भुगतान वाउचर प्रारूप डाउनलोड करने की प्रक्रिया

भुगतान वाउचर सभी प्रकार के भुगतानों के लिए आवश्यक है, चाहे वह किसी व्यक्ति द्वारा, किसी व्यावसायिक फर्म द्वारा अपने बैंकरों के माध्यम से या सीधे किया गया हो। इसलिए यह शर्त निम्नानुसार किए गए सभी भुगतानों पर लागू होती है। - 

• बैंक भुगतान जो सीधे उसके व्यावसायिक ग्राहकों के लिए किए जाते हैं।
• भुगतान जांचें
• नकद भुगतान
• पे ऑर्डर और बैंक डीडी या डिमांड ड्राफ्ट भुगतान।
• तृतीय-पक्ष भुगतान जो एक व्यावसायिक फर्म के लिए किए जाते हैं। यहां, वाउचर के बजाय जर्नल वाउचर तैयार करने की आवश्यकता है।

इन श्रेणियों में से प्रत्येक के लिए वाउचर का एक विशिष्ट प्रारूप होता है। एक व्यक्ति को वाउचर के प्रकारों और उनके सही उपयोग के बारे में पता होना चाहिए। तो, आइए इस लेख में जाएं और भुगतान, नकद और बैंक वाउचर प्रारूप के बारे में जानें ।

क्या आपको पता था? CGST अधिनियम की धारा 9 (4) में कहा गया है कि यदि आप एक अपंजीकृत आपूर्तिकर्ता से सामान खरीदते हैं और ऐसे सामान कराधान के लिए उत्तरदायी हैं, तो RCM या रिवर्स चार्ज तंत्र लागू हो जाता है। प्राप्तकर्ता आपूर्तिकर्ता के बजाय GST भुगतान वाउचर प्रारूप में GST का भुगतान कर सकता है।

विभिन्न वाउचर प्रकार क्या हैं?

छोटे संगठनों और व्यवसायों में सीमित संख्या में बैंक और नकद लेन-देन होते हैं, और इसलिए उपरोक्त सभी प्रकार के भुगतानों को रिकॉर्ड करने के लिए एक एकल वाउचर प्रकार का उपयोग किया जा सकता है। बड़े संगठनों और कंपनियों में, काफी बड़ी संख्या में नकद भुगतान और बैंक भुगतान होते हैं जो प्रतिदिन होते हैं, इसलिए लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए दो प्रकार के वाउचर की आवश्यकता होती है, अर्थात्:

• बैंक भुगतान के लिए वाउचर: यदि व्यावसायिक फर्म या उसके बैंकरों के माध्यम से नकद भुगतान किया जाता है तो बैंक वाउचर प्रारूप या बैंक भुगतान वाउचर का उपयोग किया जाता है।
• नकद भुगतान के लिए वाउचर: यदि नकद भुगतान किया जाता है, तो नकद भुगतान वाउचर प्रारूप या नकद वाउचर का उपयोग किया जाता है।

वाउचर स्रोत:

सभी वाउचर का एक स्रोत होता है जिसके लिए भुगतान किया जाता है। भुगतान वाउचर के उपलब्ध स्रोत नीचे दिए गए हैं।

• कैश मेमो:

नकद वाउचर प्रारूप का उपयोग व्यावसायिक संचालन के दौरान प्राप्त या खरीदी गई सामग्री के लिए बनाए गए आधिकारिक भुगतान वाउचर के लिए किया जाता है । उदाहरण के लिए, नकद खरीद के खिलाफ जारी किया गया बिल या नकद में आपूर्ति और भुगतान की गई सामग्री के लिए तैयार किया गया चालान।

• चालान:

आम तौर पर, भारत में, इस उद्देश्य के लिए और विभिन्न संबंधित विभागों द्वारा निर्धारित चालान वाउचर प्रारूप का उपयोग करके सभी कर भुगतान का भुगतान किया जाता है, इसलिए जब इन विभागों को कर, शुल्क या नकद भुगतान किया जाता है, तो संबंधित विभाग कर या शुल्क भुगतान को साबित करने के लिए चालान काउंटरफॉइल विधिवत मुद्रांकित या चालान की एक हस्ताक्षरित प्रति जारी करता है। उदाहरण के लिए, कॉलेज की फीस, नगरपालिका कर आदि।

• रसीदें: 

रसीदें किसी संगठन के सेवा प्रदाताओं द्वारा जारी किए गए वाउचर हैं या जो व्यवसाय फर्म के चालू खाते से भुगतान प्राप्त करते हैं । जब भी कोई संगठन किसी व्यवसाय से क्रेडिट आधार पर सामान या सेवाएं खरीदता है जिसके लिए मासिक / साप्ताहिक आधार पर भुगतान किया जाता है, तो भुगतान के प्रमाण के रूप में एक रसीद जारी की जाती है, इसलिए एक डेबिट वाउचर प्रारूप या रसीद एक अग्रिम, जमा, आदि के प्रमाण के रूप में जारी की जाती है। ऐसी प्राप्तियों को अग्रिम रसीद या वाउचर कहा जाता है, जैसा कि सुरक्षा जमा या प्रदान की जाने वाली सेवाओं के लिए भुगतान किए गए अग्रिम आदि के मामले में होता है।

• स्टाफ वाउचर: 

प्रत्येक व्यवसाय में कई लेन-देन होते हैं, आम तौर पर छोटे लेन-देन जहां व्यवसाय या आधिकारिक उपयोग के लिए की गई खरीदारी के लिए कैश मेमो, बिल या रसीद उपलब्ध नहीं होते हैं। उदाहरण के लिए, तत्काल व्यावसायिक दस्तावेजों के लिए एक छोटा ज़ेरॉक्स कॉपी बिल, आधिकारिक कर्तव्यों पर यात्रा करने वाले स्टाफ सदस्य के ऑटो-रिक्शा द्वारा वाहन, या इस तरह के छोटे छोटे लेन-देन। ऐसे मामलों में, स्टाफ सदस्य नकद वाउचर प्रारूप में एक स्टाफ वाउचर तैयार करता है।

GST में भुगतान वाउचर:

भुगतान वाउचर प्रारूप को विभिन्न स्वरूपों जैसे Microsoft Word, PDF, Excel या एक्सएलएस और अधिक में डाउनलोड किया जा सकता है। माल और सेवा कर कानूनों के तहत, एक व्यावसायिक उद्यम में शामिल सभी लेनदेन को अनिवार्य रूप से एक चालान, बिल, चालान या भुगतान वाउचर के साथ कवर करने की आवश्यकता होती है। वाउचर का प्रकार व्यावसायिक संगठन को आपूर्ति की जाने वाली सेवाओं और वस्तुओं के लेन-देन के प्रकार पर निर्भर करता है।

RCM के तहत GST का भुगतान करते समय GST भुगतान वाउचर महत्वपूर्ण है। इसका उपयोग विशेष रूप से GST करदाता और व्यवसाय के अपंजीकृत आपूर्तिकर्ताओं के बीच लेनदेन संबंधी भुगतानों को कवर करने के लिए किया जाता है। चूंकि अपंजीकृत करदाता GST कर चालान जारी नहीं कर सकते हैं, इसलिए उन्हें रिवर्स चार्ज तंत्र के तहत GST भुगतान वाउचर निष्पादित करना होगा।

RCM तंत्र नए GST भुगतान वाउचर के उपयोग को अनिवार्य करता है। एक पंजीकृत GST करदाता जो एक अपंजीकृत आपूर्तिकर्ता से सेवाएं या सामान प्राप्त करता है, उसे भुगतान वाउचर जारी करना होगा और RCM या रिवर्स चार्ज तंत्र के तहत GST का भुगतान करना होगा। जिन शर्तों के तहत RCM काम करता है वे हैं।

• GST पंजीकृत करदाता एक अपंजीकृत आपूर्तिकर्ता से सेवाएं या सामान प्राप्त करता है।
• यदि GST पंजीकृत करदाता द्वारा खरीदी गई सेवाओं या सामानों पर RCM लागू होता है।

वाउचर विशेषताएं:

नकद भुगतान वाउचर प्रारूप में आम तौर पर अन्य सभी प्रारूपों में निम्नलिखित विशेषताएं होती हैं, जैसे:

• भुगतान जारी करने वाली कंपनी का लोगो, नाम, पता और टेलीफोन संपर्क नंबर।
• एक शीर्षक जो बताता है कि यह एक भुगतान वाउचर है।
• एक दिनांक फ़ील्ड जहाँ आप भुगतान जारी करने की सही तिथि दर्ज करते हैं।
• राशि फ़ील्ड अंकों और शब्दों में।
• भुगतान का तरीका जिसमें आप उल्लेख कर सकते हैं कि भुगतान नकद में है या चेक विवरण, बैंक का नाम और खाता संख्या आदि में लिखें।
• जिसे भुगतान किया जाता है।
• प्राप्तकर्ता विवरण।
• क्षेत्र की ओर, लेन-देन के बारे में विवरण जिसके लिए भुगतान किया जा रहा है, नोट किया जाता है।
• भुगतान अनुमोदन के लिए वाउचर को लेखा विभाग से अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता द्वारा अनुमोदित करने की आवश्यकता है।
• वाउचर में राशि का भुगतान लेनदेन को संभालने वाले कैशियर द्वारा किया जाता है।
• हस्ताक्षर क्षेत्र में रिसीवर के संकेत जब वे स्वीकार करते हैं कि उन्होंने भुगतान प्राप्त कर लिया है।

Word में कैश वाउचर फॉर्मेट नीचे दिया गया है:

GST भुगतान वाउचर प्रारूप डाउनलोड करें:

भुगतान वाउचर MS Word, PDF, .xls और Excel प्रारूपों में मुफ्त डाउनलोड के लिए उपलब्ध हैं। नीचे इन स्वरूपों के उदाहरण दिए गए हैं।

Word प्रारूप में भुगतान वाउचर

DOC प्रारूप में भुगतान वाउचर

भुगतान वाउचर PDF प्रारूप

GST भुगतान वाउचर प्रारूप चेकलिस्ट:

MS Word में GST नकद भुगतान वाउचर प्रारूप में भरने के लिए आवश्यक विवरण संक्षेप में नीचे दिए गए हैं:

• आपूर्तिकर्ता का नाम, पता और GST नंबर या GSTIN जब करदाता GST पंजीकृत आपूर्तिकर्ता है।
• वित्तीय वर्ष का विशिष्ट वाउचर क्रमांक (16 वर्णों से अधिक नहीं)। उदाहरण के लिए, 2022-सी-1101।
• भुगतान वाउचर जारी करने की तिथि।
• प्राप्तकर्ता का नाम, पता और GSTIN। यदि कोई GSTIN नहीं है, तो नाम और पता दर्ज किया जाना है।
• खरीदी गई सेवाओं/वस्तुओं का विवरण जिन पर RCM का उपयोग किया जाता है और कर का भुगतान किया जाता है।
• GST कराधान की GST दर और SGST, CGST, IGST और उपकर के तहत लगने वाली कर राशि लागू।
• आपूर्ति स्थान का विवरण या जहां लेनदेन प्रभावित हुआ है। यदि यह अंतरराज्यीय आपूर्ति की जाती है, तो राज्य कोड और राज्य का नाम बताएं।
• आपूर्तिकर्ता या आपूर्तिकर्ता के अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता / प्रतिनिधि के डिजिटल या मैनुअल हस्ताक्षर और मुहर।

Tally ERP-9 और भुगतान वाउचर की प्रविष्टि:

यदि Tally ERP-9 का उपयोग कर रहे हैं, तो भुगतान वाउचर की आवश्यक प्रविष्टि करने के लिए चरण दर चरण मार्गदर्शिका के लिए इस प्रक्रिया का पालन करें।

1. Tally gateway का उपयोग करें और मुख्य मेनू में 'लेखा वाउचर' टैब पर जाएं।
2. अब F5 फ़ंक्शन विकल्प का उपयोग करें, जिससे आप प्रदर्शित पृष्ठ के दाहिने आधे भाग से भुगतान वाउचर का चयन कर सकते हैं।
3. एएलटी एस पर क्लिक करें, जिसे वैधानिक भुगतान वाउचर या स्टेट भुगतान विकल्प भी कहा जाता है।
4. टैक्स टाइप टैब पर जाएं और GST चुनें से ड्रॉप डाउन मेनू। यह प्रविष्टि तब Tally परिभाषित GST भुगतान के रूप में की जाती है जो स्वचालित रूप से अवधि के GST रिटर्न में प्रतिबिंबित होगी।
5. 'अवधि चयन' विकल्प का उपयोग करके यह परिभाषित करने में सावधानी बरतें कि यह भुगतान के लिए मासिक या त्रैमासिक अवधि है या नहीं।
6. अपने भुगतान प्रकार को " नियमित " पर सेट करें ।
7. डेबिट पक्ष (डॉ) को चिह्नित करने के लिए उपयुक्त GST लेजर चुनें जहां GST कर देयता लंबित है और कर देयता भुगतान करने के लिए बैंक खाते के सीआर या क्रेडिट पक्ष को चिह्नित करें।
8. सुनिश्चित करें कि आपने वाउचर में बैंक का नाम, खाता विवरण, भुगतान मोड, भुगतान की तारीख आदि दर्ज किया है।

जर्नल प्रविष्टि:

को RCM के तहत कर देयता के रूप में भुगतान की गई राशि के लिए एक GST डेबिट वाउचर प्रारूप PDF भुगतान वाउचर बनाना होगा। यह उन सभी लेन-देन पर लागू होता है जहां प्राप्तकर्ता एक पंजीकृत GST करदाता है और गैर-GST-पंजीकृत आपूर्तिकर्ता से RCM कर योग्य सामान या सेवाएं प्राप्त करता है। एक बार भुगतान हो जाने के बाद, जर्नल को Tally की लेखा प्रणाली में अद्यतन करने की आवश्यकता होती है। यहाँ दी गई जर्नल प्रविष्टि कैसी दिखती है:

भुगतान वाउचर सावधानियां:

में भुगतान वाउचर प्रारूप या किसी भी प्रारूप जैसे Word, PDF आदि, भुगतान करने की एक महत्वपूर्ण पावती है, इसलिए नीचे दिए गए बिंदुओं का पालन करके सही भुगतान वाउचर तैयार करते समय सावधानी बरतें।

• भुगतान विवरण के आधार पर Excel में उचित कैश वाउचर प्रारूप बनाएं। उदाहरण के लिए, नकद भुगतान के लिए कैश वाउचर और बैंक भुगतान के लिए बैंक वाउचर, बशर्ते कि कोई अलग बैंक चालान नहीं बनाए रखा जा रहा हो।
• नकद भुगतान वाउचर .xls प्रारूप में चेक द्वारा भुगतान करते समय सुनिश्चित करें कि आपने 'दिनांक' फ़ील्ड और चेक विवरण/नंबर दर्ज किया है।
• अपने वाउचर को क्रम से क्रमांकित करें, जिसे लेखांकन में सर्वोत्तम प्रथाओं में से एक माना जाता है।
• छेड़छाड़, सुधार या कदाचार से बचने के लिए भुगतान की गई राशि को शब्दों और अंकों में स्पष्ट और स्पष्ट रूप से लिखें।
• वाउचर निकालने के बाद उचित खाता शीर्ष डेबिट करें।
• नकद भुगतान करते समय, ध्यान रखें कि नकद खाते में राशि और वाउचर संख्या जमा हो।
• चेक का भुगतान करते समय, इस बात का ध्यान रखें कि बैंक खाते में वाउचर और बैंक विवरण जमा हो।
• सुनिश्चित करें कि भुगतान प्राप्त करने वाला व्यक्ति आपके वाउचर पर हस्ताक्षर करता है।
• कैशियर को भुगतान करने में सक्षम बनाने के लिए वाउचर को अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता द्वारा हस्ताक्षरित करने की आवश्यकता है।
• भुगतान वाउचर में उचित स्रोत दस्तावेज का उल्लेख होना चाहिए और इसके साथ संलग्न होना चाहिए।

निष्कर्ष:

माल और सेवाओं के प्रत्येक प्राप्तकर्ता को भुगतान करते समय एक भुगतान वाउचर उत्पन्न करना होता है जिस पर रिवर्स चार्ज तंत्र लागू होता है। हमें यकीन है कि आपको भुगतान वाउचर की आवश्यकता के बारे में स्पष्टता मिल गई है। Khatabook App  डाउनलोड करें और भुगतान संग्रह के संबंध में अपनी चिंताओं को दूर रखें। इस ऐप से आप आसानी से बिल बना सकते हैं, रिकॉर्ड रख सकते हैं, सुरक्षित तरीके से भुगतान एकत्र कर सकते हैं।