लेखांकन की दोहरी प्रविष्टि प्रणाली (डबल एंट्री सिस्टम) क्या है

लेखांकन किसी भी व्यवसाय में एक महत्वपूर्ण कार्य है। लेखांकन एक व्यवसाय में आय और व्यय को ट्रैक करने में मदद करता है। यह वैधानिक मानदंडों के अनुपालन को सुनिश्चित करने में मदद करता है। यह वित्तीय विश्लेषण की नींव भी रखता है, जिस पर प्रबंधन और निवेशक जैसे हितधारक महत्वपूर्ण व्यावसायिक निर्णय ले सकते हैं।

मुख्य रूप से 2 प्रलेखित लेखा प्रणाली हैं, जो हैं

• सिंगल-एंट्री सिस्टम
• डबल-एंट्री सिस्टम

सिंगल-एंट्री सिस्टम पर कई फायदे होने के कारण डबल-एंट्री सिस्टम अकाउंटिंग दुनिया में सबसे व्यापक रूप से अपनाया जाने वाला सिस्टम है। हम नीचे दिए गए अनुभागों में डबल-एंट्री सिस्टम के सभी प्रासंगिक विवरणों को शामिल करेंगे।

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि वित्तीय लेन-देन के विश्लेषण और व्याख्या को कवर करने वाला लेखांकन एक बहुत बड़ा विषय है। इस संदर्भ में लेखांकन के सुनहरे नियमों (गोल्डन रूलस ऑफ अकाउंटिंग) को समझना भी उतना ही महत्वपूर्ण है। डबल-एंट्री सिस्टम सिर्फ एक प्रकार की बहीखाता पद्धति है जिसमें स्पष्ट रूप से वित्तीय विश्लेषण और अनुमान शामिल नहीं होते हैं।

लेखांकन की दोहरी प्रविष्टि प्रणाली क्या है?

बहीखाता पद्धति की डबल-एंट्री सिस्टम निस्संदेह लेखांकन की दुनिया में मौलिक और सबसे प्रचलित बहीखाता पद्धति है। डबल-एंट्री सिस्टम बहीखाता पद्धति की एक प्रणाली है जहां प्रत्येक वित्तीय लेन-देन को संबंधित खातों पर समान और विपरीत प्रभावों के साथ कम से कम 2 अलग-अलग खातों में दर्ज किया जाता है। एक डबल-एंट्री सिस्टम में, समीकरण को संतुष्ट करने के लिए सिस्टम में प्रविष्टियां की जाती हैं:

संपत्ति = देयताएं इक्विटी

इस प्रणाली में सामान्य खाता बही या टी-खाते में, डेबिट द्वारा प्रत्येक क्रेडिट की भरपाई की जाती है। दूसरे शब्दों में, प्रत्येक लेन-देन में अलग-अलग खातों में समान क्रेडिट प्रविष्टि और डेबिट प्रविष्टि होती है।

नोट: टी-अकाउंट एक अनौपचारिक शब्द है, जिसका उपयोग डबल-एंट्री बहीखाता पद्धति के लिए उपयोग किए जाने वाले वित्तीय रिकॉर्ड के एक सेट के लिए किया जाता है। खाते के इस रूप में, पृष्ठ पर एक बड़ा T खींचा जाता है जिसके बाद खाते को T की क्षैतिज रेखा के ऊपर दर्ज किया जाता है। डेबिट T के बाईं ओर दर्ज किए जाते हैं जबकि क्रेडिट दाईं ओर दर्ज किए जाते हैं।

एक त्वरित उदाहरण नकद का उपयोग करके कार्यालय फर्नीचर की ख़रीद होगी, तो आप कार्यालय खाते को क्रेडिट करते हैं और नकद खाते को डेबिट करते हैं। हम आगे के खंडों में अधिक विस्तृत उदाहरण लेंगे, लेकिन हमने अभी तक क्रेडिट और डेबिट को परिभाषित नहीं किया है। आइए प्रत्येक की संक्षिप्त व्याख्याओं को कलमबद्ध करें।

डेबिट प्रविष्टियां किए गए भुगतान या बकाया राशि के लिए दर्ज की गई प्रविष्टियां हैं। सामान्य तौर पर, डेबिट दर्शाता है

• देनदारी में कमी
• आय में कमी
• इक्विटी में कमी
• संपत्ति में वृद्धि
• खर्च में वृद्धि

क्रेडिट प्रविष्टियाँ जो डेबिट प्रविष्टियों के ठीक विपरीत हैं, प्राप्त भुगतानों के लिए दर्ज की गई प्रविष्टियाँ हैं। सामान्य तौर पर, क्रेडिट दर्शाता है

• खर्च में कमी
• संपत्ति में कमी
• आय में वृद्धि
• इक्विटी में वृद्धि
• देनदारी में वृद्धि

डबल-एंट्री सिस्टम में प्रत्येक लेन-देन को क्रेडिट के साथ-साथ डेबिट के रूप में दर्ज किया जाता है। क्रेडिट एंट्री का उपयोग उन लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है जो खाते में राजस्व लाते हैं। दूसरी ओर, खाते से प्रत्येक भुगतान लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए डेबिट प्रविष्टि का उपयोग किया जाता है। विचार यह है कि इन दोनों प्रविष्टियों को खातों से संतुलित किया जाए।

सिंगल एंट्री और डबल एंट्री सिस्टम के बीच अंतर

यदि डबल-एंट्री सिस्टम है, तो सिंगल-एंट्री सिस्टम का क्या हुआ? यह बहीखाता पद्धति इस खंड में उल्लेख के योग्य है, इससे पहले कि हम यह समझें कि डबल एंट्री सिस्टम तालिका में क्या लाया है।

सिंगल एंट्री सिस्टम सिंगल लेज़र में वित्तीय लेन-देन को रिकॉर्ड करता है। लेन-देन केवल एक खाते को प्रभावित करने के लिए दिखाए जाते हैं। ऐसी व्यवस्था में केवल एक खाते का मूल्य बढ़ेगा या घटेगा। सबसे महत्वपूर्ण नुकसान जो इस प्रणाली से ग्रस्त है वह उचित वित्तीय रिपोर्ट या विवरण तैयार करने में असमर्थता है।

आइए प्रविष्टियों की संख्या के अलावा कुछ महत्वपूर्ण अंतरों को देखें।

• एकल-प्रविष्टि (सिंगल एंट्री) बहीखाता पद्धति धन की वर्तमान स्थिति नहीं दिखाती हैI
• एकल-प्रविष्टि बहीखाता पद्धति के साथ, वित्तीय विवरण, नकदी प्रवाह विवरण और बैलेंस शीट बनाना आसान नहीं था।

डबल एंट्री सिस्टम के लाभ

ऐसे कई लाभ हैं जो लेखांकन की दोहरी-प्रविष्टि प्रणाली तालिका में लाते हैं। उनमें से ज्यादातर नीचे सूचीबद्ध हैं।

• डबल-एंट्री सिस्टम लेखांकन में सटीकता सुनिश्चित करते हुए, परीक्षण संतुलन की अनुमति देता है।

ट्रायल बैलेंस आमतौर पर समय-समय पर या वित्तीय वर्ष के अंत में तैयार किया जाता है, यह सुनिश्चित करके अंकगणितीय सटीकता सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक डेबिट के लिए एक समान और संबंधित क्रेडिट है।

• डबल-एंट्री सिस्टम विवरण दर्ज करने की अनुमति देता है, ताकि समग्र लाभ और हानि परिदृश्य स्पष्ट हो।

ट्रेडिंग एंड प्रॉफिट एंड लॉस ए / सी किसी भी वित्तीय वर्ष के लिए समग्र लाभ या हानि की स्पष्ट तस्वीर देता है।

• महत्वपूर्ण वित्तीय निर्णय लेने के लिए वित्तीय तथ्य बहुत स्पष्ट हैं।

विस्तार के लिए या निवेश के दौर के लिए, अप-टू-डेट लेन-देन संबंधी तथ्यों के साथ एक साफ किताब रखना आवश्यक है। बहीखाता पद्धति की डबल-एंट्री सिस्टम प्रणाली को पारदर्शी और स्वच्छ रखती है, जिससे निवेशकों का विश्वास ऊंचा रहता है।

• डबल-एंट्री सिस्टम बकाया राशि की आसान पहचान की अनुमति देता है।

डबल-एंट्री सिस्टम व्यवसाय के लिए उधारदाताओं, आपूर्तिकर्ताओं और सेवा प्रदाताओं पर बकाया राशि की पहचान करना आसान बनाता है।

• डबल-एंट्री सिस्टम आसान कर देयता पहचान की सुविधा प्रदान करती है।

व्यवसायों और कर अधिकारियों के लिए व्यापक आय की गणना करना और उचित और सटीक कर लगाना आसान हो जाता है।

• डबल-एंट्री सिस्टम से धोखाधड़ी का पता आसानी से लगाया जा सकता है।

डबल-एंट्री सिस्टम  से लेखा प्रणाली की पारदर्शिता में सुधार के साथ, धोखाधड़ी भी जल्दी पकड़ी जाती है।

• यह वित्तीय प्रदर्शन के साल-दर-साल विश्लेषण को आसान बनाता है।

डबल-एंट्री सिस्टम के साथ ट्रायल बैलेंस और प्रॉफिट एंड लॉस स्टेटमेंट आसान होने के साथ, साल-दर-साल वित्तीय प्रदर्शन विश्लेषण जैसे गहन विश्लेषण आसानी से उपलब्ध हैं।

डबल एंट्री सिस्टम कैसे लागू करें

डबल-एंट्री बहीखाता पद्धति का उपयोग करते समय इस सरल नियम को ध्यान में रखें।

डेबिट और क्रेडिट एक दूसरे को पूरी तरह से ऑफसेट करना चाहिए।

डबल-एंट्री सिस्टम का उपयोग करते हुए सामान्य खाता बही में लेन-देन रिकॉर्ड करते समय,

• डेबिट प्रविष्टियां बाईं ओर दर्ज की जाती हैं
• क्रेडिट प्रविष्टियां दाईं ओर दर्ज की जाती हैं
• डेबिट देनदारियां कॉलम के अंतर्गत आते हैं।
• क्रेडिट संपत्ति कॉलम के अंतर्गत आते हैं।
• आस्तियों और देनदारियों का अंत में मिलान होना चाहिए।

डबल एंट्री सिस्टम का उदाहरण

आइए कार्यालय फर्नीचर की खरीद का एक सरल उदाहरण लेते हैं, जिसका हमने पहले उल्लेख किया था।

कार्यालय फर्नीचर की खरीद को डबल-एंट्री सिस्टम में निम्नानुसार दर्ज किया जाएगा।

जैसा कि आप देख सकते हैं, एक एकल लेन-देन ने संबंधित डेबिट और क्रेडिट प्रविष्टियों के साथ 2 अलग-अलग खातों को प्रभावित किया है।

आइए अधिक स्पष्टता के लिए एक और उदाहरण लें।

इस बार वेतन का उदाहरण लेते हैं

यहाँ, आप अपने वेतन व्यय को डेबिट प्रविष्टि के साथ बढ़ाते हैं और इसे नकद खाते के विरुद्ध संबंधित क्रेडिट प्रविष्टि के साथ ऑफसेट करते हैं।

इसे कुछ कथनों का उपयोग करके सामान्यीकृत और सारांशित किया जा सकता है

डेबिट हमेशा संपत्ति या खर्च बढ़ाते हैं और देनदारियों या आय में कमी करते हैं।

क्रेडिट हमेशा संपत्ति या खर्च कम करते हैं और देनदारियों या आय में वृद्धि करते हैं।

एक विचित्रता

खैर, यह वास्तव में एक विचित्रता नहीं है, लेकिन यह निश्चित रूप से हमारे दैनिक जीवन में वित्तीय लेन-देन की हमारी सामान्य समझ के खिलाफ है।

आम तौर पर, हम एक वित्तीय डेबिट को निकासी के साथ और एक जमा को जमा के साथ जोड़ते हैं। डबल एंट्री सिस्टम में ऐसा नहीं है।

इस प्रणाली में, डेबिट दो-स्तंभ प्रणाली में बाएं कॉलम में की गई प्रविष्टि को इंगित करता है, और क्रेडिट दाईं ओर एक प्रविष्टि को इंगित करता है।

संपत्ति और व्यय के मामले में, डेबिट खाते की शेष राशि में वृद्धि का संकेत देता है। राजस्व, इक्विटी और देनदारियों के लिए, एक क्रेडिट खाता शेष में वृद्धि का संकेत देता है।

इसने विभिन्न प्रकार के खातों की समझ को आवश्यक बना दिया है, जो डबल-एंट्री सिस्टम से संबंधित हैं।

डबल-एंट्री सिस्टम  में खातों के प्रकार

विभिन्न प्रकार के खाते हैं जिन पर डबल-एंट्री सिस्टम  आधारित है। आइए संक्षेप में उनके बारे में जानें।

• संपत्ति खाता

एसेट अकाउंट व्यवसाय की पूंजी सहित, व्यवसाय के स्वामित्व वाली संपत्तियों के मूल्यों को सूचीबद्ध करता है। यह एक सामान्य खाता बही खाता है जिसका उपयोग कंपनी के संसाधनों से जुड़े लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है।

एसेट अकाउंट बैलेंस आम तौर पर डेबिट एंट्री के साथ बढ़ता है और क्रेडिट एंट्री के साथ घटता है। नकदी, सूची, अचल संपत्ति, उपकरण, वाहन और निवेश पूंजी जैसे संसाधन संपत्ति खातों के उदाहरण हैं।

• देनदारी खाता

देनदारी खाते उन देनदारियों के मूल्यों को सूचीबद्ध करते हैं, जो व्यवसाय बाहरी संस्थाओं के लिए बकाया हैं। आम तौर पर, एक देयता खाते में एक डेबिट का मतलब व्यवसाय की देयता में कमी और एक देयता खाते में क्रेडिट से व्यवसाय की वर्तमान देयता में वृद्धि होगी। देयता खातों के उदाहरणों में देय खाते, वेतन और मजदूरी, आयकर, अन्य शामिल हैं।

• इक्विटी खाता

इक्विटी खाते किसी व्यवसाय के मूल्य के संदर्भ में उसके स्वामित्व का प्रतिनिधित्व करते हैं। सामान्य स्टॉक, पसंदीदा स्टॉक और शेयर इक्विटी खातों के उदाहरण हैं।

● आय/लाभ खाता

आय या लाभ खाते व्यवसाय की कमाई को रिकॉर्ड करते हैं। आय खातों को आगे लाभ और राजस्व खातों में वर्गीकृत किया गया है। यह खाता व्यवसाय में नकदी के प्रवाह का प्रतिनिधित्व करता है। आय खाते का एक अच्छा उदाहरण बिक्री है। अन्य उदाहरणों में ब्याज और सेवाओं के राजस्व से आय शामिल है।

• व्यय खाता

व्यय खाते व्यवसाय चलाने पर दिन-प्रतिदिन के खर्च को दर्शाते हैं। यह खाता व्यवसाय से नकदी के बहिर्वाह का प्रतिनिधित्व करता है। व्यय खातों के उदाहरणों में वेतन, उपयोगिता भुगतान, किराया, बीमा शामिल हैं।

डबल एंट्री सिस्टम के लिए लोकप्रिय एकाउंटिंग सॉफ्टवेयर

आज उपलब्ध अधिकांश सॉफ्टवेयर मुख्य रूप से डबल-एंट्री सिस्टम पर आधारित हैं, वे सिंगल एंट्री सिस्टम की अनुमति देते हैं। Cashbook एक ऐसा एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर है, जो व्यावसायिक आय और व्यय का ट्रैक रखने के लिए बनाया गया है। इसे इस्तेमाल करना भी बहुत आसान है।

इससे पहले कि आप अपने व्यवसाय में डबल-एंट्री सिस्टम  का उपयोग करना शुरू करें, आपको लेखांकन सॉफ्टवेयर के भीतर अपने सभी खातों का चार्ट तैयार करना होगा।

डबल एंट्री अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर के साथ काम करते समय, सामान्य दिशानिर्देश है

• अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर के भीतर अपने व्यवसाय के सभी खातों का चार्ट बनाएं
• सभी लेन-देन को उनके डेबिट और क्रेडिट या इसके विपरीत रिकॉर्ड करें
• यह सुनिश्चित करने के लिए जाँच करें कि वित्तीय विवरण लेखांकन समीकरण को संतुष्ट करते हैं।

सॉफ़्टवेयर का चुनाव वास्तव में इस बात पर निर्भर करता है कि इसका उपयोग करना कितना सहज है और यह कितनी सुविधाएँ प्रदान करता है। स्वामित्व की कुल लागत भी एक बड़ा कारक है। हालांकि, कई ओपन-सोर्स एप्लिकेशन आज मालिकाना सॉफ़्टवेयर के समान ही अच्छे हैं, यदि बेहतर नहीं हैं।

Khatabook एक बुनियादी बहीखाता पद्धति का एक उदाहरण है। हालाँकि, यदि आप एक व्यापक पैकेज की तलाश कर रहे हैं जो उद्यम स्तर तक बढ़े, तो आपके पास कुछ विकल्प हैं:

• टैली
• ओरेकल नेटसुइट
• सैप बिजनेस वन
• सेज इंटैक्ट

निष्कर्ष

दोहरी प्रविष्टि बहीखाता पद्धति आज के लेखांकन प्रथाओं के लिए मौलिक है, जिससे पारदर्शिता और गहन वित्तीय विश्लेषण सक्षम होता है। हालांकि आज बाजार में कई बहीखाता पैकेज आसानी से खातों को प्रबंधित करने में मदद करेंगे, डबल-एंट्री सिस्टम पर आधारित लेखांकन की एक अच्छी समझ यह सुनिश्चित करेगी कि आप व्यापार की बारीक बारीकियों को समझें। डेबिट एंट्री अकाउंटिंग सिस्टम की एक ठोस समझ आपको अपने व्यवसाय के लिए सही अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर चुनने में भी मदद करेगी।