पेट्टी कैश एक कंपनी द्वारा समय-समय पर एक छोटी राशि का भुगतान करने के लिए उपयोग की जाने वाली नकदी की राशि है। कंपनियां छोटी मात्रा में नकद ऑनसाइट खरीदना पसंद करती हैं क्योंकि चेक बनाने, हस्ताक्षर करने और प्रसंस्करण की लागत समय लेने वाली है। पेट्टी कैश एक सीमित राशि है, लेकिन हर संगठन को इसे ठीक से प्रबंधित करने की आवश्यकता होती है। आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि कोई भी आपके पैसे का गलत इस्तेमाल न करे और जब कर समय समाप्त हो जाए तो इन छोटी लागतों पर विचार करें। यह लेख पेट्टी कैश से संबंधित हर चीज पर चर्चा करता है और यह कैसे काम करता है।
क्या आप जानते ? " पेट्टी" शब्द का अर्थ है "मामूली, छोटा या गौण रूप से महत्वपूर्ण।" एक पेट्टी फंड या नकद एक छोटी सी राशि है जिसे चेक लिखने या मुद्रीकरण की परेशानी से बचने के लिए छोटी खरीद या छोटे खर्चों के लिए अलग रखा गया है।
अकाउंटिंग में पेट्टी कैश का क्या अर्थ है?
पेट्टी कैश वह नाममात्र राशि है जो छोटी लागतों जैसे कि पुनर्भुगतान और अन्य लिपिक खर्चों को कवर करने के लिए रखी जाती है। अन्य फंडों की तरह, पेट्टी फंड नियमित समायोजन के अधीन होते हैं और व्यवसाय प्रत्येक लेनदेन को आधिकारिक बयानों और अन्य रिकॉर्ड में रिकॉर्ड करते हैं। के लगभग सभी विभाग की बड़ी कंपनियाँ छोटी मात्रा में नकदी को दराजों, बक्सों आदि में संग्रहित करती हैं।
छोटे लेनदेन के लिए पेट्टी कैश मददगार होता है जहां चेक या कॉर्पोरेट क्रेडिट कार्ड बनाना अनुचित होता है। छोटी-छोटी नकदी जिसे एक कंपनी छोटा मानती है, अलग-अलग होती है और कई कंपनियां छोटी मात्रा में ₹5,000 से ₹20,000 तक नकद रखती हैं। पेट्टी कैश के उपयोग के लिए लेनदेन का एक उदाहरण निम्नलिखित है।
- कार्यालय की आपूर्ति
- ग्राहक कार्ड
- फूल
- छोटे कर्मचारी समूहों के लिए खानपान लंच भुगतान
- कर्मचारियों को काम से संबंधित छोटे खर्चों की वापसी
पर्यवेक्षी दायित्वों में आम तौर पर छोटे नकद नियमों और विनियमों का प्रवर्तन, आपूर्ति की मांग और धन का भुगतान शामिल होता है। छोटे धन के प्रबंधन के लिए संरक्षक नियुक्त किए जाते हैं। उनके पास आम तौर पर ऐसे कर्तव्य होते हैं जिनमें छोटे नकद नियमों और विनियमों को लागू करना, आपूर्ति की मांग और धन का भुगतान शामिल होता है।
कुछ विशिष्ट छोटे नकद व्यय क्या हैं?
छोटी खरीदारी और आपात स्थिति के लिए पेट्टी कैश फंड सबसे अच्छा विकल्प है। SOP बनाने और भौतिक रूप से नकदी सुरक्षित करने के अलावा किसी सेटअप की आवश्यकता नहीं है। यदि किसी कर्मचारी को खरीदने की जरूरत है, लेकिन अग्रिम में राशि नहीं पता है, तो नकद चेक से बेहतर है। यह तब भी उपयुक्त होता है जब कोई संगठन ग्राहकों को दोपहर के भोजन या कॉफी पर ले जाता है। इसके अलावा, श्रमिक अक्सर भुगतान की प्रतीक्षा में अपना पैसा खर्च करने के लिए कम मात्रा में नकद पसंद करते हैं। सभी खुदरा विक्रेता चेक स्वीकार नहीं करते हैं और कुछ खुदरा विक्रेता छोटी खरीदारी के लिए क्रेडिट कार्ड स्वीकार नहीं करते हैं। ऐसे में कैश ही बेहतर विकल्प है।
मुझे पेट्टी कैश फंड को ठीक से सेट करने की आवश्यकता क्यों है?
कुछ आंतरिक नियंत्रणों को दरकिनार करने के लिए आप पेट्टी कैश का उपयोग कर सकते हैं। हालांकि, सिर्फ इसलिए कि छोटी नकदी उपलब्ध है इसका मतलब यह नहीं है कि फंड के उद्देश्यों के लिए हर किसी के पास पेट्टी फंड तक पहुंच है। कई कंपनियां अपने फंड के प्रबंधन के लिए सख्त आंतरिक नियम लागू करती हैं। कई मामलों में, कुछ व्यक्तियों के पास निकासी को मंजूरी देने का अधिकार होता है और वे केवल कंपनी की वैध गतिविधियों या संचालन से जुड़ी लागतों का समर्थन कर सकते हैं।
पेट्टी फंड मैनेजर को कैश ड्रॉअर को फंड करने और उपयुक्त अकाउंटिंग एंट्री बनाने के लिए चेक लिखने के लिए सौंपा जा सकता है। लेखांकन सभी खरीद या धन के लिए नकद वितरण और रसीद एकत्र करने के लिए जिम्मेदार है। यदि पेट्टी नकद की कुल राशि घट जाती है, तो राजस्व में वृद्धि होगी और निकाली गई कुल राशि में जोड़ा जाएगा। दोहरी प्रक्रिया निधियों को सुरक्षित रखती है और उन्हें केवल एक छोटे कैशियर के द्वारा अधिकृत व्यक्तियों के लिए ही सुलभ बनाती है।
पेट्टी कैश को समेटना और रिकॉर्ड करना
यदि आप पेट्टी कैश फंड का उपयोग करते हैं, तो वित्तीय विवरणों में छोटे नकद लेनदेन की पहचान जारी रहेगी। छोटी नकद खरीद के लिए, लेखा जर्नल में प्रविष्टियां केवल तभी नहीं बनाई जाती हैं जब संरक्षक को अधिक नकदी की आवश्यकता होती है और रसीद के बदले में नई धनराशि प्राप्त होती है। कस्टोडियन को अधिक नकद प्रदान करने वाली पत्रिकाएँ कैशियर को डेबिट और क्रेडिट हैं।
यदि कोई कमी या अधिकता है तो जर्नल लाइन प्रविष्टि को अधिक/कमी सूची खाते में दर्ज किया जाता है। जब आप छोटी-छोटी नकदी से बाहर निकलते हैं, तो आपको अपनी जीत का प्रतिनिधित्व करने वाला क्रेडिट मिलता है। यदि पैसे की तंगी है, तो संगठन नुकसान का प्रतिनिधित्व करने के लिए एक शुल्क पोस्ट करता है। समायोजन के दौरान फंड की शेष राशि को लागू करने के लिए व्यवसाय ओवर-अकाउंट्स या अंडर-अकाउंट्स का उपयोग करते हैं।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि पेट्टी कैश रजिस्टर बैलेंस सही है, संगठन कैश रजिस्टर को नियमित रूप से समायोजित करते हैं। जब पेट्टी कैश बैलेंस पूर्व निर्धारित स्तर तक गिर जाता है, तो व्यवस्थापक आमतौर पर कैशियर से अतिरिक्त नकदी के लिए कहता है। इस पॉइंट पर, वह सभी प्राप्तियों के योग की गणना करता है और छोटी नकद निकासी से भुगतान की गई राशि से मेल खाएगा। टेलर कैश ड्रॉअर को फंड करने के लिए एक नया चेक लिखता है और इसके बजाय उस खरीद से रसीद प्राप्त करता है जो किसी को पैसे की जरूरत होने पर नकदी से बाहर हो जाती है।
समायोजन प्रक्रिया के कारण, फंड की शेष राशि मूल शेष राशि से रसीद और चालान पर बताए गए शुल्कों के बीच भिन्न होगी। यदि संतुलन छोटा है, तो यह कमी का संकेत देता है और यदि आपके पास जितना शेष होना चाहिए, उससे अधिक शेष है, तो आपके पास अतिरिक्त है। थोड़ी सी विसंगतियां हो सकती हैं, लेकिन अगर असंतुलन हैं, तो आपको विसंगति के कारण की पहचान करने और उसे ठीक करने की आवश्यकता है।
लिक्विड कैश बनाम फुटकर रोकड़ राशि
पेट्टी कैश उस पैसे को संदर्भित करता है (शाब्दिक रूप से सिक्के या बैंक नोट) जिसे एक कंपनी छोटी लागत पर रखती है क्योंकि चेक या क्रेडिट कार्ड की तुलना में नकदी का उपयोग करना आसान होता है।
लिक्विड कैश या कैश इन हैंड का मतलब कंपनी के पास उपलब्ध कैश या करंट एसेट है। यह वास्तविक धन हो सकता है, जैसे कि आपके बैंक में अभी तक जमा नहीं की गई राशि, या छोटे बैंकनोट या सिक्के जो आप अपने ग्राहकों के लिए बदलने तक रखते हैं। इस अर्थ में, पेट्टी कैश के बीच का अंतर यह है कि आप अपना पैसा कहां जमा करते हैं और आप इसे कैसे खर्च करते हैं। पेट्टी कैश अक्सर आंतरिक व्यावसायिक जरूरतों/श्रम लागतों के लिए होता है और नकद होल्डिंग्स ग्राहकों को प्राप्त या वापस की गई धनराशि होती है।
हालाँकि, कैश ऑन हैंड का लेखांकन में व्यापक अर्थ है। इसे कंपनी की तरल संपत्ति और बैंक खाते, बाजार ऋण प्रमाण पत्र, मुद्रा बाजार निधि या वित्त में अन्य नकद समकक्ष के रूप में जाना जाता है। यह नकद नहीं है, लेकिन यह पैसा है जो आसान और त्वरित पहुंच है और यही कारण है कि यह हाथ में है। संक्षेप में, हम कह सकते हैं कि सभी छोटी-छोटी नकदी पैसे का एक रूप है।
पेट्टी कैश का प्रबंधन कैसे करें?
सावधानीपूर्वक उपयोग के बिना, छोटी नकदी के उपयोग के नियंत्रण से बाहर निकलना आसान है। उपयोग को ट्रैक करने में विफलता से धन की बर्बादी हो सकती है और इसके अधिक गंभीर परिणाम हो सकते हैं।
सौभाग्य से, आपके खर्च को ट्रैक करने के कई तरीके हैं। इन तरीकों को अपनाकर आप निश्चित तौर पर कैश का इस्तेमाल करेंगे।
बजट निर्धारित करना
बजट निर्धारित करने से आपको और आपके कर्मचारियों को आवेगपूर्ण खरीदारी से बचने में मदद मिलती है। उचित राशि निर्धारित करने के लिए पिछले छह महीनों की लागत की जाँच करें। विचार करें कि कर्मचारी कितनी बार छोटी खरीदारी करते हैं और वे कितना खर्च करते हैं। घंटों के दौरान, आप पा सकते हैं कि सेट की गई राशि बहुत कम है। इस मामले में, धन की पुनःपूर्ति अक्सर की जाती है, जो असुविधाजनक है। आपको अपने फंड में बहुत अधिक नकदी रखने से भी बचना होगा। राशि जितनी अधिक होगी, दुरुपयोग की समस्याओं का जोखिम उतना ही अधिक होगा।
प्राप्तियों का रिकॉर्ड
जब भी आप खरीदारी के लिए फंड का संचालन करते हैं तो एक पेट्टी कैश वाउचर या पर्ची का उपयोग करें। वाउचर में तारीख और राशि के साथ कीमत की रूपरेखा होनी चाहिए। कर्मचारी का नाम, सेवा प्रदाता या विक्रेता और संवितरण को अधिकृत व्यक्ति रिकॉर्ड करें। सुनिश्चित करें कि कर्मियों को प्रत्येक खरीद के लिए एक रसीद मिले, इसे वाउचर से कनेक्ट करें और फंड का मिलान करते समय इसे बनाए रखें। धोखाधड़ी से बचने के लिए आप एक्सेल में एक पेट्टी कैश फॉर्मेट भी रख सकते हैं।
सुलह बनाए रखना
नियमित रूप से क्षुद्र निधियों को समेटने से आप अनधिकृत उपयोग और अक्षमताओं से बच सकते हैं। बहुत सारे व्यवसायों के लिए मासिक सामंजस्य अच्छी तरह से काम करता है। छोटे सिक्कों को समेटने के लिए फंड के अंदर आपके पास जो मात्रा है, उसे ट्यून करें। निकाली गई राशि तय करने के लिए इस मात्रा को शुरुआती स्थिरता से घटाएं। पूरी तरह से अपनी पर्ची या वाउचर के आधार पर खर्च की गई राशि को जोड़ें। यदि आपने इसे पहले से निष्पादित नहीं किया है, तो कर्मचारियों द्वारा जमा की गई रसीदों के वाउचर की जांच करें। प्रत्येक वाउचर के लिए एक समान रसीद होनी चाहिए। निकाली गई राशि और खर्च की गई राशि का मिलान होना चाहिए। यदि चल रही विसंगतियां हैं, तो आपको अधिक बार सामंजस्य बिठाना शुरू करना पड़ सकता है।
पेट्टी कैश के लाभ और हानियां
पेट्टी कैश के लाभ हैं:
- सुविधाजनक और समझने में आसान।
- उपयोग में आसान। कोई पूर्व अनुमोदन की आवश्यकता नहीं है।
- आपात स्थिति / क्षणिक जरूरतों के लिए उपयुक्त।
पेट्टी कैश के नुकसान:
- धोखाधड़ी, चोरी और दुरुपयोग को ट्रैक करना मुश्किल और असुरक्षित।
- इसके लिए मैनुअल निगरानी और रिकॉर्डिंग की आवश्यकता होती है।
- पुराना।
निष्कर्ष:
एक पेट्टी फंड या नकद एक स्टोर या कंपनी के परिसर में संग्रहित नकदी की एक छोटी राशि है जो थोड़ी सी राशि या जरूरतों को पूरा करती है। यह आमतौर पर कुछ हज़ार रुपये से कम है। हालांकि समझने और उपयोग करने में आसान, छोटी नकदी का दुरुपयोग करना, दृष्टि खोना और चोरी करना आसान है। कुछ लोग सोचते हैं कि आज के समाज में पेट्टी फंड पुराना हो गया है। छोटी खरीदारी के लिए कई सुरक्षित और अधिक सुविधाजनक विकल्प हैं। इस पोस्ट में पेट्टी कैश के संबंध में सभी महत्वपूर्ण जानकारी है।
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