Tally ERP 9 में बैंकिंग एंट्री कैसे करें?

अकाउंट स्टेटमेंट, जिसे बैंक स्टेटमेंट के रूप में भी जाना जाता है वह किसी व्यक्ति या व्यवसाय के किसी संस्थान के बैंक खाते पर एक निश्चित समय अवधि में वित्तीय गतिविधियों का एक संक्षिप्त रूप है। ऐसे खातों को एक या अधिक कागज़ों पर लगातार प्रिन्ट किया जाता है और फिर इसे सीधे खाता धारक को मेल से भेजा जाता है या संग्रह के लिए संस्था की स्थानीय शाखा में रखा जाता है। हालांकि इलेक्ट्रॉनिक स्टेटमेंट की ओर एक महत्वपूर्ण बदलाव आया है और कुछ वित्तीय संस्थान अब वाणिज्यिक बैंकों के अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर सिस्टम जैसे Tally ERP 9 में सीधे ट्रांसफर की अनुमति देते हैं।

इन एंट्री को खाता बही के आधार पर टैली में एंट्री करना, खातों में वाउचर को सपोर्ट करना Tally ERP 9 के माध्यम से आसान बना दिया गया है। Tally ERP 9 में बैंक एंट्री को बैंक विवरण के रूप में दर्ज करना एंट्री बनाने का पहला कदम है, इसलिए Tally ERP 9 की भूमिका को हर व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण माना जा सकता है, क्योंकि यह नियमित रूप से आसानी से स्टेटमेंट बनाने में मदद कर सकता है।

Tally ERP 9 में बैंकिंग एंट्री के लिए प्रक्रिया

Tally ERP 9 में बैंक एंट्री को पंजीकृत करने के लिए टैली का उपयोग किया जाता है। ईआरपी 9 एंटरप्राइज रिसोर्स का संक्षिप्त नाम है।

टैली में बैंक एंट्री दर्ज करने की प्रक्रिया नीचे दी गई है-

चरण 1: बैंक खातों के तहत एक लेजर बनाएं और इसे सेव करें।

चरण 2: अकाउंटिंग वाउचर मेनू पर जाएं और फिर चुनें कि आप बैंक खाते के माध्यम से किस प्रकार का वाउचर संचारित या ट्रांसमीट करना चाहते हैं। टैली में बैंक एंट्री पास करने के लिए तीन वाउचर के प्रकारों में से एक का उपयोग किया जा सकता है।

• पेमेंट - भुगतान दर्ज करने के लिए व्यय यानि एक्सपेंस लेजर (नकद लेनदेन के लिए) या पार्टी लेजर (गैर-मौद्रिक घटनाओं) से कटौती करें और बैंक को क्रेडिट करें। F5 पेमेंट वाउचर चुनने की शॉर्टकट की (key) है।
• रिसिप्ट- टैली लेनदेन में नकद जमा एंट्री के लिए रिसिप्ट दर्ज करने के लिए बैंक लेजर को डेबिट करें और पार्टी लेजर / आय लेजर (गैर-नकद लेनदेन के लिए) को क्रेडिट करें। F6 रिसिप्ट वाउचर चुनने की शॉर्टकट की है।
• कॉन्ट्रा- केवल डेबिट/क्रेडिट/नकद का उपयोग करके नकद लेनदेन के लिए उपयोग करें। F4 कॉन्ट्रा वाउचर चुनने की शॉर्टकट की है।

मैं टैली ERP 9 में और अधिक बैंकिंग फंक्शन को कैसे एक्सेस कर सकता हूँ?

चेक प्रिंटिंग: चेक प्रिंटिंग स्क्रीन तक पहुँचने के लिए गेटवे ऑफ टैली> बैंकिंग> चेक प्रिंटिंग पर जाएँ।

सेलेक्ट बैंक स्क्रीन ऐसी स्क्रीन प्रकट होती है, जहाँ आपको उन बैंकों की एक सूची प्रदान की जाती है, जहां आपको तदनुसार चयन करना होता है: टैली में बैंकिंग के लिए 'सभी' या विशिष्ट बैंक खाते का चयन करने के बाद इंटर करें। चयनित बैंक की चेक प्रिंटिंग स्क्रीन अब दिखाई गई है।

(नोट: डिफ़ॉल्ट रूप से यह स्क्रीन वर्तमान तिथि के महीने के लिए बकाया चेकों की सूची प्रदर्शित करती है।)

सभी चेक देखने के लिए निम्न बटन दबाएं:

● F6: शो ऑल

● F2: टाइमफ्रेम- यह बटन आपको अवधि को संशोधित करने की अनुमति देता है।

● F4: बैंक- सूची से All/Other Required Bank चुनें।

● F7: मोडीफाई चालान डिटेल्स- यह आपको नाम, लिखत संख्या और लिखत दिनांक के अनुकूल कॉलमों को संपादित या अपडेट करने की अनुमति देता है।

बैंक रिकॉन्सिलिएशन: चेक प्रिंटिंग स्क्रीन एक्सेस करने के लिए इन निर्देशों का पालन करें:

टैली गेटवे> बैंकिंग> बैंक रिकॉन्सिलिएशन पर नेविगेट करें।

• बैंकों की सूची पेश करते हुए बैंक चुनें स्क्रीन या सेलेक्ट बैंक स्क्रीन दिखाई देती है।

• चयन करने के बाद उपयुक्त बैंक खाते की जानकारी दर्ज करें।

चयनित बैंक की बैंक रिकॉन्सिलिएशन स्क्रीन प्रस्तुत की गई है।

डिपॉजिट स्लिप : बैंक मेनू में कैश रिसिप्ट का विकल्प यूजर को चेक या डिमांड ड्राफ्ट के माध्यम से प्राप्त भुगतान के लिए जमा पर्ची जेनरेट करने की अनुमति देता है, जिसे बैंक में जमा करना होता है।

Tally ERP 9 में बैंक संबंधी लेन-देन कैसे दर्ज करें?

कॉन्ट्रा एंट्री

कॉन्ट्रा एंट्री का इस्तेमाल बैंक से पैसे निकालने या बैंक में पैसा जमा करने के लिए किया जाता है। आप कॉन्ट्रा इनपुट का उपयोग करके बैंक में नकद जमा करने के लिए जमा पर्ची भी प्रिंट कर सकते हैं।

टैली ERP 9 में कॉन्ट्रा एंट्री करने के लिए टैली के गेटवे> अकाउंटिंग वाउचर> कॉन्ट्रा F4 पर जाएं।

उदाहरण के लिए:

टैली नॉलेज ₹ 50000/- एक बैंक में नीचे दिखाए गए आयामों के साथ जमा करता है।

• 2000 रुपये के 20 नोट 
• 500 रुपये के 20 नोट

फिर कॉन्ट्रा के लिए एक अकाउंटिंग वाउचर बनाएं और F4 पर क्लिक करें। तो अब 50000/- रुपये नकद है जो Dr Cash का उपयोग करके किया जा सकता है। बैंक में कैश जमा होने के कारण यह टैली एंट्री कैश को कम करेगी और आपके बैंक बैलेंस को बढ़ाएगी।

पेमेंट एंट्री 

टैली में चेक पेमेंट एंट्री का उपयोग खर्चों, पार्टियों, बैंकों, वित्तीय भुगतानों आदि के भुगतान के लिए किया जाता है। पेमेंट वाउचर का उपयोग बैंकों से नकद निकासी के लिए भी किया जा सकता है, जैसे कि कॉन्ट्रा एंट्री। डिफ़ॉल्ट प्रणाली आपको पेमेंट वाउचर में कैश लेजर दर्ज करने की अनुमति नहीं देती है। इस सुविधा का उपयोग करने के लिए F-12 दबाएं और पेमेंट या रिसिप्ट को कॉन्ट्रा वाउचर के रूप में उपयोग करने के लिए फीचर (feature) के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें।

उदाहरण के लिए:

पार्टी A ने पार्टी B से 50000 रुपये में कुछ स्टॉक खरीदा। और पार्टी A पार्टी B के खाते को क्लेयर करने के लिए पेमेंट वाउचर का उपयोग करेगा। तो पार्टी B के पास बैंक में 50000 रुपये हैं। टैली के लिए पार्टी A का चेक नंबर शामिल करें। पार्टी A बिल दर बिल (bill-by-bill) के आधार पर किसी भी पार्टी को भुगतान भी कर सकती है।

इसी तरह यदि आप पेमेंट वाउचर से नकद निकालना चाहते हैं, तो आप डेबिक कैश या क्रेडिट बैंक पर ऐसा कर सकते हैं।

रिसिप्ट एंट्री 

रिसिप्ट एंट्री का उपयोग तीसरे पक्ष के खातों, बैंक ब्याज, NEFT क्रेडिट आदि से भुगतान प्राप्त करने के लिए किया जाता है। रिसिप्ट वाउचर का उपयोग बैंक में नकद जमा करने के लिए भी किया जा सकता है हालांकि वे कॉन्ट्रा एंट्री की तरह डेपोजीट स्लिप नहीं प्रिन्ट करते। रिसिप्ट वाउचर में आप कई प्रकार के लेन-देन का चयन भी कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि कोई पार्टी सीधे आपके बैंक में NEFT या ऑनलाइन ट्रांसफर के माध्यम से राशि ट्रांसफर करती है तो आप बैंक लेनदेन की प्रकृति के अनुसार विवरण दर्ज कर सकते हैं।

एटीएम, नकद, कार्ड, चेक, ईसीएस, ई-फंड ट्रांसफर, इलेक्ट्रॉनिक चेक, इलेक्ट्रॉनिक डीडी/पीओ, और अन्य विकल्प बैंक ऐलोकेशन स्क्रीन पर उपलब्ध हैं। आपको अपनी आवश्यकताओं के अनुसार ड्रॉप-डाउन मेनू से लेन-देन के प्रकार का चयन करना होगा।

कंफीग्रेशन का विकल्प

उपरोक्त रिपोर्ट के लिए डिफ़ॉल्ट डिस्प्ले को बदलने के लिए F-12 पर क्लिक करें: कॉन्फ़िगर या F-12 दबाएं।

शो नरेशन एज वेल यानि नरेशन भी दिखाएँ: वाउचर इनपुट के दौरान दर्ज किए गए क्लाइंट के नरेशन को प्रदर्शित करने के लिए इस विकल्प को हाँ (Yes) पर सेट करें।

से प्राप्त दिखाएँ (Show Received from):

1. उस पार्टी का नाम प्रदर्शित करने के लिए इस विकल्प का चयन करें, जिसे फंड ट्रांसफर किया गया है।

2. वाउचर एंट्री के दौरान चुने गए लेन-देन के प्रकार- इंटर बैंक ट्रांसफर, चेक, डिपोजिट आदि को प्रदर्शित करने के लिए इस विकल्प को हाँ (Yes) पर सेट करें।

3. वाउचर एंट्री या रिकॉन्सिलिएशन के दौरान दर्ज की गई इंस्ट्रूमेंट संख्या को प्रदर्शित करने के लिए इस विकल्प को हाँ पर सेट करें।

4. शो ब्रांच डिटेल्स: वाउचर इनपुट के दौरान दर्ज किए गए शाखा विवरण को प्रदर्शित करने के लिए इस बॉक्स को चेक करें।

5. शो ऑडिट स्टेटस: वाउचर देखने के लिए इस विकल्प का चयन करें।

6. वाउचर का ऑडिट करने वाले व्यक्ति को देखने के लिए इस विकल्प को हाँ पर सेट करें।

7. शो क्लेरिफिकेशन फ्रॉम: वाउचर को स्पष्ट करने वाले यूजर यदि कोई हो, को देखने के लिए इस विकल्प का चयन करें।

8. शो ऑडिट स्टेटस वाउचर: एक ऑडिट स्टेटस चुनें और उस ऑडिट स्टेटस के साथ टैग किए गए वाउचर फ़िल्टर और प्रेजेंट किए जाएंगे।

9. अपीयरेंस ऑफ नेम: डिस्प्ले नेम स्टाइल की सूची से लेजर के लिए उपयुक्त डिस्प्ले नाम चुनें।

10. इंक्लूड एक्सेप्शनल वाउचर: इस रिपोर्ट में ऑप्शनल के रूप में चिह्नित वाउचर शामिल करने के लिए इस विकल्प को हाँ पर सेट करें।

11. सॉटिंग (Sorting) टेक्नीक : उपयुक्त सॉटिंग टेक्नीक का चयन करें (अल्फाबेटिकल, राशि के अनुसार)

टैली में ऑटो रिकॉन्सिलिएशन को सक्रिय करने के लिए स्टेप बाइ स्टेप गाइड 

मान लें कि अब हमारे पास विशिष्ट लेन-देन के साथ एक HDFC बैंक खाता है, जिसको रिकॉन्सिलिएशन करना है।

1.स्वचालित रूप से रिकॉन्सिलिएशन करने के लिए बैंक रिकॉन्सिलिएशन के विकल्प पर वापस लौटें।

2. टैली गेटवे> बैंकिंग> बैंक रिकॉन्सिलिएशन> बैंक लिस्ट >  रिकॉन्सिलिएशन करने के लिए अपने बैंक का चयन करें।

3. जब आप वहाँ जाते हैं, तो आपको पहले अपने कंप्यूटर पर उस फ़ोल्डर का स्थान निर्दिष्ट करना होगा, जहाँ आपके बैंक के ई-स्टेटमेंट संग्रहीत हैं।

4. स्वचालित रूप से रिकॉन्सिलिएशन करने के लिए बैंक रिकॉन्सिलिएशन विकल्प पर वापस लौटें।

5. टैली गेटवे> बैंकिंग> बैंक रिकॉन्सिलिएशन> बैंक लिस्ट> रिकॉन्सिलिएशन करने के लिए अपने बैंक का चयन करें।

6. जब आप वहां पहुँचें तो आपको सबसे पहले अपने कंप्यूटर पर उस फ़ोल्डर का स्थान तय करना होगा, जहां आपके बैंक के ई-स्टेटमेंट संग्रहीत हैं।

7. ऑटो रिकॉन्सिलिएशन टूल का उपयोग करने के लिए आपके पास ई-स्टेटमेंट होना चाहिए। टैली ERP 9 बैंक स्टेटमेंट - एक्सेल और CSV को समझने योग्य फॉर्मट में इम्पोर्ट करने के लिए निम्नलिखित फॉर्मट को सपोर्ट करता है।

8. प्रक्रिया को पूरा करने के लिए आपको बैंक के स्टेटमेंट के स्थान को कॉन्फ़िगर करने के बाद बैंक रिकॉन्सिलिएशन स्क्रीन पर वापस लौटना होगा।

9. अब ALT-B दबाएं या बैंक स्टेटमेंट बटन पर क्लिक करें। यह आपके द्वारा बैंकिंग कॉन्फ़िगरेशन प्रक्रिया के दौरान चुने गए फ़ोल्डर और सभी समर्थित फ़ाइलों को प्रदर्शित करेगा।

10. रिकॉन्साईल करने के लिए स्टेटमेंट चुनें और फिर विथ व्यू (With View) पर क्लिक करें या ALT- I दबाएं। यह उस बैंक स्टेटमेंट को प्रदर्शित करेगा जो फ़ोल्डर में था।

11. अब ऊपरी दाएं कोने में स्टेटमेंट इम्पोर्ट करने के लिए इम्पोर्ट आइकन पर क्लिक करें।

12. यह स्वचालित रिकॉन्सिलिएशन की प्रक्रिया थी। यह तरीका बहुत समय बचाती है और आपको कम समय में किसी भी बैंक स्टेटमेंट को रिकॉन्सिलिएशन की अनुमति देती है।

आप भविष्य में बैंकों को जल्दी से रिकॉन्सिलिएशन कर पाएंगे और टैली में बैंक रिकॉन्सिलिएशन में कोई समस्या नहीं होगी।

टैली ERP 9 में बनाए जा सकने वाले विभिन्न लेज़रों का उल्लेख

टैली ईआरपी 9 आपको निम्न प्रकार के लेजर बनाने की अनुमति देता है:

• बिक्री और खरीद का लेजर बनाना
• आय और व्यय का लेजर बनाना
• एक पार्टी लेजर को एक साथ रखना
• बैंक खाता बनाना
• टैक्स लेजर को एक साथ रखना
• करंट लायबिलिटी लेजर बनाना

निष्कर्ष

यह लेख टैली में बैंक एंट्री के लिए विभिन्न प्रक्रियाओं का उल्लेख करता है। इसे संक्षेप में बताने के लिए बैंक खातों के तहत एक लेजर बनाएँ और इसे सेव करें। इसके बाद अकाउंटिंग वाउचर मेन्यू में जाएं और फिर उस वाउचर का टाइप चुनें जिसे आप बैंक अकाउंट से पास करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए F-5 दबाएं यदि आप पेमेंट वाउचर पास करना चाहते हैं। फिर आप बैंक खाता लेजर चुन सकते हैं जिससे किसी पार्टी को राशि का भुगतान किया जा सके। पार्टी से कटौती और बैंक के लेजर से क्रेडिट करें और वाउचर रखें।