Petty कैश बुक- प्रारूप और उदाहरण

प्राथमिक या नियमित रूप से नकदी पुस्तक रखने के अलावा, कई बिज़नेस कंपनी के दैनिक छोटे खर्चों को ट्रैक करने के लिए एक Petty कैश बुक नामक एक छोटी नकदी पुस्तक भी रखते हैं। एक फर्म में सभी पैसे के हस्तांतरण के लिए, बड़े और छोटे बिज़नसेस को Petty कैश बुक के दो अलग-अलग प्रकार रखते हैं।

वे इसके साथ रहते हैं ताकि सभी वित्तीय लेन-देन आसानी से, जल्दी से और सटीक रूप से दर्ज किए जा सकें। यह एक व्यावसायिक फर्म के संचालन के प्रकार, मात्रा और आवश्यकता के साथ भिन्न होता है। वित्तीय लेन-देन में चेक या नकदी शामिल हो सकती है।

क्या आप जानते हैं?

शब्द ' Petty कैश ' सीधे  'क्षुद्र' शब्द से लिया गया है, जिसका अर्थ है 'महत्वहीन'; 'द्वितीयक महत्व का। "Petty कैश" नकदी की एक छोटी राशि है, जिसे छोटी खरीद के लिए एक तरफ रखा जाता है जो चेक के लिए बहुत छोटा होता है और भुनाया जाता है।

Petty कैश बुक क्या है?

चलो शुरू करते हैं साथ Petty कैश बुक अर्थ। एक Petty कैश बुक एक प्रकार का नकद खाता है, जिसका उपयोग कार्यस्थल चाय, बस टिकट, पेट्रोल, न्यूजप्रिंट, स्वच्छता उत्पादों, फास्टनरों, आकस्मिक श्रम आदि जैसे छोटे, नियमित खर्चों पर नज़र रखने के लिए किया जाता है। चेक का उपयोग करने के बजाय, ये मामूली खरीद आमतौर पर सिक्कों और नकदी के साथ की जाती हैं। एक छोटा केशियर क्षुद्र नकदी को संभालने और एक PCB में इसका ट्रैक रखने के प्रभारी एक व्यक्ति से संबंधित है। 

मुख्य बहीखाता, जिसे अक्सर लीड या प्राथमिक कैशियर के रूप में जाना जाता है और संगठन की केंद्रीय नकदी बही में बड़ी संख्या में रुपये की भारी संख्या में दैनिक प्राप्तियों और संवितरणों का ट्रैक रखने के भारी शुल्क का प्रभारी होता है। इसलिए, वह आमतौर पर एक लेखाकार, क्लर्क, या किसी अन्य भरोसेमंद कर्मचारी को मामूली दैनिक वित्तीय लेनदेन का मैनेजमेंट करने के लिए नियुक्त करता है। एक Petty कैश बुक में डेबिट और क्रेडिट पक्ष होते हैं, एकमानक नकदी पुस्तक की तरह। क्षुद्र बहीखाता PCB के डेबिट कॉलम पर सभी खरीद में प्रवेश करता है और शेष सभी व्यय क्रेडिट कॉलम में करता है।

Petty कैश बुक प्रारूप

नीचे आपके संदर्भ के लिए Petty कैश बुक प्रारूप है।

Petty कैश बुक के प्रकार

वहाँ आम तौर पर Petty कैश बुक के दो प्रकार के होते हैं:

स्तंभक Petty कैश बुक

नीचे दिए गए कथन आपको कॉलमर Petty कैश को समझने में मदद कर सकते हैं

अधिक स्पष्ट रूप से बुक करें:

• वे हर रोज पूर्व पेन का ट्रैक रखने के लिए CPSB में कई पैसेवर्गों का उपयोग करते हैं। इस PCB के लिए 2 पक्ष हैं: एक डेबिट अंत और एक क्रेडिट प्रविष्टि।
• नकद राजस्व और लागत का विवरण जो वे एक एकान्त स्तंभ में रिकॉर्ड करते हैं जिसे विशिष्ट स्तंभ कहा जाता है, और दिनांक, जिसमें डेबिट और क्रेडिट दोनों प्रविष्टियां शामिल हैं, वे किसी अन्य कॉलम में रिकॉर्ड करते हैं।
• मुख्य लेखाकार से प्राप्त नकदी का योग डेबिट राशि क्षेत्र में डाल दिया जाता है।
• व्यय के दस्तावेजीकरण के लिए विनिर्देशों के अनुसार, क्रेडिट कॉलम में बहुत सारे नकद कॉलम भी शामिल हैं। उसके बाद, वे एक विशिष्ट श्रेणी और क्रमिक क्रम में खर्चों का दस्तावेजीकरण करते हैं।
• क्रेडिट कॉलम पर समग्र धन क्षेत्र के लिए खर्च की गई कुल राशि की कैलकुलेशन करने के लिए प्रत्येक व्यय दर्ज करने की आवश्यकता है।

विश्लेषणात्मक Petty कैश बुक

नीचे दिए गए बिंदु विश्लेषणात्मक Petty कैश बुक पर जानकारी प्रदान करते हैं:

• विश्लेषणात्मक Petty कैश बुक में कई मौद्रिक कॉलम शामिल हैं जिनमें क्रेडिट भाग पर वाई रिकॉर्ड, डेबिट फ़ील्ड पर एक एकल नकद फ़ील्ड, एक विशिष्ट कॉलम, और एक दिनांक फ़ील्ड जो कॉलमर के समान तुलनीय है, जैसा कि पहले वर्णित किया गया था।
• Petty कैश बुक की इस तकनीक का पालन करते हुए, मुख्य बहीखाता जीएक विशिष्ट अवधि के लिए व्यय को पूरा करने के लिए आगे की छोटी कोषाध्यक्ष विशिष्ट मात्रा में नकदी देता है।
• मुख्य खजांची को छोटे कोषाध्यक्ष से एक बयान प्राप्त होता है जिसमें कार्यकाल के बाद अपने खर्चों का विवरण दिया जाता है।

Petty कैश बुक उदाहरण क्या है?

चलो एक Petty कैश बुक के उदाहरण को देखते हैं।

जॉन और जेम्स कंपनी के Petty टेलर ने मार्च-2018 के भुगतान का भुगतान पूरा किया।

• 1 मार्च: Petty नकदी ₹ 50; शेष आगे ले जाया गया।
• 1 मार्च: मुख्य कैशियर ने पिछले महीने के छोटे खर्चों के लिए ₹ 200 का भुगतान किया।
• 5 मार्च: सफाई के लिए कुछ तरल सामान पर ₹ 25 खर्च किए।
• 10 मार्च: ₹20 एक वैन धोने पर खर्च किया गया था।
• 13 मार्च: पेंसिल और पेन पर ₹ 15 खर्च किए। .
• 17 मार्च: ईंधन पर 35 रुपये खर्च किए गए थे।
• 20 मार्च: ₹ 55 छिटपुट काम का भुगतान।
• 22 मार्च: गैर-लाभकारी SBA के लिए ₹ 10 दान।
• 30 मार्च: कार्यालय के लिए एक झाड़ू पर ₹ 5 खर्च किए।

मान लें कि जॉन और जेम्स कंपनी कैशियर उपरोक्त सभी खर्चों को दस्तावेज करने के लिए एक छोटी नकदी इम्प्रेस्ट सिस्टम का उपयोग करता है।

Petty कैश बुक के फायदे

• कोई भी इस छोटे नकदी प्रणाली समाधान के साथ वास्तविक धन की आवश्यकता को सफलतापूर्वक पूरा कर सकता है। यह प्रासंगिक प्राधिकरण के लिए प्रारंभिक नकदी जारी करता है और समय सीमा और व्यय की आवृत्ति का अध्ययन करने के बाद जल्दी से उठाया या कम किया जा सकता है, रुख में, जब ₹ 2,000 वास्तव में केवल इन चीजों पर मासिक रूप से खर्च किया जाता है।
• जैसा कि मुख्य लेखाकार नियमित रूप से इसकी जांच करता है, यह किसी भी अकाउंटिंग त्रुटियों की संभावना को भी कम करता है।
• यह एक कोशिश की गई और सही दृष्टिकोण रहा है जो त्वरित और प्रभावी है।
• कंपनी इस रणनीति से पैसे बचा सकती है। यह निर्धारित करने के लिए कि उन्हें कितने पैसे की आवश्यकता है और जहां बिज़नेस छोटी खरीद पर फिजूलखर्ची को कम कर सकता है, वे छोटे नकद व्यय में खर्च की गई राशि की सावधानीपूर्वक जांच करते हैं और नियमित रूप से उनकी समीक्षा भी करते हैं।
• अग्रदाय क्षुद्र नकदी प्रणाली भी कर्मचारियों को कुशलता से एक बजट संतुलन करने के लिए सक्षम बनाता है ताकि वे अपने वरिष्ठों के लिए अपने मूल्य का प्रदर्शन कर सकें और भविष्य में संभावित नकदी प्रशासकों की संभावनाओं को बढ़ा सकें।

Petty कैश बुक के नुकसान

• यद्यपि दृष्टिकोण अक्सर संसाधनों का उपयोग करता है जो कुछ अन्य प्रभावी और मूल्यवान गतिविधियों को कर सकते हैं, यह कभी-कभी बोझिल, समय लेने वाला और संसाधन-गहन होता है।
• नियमित रखरखाव की समीक्षा अनिवार्य है। दस्तावेज़ को प्रत्येक खर्च के खिलाफ मैप करने के लिए आवश्यक प्रत्येक राशि; इसमें कुछ समय लग सकता है यदि कंपनी के पास बहुत सारे लेनदेन हैं।

Petty कैश का संचालन

मुख्य खजांची छोटे बहीखाते को चेक जारी करता है जब उन्हें नकदी की आवश्यकता होती है। वे इस चेक को प्राथमिक कैश बुक के लेन-देन अनुभाग में दस्तावेज करते हैं। क्षुद्र बहीखाता बैंक के चेक के बदले में पैसे इकट्ठा करता है और PCB के भुगतान कॉलम में चेक-इन में प्रवेश करता है। जब भी क्षुद्र नकदी खाता से एक लेनदेन के लिए एक आवश्यकता होती है तो क्षुद्र बहीखाता एक छोटा नकद टिकट बनाताहै। इससे पहले कि छोटा बहीखाता बिल का भुगतान करे, इस टिकट को एक जिम्मेदार अधिकारी की मंजूरी की आवश्यकता होती है। 

क्षुद्र टेलर भुगतान की तारीख, भुगतान जानकारी (विशिष्ट कॉलम में), PCV कोड, और भुगतानकर्ता जारी करने से पहले टिकट मूल्य दर्ज करता है। वे बहुत पहले PCV के लेबलिंग पर अक्षर "1" के बाद मासिक संख्या लिखते हैं । उदाहरण के लिए, बहुत पहले जून कूपन नंबरिंग 1/6 के रूप में शुरू होता है, इसके बाद 2/6, 3/6, और आगे।

Petty कैश बुक को लेजर में पोस्ट करना

प्राथमिक कैशियर चेक वाउचर बनाएगा जब भी Petty बुककीपर हर महीने के अंत में पुनर्भुगतान के लिए पूछता है। वे से विभिन्न भुगतान मूल्यांकन स्तंभों के योग की सूची का उल्लेख।

PCB चेक वाउचर पर. उदाहरण के लिए, निम्नलिखित के बारे में सोचें:

कैशियर प्राथमिक कैश बुक में निम्नलिखित प्रविष्टि दर्ज करता है जब भी एक चेक (₹ 423.00 के लिए) क्षुद्र बैंक टेलर को दिया जाता है:

• मनी बुक (बैंकिंग कॉलम) के उस क्रेडिट फ़ील्ड पर, ₹423.00 का योग भुगतान के रूप में दिखाया गया है।
• वे पत्रिका में सैलरी खाते को ₹ 115.20 से काटते हैं, इसके बाद परिवहन खाते (₹ 42.30), स्टेशनरी खाता (₹ 90.20), कर्मचारी चाय (₹ 25.30), और फोन (₹ 150.00) हैं।

नतीजतन, समग्र अकाउंटिंग समीकरण लाइन में है। अन्य शब्दों में, दोहरी प्रविष्टि लेखा में PCB शामिल नहीं है। PCB एक पूरक पुस्तक के समान एक स्थान पर कब्जा कर लेता है। लोग आमतौर पर मानते हैं कि छोटे बहीखाता के पास हाथ पर वास्तविक नकदी है या पहले से ही भुगतान किए गए PCVs इम्प्रेस्ट खातों की राशि के बराबर हैं।

निष्कर्ष

एक PCB खर्चों का ट्रैक रखने के लिए एक मैनुअल प्रक्रिया है, जो अक्सर गलतियों के साथ व्याप्त होती है। इसके अतिरिक्त, विशेष रूप से बड़े बिज़नसेस में, खातों को रखना और हर लेन-देन को रिकॉर्ड करना थकाऊ हो सकता है। इसका मुकाबला करने के लिए, कई बिज़नेस पुरानी बहीखाता पद्धति को बंद कर रहे हैं। समकालीन बहीखाता तकनीकें, जैसे कि कंपनी बैंक कार्ड या टैली टूल, जो छोटे और महत्वपूर्ण वाणिज्यिक लेनदेन के दस्तावेजीकरण के लिए बेहद प्रभावी तकनीकें हैं, आजकल पारंपरिक लोगों की जगह ले रही हैं। संक्षेप में, हम कह सकते हैं कि डोक्युमेंटिंग की Petty कैश बुक इस अवधि में कम महत्वपूर्ण हो गई है। हालांकि, यह अभी भी उन स्थानों पर बिज़नसेस को दस्तावेज करने के लिए एक सहायक उपकरण हो सकता है जहां वे समकालीन तकनीक का उपयोग नहीं करते हैं।
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