अकाउंटिंग इंफॉर्मेशन सिस्टम क्या है?

अकाउंटिंग इंफॉर्मेशन सिस्टम (AIS) प्रौद्योगिकी और लेखांकन सिद्धांतों का एक संयोजन है, जो डेटा के संयोजन, भंडारण, प्रसंस्करण और आउटपुट में एक व्यापक तरीके से सहायता करता है, जो वित्तीय विवरणों के संकलन में सहायता करता है। AIS एक कंपनी के लिए बेहद फायदेमंद है, क्योंकि कई हितधारक कंपनी के प्रदर्शन का आकलन करने के लिए इसका उपयोग करते हैं।

अपने दैनिक संचालन में, हर कंपनी बड़ी मात्रा में वित्तीय डेटा बनाती है। इससे पहले, जानकारी को मैन्युअल रूप से इसे पत्रिकाओं में रिकॉर्ड करके संग्रहीत किया गया था। संगठनों ने विस्तार करना शुरू कर दिया, क्योंकि अर्थव्यवस्था अधिक वैश्विक हो गई और मैनुअल डेटा भंडारण असंभव हो गया। नतीजतन, अकाउंटिंग इंफॉर्मेशन सिस्टम कंपनी के संचालन के विभिन्न चरणों में बनाए गए वित्तीय डेटा के सुरक्षित भंडारण में सहायता करती है।

क्या आप जानते हैं?

'बुककीपिंग' एकमात्र अंग्रेजी शब्द है, जिसमें बैक-टू-बैक डबल अक्षरों के तीन सेट शामिल हैं!

अकाउंटिंग इंफॉर्मेशन सिस्टम

एक सूचना प्रणालीवित्तीय भंडारण, भंडारण और प्रसंस्करण के लिए एक संरचित प्रक्रिया है:

जानकारीपूर्ण और व्यावहारिक रिपोर्ट में डेटा लेखांकन और कंपनी के निर्णय लेने में सहायता करने के लिए उस डेटा का प्रसार करना। यह एक व्यवस्थित प्रणाली है, जिसमें किसी संगठन की सभी (वाणिज्यिक या गैर-लाभकारी) जानकारी एकत्र की जाती है, सहेजी जाती है और डेटा में बनाए रखी जाती है, जिसे तब महत्वपूर्ण वित्तीय रिकॉर्ड उत्पन्न करने के लिए संसाधित किया जाता है। यह आधुनिक सूचना प्रौद्योगिकियों के साथ आम तौर पर स्वीकृत लेखांकन सिद्धांतों (GAAP) जैसे क्लासिक एकगिनती सिद्धांतों के संयोजन से सभी लेखांकन और कंपनी की गतिविधि का ट्रैक रखता है। यद्यपि एक अकाउंटिंग इंफॉर्मेशन सिस्टम (AIS) एक मैनुअल प्रणाली हो सकती है, आजकल अधिकांश अकाउंटिंग इंफॉर्मेशन सिस्टम कंप्यूटर-आधारित हैं।

अकाउंटिंग इंफॉर्मेशन सिस्टम का मुख्य उद्देश्य

1. गहरा गोता विश्लेषण: इसमें अकाउंटिंग इंफॉर्मेशन सिस्टम के सभी अंतिम उपयोगकर्ताओं से पूछताछ करना शामिल है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सकेकि सिस्टम पूरी तरह से समझा जा सके, जिसमें सभी अधिग्रहित दस्तावेज़ शामिल हैं।
2. सिस्टम डिजाइन: एक व्यापक अध्ययन के बाद एक नई प्रणाली बनाई गई है। प्रणाली को विकसित किया गया है ताकि यह महत्वपूर्ण और रणनीतिक संगठनात्मक विकल्प बनाने के लिए आवश्यक जानकारी के साथ प्रबंधन प्रदान करने के लिए प्रासंगिक आंतरिक नियंत्रण शामिल करे।
3. प्रलेखन: जब सिस्टम बनाया जा रहा है तो डेटा को सावधानीपूर्वक प्रलेखित करने की गारंटी दी जाती है। व्यापक प्रलेखन उपयोगकर्ताओं को नई प्रणाली का उपयोग करने के तरीके के बारे में स्पष्ट निर्देश प्रदान करता है। सिस्टम को तैनात करने से पहले, प्रलेखन महत्वपूर्ण है और इसका उपयोग परीक्षण और प्रशिक्षण के लिए किया जाता है।
4. परीक्षण: सिस्टम लॉन्च करने से पहले, प्रक्रियाओं का परीक्षण किया जाता है। कागजी कार्रवाई ने गारंटी दी कि प्रक्रियाओं को अच्छी तरह से प्रलेखित किया गया है और प्रोटोकॉल द्वारा पालन किया जाता है। इस अवधि को "परीक्षण और त्रुटि" के रूप में जाना जाता है। कंपनी थी एस बिंदु पर कुछ सिस्टम परिवर्तन कर सकती है और यह सुनिश्चित कर सकती है कि सभी प्रक्रियाओं का पूरी तरह से परीक्षण किया जाए।
5. निर्देश: सभी कर्मचारियों को समायोजन करने के लिए AIS कार्यक्रम का उपयोग करने का प्रशिक्षण दिया जाता है। कर्मचारी सिस्टम को बेहतर बनाने के लिए इस बिंदु पर बेहतर इनपुट भी प्रदान कर सकते हैं। वे बस एक बार इसका उपयोग करने जा रहे हैं।
6. डेटा रूपांतरण: इस चरण में मौजूदा डेटा को नई प्रणाली में स्थानांतरित करना शामिल है। डेटा को पूरी तरह से जांचा जाना चाहिए और परिवर्तित होने से पहले पुष्टि की जानी चाहिए। इसके अलावा, जब इसकी आवश्यकता होती है तो डेटा बैकअप होना हमेशा एक अच्छा विचार होता है।
7. नई प्रणाली का परिचय: पूरी फर्म को नए सिस्टम की लॉन्च की तारीख के बारे में पता होना चाहिए। और अब व्यवसायों के लिए एक मंच से दूसरे में स्थानांतरित करने का सबसे अच्छा समय है।
8. उपकरण: संगठन को नए खाता सूचना प्रणाली का उपयोग करके ई कर्मचारियों के लिए सभी सुलभ ऑनलाइन संसाधन उपलब्ध कराने चाहिए। इस प्रणाली में शामिल प्रत्येक व्यक्ति को फर्म द्वारा परिभाषित अपनी भूमिकाएं होनी चाहिए। 
9. समर्थन: सुनिश्चित करें कि प्रबंधन और अंतिम उपयोगकर्ताओं के पास निरंतर समर्थन तक पहुंच है; क्योंकि वरिष्ठ प्रबंधन संगठन की सफलता के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए AIS पर निर्भर करता है, सिस्टम सुधारों की बारीकी से निगरानी की जानी चाहिए।

अकाउंटिंग इंफॉर्मेशन सिस्टम के लाभ

• लागत-प्रभावशीलता - डिजिटलीकरण और कृत्रिम बुद्धिमत्ता के इस युग में, हर कंपनी कृत्रिम बुद्धिमत्ताको लागू करके पैसे बचाने के तरीकों की तलाश कर रही है। AIS ने शारीरिक श्रम और एक ही 

प्रक्रिया की लागत-प्रभावशीलता को कम करने में सहायता की है।

• समय प्रभावशीलता - AIS ने व्यवसायों को वित्तीय डेटा की रिकॉर्डिंग, वर्गीकरण और रिपोर्टिंग में खर्च किए गए समय की मात्रा को कम करने में सहायता की है। AIS काफी कम प्रयास और समय के साथ कई मैनुअल कार्य कर सकता है।
• आसान पहुंच (पोर्टेबिलिटी) - AIS में सहेजा गया डेटा किसी भी समय और इंटरनेट से जुड़े एक सूचना प्रणाली का उपयोग करके किसी भी स्थान से प्राप्त किया जा सकता है। AIS डेटा को ले जाया जा सकता है जहां खातों की मैन्युअल रूप से उत्पन्न पुस्तकें नहीं हो सकती हैं। प्रचालनात्मक और संविदात्मक आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए प्रणाली ऊपर और चल रही है।
• सटीकता - डेटा की सटीकता में सुधार होता है जब AIS शामिल होता है। जैसा कि हमने इस निबंध में पहले वर्णित किया है , एक AIS स्थापित निर्देशों के एक सेट का पालन करता है। नतीजतन, गलत डेटा की संभावनाएं कम हो जाती हैं, और एआईएस विश्वसनीय डेटा का अतिरिक्त लाभ प्रदान करता है।
• सुरक्षा - केवल अनुमति दी गई लोगों के पास सिस्टम और उसके डेटा तक पहुंच है। गोपनीयता अनधिकृत प्रकटीकरण से संवेदनशील डेटा की रक्षा में मदद करता है। उपभोक्ताओं के बारे में व्यक्तिगत जानकारी एकत्र की जाती है, उपयोग की जाती है, और उचित रूप से प्रकट की जाती है।

अकाउंटिंग इंफॉर्मेशन सिस्टम के कार्य

अकाउंटिंग इंफॉर्मेशन सिस्टम में तीन बुनियादी कार्य हैं:

AIS का पहला कार्य किसी संगठन की वित्तीय गतिविधियों के बारे में डेटा को कुशलतापूर्वक और प्रभावी ढंग से एकत्र करना, संग्रहीत करना और संसाधित करना है, जिसमें स्रोत दस्तावेजों से लेनदेन डेटा निकालना, पत्रिकाओं में लेनदेन रिकॉर्डकरना और सटीकता और सुरक्षा बनाए रखते हुए निर्णय लेने के लिए प्रबंधकों के लिए पत्रिकाओं से लेजर तक डेटा पोस्ट करना शामिल है। AIS का दूसरा कर्तव्य निर्णय लेने में मदद करने के लिए जानकारी प्रदान करना है, जैसे प्रबंधकीय रिपोर्ट और वित्तीय खातों का उत्पादन करना। एक AIS का तीसरा मजेदारक्शन यह सुनिश्चित करता है कि सही डेटा रिकॉर्डिंग और प्रसंस्करण सुनिश्चित करने के लिए नियंत्रण जगह में हैं। यह सुनिश्चित करता है कि कंपनी का डेटा अद्यतित और सुरक्षित रखा जाए। प्रबंधन डेटा एक्सेस को केवल अधिकृत व्यक्तियों तक सीमित रखता है।

अकाउंटिंग इंफॉर्मेशन सिस्टम (AIS) के भागों

• व्यक्ति (हितधारक)

प्रत्येक लेखांकन घटक की एक शुरुआत और अंत होता है। एक हितधारक है, जो सिस्टम में डेटा फीड करता है, डेटा एकत्र करता है, विश्लेषण करता है और रिपोर्ट करता है और एक हितधारक है, जिसे डेटा की आवश्यकता होती है, जैसे कि लेखाकार, प्रबंधक और व्यवसाय विश्लेषक।

• डेटा

यह सब वित्तीय लेनदेन, घटनाओं और लेखांकन में अन्य मौद्रिक वस्तुओं के बारे में है। AIS होगा 

कोई ऐसा डेटा न सहेजें जिसका मौद्रिक मूल्य न हो। डेटा एक बिक्री खाता बही से एक ग्राहक खाते के लिए एक विक्रेता खाते के लिए एक लाभ और हानि बयान और एक नकदी प्रवाह बयान के लिए एक बैलेंस शीट की तरह वित्तीय रिपोर्ट करने के लिए कुछ भी हो सकता है।

•  प्रक्रियाओं 

विवरण में कहा गया है कि AIS विभिन्न कार्यों को पूरा करने के लिए पूर्व निर्धारित प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं का पालन करता है। डेटा एकत्र किया जाता है, सहेजा जाता है, पुनर्प्राप्त किया जाता है और प्रक्रियाओं और निर्देशों का उपयोग करके संसाधित किया जाता है। एक AIS की सबसे बुनियादी आवश्यकताओं में से एक स्थिरता है। AIS को मैन्युअल रूप से या स्वचालित रूप से किसी कार्य को पूरा करने के लिए प्रोग्राम किया जा सकता है। स्वचालित प्रणालियों के मामले में, इस क्रिया को सिस्टम में डेटा या कोड को संसाधित करने वाले व्यक्ति को सूचित किया जाना चाहिए।

• कंप्यूटर सॉफ्टवेयर (ERP)

शब्द "सॉफ़्टवेयर" डेटा को संसाधित करने के लिएउपयोग किए जाने वाले कंप्यूटर पी रोग्रामेस को संदर्भित करता है। बड़े शब्दों में, एक कंप्यूटर-आधारित कार्यक्रम, या ERP, जो बताए गए कार्यों को पूरा करता है, को सॉफ़्टवेयर के रूप में जाना जाता है। ERP उद्यम संसाधन योजना के लिए खड़ा है और यह एक डेटाबेस सॉफ्टवेयर पैकेज सिस्टम है, जो निर्माण, विपणन, वित्तीय और मानव संसाधन जैसे कॉर्पोरेट प्रक्रियाओं और संचालन का समर्थन करता है।

• सूचना प्रणालियों के लिए बुनियादी ढांचा

AIS को चलाने के लिए आवश्यक सभी हार्डवेयर सूचना प्रौद्योगिकी बुनियादी ढांचे में शामिल हैं। IT बुनियादी ढांचाविभिन्न IT और IS गियर, उपकरण, और सामान का एक कोल लेक्शन है। कंप्यूटर, प्रिंटर, स्कैनर और अन्य समान उपकरण उदाहरण हैं।

• आंतरिक नियंत्रण 

 आंतरिक नियंत्रण किसी भी फर्म का एक आवश्यक घटक हैं और वे डेटा को सुरक्षित करने के लिए जगह में रखे गए सुरक्षा उपाय हैं। ये उपकरण, जांच, प्रक्रियाएं और सिस्टम हैं, जो एक संगठन वित्तीय डेटा, धोखाधड़ी की रोकथाम, परिसंपत्ति संरक्षण और इसी तरह की अखंडता को सुनिश्चित करने के लिए उपयोग करता है। 

अकाउंटिंग इंफॉर्मेशन सिस्टम के प्रकार

आज की व्यावसायिक दुनिया में, वहाँ चुनने के लिए कई अकाउंटिंग इंफॉर्मेशन सिस्टम हैं। संगठन का पैमाना, इसकी गतिविधियों की प्रकृति, कंप्यूटरीकरण की डिग्री और प्रबंधन दर्शन सभी सिस्टम चयन को प्रभावित करते हैं। लेखांकन सूचना आयन प्रणालियों के अध्ययन को अधिक प्रबंधनीय बनाने के लिए, हमने सिस्टम को तीन श्रेणियों में वर्गीकृत किया है:

मैन्युअल सिस्टम

अधिकांश बड़े और मध्यम आकार के व्यवसाय मानव रिकॉर्ड-कीपिंग के बजाय स्वचालित लेखांकन प्रणालियों पर भरोसा करते हैं। दूसरी ओर, कई छोटे व्यवसायअपने वित्त का ट्रैक रखने के लिए पूरे या आंशिक रूप से मैन्युअल लेखांकन प्रणालियों पर भरोसा करते हैं। इसके अलावा, उनके अकाउंटिंग इंफॉर्मेशन सिस्टम के कंप्यूटरीकृत भागों के साथ भी बड़ी फर्मों के पास अभी भी कुछ प्रक्रियाओं में मैनुअल रिकॉर्ड हो सकते हैं, तो भले ही किसी कंपनी के पेरोल गणना और प्रिंटिंग कंप्यूटरीकृत हों।

अकाउंटिंग इंफॉर्मेशन सिस्टम में मैनुअल प्रक्रियाओं को देखना महत्वपूर्ण है, क्योंकि छोटे व्यवसाय अक्सर मैनुअल रिकॉर्ड-कीपिंग सिस्टम का उपयोग करते हैं- और यहां तक कि कंप्यूटरीकृत सिस्टम मैनुअल रिकॉर्ड-कीपिंग पर भरोसा कर सकते हैं, इसलिए एक मैनुअल प्रणाली के लिए स्रोत दस्तावेजों और कागज-आधारित बहीखाते की आवश्यकता होगी।

विरासत प्रणाली

विरासत प्रणाली आमतौर पर स्थापित व्यवसायों में पाई जाती है और सूचना प्रौद्योगिकी के आज के रूप में शक्तिशाली बनने से पहले विकसित की गई थी। भले ही विरासत प्रणाली एपीनाशपाती को पुराना होने के लिए, वे कंपनी को कई लाभ प्रदान करते हैं। उनमें कंपनी के बारे में महत्वपूर्ण ऐतिहासिक जानकारी होती है और फर्म के कर्मचारी आमतौर पर सिस्टम से परिचित होते हैं और समझते हैं। एक विरासत प्रणाली अक्सरएक ही कंपनी की विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुरूप है और अनुकूलन का यह स्तर अधिकांश लेखांकन सॉफ्टवेयर सिस्टम में उपलब्ध नहीं है।

दुर्भाग्य से, पुरानी प्रणालियों में कई कमियां हैं। उनके पास अक्सर कागजी कार्रवाई की कमी होती है। हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर अप्रचलित बन सकते हैं, जिससे प्रतिस्थापन भागों को मुश्किल हो जाता है। यहां तक कि विरासत प्रणालियों द्वारा उपयोग की जाने वाली कंप्यूटर भाषा आमतौर पर एक पुराना संस्करण है।

अकाउंटिंग इंफॉर्मेशन सिस्टम (AIS) का उपयोग कैसे किया जाता है?

एक अकाउंटिंग इंफॉर्मेशन सिस्टम (AIS) एक व्यापक संगठनात्मक संरचना है, जो निर्णय लेने वालों के लिए वित्तीय और लेखांकन डेटा एकत्र करती है, संग्रहीत करती है और संसाधित करती है। यह एक केंद्रीकृत प्रणाली बनाता है जिसमें अधिकृत लोग वित्तीय डेटा संग्रहीत करते हैं, फिर संगठन के भीतर विभिन्न हितधारकों को प्रेषित करते हैं। राजस्व, खरीद, कर्मचारी , ग्राहक, कर, और अन्य महत्वपूर्ण डेटा सभी AIS में रखे जाते हैं। एक डेटाबेस संरचना का उपयोग एक अकाउंटिंग इंफॉर्मेशन सिस्टम में जानकारी संग्रहीत करने के लिए किया जाता है और एक क्वेरी भाषा का उपयोग अक्सर इस संरचना को प्रोग्राम करने के लिए किया जाता है, जिससे तालिका और डेटा हेरफेर सक्षम होता है। चूंकि AIS में इतने सारे फ़ील्ड हैं, जिन्हें भरने की आवश्यकता है (चाहे नया हो या पुराना), हानिकारक वायरस हमलों को रोकने के लिए सुरक्षा शीर्ष पायदान होनी चाहिए।

निष्कर्ष:

जैसा कि हमने पेशेवरों और डाउनसाइड्स और AIS की सीमाओं दोनों की समीक्षा की, यह किसी भी व्यवसाय  के लिए एक आकस्मिक धन-प्राप्ति है। कुल मिलाकर, हालांकि, मैनुअल से AIS-आधारित लेखांकन में माइग्रेट करना एक फर्म के लिए काफी सहायक है। ऐसे सॉफ़्टवेयर हैं, जो AIS के विभिन्न नुकसानों और सीमाओं को दूर करने के लिए वायरस, हैकर्स और अन्य खतरों के खिलाफ संगठन के AIS की रक्षा करते हैं। कृत्रिम बुद्धिमत्ता (AI), अकाउंटिंग इंफॉर्मेशन सिस्टम (AIS) का एक अधिक उन्नत संस्करण, पहले से ही मैन्युअल हस्तक्षेप को कम करना शुरू कर चुका है और जल्द ही एक ब्रेकनेक गति से बढ़ने की उम्मीद है।
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