व्यावसायिक जानकारी रिकॉर्ड करने की वास्तविक नींव को सोर्स डॉक्यूमेंट के रूप में जाना जाता है। जब ऑडिटर बाद में फर्म के वित्तीय विवरणों का विश्लेषण करते हैं और गतिविधियों को मान्य करने के लिए आवश्यक होते हैं, तो सोर्स डॉक्यूमेंट्स को अक्सर सबूत के रूप में माना जाता है। वे आम तौर पर एक वाणिज्यिक लेनदेन की व्याख्या, लेनदेन की तारीख, शामिल धन की संख्या और अनुमोदन के हस्ताक्षर शामिल करते हैं। अधिकांश सोर्स डॉक्यूमेंट्स पर यह दिखाने के लिए मुहर लगाई जाती है कि उन्हें स्वीकृत किया गया है या वास्तविक तिथि या खातों को अंतर्निहित लेनदेन की रिपोर्ट करने के लिए रखा गया है। सोर्स डॉक्यूमेंट के रूप में प्रतिलिपि का उपयोग करना आवश्यक नहीं है। यह डिजिटल भी हो सकता है, जैसे किसी कर्मचारी के काम के घंटों का इलेक्ट्रॉनिक संस्करण एक फोन के माध्यम से फर्म के टाइमकीपिंग सिस्टम में इनपुट।
क्या आप जानते हैं?
हर बार जब कोई व्यवसाय मनी ट्रांसफर करता है, तो वह एक पेपर ट्रेल छोड़ देता है और इस पेपर ट्रेल को सोर्स डॉक्यूमेंट के रूप में संदर्भित किया जाता है।
सोर्स डॉक्यूमेंट क्या है?
सोर्स डॉक्यूमेंट अकाउंटिंग और बहीखाता पद्धति के लिए महत्वपूर्ण है क्योंकि यह एक व्यावसायिक सौदे के अस्तित्व को स्थापित करता है। स्रोत कागजात एक गतिविधि निशान के रूप में कार्य करते हैं, जो आर्थिक या कर लेखा परीक्षा के दौरान वित्तीय पत्रिकाओं और खाता बही खातों का बैक अप लेते हैं। आप अपनी फर्म के लिए स्रोत पत्रों को उसी तरह सुरक्षित रखेंगे जैसे आप कर-कटौती योग्य चीजों के लिए चालान रखेंगे।
यदि आपके वित्त का ऑडिट किया जाता है, तो सोर्स डॉक्यूमेंट से पता चलता है कि आपने वे लेन-देन किए हैं। आपकी कंपनी के लिए भी यही सच है, सिवाय इसके कि आप सभी वित्तीय लेनदेन के लिए मूल दस्तावेज सुरक्षित रखते हैं, न कि केवल धर्मार्थ उपहार।
लेन-देन के बाद जितनी जल्दी संभव हो, प्रासंगिक लेखा जर्नल में सोर्स डॉक्यूमेंट से जानकारी दर्ज करें। रिकॉर्डिंग के बाद सभी स्रोत कागजात को किसी डेटाबेस में संग्रहीत किया जाना चाहिए ताकि आवश्यकतानुसार पुनर्प्राप्त किया जा सके। कुछ मामलों में, यह साबित करने के लिए हिरासत की श्रृंखला प्रदान करना आवश्यक हो सकता है कि विचाराधीन सोर्स डॉक्यूमेंट अभी भी आपके कब्जे में था। सोर्स डॉक्यूमेंट में हस्तांतरण की मात्रा, प्राप्तकर्ता, भुगतान का उद्देश्य और लेन-देन की तारीख विस्तार से मौजूद है।
निम्नलिखित कुछ सामान्य सोर्स डॉक्यूमेंट उदाहरण हैं:
- रद्द किए गए चेक
- चालान
- नकद रजिस्टर से प्राप्तकर्ता
- कंप्यूटर द्वारा बनाई गई रसीदें
- ग्राहक धनवापसी के लिए, एक क्रेडिट मेमो बनाएं।
- कर्मचारियों के लिए टाइमशीट
- कागज़ की पर्चियाँ
- माल के लिए आदेश
सोर्स डॉक्यूमेंट: नियंत्रण
एक लेखा प्रणाली में सोर्स डॉक्यूमेंट्स को सही ढंग से दर्ज नहीं किए जाने के जोखिम को सीमित करने के लिए कई सुरक्षा उपाय मौजूद हैं। प्री-नंबरिंग पेपर सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले नियंत्रणों में से एक है, क्योंकि इससे खोए हुए दस्तावेज़ों का पता लगाना आसान हो जाता है। एक अन्य जांच यह है कि खाते की शेष राशि की तुलना सोर्स डॉक्यूमेंट्स के साथ की जाती है ताकि यह देखा जा सके कि क्या कोई लापता कागजात दर्ज किए गए हैं या खातों में कोई गतिविधि सहायक स्रोत दस्तावेज गायब है।
मूल बनाम फोटोकॉपी
अधिकांश मामलों में सोर्स डॉक्यूमेंट्स की फोटोकॉपी कानूनी रूप से अनुमत हैं। इनवॉइस की फोटोकॉपी उपयोगी और पठनीय हैं, जिसमें मूल पर प्राप्त सभी डेटा शामिल हैं। यह उस डेटा को एक प्रारूप में प्रदान करता है जो पूरी तरह से स्कैनिंग प्रक्रिया की सीमाओं के समान है।
खरीदे गए सामान और भुगतान किए गए शुल्क को सूचीबद्ध करने वाला एक सामग्री चालान, लेकिन आपूर्तिकर्ता की पहचान को शामिल नहीं करना पर्याप्त नहीं होगा। एक दस्तावेज़ जिसमें मूल रसीद से सभी डेटा शामिल था लेकिन वर्ड या एक्सेल फॉर्म में फिर से लिखा गया था, वैसे ही अयोग्य होगा।
कई कंपनियां और सरकारी संस्थाएं मूल दस्तावेजों को पुन: पेश करती हैं जो पूरी तरह से पढ़ने योग्य और सही तरीके से हैं। दूसरी ओर, अन्य संगठन इन मानकों को जोड़ सकते हैं। यदि आप भंडारण को आसान बनाने के लिए अकाउंटिंग या कानूनी कागजात को डिजिटाइज़ करने की योजना बना रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि संबंधित संगठन आपके इच्छित प्रारूप में रिकॉर्ड को पहचान लेगा।
सोर्स डॉक्यूमेंट्स के प्रकार
जो सोर्स डॉक्यूमेंट रखना चाहिए वह उस विशेष लेन-देन पर निर्भर करता है, जिसे आप सत्यापित करने का प्रयास कर रहे हैं। अकाउंटिंग के लिए विशेष सोर्स डॉक्यूमेंट हैं, जैसे वित्तीय मामलों और कंपनियों के लिए विभिन्न सोर्स डॉक्यूमेंट। ये रिकॉर्ड दिखाते हैं कि एक लेन-देन हुआ और एक कंपनी ने सेवाएं या सामान प्रदान किया।
उल्लेख
ग्राहक कई व्यवसायियो से उन उत्पादों के लिए कोटेशन का अनुरोध कर सकता है, जिन्हें वे खरीदना चाहते हैं। कोटेशन की जांच की जाएगी, बहस की जाएगी और तय किया जाएगा कि किस विक्रेता को उत्पाद खरीदना है, आमतौर पर सबसे कम कीमत के कारण। आप बाद में ऑर्डर दे सकते हैं जब विजेता विक्रेता कोटेशन को बिक्री लेन-देन में बदल देता है।
आदेश
जब किसी कंपनी को कुछ खरीदने की आवश्यकता होती है, तो वह एक ऑर्डर फॉर्म भरती है।
यह कॉपी की गई पाठ्यपुस्तक से A5 पृष्ठ या विक्रेता द्वारा अपनी ऑनलाइन साइट या कैटलॉग के माध्यम से प्रदान किए गए फॉर्म के रूप में सरल हो सकता है।
खरीदार को खरीदारी करते समय कीमत का पता नहीं हो सकता है, ऑर्डर फॉर्म हमेशा कीमत का खुलासा नहीं करते हैं।
डिलीवरी के लिए डॉकेट
एक डिलीवरी डॉकेट को अक्सर विक्रेता द्वारा भेजे गए, भेजे गए या वितरित किए गए सामान के साथ शामिल किया जाता है।
ये अक्सर शिपमेंट की व्याख्या करते हैं, जिससे खरीदार को उनके ऑर्डर के आने के साथ ही उनकी तुलना करने की अनुमति मिलती है।
बिक्री और खरीद के लिए चालान
जब भी कोई वस्तु बेची जाती है, तो विक्रेता एक दस्तावेज प्रदान करेगा, जिसमें लेनदेन के सभी विवरण होंगे।
यदि विक्रेता माल उपलब्ध कराने से पहले भुगतान की आशा नहीं करता है, तो वे इनवॉइस पर अपनी भुगतान की शर्तों का उल्लेख करेंगे, अर्थात, खरीदार के पास भुगतान करने के लिए कितना समय है।
उदाहरण के लिए, आपको चालान तिथि के बाद महीने के अंतिम दिन के बाद भुगतान नहीं करना चाहिए। दस्तावेज़ विक्रेता के डेटाबेस में बिक्री चालान के रूप में और खरीदार के डेटाबेस में खरीद चालान के रूप में दर्ज किया गया है।
क्रेडिट और डेबिट के नोट्स
यदि कोई ग्राहक किसी वस्तु को नहीं रखने का विकल्प चुनता है और इसके बजाय उसे विक्रेता को लौटाता है, तो विक्रेता एक अलग नोट प्रदान करेगा, जिसमें चुकाई गई राशि का संकेत होगा। इसे प्रदाता की लेखा प्रणाली में क्रेडिट नोट के रूप में संदर्भित किया जाता है, क्योंकि यह ग्राहक द्वारा बकाया राशि को कम करता है।
इसे ग्राहक की लेखा प्रणाली में एक डेबिट नोट कहा जाता है क्योंकि यह उस राशि को कम करता है, जो वे व्यवसायियों को देते हैं।
भुगतान या प्रेषण अनुशंसाएँ
जब उपभोक्ता अपने भुगतान का भुगतान करते हैं, तो वे भुगतान की गई राशि और उत्पादित इनवॉइस कोड सहित विक्रेता को प्रेषण सलाह भेजते हैं।
यदि शुल्क का भुगतान ऑनलाइन बैंकिंग के माध्यम से किया जाता है, तो इसे चेक के साथ अलग से भेजा जाएगा।
प्रेषण अक्सर बिक्री/खरीद चालान के अंत में या दाईं ओर एक छोटे से कट-आउट हिस्से के रूप में मुद्रित होते हैं।
चेक
एक चेक एक विशिष्ट बैंकनोट है, जो उस पैसे का प्रतीक है, जो ग्राहक भुगतान कर रहा है। उस व्यक्ति की पहचान, जो उस खाते का अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता है, जिसमें चेक उत्पन्न होता है, चेक पर आवश्यक है। प्रत्येक चेक में एक अद्वितीय संख्या होती है जिसे आपको लेखा प्रणाली में दर्ज करना होगा। चेक को आदाता की जानकारी प्रदान करनी चाहिए। यदि इसे खाली छोड़ दिया जाता है, तो कोई भी इसे अपने नाम से लिख सकता है और चेक जमा कर सकता है, जिसके परिणामस्वरूप धन की चोरी हो सकती है।
चेक के ऊपर 'नॉट नेगोशिएबल' वाक्यांश लिखे होने चाहिए और लिखित शब्द 'या होल्डर' को काट दिया जाना चाहिए (सभी चेकों में यह नहीं होता है) ताकि चेक को चोरी होने से बचाने के लिए नकद के बजाय प्राप्तकर्ता के बैंक खाते में स्थानांतरित किया जाना चाहिए।
प्राप्तियां
उपभोक्ता द्वारा अपनी राशि का भुगतान करने के बाद विक्रेता चालान जारी कर सकता है। नकद से भुगतान करते समय, भुगतान के प्रमाण के रूप में एक कागज़ रखना एक अच्छा विचार है। जब आप किसी स्टोर से कुछ खरीदते हैं, तो आपको आमतौर पर एक रसीद मिलेगी। जब कोई उपभोक्ता चेक या नकद से भुगतान करता है, तो विक्रेता बैंकर के पास लाई गई एक बैंक जमा पर्ची भरेगा और उसे चेक और फंड के साथ प्रस्तुत करेगा। जमा पर्ची में हस्तांतरित की जा रही वास्तविक राशि के साथ-साथ चेक और भुगतान राशि का विभाजन शामिल होगा। भुगतानकर्ता के बैंक खाते में प्राप्त भुगतान के रूप में और उपभोक्ता के वित्तीय विवरणों पर भुगतान किए गए शुल्क के रूप में प्रकट होने के लिए बैंक लेन-देन का ट्रैक रखेगा।
अन्य
लेन-देन के विवरण के साथ ऋण या किराये के अनुबंध, जो वास्तविक बकाया राशि और ब्याज और प्रबंधन लागत को दर्शाते हैं, अकाउंटिंग में अन्य सोर्स डॉक्यूमेंट्स के उदाहरण हैं।
सोर्स डॉक्यूमेंट्स का महत्व
दस्तावेजों का आयोजन
कंपनी को सभी वित्तीय सोर्स डॉक्यूमेंट्स को वर्गीकृत करना चाहिए, ताकि आप किसी भी प्रश्न की स्थिति में भविष्य की तारीख में उन्हें आसानी से प्राप्त कर सकें। सबसे लोकप्रिय तरीका यह है कि इसे पहले कालानुक्रमिक क्रम में दर्ज किया जाए, फिर वर्णानुक्रम में। अधिकांश कर अधिकारी आपसे 5 से 7 वर्षों तक एक स्थिर कार्यस्थल फ़ाइल कैबिनेट बनाए रखने की अपेक्षा करेंगे।
ऑडिट की तैयारी
सोर्स डॉक्यूमेंट आपके द्वारा रिपोर्ट किए जा रहे राजस्व और व्यय के लिए महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान करते हैं, इसलिए अपने चालान और बैंकिंग लेन-देन रखें। बैंक या क्रेडिट कार्ड बैलेंस की शुद्धता सुनिश्चित करने के लिए, ऑडिटर के पास सभी लेन-देन के विस्तृत पेपर ट्रेल तक पहुंच होनी चाहिए। इससे पारदर्शिता बढ़ती है और ऑडिट अधिक निर्बाध रूप से संचालित होता है।
कार्यस्थल में अनुपालन
जब उन घटकों की बात आती है जो कंपनी के अनुपालन के लिए आवश्यक हैं, तो सोर्स डॉक्यूमेंट का प्रभावी प्रबंधन सबसे आगे है। आपको कंपनी के नियमों के अनुपालन का सावधानीपूर्वक रिकॉर्ड रखना चाहिए। यदि आप अपनी कंपनी को बेचने की योजना बना रहे हैं या इसके खिलाफ कानूनी कार्यवाही शुरू की गई है तो उनकी आवश्यकता हो सकती है।
निष्कर्ष:
एक मूल रिपोर्ट, जैसे बिल या रद्द किया गया चेक, जिसमें महत्वपूर्ण तथ्य होते हैं, जो लेनदेन को सत्यापित या अमान्य कर देंगे, को सोर्स डॉक्यूमेंट के रूप में संदर्भित किया जाता है। डिजिटल रिकॉर्ड की भी अनुमति है, इसलिए यह कागजी दस्तावेज़ नहीं बनता है। आपके द्वारा सहेजे जाने वाले सोर्स डॉक्यूमेंट्स के प्रकार आपकी फर्म की प्रकृति के अनुसार अलग-अलग होंगे।
कई विनियमों के लिए आवश्यक है कि कुछ स्रोत कागजात एक निश्चित समय के लिए बनाए रखें। यदि केवल विवाद की स्थिति में साक्ष्य प्रस्तुत करने या बेहतर ग्राहक सेवा देने के लिए, कानून की परवाह किए बिना इन अभिलेखों को सहेजना बुद्धिमानी हो सकती है। इन कारणों के लिए, एक निगम को एक दस्तावेज़ निपटान नीति लागू करनी चाहिए, जो सोर्स डॉक्यूमेंट के टुकड़े टुकड़े या विनाश के अन्य रूपों को कड़ाई से नियंत्रित करती है, जब तक कि समय की एक निर्धारित अवधि समाप्त नहीं हो जाती।
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