प्रॉफ़िट और लॉस अकाउंट, जिसे प्रॉफ़िट और लॉस स्टेटमेंट के रूप में भी जाना जाता है, किसी भी व्यवसाय के लिए किसी भी इकाई के फाइनेंशियल स्टेटमेंट में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। लाभ-उद्देश्य हो या न हो इसके बावजूद एक गैर-लाभकारी संगठन अपने परफॉरमेंस का मूल्यांकन करने के लिए एक आय और व्यय (Income and Expenditure) खाता भी तैयार करता है। यह एक निश्चित अवधि के लिए एक स्टेटटमेंट है। यह इकाई के राजस्व और उस राजस्व को अर्जित करने के लिए खर्च की गई लागत को दर्शाता है, अंततः यह बताता है कि व्यवसाय लाभ में है या हानि में।
लाभ और हानि खाते के प्रकार क्या हैं
अकाउंटिंग की भाषा में, प्रॉफ़िट और लॉस अकाउंट एक नॉमीनल अकाउंट है। प्रत्येक आकॉउन्ट को Debit’ and ‘Credit में दोहरे प्रभाव का उपयोग करके तैयार किया जाता है। इसका मतलब है कि खातों में से एक को डेबिट किया जाता है और दूसरे को golden rules of accounting को ध्यान में रखते हुए क्रेडिट किया जाता है। आइए अब आगे बढ़ने से पहले अकाउंटिंग की मूल बातें समझते हैं।
खातों के प्रतिनिधित्व (representation) के आधार पर खाते तीन प्रकार के होते हैं। प्रत्येक प्रकार के खाते में अकाउंटिंग नियमों का अपना सेट होता है जो निम्नानुसार वर्णित है:
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क्रंसं. |
खाते का प्रकार |
फंक्शन |
अकाउंटिंग का गोल्डन रूल |
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1 |
पर्सनल अकाउंट |
यह खाता लोगों के लिए है। वे देनदार, लेनदार या कोई अन्य व्यक्ति हो सकते हैं जिनके लिए पैसा देय या प्राप्य है। उदाहरण के लिए, Ram A/c |
डेबिट: पाने वाला का नाम क्रेडिट : देने वाला का नाम |
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2 |
रियल अकाउंट |
यह खाता वस्तुओं के लिए है। उदाहरण के लिए, Cash A/c, Bank A/c, Furniture A/c. |
डेबिट: जो बिजनेस में आता है क्रेडिट : जो बिजनेस से जाता है |
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3 |
नॉमिनल अकाउंट |
ये खाते राजस्व या व्यय का प्रतिनिधित्व करते हैं। उदाहरण के लिए, ales A/c, Loss on sale A/c, Bad Debt A/c. |
डेबिट: खर्च और नुकसान। क्रेडिट: आय और लाभ। |
उपरोक्त नियमों के अनुसार लाभ और हानि का स्टेटमेंट खर्चों और हानियों को डेबिट करने और आय और लाभ को क्रेडिट करने के आधार पर तैयार किया जाता है।
लेखांकन की प्रणाली
अकाउंटिंग लेखांकन की दो प्रणालियों के इर्द-गिर्द घूमता है। एक कैश सिस्टम है और दूसरा एक्रूअल सिस्टम।
- अकाउंटिंग की कैश सिस्टम:
इस प्रणाली के तहत कैश फ़्लो होने पर लेन-देन दर्ज किए जाते हैं। इसका मतलब है कि एक खर्च केवल तभी बुक किया जाता है, जब नकद भुगतान किया जाता है और एक आय केवल तभी बुक की जाती है जब नकद प्राप्त हो। कैश फ़्लो लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए मायने रखता है और उसी के अनुसार एक निश्चित अवधि के लिए लाभ और हानि की गणना की जाती है। यह फाइनेंशियल में गलत जानकारी दिखाने वाले आंकड़ों को टाल सकता है।
- अकाउंटिंग की एक्रूअल सिस्टम
अधिकांश संस्थाओं विशेष रूप से सार्वजनिक और निजी कंपनियों, टैक्स ऑडिट करने वाली संस्थाओं, GAAP और IFRS का अनुपालन करने वाली संस्थाओं को अकाउंटिंग की एक्रूअल सिस्टम का पालन करना आवश्यक है। इस प्रणाली के तहत कैश फ़्लो के समय की परवाह किए बिना जब वे घटित होते हैं उसी समय लेन-देन को दर्ज किया जाता है। उदाहरण के लिए, यदि कोई चालान जारी किया जाता है तो लेन-देन रिकॉर्ड किया जाता है भले ही बिक्री क्रेडिट के आधार पर की गई हो। यह आय और व्यय को उसी अवधि में रिकार्ड करता है और लेन-देन में विलंब होने से बचाता है। अकाउंटिंग की एक्रूअल सिस्टम वर्तमान परिदृश्यों में सबसे व्यापक रूप से उपयोग की जाती है।
लाभ और हानि खाते के घटक
P & L खाता दो घटकों पर आधारित हैं:
- ट्रेडिंग अकाउंट
- प्रॉफ़िट और लॉस अकाउंट स्टेटमेंट
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क्रं सं |
आइटम |
व्याख्या |
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A |
ट्रेडिंग अकाउंट |
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1. |
डेबिट |
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क. |
Opening Stock |
यह दी गई अवधि की शुरुआत में इकाई के पास पड़े स्टॉक की शुरुआती बैलेंस है। यह आंकड़ा पहले की अवधि के बैलेंस शीट से लिया जा सकता है, जहाँ इसे क्लोजिंग स्टॉक के रूप में दिखाया गया है। इसमें कच्चे माल, कंस्यूमेबल स्टॉक, वर्क इन प्रोग्रेस स्टॉक और तैयार माल (Finished Goods) के स्टॉक शामिल हो सकते हैं। |
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ख. |
Purchases |
इसमें बिक्री के उद्देश्यों के लिए दी गई अवधि के दौरान इकाई द्वारा की गई खरीदारी शामिल है। ये अवधि के दौरान या शीघ्र ही बिक्री के लिए इच्छित वस्तुओं की खरीद हैं लेकिन इसमे निवेश उद्देश्यों के लिए खरीदी गई संपत्ति नहीं होती हैं। |
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ग. |
Purchase Return |
परचेज रिटर्न खरीदे गए वो सामान हैं, जो किसी भी नुकसान या दोष या अस्वीकृत माल के कारण वापस कर दिए गए हैं। इन्हें ट्रेडिंग खाते में खरीद से घटाकर दिखाया जाता है। |
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घ. |
Freight or Transport Expenses |
इनवेंटरी (Inventory) के लिए खर्च की गई माल ढुलाई या परिवहन व्यय लाभ और हानि खाते में डेबिट के रूप में दिखाए जाते हैं। |
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2. |
क्रेडिट |
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क. |
Sales |
बिक्री में व्यवसाय के सामान्य कोर्स में वस्तुओं या सेवाओं की बिक्री के माध्यम से अर्जित राजस्व शामिल होता है। संपत्ति या स्क्रैप की कोई भी बिक्री जो एक नियमित व्यापारिक गतिविधि नहीं है उसे यहां पर नहीं लिया जाता है। |
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ख |
Sales Return |
ये वे सामान हैं, जिन्हें हमारे ग्राहकों द्वारा बिक्री के बाद अस्वीकार कर दिया जाता है। उन्हें बिक्री से घटाकर दिखाया गया है। |
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ग |
Closing Stock |
यह अवधि के अंत में पड़े माल के क्लोज़िंग वैल्यू को दर्शाने वाला आंकड़ा है। इसकी गणना ओपनिंग स्टॉक परचेज - कॉस्ट ऑफ गुड्ज़ सोल्ड के रूप में की जाती है। |
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B |
Profit and Loss Account |
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1. |
Debit Side |
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Salaries and Wages |
ये श्रमिकों और प्रशासनिक कर्मचारियों को भुगतान किए गए रोजगार खर्च हैं। |
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Marketing Expenses |
विज्ञापन और बिक्री के प्रमोशन से संबंधित खर्चों पर विचार किया जाता है। |
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Depreciation Expenses |
ये गैर-नकद खर्च हैं, जो इसकी राजस्व क्षमता के कारण संपत्ति की टूट-फूट की मात्रा को दर्शाते हैं। ये संपत्ति के मूल्य को कम करते हैं। |
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Outstanding expenses |
कोई भी बकाया खर्च जो खर्च किया गया है लेकिन अभी तक भुगतान नहीं किया गया है उसे उसी अवधि के खर्च के रूप में दिखाया जाता है। |
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Rents and Royalties |
व्यवसाय के लिए उपयोग की जाने वाली संपत्तियों और उपकरणों के लिए भुगतान किए गए किराए और पेटेंट और ट्रेडमार्क के लिए भुगतान की गई रॉयल्टी को भी कंपनी के लिए एक लागत माना जाता है। |
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Bad Debts |
पहले मिलने वाली (receivable) राशि के रूप में जो राशि दिखाई गई थी और बाद में वसूली नहीं की जा सकने वाली किसी भी राशि को लाभ और हानि खाते को डेबिट करके राइट ऑफ कर दिया जाता है। |
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Other Operating Expenses |
उपरोक्त खर्चों के साथ-साथ मरम्मत और रखरखाव, संपत्ति कर, लोन और डेट फंड पर ब्याज, यात्रा व्यय, कानूनी शुल्क, बैंक शुल्क जैसे अन्य खर्च। |
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Non-Operating expenses |
ये व्यवसाय के लिए किए गए वन टाइम खर्च हैं। उदाहरण के लिए, प्रारंभिक व्यय (Preliminary Exp.), संपत्ति की बिक्री पर नुकसान, आग या चोरी से होने वाली हानि, विदेशी मुद्रा की एक्सचेंज पर हानि, आदि। |
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2. |
Credit Side |
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Operating Income |
मुख्य व्यावसायिक गतिविधियों से अर्जित आय को ऑपरेटिंग इनकम कहा जाता है। |
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Non-Operating Income |
लाभांश, ब्याज, संपत्ति की बिक्री से लाभ, विदेशी मुद्रा के एक्सचेंज पर लाभ जैसे निवेश से वन टाइम इनकम। |
लाभ और हानि खाता कैसे तैयार किया जाता है?
बुक कीपिंग की पारंपरिक प्रणाली में फाइनेंशियल स्टेटमेंट तैयार करने के कुछ चरण शामिल थे:
1. जर्नल (Journal): डेबिट और क्रेडिट खातों और इसमें शामिल राशि और लेन-देन का वर्णन करने के लिए एक संक्षिप्त विवरण दिखाते हुए लेन-देन का प्रतिनिधित्व करने के लिए एक जर्नल एंट्री दर्ज की गई थी। प्रत्येक एंट्री को संदर्भ के लिए मैन्युअल रूप से क्रमांकित किया गया था जिसे फोलियो नंबर कहा जाता था जिसका उपयोग लेन-देन को ट्रैक करने के लिए किया जाता था।
2. लेजर (Ledger): एक लेज़र T-आकार का खाता होता है, जिसमें बाएं आधे हिस्से में डेबिट पक्ष और दाएं आधे हिस्से में क्रेडिट पक्ष होता है। जर्नल में एंट्री लेजर अकाउंट में पोस्ट की जाती हैं। प्रत्येक अलग खाते का एक अलग लेजर होता है। दी गई अवधि के अंत में लेजर बंद कर दिया जाता है। रियल और पर्सनल अकाउंट की बैलेंस, बैलेंस शीट में रिफ्लेक्ट होती है और नॉमिनल अकाउंट लाभ और हानि खाते में ट्रांसफर कर दिए जाते हैं।
3. ट्रायल बैलेंस (Trial Balance): ट्रायल बैलेंस एक स्टेटमेंट है जो सभी डेबिट और क्रेडिट बैलेंस को एक सूची के रूप में दिखाता है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि प्रत्येक एंट्री को सही तरीके से दर्ज किया गया है। यहां डेबिट का योग क्रेडिट से मेल खाना चाहिए।
4. बैलेंस शीट (Balance Sheets): सभी व्यक्तिगत और वास्तविक खाते बंद नहीं होते हैं और उनकी शेष राशि बैलेंस शीट में दिखाई जाती है। लाभ और हानि खाते के विपरीत एक दी गई तारीख के अनुसार एक बैलेंस शीट तैयार की जाती है। साथ ही लाभ और हानि खाते की शेष राशि को बैलेंस शीट में ट्रांसफर कर दिया जाता है। एक बैलेंस शीट में दाईं ओर ऐसेट (Asset) और बाईं ओर लाईबिलिटी (Liability) होती हैं।
सभी नॉमिनल अकाउंट बंद कर दिए जाते हैं और लाभ और हानि खाते में ट्रांसफर कर दिए जाते हैं। उनमें अगली अवधि के लिए आगे ले जाने के लिए कोई भी बैलेंस शामिल नहीं होता है। इनका निपटान P & L खाते में बैलेंस राशि को ट्रांसफर करके किया जाता है। नेट बैलेंस लाभ या हानि को दर्शाता है। बुक-कीपिंग और अकाउंटिंग की ईआरपी प्रणालियों में केवल जर्नल एंट्री को दर्ज करने की आवश्यकता होती है। बाकी एंट्री सिस्टम द्वारा स्वचालित रूप से की जाती हैं। सभी रिपोर्ट सिस्टम द्वारा सबसे कुशल तरीके से तैयार की जाती हैं।
P&L खाते की संरचना के संबंध में, क्रेडिट आय (Income) का प्रतिनिधित्व करते हैं और डेबिट व्यय (Expense) का प्रतिनिधित्व करते हैं। जहां क्रेडिट बैलेंस होता है वह लाभ दिखाता है। यानी खर्च से ज्यादा आय। जहां डेबिट बैलेंस होता है वहां नुकसान होता है। यानी आय से अधिक व्यय।
प्रारूप और संरचना जानने के लिए नीचे दो लाभ और हानि विवरण के सैम्पल को देखें।
A]
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ABC Company |
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|
Prop.: XYZ |
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PAN: CLFOT5412B |
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|
Address: 12/8D, Secunderabad, Telangana, 500060 |
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Profit and Loss Account for the year ended 31/03/2020 |
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AY 2020-21 |
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|
Particulars |
Amount (in Rs) |
Particulars |
Amount (in Rs) |
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To Opening Stock |
50,000 |
By Sales |
50,200 |
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|
To Purchases |
134,540 |
By Service Charges |
424,010 |
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|
To Direct Costs |
4,800 |
By Closing Stock |
52,973 |
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|
To Transport |
550 |
By Discount Received |
740 |
||
|
To Gross Profit c/d |
338,033 |
||||
|
527,923 |
527,923 |
||||
|
To Bank Charges |
240 |
By Gross Profit b/d |
338,033 |
||
|
To Petrol Charges |
6,580 |
By Dividend Income |
1,200 |
||
|
To Rent Paid |
66,000 |
||||
|
To Depreciation |
9,835 |
||||
|
To Repairs & Maintenance |
4,000 |
||||
|
To Telephone Charges |
1,600 |
||||
|
To Electricity Charges |
3,600 |
||||
|
To Miscellaneous Charges |
3,900 |
||||
|
To Net Profit c/d |
243,478 |
||||
|
388,033 |
388,033 |
||||
|
As per information on a given date, |
|||||
|
ABC Company |
|||||
|
XYZ |
|||||
|
Date: 10/01/2021 |
(Proprietor) |
||||
|
Place: Secunderabad |
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B]
|
DEF Technologies Limited |
||
|
Statement of Profit and Loss for the year ended 31st March 2020. |
||
|
('000) |
||
|
2019-2020 |
2018-2019 |
|
|
Sales and revenues: |
||
|
Revenues from Operating Activities |
9,624 |
8,520 |
|
Total sales and revenues |
9,624 |
8,520 |
|
Operating costs: |
||
|
Cost of goods sold |
4,126 |
3,512 |
|
Selling and administrative expenses |
612 |
452 |
|
Research and development expenses |
926 |
984 |
|
Interest expense of Financial Products |
250 |
120 |
|
Other operating (income) expenses |
154 |
98 |
|
Total operating costs |
6,068 |
5,166 |
|
Operating profit |
3,556 |
3,354 |
|
Interest expense excluding Financial Products |
342 |
465 |
|
Other income (expense) |
287 |
169 |
|
Consolidated profit before taxes |
4,185 |
3,988 |
|
Provision for income taxes |
1,256 |
1,196 |
|
Profit attributable to common shareholders |
2,930 |
2,792 |
|
Profit per common share |
4.8825 |
4.6526667 |
प्रत्येक पंक्ति को विस्तार से समझाने या किसी भी प्रासंगिक स्पष्टीकरण को जोड़ने के लिए इन विवरणों को नोट्स टू अकाउंट्स के साथ प्रस्तुत किया गया है।
पीएल खाते के उद्देश्य
लाभ और हानि खाते का प्राथमिक उद्देश्य यह जांचना है कि व्यवसाय एक निश्चित अवधि के लिए लाभ या हानि अर्जित करता है या नहीं। यह किसी भी फाइनेंशियल स्टेटमेंट का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है और इसमें दर्शाए गए आंकड़े विश्लेषण उद्देश्यों के लिए विभिन्न अनुपातों की गणना के लिए उपयोग किए जाते हैं। निवेशकों, अन्य हितधारकों, आदि को अपने निर्णय लेने पर विचार करने के लिए इस स्टेटमेंट की आवश्यकता होती है। इस खाते को आधार मानकर प्रबंधन के विश्लेषणात्मक अध्ययन के लिए कई रिपोर्ट तैयार की जाती हैं। भविष्य की रणनीतियाँ इस स्टेटमेंट के माध्यम से होने वाली यूनिट के प्रदर्शन के आधार पर तैयार की जाती हैं।
इनकम स्टेटमेंट के लाभ और हानि
- लाभ:
- तुरंत निर्णय लेने के लिए फाइनेंशियल स्टेटमेंट की आसान तुलना करने में सहायता करता है।
- यह कॉस्ट सेंटर और कॉस्ट सेंटर से संबंधित खर्चों को ट्रैक करने में मदद करता है।
- यह अकाउंटिंग की एक्रूअल सिस्टम डेटा को विशिष्ट अवधियों से जोड़ने और समय-समय पर वित्तीय लेन-देन का ट्रैक रखने में मदद करती है।
- यह विभिन्न कर और वैधानिक अनुपालनों और ऑडिट उद्देश्यों के लिए डेटा निकालना आसान बनाता है।
- ऑपरेटिंग लीवरेज, फाइनेंशियल लीवरेज, ऑपरेटिंग मार्जिन, ब्याज कवरेज अनुपात, प्रति शेयर आय, प्रति शेयर डाईलूट किया हुआ आय, आदि जैसे विभिन्न अकाउंटिंग विश्लेषणों की गणना की जा सकती है।
- नुकसान
- यह एक समय लेने वाली प्रक्रिया है।
- इसमें नकद और गैर-नकद व्यय शामिल हैं, इसलिए एक कैश फ्लो स्टेटमेंट और फंड फ्लो स्टेटमेंट का एक साथ अध्ययन किया जाना चाहिए ताकि यूनिट की लाभ को बेहतर ढंग से बताया जा सके।
निष्कर्ष
लाभ और हानि खाता या आय और व्यय विवरण संक्षेप में एक निश्चित अवधि के लिए एक यूनिट के प्रदर्शन को दर्शाता है। यह उस अवधि में कथित राजस्व अर्जित करने के लिए यूनिट द्वारा वहन की गई लागतों की संख्या को दर्शाता है। यह सबसे अधिक मांग वाला स्टेटमेंट है जिसे उच्च प्रबंधन अतीत में रणनीति तैयार करने और कार्य योजनाओं का मूल्यांकन करने पर विचार करता है। क्रेडिट बैलेंस से लाभ का पता चलता है जबकि एक डेबिट बैलेंस नुकसान के बारे मे बताता है।
वेरीयन्स का विश्लेषण, रेसीओ विश्लेषण, वित्तीय प्रबंधन निर्णय, लागत निर्णय, मूल्य निर्धारण निर्णय, बजट नियंत्रण आदि जैसे विभिन्न विश्लेषण इन स्टेटमेंट से तैयार किए जाते हैं। जब बैलेंस शीट और कैश फ्लो स्टेटमेंट को संयोजन के साथ देखा जाता है तो लाभ और हानि खाता किसी भी यूनिट की लाभप्रदता में कठिन अंतर्दृष्टि दे सकता है।
अब आप Biz Analyst के साथ अपनी अकाउंटिंग प्रक्रिया को आसान बना सकते हैं। इस एप्लिकेशन के साथ आप अपने व्यवसाय से जुड़े रह सकते हैं और स्मार्ट डेटा-संचालित निर्णय ले सकते हैं। Biz Analyst के साथ आप मोबाइल पर टैली ईआरपी का उपयोग कर सकते हैं, ताकि आप डेटा एंट्री बना सकें, उचित कैश फ़्लो बनाए रख सकें, अपनी बिक्री का विश्लेषण कर सकें और अपनी सेल्स टीम की उत्पादकता भी बढ़ा सकें।
