MOM निदेशक मंडल की बैठक, वार्षिक आम बैठक या अन्य बैठकों में आयोजित मामलों के आधिकारिक रिकॉर्ड हैं मीटिंग के मिनट्स। भारत में उल्लिखित संगठनों से अपेक्षा की जाती है कि वे सभी बोर्ड और समिति की बैठकों को मिनटों में रखें। इस लेख में, हम बिज़नेस धारा 2013 के तहत मीटिंग के मिनट्स ऑफ मीटिंग के ड्राफ्ट मिनट्स को रिकॉर्ड करने का तरीका देखेंगे।
मीटिंग मिनट्स का लेखन मीटिंग का आधिकारिक रिकॉर्ड है। मिनट आपको बैठक में किए गए विचारों और निर्णयों को समझने में मदद करते हैं। मीटिंग के मिनट्स लेने के लिए कोई संगठनात्मक या भाषा सीमा नहीं है। कंपनी अधिनियम के प्रावधानों द्वारा रखे गए रिकॉर्ड को अदालत में साक्ष्य के रूप में जोड़ा जा सकता है। यह साबित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि किसी संगठन की बोर्ड बैठक में बोर्ड के प्रस्ताव को अपनाया गया है, उदाहरण के लिए, एक रिकॉर्ड बुक बनाना जिसमें एक विशिष्ट संकल्प अदालत के निरंतर नियंत्रण में दर्ज किया जाता है।
क्या आप जानते हो?
बोर्ड के MOM और अन्य प्रमुख समिति MOMों का ड्राफ्ट सावधानीपूर्वक और सोच-समझकर तैयार किया जाना चाहिए। मुकदमेबाजी या सरकारी जांच के दौरान खराब तरीके से लिखे गए या जल्दबाजी में तैयार किए गए MOM संगठन के लिए हानिकारक भी हो सकते हैं। हालांकि, अच्छी तरह से तैयार किए गए मिनट न केवल संगठन को नुकसान पहुंचाने से बचाते हैं, बल्कि अत्यधिक फायदेमंद भी साबित हो सकते हैं।
मीटिंग के मिनट्स क्या होते हैं?
मीटिंग के मिनट्स बातचीत और सभाओं के दौरान किए गए विकल्पों के नोट्स होते हैं। आकस्मिक वातावरण में, भविष्य के संदर्भ के लिए बातचीत का रिकॉर्ड देने के लिए मीटिंग नोट्स लिए जाते हैं। उदाहरण के लिए, अधिक उचित सेटिंग्स में, कार्यकारी सभाओं के लिए, MOM लिखे जाते हैं और आधिकारिक अभिलेखागार के रूप में रिकॉर्ड में रखे जाते हैं।
मिनट्स, जिन्हें मीटिंग के मिनट्स (MOM), कन्वेंशन या कैजुअल नोट्स के रूप में भी जाना जाता है, वे क्षण होते हैं जिन्हें किसी सभा या सुनवाई के लिए रखा जाता है। वे आम तौर पर सभा के अवसरों को चित्रित करते हैं। वे प्रतिभागियों की एक सूची, सदस्यों द्वारा विचार किए गए मुद्दों का दावा, और मुद्दों के लिए संबंधित प्रतिक्रियाओं या विकल्पों को शामिल कर सकते हैं। संपूर्ण जानकारी रखने वाले व्यक्ति को ही नोट्स स्वीकार करना चाहिए क्योंकि नोट लेने वाले के पास यह विकल्प होता है कि वह तेजी से यह पता लगा सके कि कौन सा डेटा उपयुक्त है और किस बारे में भुलाया जा सकता है। यह लेख ज़रूरी मिनटें, लिखने का सरल तरीका और प्रखर नोट-टेकिंग के लिए एक प्रारूप की आवश्यकता पर संकेत देता है।
औपचारिक MOM
औपचारिक बैठक मिनटों का उपयोग आमतौर पर दान, सरकारी, स्कूल और सार्वजनिक संगठनों द्वारा किया जाता है। रॉबर्ट के नियमों के आदेश के कारण अधिकांश कार्यकर्ता संघ, स्कूल, शहर और क्षेत्र के राज्य-संचालित प्रशासन अपनी सभा के मिनटों को मॉडल करते हैं।
अनौपचारिक MOM
अनौपचारिक मीटिंग मिनट्स महत्वपूर्ण विषयों के लिए एक त्वरित संदर्भ के रूप में भरते हैं जो आपके सभा में छिपे हुए हैं, उदाहरण के लिए, उद्देश्य, बाधाएं, कटऑफ समय या विचार जो सामने आए हैं।
मीटिंग के मिनट्स कैसे लिखें?
इससे पहले कि आप मिनट्स लिखना शुरू करें, यह समझना महत्वपूर्ण है कि आप सभा में किस प्रकार का डेटा रिकॉर्ड करना चाहते हैं। जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, आपके संघ में आवश्यक सामग्री और एक विशेष मदर डिज़ाइन हो सकता है जिसका आपको पालन करना होगा, हालाँकि कुल मिलाकर, मीटिंग मिनट्स में आमतौर पर निम्नलिखित सूचक शामिल होते हैं:
- सभा की तिथि और मौसम
- सभा के सदस्यों के नाम और जो इसमें शामिल होने के योग्य नहीं हैं (जैसे, "विलाप")
- पिछले सभा मिनटों की स्वीकृति या समायोजन/परिवर्तन
- चुनाव जो हर नियोजित चीज़ के बारे में किए जाते हैं
युक्तियाँ जो आपके नोट लेने के लिए उपयोगी हो सकती हैं
एक ढांचा बनाएं
योजना के कारण एक खाका (या प्रारूप) होने से आपके आने पर हर चीज के तहत मिनट, विकल्प और आगे लिखना आसान हो जाता है। यह मानते हुए कि आप मैन्युअल रूप से नोट्स ले रहे हैं, अपने हाथ से लिखे गए नोट्स के लिए अपने आरेख के लिए सब कुछ के नीचे की जगह को याद रखने पर विचार करें, फिर, उन्हें प्रिंट करें और मिनटों को लिखने के लिए इसका उपयोग करें।
प्रतिभागियों को सत्यापित करें जैसे ही वे कमरे में प्रवेश करते हैं
यह मानते हुए कि आप सभा में भाग लेने वालों को जानते हैं, आप उनकी पुष्टि कर सकते हैं जैसे वे दिखाई देते हैं; यदि बैठक की शुरुआत में लोग स्वयं उपस्थित नहीं होते हैं या भागीदारी सूची नहीं बनाते हैं, तो वे स्वयं को सत्यापित कर सकते हैं।
यदि मौलिक है तो स्पष्टीकरण का अनुरोध करें
उदाहरण के लिए, यह मानते हुए कि एक विकल्प या एक निर्विवाद पर अगर आगे भी चर्चा होगी, तब स्पष्टीकरण का अनुरोध करें और बाद के चरणों को शामिल करें।
सब कुछ लिखने का प्रयास न करें
आप यह मानकर नहीं चल सकते हैं कि आप चर्चा के सभी शब्द रिकॉर्ड करने का प्रयास कर सकते हैं, इसलिए केवल कार्यों, विकल्पों, गतिविधि चरणों आदि को (स्पष्ट रूप से) लिखें (या टाइप करें) और सुनिश्चित करें।
रिकॉर्ड करें
वास्तविक अर्थों में, यह मानते हुए कि आप नोट लेने को लेकर चिंतित हैं, आप बैठक को रिकॉर्ड करने के बारे में सोचें (उदाहरण के लिए, आपके PDA, आईपैड, रिकॉर्डिंग गैजेट, आदि पर); हालांकि, सदस्यों को यह सुनिश्चित करें कि उन्हें रिकॉर्ड किया जा रहा है। हालाँकि आप रिकॉर्डिंग का उपयोग मीटिंग के समान शब्दों में रिकॉर्ड बनाने के लिए नहीं करेंगे, यदि आप स्पष्टीकरण चाहते हैं तो रिकॉर्डिंग उपयोगी साबित हो सकती है।
बैठक के MOM का उद्देश्य क्या है?
बैठक के MOM को वर्तमान पुस्तक में इस कारण से संगठन के मुख्यालय या निदेशक मंडल द्वारा हस्ताक्षरित स्थान पर रखा जाना चाहिए। कानून रिकॉर्ड बुक में प्रवेश को प्रतिबंधित करता है और फिर प्रविष्टि को टाइप करके संकलित नहीं किया जा सकता है और बाद में बाउंड रिकॉर्ड बुक या फ्री शीट पर चिपकाया जा सकता है। रिकॉर्ड को कागज के एक टुकड़े पर भी मुद्रित नहीं किया जाना चाहिए, चाहे वह लेटरहेड हो या अन्यथा, और रिकॉर्ड से चिपका हुआ नहीं होना चाहिए। यह पंजीकरण की विश्वसनीयता और संभावित मूल्य को बनाए रखने के अंतिम लक्ष्य के साथ है। एक बार जब रिकॉर्ड बुक एक ढीले-ढाले ढांचे में संग्रहित हो जाती है, तो इसे संगठन के कम से कम एक वित्तीय खंड के आकार, मात्रा और अनुमोदन के आधार पर नियमित रूप से बांधा जाना चाहिए।
मिनट्स एक एसोसिएशन या सभा की सभाओं के खाते के लिए स्थापित प्राधिकरण हैं। उन प्रक्रियाओं का कोई रिकॉर्ड नहीं है। मिनटों के सार के संबंध में एसोसिएशन के अपने दिशानिर्देश हो सकते हैं।
अधिकांश संघों या सभाओं के लिए, MOM संक्षिप्त होना चाहिए और इसमें विकल्पों की रूपरेखा शामिल होनी चाहिए। शब्द रिपोर्ट के लिए एक शब्द (एक रिकॉर्ड) आम तौर पर सहायक नहीं होता है। सिवाय अगर एसोसिएशन के सिद्धांतों की आवश्यकता है, तो, एक सभा में बातचीत का एक संक्षिप्त विवरण न तो महत्वपूर्ण है और न ही उचित है।
बैठक के MOM टेम्पलेट और उदाहरण
1. कार्यकारी बैठक का MOM
नेताओं की सभाएं नियमित रूप से सिस्टम व्यवस्था और KPI ऑडिट के इर्द-गिर्द केंद्रित होती हैं, और उनके MOM अक्सर लंबे और अधिक औपचारिक होते हैं। नीचे दिया गया एक मॉडल है:
दिनांक: बैठक की तिथि
उपस्थिति: बैठक में उपस्थित सभी लोगों के प्रथम और अंतिम नाम
अनुपस्थित: समिति के सदस्यों के पहले और अंतिम नाम जो बैठक में शामिल होने में असमर्थ हैं।
कॉल टू ऑर्डर/शुरुआती टिप्पणियां
- बैठक का समय आदेश देने के लिए और किसके द्वारा बुलाया गया था।
- कोई भी आरंभिक टिप्पणी यहाँ संक्षेप में दी गई है।
2. MOM की स्वीकृति (तारीख)
- पूर्व बैठक के MOM को अनुमोदित करने के लिए आपको एक प्रस्ताव की आवश्यकता है।
- प्रस्ताव करने वाले व्यक्ति (प्रथम और अंतिम) के नाम से (तारीख) परिचालित (या संशोधित) प्रस्ताव के MOM को अनुमोदित करने के लिए
- उस व्यक्ति का नाम (प्रथम और अंतिम) जिसने प्रस्ताव को पारित या पराजित किया था
3. एजेंडे में संशोधन
- अगर अगली बैठक के एजेंडे के लिए एजेंडे या अनुरोध में कुछ जोड़ दिए गए हैं, तो उन्हें यहां बुलेट किया जाएगा।
4. कार्यसूची का अनुमोदन
- प्रस्ताव: एजेंडे को परिचालित (या संशोधित) के रूप में अनुमोदित करने के लिए
- प्रस्ताव द्वारा: उस व्यक्ति का नाम (प्रथम और अंतिम) जिसने प्रस्ताव किया था
- समर्थन द्वारा: उस व्यक्ति का नाम (प्रथम और अंतिम) जिसने प्रस्ताव पारित किया या पराजित किया
5. पिछली बैठक से बिजनेस
- पिछली बैठक से कोई भी आइटम जिस पर आगे चर्चा करने की आवश्यकता है
6. आइटम #1 पर चर्चा की जानी चाहिए
- विषय पर चर्चा का सारांश प्रस्तुत करें
- यदि कोई प्रस्ताव किया गया था, तो जानकारी यहाँ डालें
- यदि अधिक जानकारी की आवश्यकता है, तो फॉलो-अप, नाम और टार्गेट डेट यहां रखें
7. आइटम #2 पर चर्चा की जानी चाहिए
- कोई अन्य वस्तु
8. एजेंडे में संशोधन
- इस मद से संबंधित चर्चाओं के सारांश सहित कोई भी जोड़ा गया एजेंडा आइटम
- यदि कोई प्रस्ताव किया गया था, तो जानकारी यहाँ दें
- यदि अधिक जानकारी की आवश्यकता है, तो फॉलो-अप, नाम और लक्ष्य तिथि यहां रखें
9. स्थगन
- बैठक के स्थगित होने का समय रिकॉर्ड करें
10. अगली बैठक (तारीख)
अगली बैठक की तारीख सभी के जाने से पहले बैठक के अंत में तय की जानी चाहिए। इसे मिनटों के टेम्प्लेट के निचले भाग में शामिल करना एक आसान अनुस्मारक है, इसलिए इसे याद नहीं किया जाता है।
2. साप्ताहिक बैठक नोट्स
इसके MOM लिखना आवश्यक है, क्योंकि लगातार बढ़ती संख्या में संगठनों में दूरस्थ कार्य शामिल हैं, वर्तमान में कई सभाओं का नेतृत्व एक साथ नहीं किया जाता है। नोटिस सभाओं के लिए यह विशेष रूप से सामान्य हो रहा है जहां गोलमेज-शैली की बातचीत करने के बजाय डेटा साझा करना है।
इस स्थिति के लिए, मिनटों का होना काफी अधिक बुनियादी हो जाता है, मूल रूप से वास्तविक सभा का स्थान लेता है। सप्ताह दर सप्ताह, घोषणाएं और समीक्षा सभाएं सामान्य मॉडल हैं।
MOM का महत्व
आपके कार्यालय में अक्सर महत्वपूर्ण बैठकें होती रहती हैं। इन बैठकों में किए गए विकल्पों में बहुत समय और पैसा लग सकता है और व्यक्तियों का पेशा बदल सकता है। महत्वपूर्ण के साथ यह बहुत आश्चर्य की बात नहीं है कि वार्ता के मिनटों को अत्यंत मूल्यवान माना गया है। बैठक के मिनटों को एक रिकॉर्ड के रूप में भरा जाता है कि बैठक में क्या चर्चा की गई और क्या चुना गया, क्या कार्रवाई की जानी चाहिए, इसे किसे और कब प्राप्त करना चाहिए इत्यादि।
बैठक के विचार के आधार पर बैठक के मिनट लंबे और छोटे हो सकते हैं, या फिर वे छोटे और सरल भी हो सकते हैं। जब प्राथमिक बैठक महत्वपूर्ण हो और जहां रिकॉर्डिंग महत्वपूर्ण हो, तो आपको कुछ मिनटों के लिए काम करने की आवश्यकता होती है। यदि यह सत्य नहीं है, तो मिनटों को लिखना विकल्पों और किए जाने वाले कार्यों (एक विचारशील व्यक्ति की पहचान करना) की मूल व्यवस्था हो सकती है। प्रविष्टि यथासंभव संक्षिप्त होनी चाहिए यदि इसमें सभी प्रासंगिक जानकारी हो।
निष्कर्ष:
अब आप बैठक के MOM के बारे में लगभग सब कुछ समझ चुके होंगे। इस लेख में, हमने सभी आवश्यक जानकारी का उल्लेख किया है। हमने मीटिंग के मिनट्स कैसे लिखें, मीटिंग मिनट्स टेम्प्लेट और उदाहरण, और मीटिंग मिनटों के महत्व पर चर्चा की है।
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