written by khatabook | August 25, 2021

भुगतान रजिस्टर में वैधानिक अनुपालन का अर्थ

व्यवसाय संचालन के विभिन्न अधिदेश हैं, जिनका कंपनी के एचआर को कर्मचारी की ओर से पालन करना होता है। गैर-अनुपालन के परिणाम उच्च दंड से लेकर जेल जाने तक हो सकते हैं। हम जानते हैं कि कानून की अज्ञानता का मतलब निर्दोष साबित होना नहीं होता है, इसलिए नियोक्ता के लिए नियोक्ता से संबंधित कर अनुपालन के बारे में अच्छी तरह से अवगत होना अत्यधिक प्रासंगिक हो जाता है।

पेरोल के मामले में वैधानिक अनुपालन कई हैं और प्रत्येक के पास देखभाल करने के लिए बहुत से उप-अनुपालन हैं।

विभिन्न कानूनों और वैधानिक अनुपालन, जिन्हें संबोधित करने की आवश्यकता है उनमें शामिल हैं-

  • कर्मचारी भविष्य निधि अधिनियम, 1952
  • कर्मचारी राज्य बीमा अधिनियम, 1948
  • ग्रेच्युटी भुगतान अधिनियम, 1972
  • श्रम कल्याण कोष अधिनियम, 1965
  • समान पारिश्रमिक अधिनियम, 1976
  • आयकर अधिनियम, 1961
  • कारखाना अधिनियम

पेरोल टैक्स अनुपालन कैसे संबोधित करें?

वर्षों से नियोक्ता ने पेरोल की वैधानिक आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए नए तरीके तैयार किए हैं। एक प्रमुख उपलब्धि यह है कि वे वैधानिक अनुपालन प्रबंधन में मदद करने वाले पेरोल सॉफ़्टवेयर में सुविधा को एकीकृत करने में सक्षम हैं। यह सॉफ्टवेयर बहुत सारी प्रक्रियाओं को स्वचालित करके एक नियोक्ता के काम को बहुत आसान बना सकता है। ये प्रक्रियाएं पहले मैनुअल थीं और नियोक्ता की ओर से बहुत समय लेती थीं।

प्रारंभिक जानकारी

एक सामान्य अभ्यास के रूप में एचआर को कर्मचारियों के मूल विवरण एकत्र करने चाहिए। इन विवरणों में पैन कार्ड की जानकारी, आधार कार्ड का विवरण शामिल है। एक विदेशी नागरिक के मामले में, उनका पासपोर्ट नंबर। ऐसी जानकारी कर्मचारी की पहचान करने में मदद करती है।

टीडीएस अनुपालन

वेतन पर टीडीएस मानव संसाधन के लिए एक महत्वपूर्ण अनुपालन क्षेत्र होता है। एचआर एक कर्मचारी के सीटीसी की अग्रिम गणना करता है और उसके खाते में जमा करने से पहले कर काटता है।

  • एचआर समाप्त वित्तीय वर्ष के लिए कर्मचारी की सबसे संभावित आय की गणना करता है। लेखाकार या मानव संसाधन तब अन्य आय और नुकसान को जोड़ता और घटाता है।
  • उसके बाद एचआर कर्मचारी द्वारा दी गई घोषणाओं के आधार पर कटौती करता है। ये कटौती सीमा के अनुसार हैं और प्रतिबंध आयकर अधिनियम, 1961 के अध्याय VIA में दिए गए हैं।
  • नियोक्ता हर महीने वेतन पर टीडीएस काटता है। यह अग्रिम कर के समान है जिसका भुगतान त्रैमासिक रूप से किया जाता है।
  • टीडीएस के बाद, एचआर/लेखाकार अपनी इंटरनेट बैंकिंग सुविधा के माध्यम से सरकार को टीडीएस राशि भेजता है। एचआर को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि टीडीएस का भुगतान महीने के 7वें दिन से पहले कर दिया जाए।
  • प्रत्येक वित्तीय वर्ष के 31 मई के आगमन से पहले, एचआर को कर्मचारी को एक टीडीएस प्रमाणपत्र (फॉर्म16) प्रदान करना होगा। फॉर्म 16 में एचआर/नियोक्ता द्वारा काटे गए टीडीएस का विवरण होता है।
  • साथ ही, एचआर को फॉर्म 12BB के माध्यम से कर्मचारी द्वारा दावा किए गए निवेश और छूट का विवरण प्राप्त करने की आवश्यकता है।

पिछले रोजगार से आय फॉर्म 12B के माध्यम से जमा की जाती है। फॉर्म का प्राथमिक उद्देश्य कर्मचारी द्वारा पिछले नियोक्ता से अर्जित आय का विवरण प्रस्तुत करना है। हालांकि अपने नए नियोक्ता को फॉर्म 12B देना अनिवार्य नहीं है।

कर्मचारी भविष्य निधि और विविध प्रावधान अधिनियम, 1952 के अनुसार मानव संसाधन (HR) अनुपालन।

  • कर्मचारी और नियोक्ता कर्मचारी के वेतन का लगभग 12% पीएफ फंड में योगदान करते हैं। जैसे ही उद्योग में 20 या अधिक व्यक्तियों को रोजगार मिलता है, इस अधिनियम का प्रावधान लागू होता है। यह राशि कर्मचारी को बड़ी उम्र में स्थिरता प्रदान करती है।
  • मानव संसाधन की भूमिका विभिन्न नियमों और विनियमों का पालन करके पीएफ योगदान की प्रभावी ढंग से गणना करना है।
  • नियोक्ता द्वारा 12 % का पीएफ योगदान सीधे कर्मचारी के पीएफ खाते में स्थानांतरित किया जाना चाहिए।
  • कर्मचारी ब्रेक द्वारा 12 % दिया गया योगदान 8.33 % और 3.67 % के बीच ब्रेक होता है। 8.33% पेंशन योजना में और शेष 3.67% पीएफ खाते में जाता है।
  • 0.50% का अतिरिक्त ईडीएलआई (EDLI) योगदान नियोक्ता द्वारा ईडीएलआई फंड में देय होता है। कुल ईडीएलआई पर 0.01% का प्रशासनिक शुल्क भी नियोक्ता द्वारा देय है।

साथ ही एचआर की निम्नलिखित भूमिकाएं और जिम्मेदारियां हैं। वैधानिक अनुपालनों की सूची इस प्रकार है:

1. हर महीने की समाप्ति के 15 दिनों के भीतर ईपीएफओ के पास पीएफ का मासिक रिटर्न दाखिल करना।

2. पिछले महीने के दौरान प्रतिष्ठान में शामिल हुए नए कर्मचारियों की सूची फॉर्म-10 में देना।

3. कर्मचारी और नियोक्ता द्वारा क्रमशः किए गए योगदान को दिखाते हुए फॉर्म 6A और फॉर्म 3A में वार्षिक रिटर्न अपलोड करना।

4. कर्मचारी और उसके नामांकित व्यक्तियों के मूल विवरण वाले कर्मचारियों से फॉर्म 2 लेना।

5. कर्मचारी से अंडरटेकिंग लेना अगर वे पीएफ फंड में 12% से अधिक योगदान करने के इच्छुक हैं।

प्रोफेशनल टैक्स 

विभिन्न राज्य कर्मचारी के वेतन ढाँचे के आधार पर पेशेवर कर लगाते हैं। भुगतान और वापसी की तारीख अलग-अलग राज्यों में अलग-अलग होती है। यदि कोई कंपनी देश के भीतर विभिन्न राज्यों में काम करती है तो प्रत्येक राज्य के लिए एक अलग वैधानिक आवश्यकता होती है।

एचआर की भूमिका यह सुनिश्चित करना है कि एचआर में कानूनी अनुपालन के संबंध में प्रत्येक राज्य की अलग-अलग स्लैब वाइज़ आवश्यकता का ध्यान रखा जाए।

ग्रेच्युटी भुगतान अधिनियम

यह अधिनियम तब लागू होता है जब नियोक्ता पिछले वित्तीय वर्ष में 10 से अधिक कर्मचारियों को नियुक्त करता है। एक एचआर को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि ग्रेच्युटी के तहत कर्मचारी के मुआवजे का विधिवत हिसाब हो। विभिन्न नियोक्ता कानून द्वारा अनिवार्य से अधिक ग्रेच्युटी राशि का भुगतान कर सकते हैं, लेकिन कानून के अनुसार कर्मचारी को सेवा के प्रत्येक पूर्ण वर्ष के लिए 15 दिनों का वेतन मिलता है।

यहाँ ध्यान देने योग्य महत्वपूर्ण पहलू हैं-

1. कर्मचारी को पांच साल की सेवा पूरी करने के बाद ही ग्रेच्युटी मिलती है।

2. नॉमिनी या कानूनी रूप से वारिस कर्मचारी की मृत्यु के बाद ग्रेच्युटी राशि प्राप्त कर सकते हैं।

3. कर्मचारी को कुछ अपवादों के अधीन 5 वर्ष की निरंतर सेवा में होना चाहिए।

4. यह ट्रैनी या प्रशिक्षुओं (apprentice) को किए गए भुगतान के लिए लागू नहीं है।

5. अधिकतम भुगतान सीमा 3.5 लाख रुपये है।

कारखाना अधिनियम

श्रमिकों के अधिकारों की सुरक्षा के लिए यह अधिनियम तब लागू होता है, जब पिछले वित्तीय वर्ष में 10 या अधिक श्रमिकों ने काम किया हो। आम तौर पर यह विनिर्माण (manufacturing ) उद्योग में काम करने वाली कंपनियों के लिए लागू होता है। इस अधिनियम का उद्देश्य बच्चों को बाल श्रम से बचाना भी है।

एक एचआर को यहाँ निम्नलिखित वैधानिक अनुपालनों को पूरा करने की आवश्यकता है:

1. एक मजदूर एक दिन में दो से अधिक लगातार शिफ्ट में काम न करे।

2. कर्मचारी को ओवरटाइम के लिए अतिरिक्त मजदूरी मिलती है, जो सामान्य मजदूरी दर से दोगुना है।

3. रात 10 बजे से सुबह 5 बजे के बीच महिला रोजगार के लिए सख्त प्रतिबंध है। 

कर्मचारी राज्य बीमा योजना

इस अधिनियम का उद्देश्य कर्मचारियों को बीमारी, मातृत्व और काम के दौरान में चोट लगने की स्थिति में लाभ पहुंचाना है। नियोक्ता का ईएसआई योगदान 4.75% है जबकि कर्मचारी का ईएसआई योगदान सकल (gross) वेतन का 1.75% है।

मानव संसाधन को निम्नलिखित वैधानिक अनुपालन का ध्यान रखने की आवश्यकता है:

1. यह अधिनियम तब लागू होता है यदि पिछले वित्तीय वर्ष में 10 या अधिक व्यक्ति कारखाने में काम करते हैं।

2. वेतन सीमा 15000 रुपये प्रति माह है।

3. एक मानव संसाधन को अगले महीने के 21वें दिन से पहले राशि जमा करनी चाहिए।

बोनस भुगतान अधिनियम, 1965

बोनस अधिनियम के अनुसार, कर्मचारियों को वर्ष के दौरान उनके मौजूदा वेतन या वेतन के अतिरिक्त बोनस राशि प्राप्त होती है। यह बोनस आमतौर पर कर्मचारियों या श्रमिकों के उत्पादन या कार्य कुशलता से जुड़ा होता है।

इस अधिनियम के निर्देशों और आवश्यकताओं का पालन करने में विफलता के लिए छह महीने तक की कैद, 1000 रुपये तक का जुर्माना या दोनों हो सकते हैं,  इसलिए मानव संसाधन को बिना किसी रुकावट के अधिनियम की जरूरतों को पूरा करना चाहिए।

मानव संसाधन को निम्नलिखित वैधानिक आवश्यकताओं का ध्यान रखने की आवश्यकता है:

1. यह अधिनियम 20 या अधिक कर्मचारियों वाले प्रतिष्ठानों पर लागू होता है।

2. यदि किसी कर्मचारी को न्यूनतम 3500 रुपये प्रति माह वेतन मिलता है और पिछले वित्तीय वर्ष में कम से कम 30 दिनों तक काम किया है, तो वे बोनस पाने के योग्य हैं।

3. लेखा वर्ष (Accounting year) के दौरान कंपनी को नुकसान होने या कोई अधिशेष नहीं होने पर भी कर्मचारी को मिलने वाला न्यूनतम बोनस लेखा वर्ष के दौरान कर्मचारी के वेतन या मजदूरी का 8.33% होता है।

4: लेखा वर्ष की समाप्ति से आठ महीने के भीतर बोनस नकद या किसी भी रूप में दिया जाना चाहिए। बोनस केवल सालाना देय होता है।

5. फॉर्म D का उपयोग करके कर्मचारियों को भुगतान किया गया बोनस वार्षिक रिटर्न फाइल करें।

समान पारिश्रमिक अधिनियम 1976

इस अधिनियम का उद्देश्य कार्यबल में पुरुषों और महिलाओं के बीच की खाई को मिटाना है। मानव संसाधन को बिना किसी असफलता के कर्मचारियों की आवश्यकता और शिकायतों का समाधान करना चाहिए और इसलिए भारत में एक महत्वपूर्ण वैधानिक अनुपालन है।

कंपनी अधिनियम, 2013

कंपनी अधिनियम 2013 के अनुसार, एचआर को निदेशकों (Director) का आवश्यक विवरण लेना चाहिए और सुनिश्चित करें कि यह अधिनियम का अनुपालन करता है। इन विवरणों में एक स्वतंत्र निदेशक के मामले में स्वतंत्रता की घोषणा शामिल है। साथ ही फॉर्म DIR-8 और MBP-1 निदेशक के लिए हैं। अधिनियम की धारा 197 के अनुसार कार्यकारी निदेशक को पारिश्रमिक का भुगतान किया जाना चाहिए।

बहुत सारे कानूनी अनुपालन हैं, जिन्हें एचआर को संबोधित करने की आवश्यकता है। यह कंपनी की सचिवीय (secretarial) टीम के साथ बैठकर जल्दी से किया जा सकता है। निदेशकों को भुगतान की जाने वाली बैठक शुल्क और मासिक पारिश्रमिक कंपनी अधिनियम की आवश्यकताओं के हिसाब से होनी चाहिए। 

अधिनियम में  बैठक शुल्क पर अधिकतम एक लाख रुपये की सीमा तय की गई है। साथ ही इन्डीपेंडेंट (Independent) और महिला निदेशकों को भुगतान की जाने वाली बैठक की फीस कार्यकारी (executive) निदेशक को दिए जाने वाले भुगतान से कम नहीं होनी चाहिए। और इन्डीपेंडेंस सुनिश्चित करने के लिए स्वतंत्र निदेशक को कंपनी में कोई स्टॉक ऑप्शन योजना नहीं मिलनी चाहिए।

निष्कर्ष

एचआर की जिम्मेदारी कर्मचारी को काम पर रखने से खत्म नहीं होती है। देखभाल करने के लिए कई और औपचारिकताएं हैं। जैसे मासिक कर्मचारी लागत तैयार करना और उनकी बजट से तुलना करना, लेकिन ये पेरोल-संबंधित अनुपालन कंपनी द्वारा लगाए गए हैं और ये देश के कानून द्वारा आवश्यक नहीं हैं। एचआर में हर वैधानिक अनुपालन कानून की आवश्यकताओं को पूरा करने की दृष्टि से किया जाता है। इन कानूनों का उद्देश्य कर्मचारी के अधिकारों की रक्षा और संरक्षण करना है। एक कर्मचारी कंपनी में अल्पसंख्यक है और उसके साथ दुर्व्यवहार किया जा सकता है।

यह वैधानिक आवश्यकता दोहरे उद्देश्य की पूर्ति करती है। सबसे पहले, कंपनी और कर्मचारियों का मूल्यांकन ताकि कोई धोखाधड़ी की गतिविधियां न हों। दूसरे, केंद्र और राज्य दोनों सरकारों को आवश्यक कर राजस्व प्रदान करना। ये वैधानिक अनुपालन देश के भीतर एक राज्य से दूसरे राज्य में भिन्न होते हैं। मध्य प्रदेश जैसे कुछ राज्य स्थानीय लोगों के लिए 50% नौकरियों को कोटा के आधार पर देने वाला कानून लेकर आए। तो पेरोल में एचआर की स्थिति गतिशील है। कानून के ढांचे से अवगत होना यहां की कुंजी है।

आप अपने कर्मचारियों को व्यवस्थित तरीके से संभालने के लिए Pagarkhata ऐप डाउनलोड कर सकते हैं। यह न केवल भुगतान पर्ची बनाने में मदद करता है बल्कि उपस्थिति और छुट्टियों को ट्रैक करना भी आसान बनाता है। कर्मचारियों के सुचारू और कुशल प्रबंधन और पेरोल प्रबंधन के लिए आज ही इसका उपयोग करें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQs)

वर्ष के मध्य में शामिल होने वाले कर्मचारी से एचआर को क्या विवरण लेना चाहिए? 

यह मानते हुए कि वह पहले किसी अन्य कंपनी में काम कर रहा था

एचआर को कर्मचारियों से फॉर्म 12BB प्राप्त करने की आवश्यकता है। इस फॉर्म में निम्नलिखित विवरण हैं:

  • LTA (छुट्टी यात्रा भत्ता)
  • LCA (छुट्टी यात्रा रियायत)
  • HRA (हाउस रेंट अलाउंस)
  • गृह ऋण पर देय ब्याज (धारा 24)
  • अध्याय VIA के माध्यम से सभी कर कटौती
  • गृह संपत्ति के तहत नुकसान।

फॉर्म 12B के लिए क्या विवरण आवश्यक हैं?

आवश्यक विवरण हैं:

  • पिछली कंपनी का विवरण जैसे टैन, पैन और पिछली कंपनी का पंजीकृत कार्यालय
  • पूर्व वेतन का ब्रेकअप जिसमें - महंगाई भत्ता, छुट्टी यात्रा भत्ता, मकान किराया भत्ता, अनुलाभ (perquisites) शामिल हैं।
  • पिछले नियोक्ता द्वारा वेतन पर की गई टीडीएस कटौती।
  • गृह संपत्ति और अध्याय VIA के तहत लागू कटौती
  • मकान किराया भत्ता और भविष्य निधि योगदान पर कटौती।

क्या अप्रेंटिसशिप पर काम करने वाले किसी व्यक्ति के लिए भविष्य निधि अधिनियम यानि प्रोविडेंट फंड ऐक्ट लागू है?

नहीं, पीएफ अधिनियम में उल्लेख है कि अप्रेंटिसशिप के मामले में यह अधिनियम लागू नहीं होता है।

अनुबंध के आधार पर श्रमिकों को भेजने वाले ठेकेदार या एजेंट से एचआर को क्या विवरण लेना चाहिए?

इस मामले में कंपनी ठेकेदार की सेवाओं का उपयोग कर रही है और अपने कर्मचारियों को वहाँ भेज रही है। हालांकि अधिनियम में कहा गया है कि यदि कोई ठेकेदार श्रमिकों की ओर से पीएफ और अन्य देय राशि का भुगतान करने में विफल रहता है तो दायित्व कंपनी पर पड़ता है, इसलिए हर महीने एचआर को ठेकेदार द्वारा किए गए पीएफ योगदान की घोषणा यानि डेकलेरेशन और विवरण लेना चाहिए।

क्या एचआर को रिटेनर-शिप फीस पर टीडीएस काटना चाहिए?

हाँ, टीडीएस रिटेनर शिप फीस पर लागू होता है, लेकिन यह वेतन से होने वाली आय के अंतर्गत नहीं आता है। यह एक पेशेवर द्वारा प्रदान की जाने वाली पेशेवर सेवाओं की तरह है न कि कंपनी के पेरोल के तहत। इसलिए इस मामले में पेशेवर सेवाओं पर टीडीएस लागू होता है।

जब कर्मचारी पैन विवरण प्रस्तुत करने में विफल रहता है, तो एचआर को क्या करना चाहिए?

पैन कार्ड की जानकारी जरूरी है। यदि कर्मचारी इसे प्रदान करने में विफल रहता है, तो टीडीएस  20% की दर से काटा जाएगा।

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