्देश आसान हैं: आप वर्ष के दौरान किसी भी समय खाते बना सकते हैं, लेकिन मौजूदा चार्ट को समाप्त करने के लिए आपको वर्ष के अंत तक प्रतीक्षा करनी होगी। यह संभव है कि वर्ष के दौरान किसी प्रोफ़ाइल को हटाने से आपके लेखा-जोखा में समस्याएँ उत्पन्न होंगी।
मान लीजिए कि रमेश को साल के मध्य में पता चलता है कि उसकी सीमेंट मिक्सिंग प्रैक्टिस सीमेंट पर बहुत अधिक पैसा बर्बाद कर रही है क्योंकि उसका अयोग्य इंटर्न इसे गलत तरीके से मिलाता रहता है।
रमेश सीमेंट के लिए "लैब आपूर्ति" लागत खाते में दर्ज करने के बजाय एक नया खाता खोलने का चुनाव कर सकता है।
खातों के चार्ट के उदाहरण
- उदाहरण नंबर 1
आपने अपनी छत बनाने वाली कंपनी के लिए सीढ़ी पर ₹300 खर्च किए। आप कंपनी के बचत खाते (इसकी नकद संपत्ति का हिस्सा) में ₹300 और गियर खाते में ₹300 डालेंगे। आपकी कंपनी पैसे खो रही है, लेकिन आप नया गियर प्राप्त कर रहे हैं।
- उदाहरण संख्या 2
मान लें कि आप अपने मासिक पट्टे का भुगतान नकद में कर रहे हैं। चूंकि आपके संगठन से नकद निकाला जा रहा है, इसलिए आप मुद्रा परिसंपत्ति खाते में प्रवेश करेंगे और किराए के लिए लागत खाते को कम करेंगे। यदि आप एक लेखा सूचना प्रणाली का उपयोग कर रहे हैं, तो यह स्वचालित रूप से पता लगा लेगा कि कौन सी धनराशि क्रेडिट और डेबिट की जाए।
उद्धरण संख्या
आप देखेंगे कि रमेश सीमेंट मिक्सर के खातों के चार्ट में प्रत्येक खाते के पहले पांच अंकों की उद्धरण संख्या होती है। खाता संख्या का प्रारंभिक अंक इंगित करता है कि पांच मुख्य खाता प्रकारों में से एक विशेष खाता किस प्रकार से संबंधित है- संपत्ति खातों के लिए 1, देयता खातों के लिए 2, इक्विटी खातों के लिए 3 और इसी तरह।
जब हम कागज पर सब कुछ करते थे तो आपको इन आंकड़ों को मैन्युअल रूप से चुनना और व्यवस्थित करना होता था। आप अब पहचान संख्या चुनने की भी जहमत नहीं उठाते क्योंकि अधिकांश लेखा अनुप्रयोग आपके लिए इसे तुरंत कर देंगे।
सबसे प्रभावी तरीके
पुराने खातों को हटाने से पहले थोड़ी देर प्रतीक्षा करें। पुराने खातों को निष्क्रिय करने के लिए शेष वर्ष के लिए बाहर बैठना बेहतर है ताकि आप अपनी पुस्तकों को जमा न करें। जब टैक्स सीज़न की बात आती है, तो खातों का संयोजन या पुनर्गठन एक दर्द हो सकता है और आप किसी भी समय नए खाते बना सकते हैं।
अपने खातों के साथ अपने आप को अधिक न बढ़ाएं। चार्ट ऑफ़ एकाउंट्स बनाएं जिसमें महत्वपूर्ण जानकारी शामिल हो। इसका मतलब यह नहीं है कि आपको हर एक्सचेंज पर नज़र रखनी होगी। आपके द्वारा व्यवसाय की जाने वाली प्रत्येक चीज़ के लिए आपको दूसरे खाते की आवश्यकता नहीं है और आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली प्रत्येक सेवा के लिए आपको एक की आवश्यकता नहीं है। कुछ वस्तुओं को सामूहिक रूप से समूहीकृत किया जा सकता है। संगति लक्ष्य है। चार्ट ऑफ़ एकाउंट्स तैयार करें जो मौसम से मौसम के अनुरूप हो। इससे समय के साथ कई खातों की प्रभावशीलता की तुलना करना संभव हो जाता है, जिससे आपको इस बात की महत्वपूर्ण जानकारी मिलती है कि आपकी कंपनी के धन का प्रबंधन कैसे किया जाता है।
आपके पास मौजूद खातों की संख्या कम करें। यह निर्धारित करने के लिए कि क्या समेकित करने के लिए कोई हैं, वर्ष के अंत में कंपनी के सभी खातों की जांच करें। इसके परिणामस्वरूप आपके खातों को संभालना आसान हो जाएगा।
आप अपने खातों के चार्ट को बेहतर कैसे बना सकते हैं?
भारत में खातों का चार्ट बनाते समय संगति महत्वपूर्ण है। चार्ट ऑफ़ एकाउंट्स बनाएं जो कुछ वर्षों तक नहीं बदलेगा ताकि आप परिणामों की तुलना आसानी से कर सकें। यदि आप अतिरिक्त खाते जोड़ना जारी रखते हैं, तो समय के साथ अपने आर्थिक डेटा की तुलना करना उत्तरोत्तर चुनौतीपूर्ण होता जाएगा। आपको प्रतिदिन खातों के चार्ट का भी मूल्यांकन करना चाहिए और देखना चाहिए कि क्या किसी खाते में अनावश्यक जानकारी शामिल है। यदि वे ऐसा करते हैं, तो चार्ट को बहुत बड़ा होने से बचाने के लिए इन खातों को अक्षम कर दें।
निष्कर्ष:
चार्ट ऑफ़ एकाउंट्स (COA) एक आर्थिक आयोजन उपकरण है जो कंपनी के सामान्य खाता बही में सभी खातों को सूचीबद्ध करता है, जो खंडों में विभाजित होता है। इसका उपयोग धन का प्रबंधन करने और संबंधित पक्षों को कंपनी के वित्तीय प्रदर्शन की बेहतर समझ प्रदान करने के लिए किया जाता है, जैसे कि निवेशक और अन्य हितधारक। खातों के प्रत्येक चार्ट में आमतौर पर एक नाम, एक संक्षिप्त रूपरेखा और एक पहचानकर्ता संख्या शामिल होती है जिससे उपयोगकर्ताओं को अलग-अलग खातों की पहचान करने में मदद मिलती है। COA को हर मौसम में लगातार बने रहना चाहिए, जो इस बात की गारंटी देता है कि पूरी अवधि के दौरान व्यवसाय का विश्वसनीय वित्तीय विश्लेषण किया जा सकता है। प्रत्येक कंपनी अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप अपने खातों के चार्ट को अनुकूलित कर सकती है। वित्तीय रिपोर्टिंग आवश्यकताओं को पूरा करने में कंपनी की सहायता करते हुए खातों के एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किए गए चार्ट को प्रशासन की मांगों को पूरा करना चाहिए।
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