written by | October 28, 2022

शून्य-आधारित बजट क्या है? अवलोकन, प्रक्रिया और लाभ

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आपकी कंपनी के वित्त के प्रबंधन के लिए बजट और लागत में कटौती दो कम-रोमांचक लेकिन बहुत आवश्यक कार्य हैं। पारंपरिक बजट प्रक्रिया स्थिर, पूर्वानुमेय और स्थापित करने और उपयोग करने में सरल है। लेकिन आज के गतिशील वैश्विक बाजार में, वे आपकी फर्म को वह ऊर्जा और चपलता प्रदान करने के लिए पर्याप्त चुस्त नहीं हो सकते हैं जिसकी उसे सफल होने की आवश्यकता है। शून्य-आधारित बजट, या ZBB, एक और विकल्प है जिसे कई व्यवसायों ने अपनाया है।

यह नई रणनीति स्लेट को साफ करने और बजट के साथ शुरुआत करने के लिए कुछ दिलचस्प अवसर प्रदान करती है, लेकिन यह हर किसी के लिए नहीं है। यह आकलन करने के लिए कि क्या शून्य-आधार बजट तकनीक आपकी कंपनी के लिए उपयुक्त है, आपको पहले इसके लाभों और सीमाओं को समझना होगा।

क्या आप जानते हैं?

1986 में, भारत सरकार ने व्यय बजट निर्धारित करने के लिए ZBB को एक प्रणाली के रूप में लागू किया। सरकार ने सभी मंत्रालयों के लिए अपनी गतिविधियों और कार्यक्रमों की समीक्षा करना और ZBB की अवधारणा के आधार पर अपने व्यय अनुमान तैयार करना अनिवार्य कर दिया है। 

ज़ीरो आधारित बजटिंग क्या है?

पारंपरिक बजट रणनीतियाँ चालू वर्ष के लिए एक बजट या भविष्यवाणी विकसित करके शुरू होती हैं (लगभग हमेशा पिछले साल के बजट पर आधारित होती हैं) और फिर मुद्रास्फीति, सटीक खर्च डेटा और संशोधित अनुमानों के आधार पर इसे संशोधित करती हैं। हालांकि, शून्य-आधारित बजट पद्धति हर महीने खरोंच से शुरू होती है और प्रत्येक बजट मद के लिए स्पष्टीकरण की मांग करती है। शून्य-आधारित बजट प्रक्रिया के दौरान, पिछले महीने के बजट से कोई भी लाइन आइटम स्वचालित रूप से वर्तमान बजट में स्थानांतरित नहीं होता है।

 यह नियोजन रणनीति पिछले महीने, तिमाही या वर्ष के पिछले बजट डेटा पर निर्भर होने के बजाय अग्रगामी है। जबकि पारंपरिक बजटिंग का संबंध खर्च के आधार पर प्रतिबंधों से है, शून्य-आधारित बजट का संबंध इस बात से है कि प्रत्येक खर्च क्यों किया जाता है।

ZBB मानक बजट की तुलना में कहीं अधिक समय लेने वाली और परिष्कृत है। लेकिन यह बजट की कमी को कम करके एक जबरदस्त लागत-कटौती क्षमता प्रदान करता है, और यह समझदार निर्णय लेने और कुशल पूंजी आवंटन पर जोर देते हुए अनावश्यक खर्च को भी रोकता है। यह अविश्वसनीय रूप से अनुकूलनीय भी है और इसका उपयोग व्यय की एक विस्तृत श्रृंखला के लिए किया जा सकता है, जिसमें परिचालन व्यय, प्रशासनिक लागत, बेचे गए माल की लागत (COGS), आदि शामिल हैं।

 शून्य-आधारित बजट (ZBB) कैसे काम करता है?

व्यापार में, ZBB बजट तैयार करने में शीर्ष-स्तरीय रणनीतिक उद्देश्यों के एकीकरण को सक्षम बनाता है। यह उन्हें फर्म के विशेष कार्यात्मक क्षेत्रों से जोड़कर किया जाता है, जहां खर्चों को पहले एकत्रित किया जा सकता है और प्राथमिक परिणामों और वर्तमान अपेक्षाओं के खिलाफ मूल्यांकन किया जा सकता है।

इसके विस्तार-उन्मुख चरित्र के लिए, शून्य-आधारित बजट एक बहु-वर्षीय दृष्टिकोण हो सकता है, जिसमें अधिकारी या पर्यवेक्षक एक समय में कुछ कार्यात्मक विभागों की समीक्षा कर सकते हैं। शून्य-आधारित बजट पिछले अवधि के बजट में व्यापक परिवर्धन या कटौती को रोककर व्यय को काफी हद तक बचा सकता है। हालांकि, यह एक समय लेने वाली प्रक्रिया है जो मानक, लागत-आधारित बजट से कहीं अधिक समय लेती है।

शून्य आधारित बनाम पारंपरिक बजटिंग

शून्य-आधारित और पारंपरिक बजट के बीच के अंतरों को निम्नलिखित अनुभागों में हाइलाइट किया गया है।

डेटा का औचित्य

शून्य-आधारित बजट का उपयोग करते समय, आधार रेखा को शून्य पर सेट किया जाता है जैसे कि कोई पिछला या ऐतिहासिक आँकड़े नहीं हैं। नकदी प्रवाह में सभी व्यय यहाँ मान्य हैं। परिणामस्वरूप, एक नया व्यय या राजस्व और एक मौजूदा व्यय या राजस्व को स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है। पारंपरिक बजट स्थापित करते समय केवल पिछले वर्ष के बजट से ऊपर और उससे अधिक के खर्चों की पुष्टि की जानी चाहिए। केवल मामूली समायोजन, सब कुछ महत्वपूर्ण नहीं, स्पष्टीकरण की आवश्यकता है।

बजट के लिए आधार

शून्य-आधारित बजट इस धारणा के साथ तैयार किया जाता है कि आधार रेखा शून्य है। हर वित्तीय चक्र, एक नया बजट खरोंच से बनाया जाता है। दूसरी ओर, पारंपरिक बजट वर्तमान वर्ष के बजट को बनाने के आधार के रूप में पिछले वर्ष के बजट का उपयोग करता है। नतीजतन, प्राथमिक जोर व्यय के पूर्व स्तर पर है।

चूंकि शून्य-आधारित बजट में नीचे से ऊपर तक एक नए बजट की स्थापना शामिल है, मौजूदा संरचना को हटाना या वर्तमान बजट में एक नई श्रेणी जोड़ना आसान है। दूसरे शब्दों में, शून्य-आधारित बजट अधिक अनुकूलनीय होता है। पारंपरिक बजट में बजट तत्वों को बदलना मुश्किल है। इसके अलावा, बजट घटक साल-दर-साल भिन्न होते हैं, और बजट घटक बाजार की परिस्थितियों और कंपनी के लक्ष्यों के आधार पर भिन्न होते हैं। चूंकि पारंपरिक बजट पिछले वर्ष के बजट पर आधारित होता है, इसलिए निगम को पिछले वर्ष के बजट के समान बजट तत्वों को नियोजित करने की आवश्यकता नहीं होती है।

नतीजतन, मौजूदा सुविधा को बदलना या समाप्त करना या मौजूदा बजट में एक नई श्रेणी जोड़ना बेहद कठिन है। दूसरे शब्दों में, पारंपरिक बजट काफी कठोर है।

समय की आवश्यकता

शून्य-आधारित बजट के साथ सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों में से एक यह है कि यह एक समय लेने वाली प्रक्रिया है क्योंकि बजट शुरुआत से ही बनाया जाता है। बजट में पेश किए गए किसी भी उद्यम को कई तुलनाओं और मंजूरी के माध्यम से जाना चाहिए, जिसके परिणामस्वरूप प्रत्येक परियोजना पर अनावश्यक समय खर्च होता है। इसके विपरीत पारंपरिक बजट में कम समय लगता है। चूंकि वर्तमान अवधि की मांगों को पूरा करने के लिए पिछले वर्ष के बजट में संशोधन किए गए हैं, बजट प्रक्रिया शुरू होने से पहले ही आधा काम पहले ही किया जा चुका है, और केवल मामूली संशोधन आवश्यक हैं।

संसाधन का आवंटन

कंपनी को लाभ पहुंचाने वाले कार्यक्रमों के लिए सबसे बड़ी संख्या में संसाधनों को समर्पित करके शून्य-आधारित बजट का उपयोग करके बजट तैयार किया जाता है। उन कार्यों को प्राथमिकता दी जाती है जो आय उत्पन्न करते हैं और व्यवसाय की स्थिरता के लिए महत्वपूर्ण हैं। शून्य-आधारित बजट के परिणामस्वरूप, प्रशासन महत्वपूर्ण विकल्प बनाने पर ध्यान केंद्रित कर सकता है। पारंपरिक नियोजन कंपनी के महत्वपूर्ण कार्यों पर जोर दिए बिना किया जाता है, और पिछले वर्ष के बजट को केवल मुद्रास्फीति के हिसाब से अपडेट किया जाता है।

तैयारी और प्रशिक्षण में आसानी

शून्य-आधारित बजट मौजूदा संसाधनों के वितरण के लिए एक स्पष्टीकरण की आवश्यकता है जिसे केवल व्यापक अध्ययन और जटिल गणनाओं द्वारा निर्धारित किया जा सकता है। प्रबंधन के पास शून्य-आधारित बजट बनाने के लिए विशेष कौशल और विशेषज्ञता होनी चाहिए और इसे केवल एक कुशल और अच्छी तरह से प्रशिक्षित विशेषज्ञ द्वारा ही तैयार किया जा सकता है। नतीजतन, शून्य-आधारित बजट बनाना एक कठिन उपक्रम है। दूसरी ओर, पारंपरिक बजट बनाना आसान होता है क्योंकि उन्हें परिष्कृत गणनाओं की आवश्यकता नहीं होती है।

शून्य-आधारित बजट लाभ

यह लागत-लाभ विश्लेषण पर निर्मित है:

जब प्रत्येक बजट आइटम को मान्य किया जाता है, तो कुछ फर्मों को निवेश पर उचित रिटर्न (ROI) नहीं देने वालों को खोजना और निकालना आसान हो जाता है।

ध्यान रखें कि इस मूल्यांकन में अधिक मूल्य-केंद्रित प्रदर्शन उपाय शामिल हो सकते हैं जैसे स्वामित्व की कुल लागत (TCO), सामाजिक स्थिति और बजट द्वारा कवर की गई वित्तीय तिमाही के लिए अद्वितीय संभावनाएँ। लेकिन आपको इन विशेषताओं में मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्रदान करने के लिए व्यापक बजट के संदर्भ में संदर्भ देना चाहिए।

दूसरे शब्दों में, जबकि शून्य-आधारित बजट मासिक रूप से किया जाता है, यह अन्य वित्तीय अनुमानों की उचित जांच के लिए डेटा दे सकता है। यदि आपकी फर्म इस तरह के अध्ययनों को अपनी प्रक्रियाओं में शामिल करती है, तो यह लंबी अवधि के लिए डेटा भी प्रदान करती है, जैसे कि वित्तीय चक्र।

यह संसाधन आवंटन दक्षता को प्राथमिकता देता है

एक बार एक ZBB सिस्टम स्थापित हो जाने के बाद, आप अपने वित्त का अधिक कुशलता से उपयोग कर सकते हैं। वे सभी व्यय जो एक स्वस्थ ROI (लाभ, लागत बचत, मूल्य वर्धित और इसी तरह) वापस देते हैं, उन्हें आवश्यक धन प्राप्त होता है। इसकी तुलना में, कम महत्वपूर्ण व्यावसायिक खर्चों को प्राथमिकताओं की सूची में स्थानांतरित कर दिया जाता है या केवल अगले बजट में शामिल किए जाने के बजाय पूरी तरह से हटा दिया जाता है।

यह व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन में अनुकूलन को बढ़ावा देता है

खर्च को सुव्यवस्थित करना और उन उत्पादों पर जोर देना जो आपके संगठन को बढ़े हुए मूल्य, लागत बचत, दक्षता आदि के माध्यम से लाभान्वित करते हैं, वसा में कटौती करते हैं और दीर्घकालिक प्रगति को बढ़ावा देते हैं। संचालन को सुव्यवस्थित करना और खर्च को सीमित करना भी रणनीतिक निर्णय लेने, वित्तीय योजना और वित्तीय प्रबंधन में सहायता करता है और परियोजना, प्रभाग, विभाग और कॉर्पोरेट स्तरों पर उद्देश्यों की समीक्षा करने के अवसरों की पहचान करता है।

यह सामरिक विकास और पारदर्शिता को मजबूत करता है

ZBB परियोजना प्रबंधकों और संस्थागत नेतृत्व को उनके बजट के लिए स्पष्ट, प्रेरक व्याख्या देने के लिए समान रूप से प्रेरित करता है। ये उन्हें यह समझाने के लिए भी प्रेरित करता है कि कैसे खर्च उनके उद्देश्य और आर्थिक विस्तार, लाभप्रदता और समग्र रूप से व्यवसाय की आकर्षक प्रभावशीलता की सुविधा प्रदान करते हैं। यह उन्हें वैध व्यय पर ध्यान केंद्रित करने और संगठन के लक्ष्यों के साथ खर्चों को शामिल करने के लिए प्रेरित करता है।

इसके अलावा, ZBB अपव्यय को कम करते हुए नवाचार को प्रोत्साहित करता है। यह स्कोप लक्ष्य को बढ़ावा देता है जो बेसलाइन बजट से पहले हो सकता है, जिसमें प्रत्येक पैसा कटौती के खिलाफ अगले वर्ष के बजट को सुरक्षित रखने और वृद्धि को बढ़ावा देने के लिए निवेश किया जाता है।

शून्य आधारित बजट के नुकसान

यह जटिल और महंगा हो सकता है

मानक बजट प्रणाली के विपरीत, शून्य-आधारित बजट अत्यधिक महंगा और समय लेने वाला और लागू करने में कठिन हो सकता है। आवश्यक अतिरिक्त प्रशिक्षण (किसी भी अद्यतन सॉफ़्टवेयर, प्रक्रियाओं, आदि के उपयोग सहित) और वास्तविकता कि प्रत्येक बजट शुरुआत से तैयार किया जाता है, एक चाल की योजना बनाते समय पर्याप्त मूल्य जोड़ सकता है। सीमित संसाधनों वाले व्यवसायों के लिए बोझ असंभव हो सकता है।

समय की सीमाएँ भी एक चिंता का विषय हो सकती हैं, वित्त समूह अतिरिक्त रूप से काम कर रहे हैं (दोनों रूपक और व्यावहारिक रूप से) सभी बजटों की गारंटी देने के लिए व्यापार प्रभागों में सहयोग करने के लिए बजट प्रक्रिया के दौरान सभी बजट अद्यतित, सटीक और व्यापक बने रहें।

यह स्पर्शनीयता से जुड़ा हुआ है

व्यय को प्राथमिकता देना और, निहितार्थ से, इसे आर्थिक खाद्य श्रृंखला के ऊपर के शेयरधारकों के लिए वैध बनाना उन डिवीजनों के लिए बहुत मुश्किल हो सकता है जिनके मॉड्यूल बिल्कुल कटे-फटे नहीं हैं। दूसरी ओर, अधिग्रहण वाले स्टॉकहोल्डर्स के लिए (जहां प्रोक्योर-टू-पे (P2P) प्रक्रिया कार्यभार को समायोजित करने और नकद भंडार और मूल्यांकन के लिए खर्च करने के लिए कई गुना अवसर प्रदान करती है)

यह विघटनकारी है

कुछ लोगों के लिए ZBB पर स्विच करना मनोवैज्ञानिक और संज्ञानात्मक रूप से चुनौतीपूर्ण हो सकता है। कार्यकारी अधिकारियों को अपने बजट में नियमित रूप से प्रत्येक तत्व को प्राथमिकता देने और युक्तिसंगत बनाने के लिए संघर्ष करना पड़ सकता है, जिसके परिणामस्वरूप प्रतिरोध होता है जिसे आपको इष्टतम तीव्रता से कार्य करने से पहले नियंत्रित करने की आवश्यकता होती है।

उप-ठेकेदारों को बदलने के लिए रणनीतिक विकल्पों से प्रेरित संभावित संशोधनों के कारण बजटीय प्रक्रिया में एक महत्वपूर्ण बदलाव भी संचालन को खतरे में डाल सकता है या बाधित कर सकता है। यह एक अतिरिक्त जोखिम प्रोफ़ाइल भी उत्पन्न कर सकता है यदि आपके पास मात्रात्मक बचत, मूल्यांकन या उत्पादकता लाभ की भविष्यवाणी करने के लिए पर्याप्त आंकड़े नहीं हैं।

निष्कर्ष:

शून्य-आधारित बजट का लक्ष्य एक व्यवसाय द्वारा किए जाने वाले वास्तविक व्यय का वर्णन करना है। हालांकि बजट के इस रूप में अधिक समय लगता है, यह वित्तपोषण का एक अधिक उपयुक्त तरीका है। इसमें बजट योजना की व्यापक समीक्षा शामिल है, और यदि प्रबंधक अपने लक्ष्यों को पूरा करने के लिए महत्वहीन परिवर्तन करते हैं, तो उनके प्रकट होने की संभावना है।

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

प्रश्न: शून्य-आधारित बजट को किन लागतों के लिए लागू किया जा सकता है?

उत्तर:

शून्य-आधारित बजट विशेष रूप से अनुसंधान और विकास, विपणन और प्रशिक्षण जैसे विवेकाधीन खर्च के लिए उपयुक्त है।

प्रश्न: ज़ीरो आधारित बजटिंग कैसे काम करती है?

उत्तर:

शून्य-आधारित बजट दृष्टिकोण में कहा गया है कि हर साल, किसी भी परियोजना या कार्यक्रम के लिए अपेक्षित खर्च शून्य से शुरू होना चाहिए। यह दर्शाता है कि हर साल, सभी बजट मांगों पर लागत-लाभ विश्लेषण के साथ पुनर्विचार किया जाना चाहिए। पिछली गलतियों को कम करने के लिए, शून्य-आधारित बजट कभी भी पिछले वर्ष की राशि का उपयोग नहीं करता है।

प्रश्न: ज़ीरो-आधारित बजटिंग के क्या नुकसान हैं?

उत्तर:

ज़ीरो आधारित बजटिंग में कई कमियां हैं। शुरुआत के लिए, यह समय के प्रति संवेदनशील और संसाधन-गहन दोनों है। दूसरी ओर, एक अनुकूलित बजट वर्कशीट का उपयोग करना, शायद अधिक प्रभावी हो। दूसरे, यह सबसे अधिक आय उत्पन्न करने वाले उद्यमों को अधिक से अधिक संसाधनों को निर्देशित करके संगठन में अल्पकालिक सोच को प्रोत्साहित कर सकता है।

प्रश्न: ज़ीरो-आधारित बजटिंग के क्या फायदे हैं?

उत्तर:

शून्य-आधारित बजटिंग के कई लाभ हैं, जिनमें अधिक सुव्यवस्थित संचालन, सस्ती लागत, बजट बहुमुखी प्रतिभा और रणनीतिक निष्पादन शामिल हैं। जब प्रबंधक विचार करते हैं कि प्रत्येक पैसा कैसे निवेश किया जाता है, तो शीर्ष राजस्व उत्पन्न करने वाली प्रक्रियाएँ अधिक दिखाई देती हैं।

प्रश्न: ज़ीरो-आधारित बजटिंग क्या है?

उत्तर:

शून्य से शुरू होकर, शून्य-आधारित बजट वित्तीय तिमाही के लिए प्रत्येक विशेष खर्च को सही ठहराता है। पारंपरिक नियोजन में मिलने वाली बजट तैयारी वृद्धि के बजाय, शून्य-आधारित बजट शुरुआत से शुरू होता है, संगठन की प्रत्येक विस्तृत मांग की जांच करता है। अनिवार्य रूप से, यह एक निश्चित परियोजना की सफलता का विश्लेषण करने के लिए एक टॉप-डाउन, समग्र दृष्टिकोण को सक्षम बनाता है।

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