सॉफ्टवेयर का उपयोग किए बिना Excel से Tally में डेटा आयात और निर्यात कैसे करें?

Tally ERP 9 भारत और दक्षिण पूर्व एशिया में सबसे व्यापक रूप से इस्तेमाल किया जाने वाला लघु और एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग (ERP) प्रणाली है। आज व्यवसायों के बीच Tally उपयोगकर्ता दिन-ब-दिन बढ़ते जा रहे हैं। सॉफ्टवेयर की इंटरऑपरेबिलिटी और लचीलेपन के कारण Tally की लोकप्रियता बढ़ी है, इसलिए यह जानना महत्वपूर्ण है कि कुछ चरणों में Excel से Tally में डेटा कैसे निर्यात और आयात किया जाए।

क्या आपको पता था? Tally का उपयोग 100 से अधिक देशों में किया जाता है!

Tally का उपयोग क्यों करें?

प्रत्येक व्यवसाय कार्य करने के लिए डेटा पर निर्भर करता है। डेटा जो सटीक है, यानी गलतियों से मुक्त डेटा, एक व्यवसाय के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण है। और IT automation के वजह से ग़लती मुक्त डेटा होता है।
Tally एक सॉफ्टवेयर है जो संगठनों को उनकी प्रक्रियाओं को स्वचालित करके अधिक कुशलता से चलाने में मदद करता है। यह दक्षता बढ़ाकर कंपनी की कुल उत्पादकता को बढ़ाता है।
व्यवसाय अपनी विशिष्ट कंपनी की जरूरतों को पूरा करने के लिए विभिन्न प्रकार के सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं। ऐसे परिदृश्यों में डेटा की अखंडता को संरक्षित करना महत्वपूर्ण है। डेटा अखंडता सुनिश्चित करने के लिए एकाधिक सॉफ़्टवेयर में उचित डेटा होना चाहिए ।
क्योंकि Tally आपको डिफ़ॉल्ट रूप से अन्य सॉफ़्टवेयर से डेटा आयात करने की अनुमति नहीं देता है, आप Excel के माध्यम से Tally में किसी अन्य प्रोग्राम (Tally के अलावा) से डेटा आयात करने के लिए Excel टू Tally इंपोर्ट एप्लिकेशन का उपयोग कर सकते हैं। चूंकि यह न्यूनतम मानवीय हस्तक्षेप के साथ एक स्वचालित प्रक्रिया है, इसलिए मानवीय गलतियों की संभावना दूर हो जाती है।

Excel से Tally ERP9 या Tally प्राइम में डेटा इंपोर्ट करें:

चरण 1: प्रासंगिक खाता बही बनाएँ और एक उदाहरण Tally प्रविष्टि बनाएँ।

चरण 2: Tally में नमूना प्रविष्टि निर्यात करने के लिए निर्देशों का पालन करें । प्रदर्शन - दिन की किताब। इसके अलावा, ALT + E को दबाए रखें। Tally सॉफ्टवेयर में, डेबुक को XML फॉर्मेट में निर्यात किया जाएगा। यह तब उपयोगी होता है जब केवल एक ही वाउचर को निर्यात करना होता है।

चरण 3: डेटा और स्प्रेडशीट फ़ाइल को संभाल कर रखें। निर्यात की गई Tally XML फ़ाइल खोलें। आप इस स्थिति में नोटबुक का भी उपयोग कर सकते हैं।

चरण 4: XML फाइल को Microsoft वर्ड में कॉपी और पेस्ट करें।

चरण 5: पहचानकर्ताओं से छुटकारा पाने का समय आ गया है। टैग <VOUCHER> and GUID> के मान हटा दिए जाने चाहिए। केवल डेटा को हटाना महत्वपूर्ण है, टैग को नहीं।

चरण 6: Excel को डेटा स्रोत के रूप में लें और MS Word में मेल मर्ज सुविधा का उपयोग करें। फ़ील्ड को उनके मेल खाने वाले फ़ील्ड से स्वैप करके प्रारंभ करें। अंत में इसे अलग-अलग पेपर में अलग कर लें।

चरण 7: मूल्यों को बदलने के लिए सामग्री को अलग-अलग कागजात से XML फ़ाइल में कॉपी और पेस्ट करें। XML टैग्स को समझने के महत्व को कम करके नहीं आंका जा सकता। XML टैग में कोई बदलाव न करें।

चरण 8: Tally में, डेटा - वाउचर आयात में जाएं । फिर, XML फ़ाइल का नाम और उसका पथ प्रदान करें। वाउचर पूरा होने के बाद डेबुक में उपलब्ध हैं।

परिणामस्वरूप, जब उपयोगकर्ता ऊपर वर्णित प्रक्रियाओं का पालन करता है, तो Excel से Tally में डेटा स्थानांतरित करना आसान हो जाता है।

Excel वाउचर को Tally में क्यों आयात करना चाहेंगे ?

Excel से Tally में डेटा रूपांतरण उपयोगकर्ताओं को किसी भी डेटा को Tally में जल्दी से स्थानांतरित करने की अनुमति देता है। Tally ERP 9 भी उपयोगकर्ता को अन्य कार्यक्रमों से डेटा स्थानांतरित करने की अनुमति देता है। Tally ERP 9 इस प्रक्रिया में एक मध्यस्थ चरण के रूप में कार्य करता है। एक क्लिक के साथ, उपयोगकर्ता Tally सॉफ्टवेयर में कई लेन-देन आयात कर सकता है। इसके अतिरिक्त, कई टेम्प्लेट तैयार किए जाते हैं, जो Excel कॉलम को स्वयं मैप करने में सहायता करते हैं।

Tally के वाउचर आयात विकल्प का उपयोग करने के लाभ:

Tally वाउचर इंपोर्ट ऐड-ऑन का उपयोग करने के कई फायदे हैं:

वर्ष के अंत में प्रविष्टियां तैयार करने में सहायता करता है, जिसमें मूल्यह्रास शामिल है।

बिक्री, खरीद और अन्य लेनदेन की थोक प्रविष्टि में मदद करता है।

एक निश्चित आवृत्ति में डुप्लिकेट प्रविष्टियों का पता लगाने में सहायता करता है।

इस उपकरण का उपयोग करके बैंक विवरण आयात करना आसान बना दिया गया है।

इस टूल का उपयोग करके किसी अन्य सॉफ़्टवेयर से लेनदेन आयात करना आसान बना दिया गया है।

Tally से इंपोर्ट मास्टर्स:

डेटा निर्यात होने पर Tally में कंपनी की सुविधा सेटिंग्स सक्रिय होनी चाहिए । उदाहरण के लिए, आप एसीडी फर्म में विकसित मास्टर्स को WYZ एंटरप्राइज नामक एक नई कंपनी में आयात करना चाहते हैं। मास्टर्स को निर्यात करने से पहले, पैरामीटर- स्टॉक श्रेणियों को बनाए रखना और बैच-वार विवरण बनाए रखना हमेशा एसीडी फर्म में सक्रिय होना चाहिए। WYZ कंपनी में मास्टर्स आयात करने से पहले, सुनिश्चित करें कि WYZ कंपनी में मेंटेन स्टॉक कैटेगरी और मेंटेन बैच-वाइज सूचना सेटिंग्स दोनों सक्रिय हैं।

Tally Gateway > डेटा आयात करें > मास्टर्स पर नेविगेट करें।

यदि फ़ाइल Tally प्रोग्राम फ़ोल्डर में संग्रहीत है, तो आयात की जाने वाली XML फ़ाइल का नाम दर्ज करें।

कंपनी के मौजूदा मास्टर्स को कैसे हैंडल किया जाएगा, इसका वर्णन करने के लिए एक एक्शन चुनें।

प्रारंभिक शेष राशि को मिलाएं: यह सुविधा आपको कई धाराओं से डेटा आयात करने और प्रारंभिक शेष राशि को एकत्रित करने की अनुमति देती है। इसलिए जब मौजूदा मास्टर्स के ओपनिंग बैलेंस शून्य हैं और इसलिए आयातित रिकॉर्ड में शेष राशि से ओवरराइड करने की आवश्यकता है, तो आप इस विकल्प का उपयोग कर सकते हैं।
ध्यान न दें: Tally में डुप्लिकेट को नज़रअंदाज करते हुए मौजूदा मास्टर्स के साथ नए मास्टर्स आयात करने के लिए इस विकल्प को चुनें।
डेटा को नई जानकारी से बदलें: संभावित व्यवहारों की सूची में अन्य विकल्पों को रद्द करने के लिए इस विकल्प का चयन करें और वर्तमान शेष राशि को आयातित डेटा में पाए गए बैलेंस से बदलें। आयात मास्टर्स स्क्रीन इस तरह दिखती है:

आयात करने के लिए, एंटर दबाएं।

अपलोड किए गए सभी मास्टर्स को देखने के लिए, अकाउंट्स इंफो या इन्वेंटरी इंफो पर जाएं।

ODBC कनेक्शन का उपयोग करके Excel में Tally डेटा निर्यात करें:

अपने पीसी पर, Microsoft Excel लॉन्च करें।

डेटा> बाहरी जानकारी प्राप्त करें> अन्य स्थानों से> Microsoft Query पर जाएं जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है:

चूँकि ओपन डेटाबेस कनेक्टिविटी (ODBC) सर्वर 9000 पर समर्थित है, इसलिए Tally ODBC 64 9000* का उपयोग करें।

ओके बटन पर क्लिक करें। जैसा कि नीचे देखा गया है, क्वेरी विज़ार्ड - कॉलम चुनें स्क्रीन प्रदर्शित होती है:

आवश्यक फ़ील्ड चुनने के लिए, लेज़र पर क्लिक करें और सूची का विस्तार करें।

अगला चुनें। क्वेरी विज़ार्ड - फ़िल्टर डेटा पृष्ठ पर प्रदर्शित कॉलम नाम, जैसा कि नीचे देखा गया है:

अगला चुनें। क्वेरी विज़ार्ड - सॉर्ट ऑर्डर स्क्रीन इस तरह दिखती है:

आवश्यकतानुसार, ड्रॉप-डाउन सूची के अनुसार प्रत्येक प्रकार के लिए आरोही या अवरोही चुनें।

अगला चुनें। क्वेरी विज़ार्ड - फ़िनिश स्क्रीन इस तरह दिखती है:

विकल्प पर क्लिक करें - डेटा को Microsoft Office Excel में स्थानांतरित करें।

समाप्त बटन पर क्लिक करके समाप्त करें। निम्नलिखित डेटा आयात स्क्रीन का एक स्क्रीनशॉट है:

ओके बटन पर क्लिक करें। जैसा कि नीचे देखा गया है, आयातित डेटा Microsoft Excel शीट पर प्रदर्शित होता है:

इसी तरह, Microsoft Excel क्वेरी विज़ार्ड Tallyप्राइम से किसी भी डेटा को पुनः प्राप्त कर सकता है।

Tally से निर्यात मास्टर्स:

एक फर्म में, आप विभिन्न रूपों में मास्टर्स और लेनदेन का निर्यात कर सकते हैं। आप उन मास्टर्स और लेन-देन का भी चयन कर सकते हैं जिन्हें आप निर्यात करना चाहते हैं। इंपोर्ट टूल का इस्तेमाल XML-फॉर्मेट मास्टर्स और ट्रांजैक्शन को Tallyप्राइम में इम्पोर्ट करने के लिए किया जा सकता है।

Ctrl E > मास्टर्स/लेनदेन।

विकल्पों में परिवर्तन करने के लिए C (कॉन्फ़िगर करें) दबाएँ।

ए. मास्टर्स को निर्यात करने के लिए, उपयुक्त सेटिंग्स चुनें।

उस तरह के मास्टर चुनें जिन्हें आप निर्यात करना चाहते हैं।
आपके पास केवल एक प्रकार के मास्टर (उदाहरण के लिए, लेज़र), सभी अकाउंटिंग/इन्वेंट्री मास्टर्स, इत्यादि का चयन करने का विकल्प है। यदि आप डेटाबेस में सभी मास्टर्स को निर्यात करना चाहते हैं तो सभी मास्टर्स का चयन करें।

पैरामीटर चुनें आश्रित मास्टर्स को हाँ में शामिल करें यदि आप उस मास्टर्स को शामिल कर रहे हैं जो उस मास्टर्स के प्रकार से जुड़ा है जिसे आप निर्यात करना चाहते हैं।
यदि आप अगले वित्तीय वर्ष के लिए सभी लेज़रों के समापन शेष को आरंभिक शेष के रूप में विचार करना चाहते हैं, तो प्रारंभिक शेष के रूप में निर्यात समापन शेष का चयन करें। अन्यथा, इसे नंबर के रूप में रखा जाना चाहिए।

बी. लेनदेन को निर्यात करने के लिए आवश्यकतानुसार पैरामीटर सेट करें।

ड्रॉप-डाउन मेनू से निर्यात करने के लिए वाउचर प्रविष्टियों का प्रकार चुनें।
आपके पास केवल अकाउंटिंग वाउचर, इन्वेंट्री वाउचर या सभी वाउचर चुनने का विकल्प है।
चेकबॉक्स चुनें- भरोसेमंद मास्टर्स को हां में शामिल करें। यदि आप निर्यात के लिए चुनी गई सभी प्रकार की वाउचर प्रविष्टियों में उपयोग किए गए मास्टर्स को शामिल करना चाहते हैं तो इस विकल्प का चयन करें।
यदि आप निर्दिष्ट वाउचर प्रविष्टियों से जुड़े ऑर्डर वाउचर को निर्यात करना चाहते हैं, तो ऑर्डर वाउचर को बाहर करें पर सेट करें।
वह समय सीमा चुनें जिसके लिए आप वाउचर निर्यात करना चाहते हैं।

सी. मास्टर्स और लेन-देन के लिए निर्यात सेटिंग्स सेट करें।

एक फ़ाइल प्रारूप चुनें।
यदि आप इस डेटा को किसी अन्य प्रोग्राम में स्थानांतरित करना चाहते हैं, तो XML चुनें।
यदि आप इसे अल्पविराम से अलग किए गए टेक्स्ट दस्तावेज़ के रूप में निर्यात करना चाहते हैं, जो आमतौर पर ई-मेल पर डेटा वितरित करने के लिए उपयोग किया जाता है, तो ASCII चुनें।
फ़ोल्डर पथ विकल्प चुनें।
फ़ाइल का नाम अपने आप प्रदर्शित होता है। यदि आवश्यक हो, तो आप इसे बदल सकते हैं।
निर्यात स्क्रीन पर वापस आने के लिए, Esc दबाएं।
निर्यात के लिए, E दबाएं (भेजें)।

निर्यात प्रारूप:

Tally आपको किसी भी सामान्य प्रारूप में डेटा या रिपोर्ट निर्यात करने की अनुमति देता है। वास्तव में डेटा स्थानांतरित करने से पहले, आप आवश्यक प्रारूप चुन सकते हैं और फिर उस प्रारूप के आधार पर संकल्प, पृष्ठ आकार और स्वरूपण सेट कर सकते हैं।

आप जानकारी को JPEG और PDF जैसे गैर-संपादन योग्य स्वरूपों में भी सहेज सकते हैं। जेपीईजी प्रारूप दोहरी क्षमता प्रदान करता है, जिससे उपयोगकर्ता फ़ाइल को मुद्रित या चित्र प्रारूप में सहेज सकता है।

ASCII

आप ASCII (Comma Delimited) फॉर्मेट का उपयोग करके Tally की सभी रिपोर्ट या डेटा निर्यात कर सकते हैं। डेटा को सादे पाठ प्रारूप में निर्यात किया जाता है, अल्पविराम से अलग किया जाता है, और .txt एक्सटेंशन वाले दस्तावेज़ में सहेजा जाता है। ईमेल पर डेटा संचारित करने के लिए यह एक सामान्य फ़ाइल प्रकार है।

Microsoft Excel

Excel (स्प्रेडशीट) स्टाइल को चुनकर, आप Tally में बनाए गए डेटा और रिपोर्ट को Excel में निर्यात कर सकते हैं। डेटा को कॉलम में व्यवस्थित किया जाता है, और दस्तावेज़ को .xls फ़ाइल के रूप में संग्रहीत किया जाता है। आप Tally के समान लेआउट और रंग योजना के साथ भी डेटा निर्यात कर सकते हैं। आप निर्यात रिपोर्ट पृष्ठ पर स्वरूपण और पृष्ठभूमि रंग चुन सकते हैं। एक सफल प्रस्तुतिकरण के लिए ग्राफ़ बनाने के लिए Excel फ़ाइल संलग्न और उपयोग की जा सकती है।

XML (डेटा इंटरचेंज)

XML (Extensible Markup Language) एक HTML एक्सटेंशन है। Tally की XML फाइलों का उपयोग करके डेटा को अन्य डेटाबेस में अपलोड किया जा सकता है। इन फाइलों में एक XML संलग्नक होता है और XML टैग का उपयोग करके तैयार किया जाता है जो उन्हें अन्य सिस्टम में आयात करने की अनुमति देता है। डेटा शामिल करने से पहले, प्राप्तकर्ता प्रोग्राम को Tally में नियोजित आंतरिक शैली के आधार पर एक्सएसएलटी (XML स्टाइल शीट्स) के पुन: स्वरूपण की आवश्यकता होती है। जब दो सिस्टम Tally के कई रूपों का संचालन कर रहे हैं, तो XML डेटा आयात मेनू विकल्प के माध्यम से पुन: स्वरूपित किए बिना आयात किया जा सकता है।

JPEG(Image)

अनुरोधित जानकारी एक्सटेंशन .jpg के साथ एक छवि फ़ाइल के रूप में तैयार की जाती है और इस प्रारूप के चुने जाने पर चुने हुए फ़ोल्डर में सहेजी जाती है। बनाई गई चित्र फ़ाइल गैर-संपादन योग्य, प्लेटफ़ॉर्म-अज्ञेयवादी है, और संभव सबसे बड़े संघनन स्तर का समर्थन करती है। शीट आयाम और अभिविन्यास निर्दिष्ट किया जाना चाहिए। यदि आप किसी उपयोगकर्ता द्वारा निर्दिष्ट या अनुकूलित आकार पर विश्लेषण को सहेजना चाहते हैं, तो आपको दस्तावेज़ की चौड़ाई और ऊंचाई मिलीमीटर में दर्ज करनी होगी। यह चित्र फ़ाइल क्लाइंट को अनुलग्नक के रूप में ईमेल की जा सकती है, ब्राउज़र से देखी जा सकती है और मुद्रित की जा सकती है।

निष्कर्ष:

सॉफ्टवेयर की इंटरऑपरेबिलिटी और लचीलेपन के कारण Tally की लोकप्रियता बढ़ी है। Tally ERP 9 भी उपयोगकर्ता को अन्य कार्यक्रमों से डेटा स्थानांतरित करने की अनुमति देता है। चूंकि Tally आपको डिफ़ॉल्ट रूप से अन्य सॉफ़्टवेयर से डेटा आयात करने की अनुमति नहीं देता है, आप Excel के माध्यम से Tally में किसी अन्य प्रोग्राम (Tally के अलावा) से डेटा आयात करने के लिए Excel टू Tally इंपोर्ट एप्लिकेशन का उपयोग कर सकते हैं। Excel से Tally में डेटा रूपांतरण उपयोगकर्ताओं को किसी भी प्रकार के डेटा को Tally में जल्दी से स्थानांतरित करने की अनुमति देता है।
Tally उपयोगकर्ता व्यवसाय को अधिक प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए Biz Analyst App का भी उपयोग कर सकते हैं। व्यवसाय को सही रास्ते पर रखने के लिए आप खातों का प्रबंधन कर सकते हैं, बहीखाता बना सकते हैं और यहां तक कि डेटा प्रविष्टि भी कर सकते हैं।