written by | September 26, 2022

बिज़नेस में कोट और कोटेशन का क्या अर्थ है?

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मूल्य निर्धारण कोटेशन आपके व्यवसाय की वृद्धि में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।

प्रतिस्पर्धा किसी भी उद्यम के विकास के लिए प्राथमिक चालक है, क्योंकि हर कंपनी अपने ग्राहकों के दिमाग में रहने का प्रयास करती है। इसके अलावा, यह किसी भी व्यावसायिक क्षेत्र में विकास को भी चलाता है जहां हर उद्यम सबसे अच्छा होने का प्रयास करता है। नतीजतन, व्यवसाय में कोटेशन एक प्रकार की प्रतिस्पर्धी रणनीति है जिसका उपयोग सभी व्यवसायों द्वारा ग्राहकों को आकर्षित करने के लिए किया जाता है। इसलिए, एक सफल कोटेशन प्रस्ताव को भरने के लिए, आपके पास व्यवसाय अर्थ, व्यवसाय कोटेशन प्रारूप, टेम्पलेट और अन्‍य कोटेशनों की एक संपूर्ण समझ होना चाहिए। यह लेख आपको उन सभी चीजों को समझने में मदद करेगा जो आपको कोटेशन भरने से पहले जानने की आवश्यकता है।

क्या आप जानते हैं?

कोटेशन दस्तावेज़ में अतिरिक्त जानकारी जैसे कर, कच्चा माल, श्रम लागत और अंतिम मूल्य निर्धारण को प्रभावित करने वाले अन्य कारक शामिल हो सकते हैं। इसमें वह समय भी शामिल है जो सेवा को पूरा करने या सामान वितरित करने के लिए खर्च किया जाएगा और वह समय भी मान्य होगा।

व्यवसाय में कोटेशन क्या है?

व्यवसाय में एक कोटेशन एक दस्तावेज है जो एक विक्रेता द्वारा उनके उत्पादों या सेवाओं के लिए सुझाई गई कीमतों को निर्दिष्ट करता है और एक संभावित ग्राहक को प्रदान किया जाता है। इसे व्यावसायिक कोटेशन या केवल कोटेशन के रूप में भी जाना जाता है। जब ग्राहक को कोटेशन भेजा जाता है, तो प्रदाता वांछित दर के लिए प्रतिबद्ध होता है और उससे हिलने की उम्मीद नहीं की जाती है।

व्यवसाय में कोटेशन का महत्व

कमोडिटी की कीमतें अक्सर बदल रही हैं। ऐसे मामलों में, आप आश्चर्यचकित हो सकते हैं कि कोटेशन प्रस्तावों की आवश्यकता क्यों है। 

  • जब कीमतें निर्धारित की जाती हैं, तो व्यवसाय जानकारी को प्रतिबिंबित करने के लिए एक बिल बनाते हैं।
  • कोटेशन चालान के लिए एक समान उद्देश्य की सेवा करते हैं। जब वस्तुओं या सेवाओं की कीमतें परिवर्तनशील होती हैं या विशिष्ट परिस्थितियों पर निर्भर होती हैं, सिवाय इसके कि वे बुकिंग के तैयार होने से पहले बनाई जाती हैं। 
  • वे बिल से पहले ग्राहक को भेजे जाते हैं और इस प्रकार ग्राहक के संपर्क के पहले बिंदु के रूप में कार्य करते हैं। 
  • व्यावसायिक कोटेशनों के लिए यह दृष्टिकोण उनके लिए महत्वपूर्ण मूल्य जोड़ता है। 
  • एक अच्छी तरह से तैयार कोटेशन एक संभावित ग्राहक को भुगतान करने वाले ग्राहक में परिवर्तित करने में सहायता कर सकता है।

कोटेशन बनाम प्रस्ताव

निम्नलिखित कोटेशन और प्रस्ताव के बीच कुछ प्रमुख अंतर हैं:

कोटेशन

प्रस्ताव 

  • व्यवसाय में कोटेशन विक्रेताओं द्वारा उनके उत्पादों या सेवाओं के लिए सुझाए गए मूल्य को निर्दिष्ट करता है
  • प्रस्ताव फर्मों के बीच प्रतिस्पर्धा प्रक्रिया के दौरान प्रस्तुत किए गए संपूर्ण दस्तावेज हैं जो एक ठेकेदार से व्यवसाय प्राप्त करने की कोशिश कर रहे हैं
  • निर्माण करना किसी को "उद्धृत" करने के समान है जैसे कि एक सटीक प्रतिलिपि बनाम पैराफ्रेशिंग। कोटेशन पूर्वानुमानों की तुलना में कहीं अधिक सटीक हैं, केवल शिक्षित अनुमान है कि एक परियोजना की लागत कितनी होगी। उपभोक्ताओं को उम्मीद है कि कोटेशनों का सटीक अनुमान होगा कि वे क्या भुगतान करने की उम्मीद कर सकते हैं।
  • ग्राहकों के व्यवसाय को जीतने के लिए एक प्रतियोगिता के भाग के रूप में प्रस्ताव प्रस्तुत किए जाते हैं। प्रस्तावों को ऑडिशन और कोटेशनों को प्रस्ताव पत्र मानें। प्रस्ताव कोटेशन, बोलियों और पूर्वानुमानों के बीच एक क्रॉस हैं। वे कई समाधानों वाली जटिल परियोजनाओं में उपयोगी होते हैं।

एक ग्राहक के लिए व्यवसाय कोटेशन कैसे लिखें?

एक कोटेशन विभिन्न शैलियों में लिखा जा सकता है- वर्ड या एक्सेल कोटेशन टेम्पलेट जैसे कई ऑनलाइन एप्लिकेशन सिस्टम या यहां तक कि हाथ से अपना कोटेशन लिखना भी काम करेगा।

कोटेशन लिखने का निर्णय लेते समय विचार करने के लिए कारक:

  • प्रारंभ में, विचार करें कि आप अपने ग्राहकों के साथ सबसे अच्छी तरह से बातचीत कैसे कर सकते हैं। जैसा कि पहले कहा गया है, आपका कोटेशन जितनी जल्दी हो सके आपके ग्राहक तक पहुंचना चाहिए। नतीजतन, कई व्यवसाय इनवॉइसिंग सॉफ्टडब्ल्यू के साथ कोटेशन उत्पन्न करना चुनते हैं, जो आपको तेजी से कोटेशन लिखने और उन्हें ईमेल, पाठ या यहां तक कि फेसबुक या व्हाट्सएप के माध्यम से भेजने की अनुमति देता है।
  • दूसरा, आपको इस बात पर विचार करना चाहिए कि कौन सी विधि सबसे अधिक पेशेवर प्रतीत होती है। हालांकि कोई विशिष्ट आवश्यकता नहीं है कि आप एक विशिष्ट कोटा प्रारूप, टेम्पलेट या लेआउट का उपयोग करें, एक अव्यावसायिक, शौकिया दिखने वाला कोटेशन भेजना आपकी कंपनी और आपके काम की गुणवत्ता के बारे में गलत धारणा दे सकता है।

बिक्री में कोटेशन बनाम प्रोक्योरमेंट में कोटेशन

व्यवसायों में बिक्री कोटेशन और खरीद कोटेशन एक अपवाद के साथ समान हैं:

बिक्री में कोटेशन

खरीद में कोटेशन

  • जब भी आप कुछ भी पेश करना चाहते हैं तो बिक्री क्लाइंट के लिए होती है, इसलिए एक विक्रय कोटेशन क्लाइंट को जारी किया जाता है।
  • जब भी आप कुछ खरीदना चाहते हैं तो खरीद आपूर्तिकर्ताओं के लिए होती है, इसलिए आपूर्तिकर्ता एक खरीद कोटेशन जारी करता है क्योंकि उद्देश्य माल की खरीद करना है।

उदाहरण के लिए, यदि आप एक लैपटॉप असेंबली फर्म के मालिक हैं और ग्राहक एक कोटेशन के लिए अनुरोध करने के लिए आते हैं, तो आप उन्हें एक बिक्री कोटेशन देंगे क्योंकि वे आपके ग्राहक हैं, लेकिन जब भी आप खरीदना चाहते हैं, तो आप अपने विक्रेताओं के लिए एक खरीद कोटेशन करेंगे।

व्यावसायिक कोटेशन स्वरूप

हालांकि व्यावसायिक प्रस्तावों के लिए कोई विशेष कानूनी नियम नहीं हैं, किसी भी कंपनी के लिए उद्धृत करते समय कुछ बुनियादी दिशानिर्देशों का पालन करना अच्छा है। इसके अलावा, अधिकांश कंपनियां इनवॉइस प्रारूपों के समान व्यावसायिक कोटेशन प्रारूपों का उपयोग करती हैं।

शब्द 'कोट' या 'कोटेशन' आपके कोटेशन टेम्पलेट के शीर्ष पर दिखाई देना चाहिए ताकि आपके ग्राहक कोटेशन को अन्य रिकॉर्ड से अलग कर सकें। दिनांक, दस्तावेज़ संख्या और ग्राहक संपर्क जानकारी भी आपके व्यवसाय कोटेशन नमूने के शीर्ष पर अपेक्षित है, इसके बाद उत्पाद लाइनें और कुल मूल्य।

अपने कोटेशन एक साधारण फ़ॉन्ट और लेआउट के साथ सुपाठ्य होना चाहिए. यदि आप अपने उद्धृत प्रारूप को अनुकूलित या वैयक्तिकृत करना चाहते हैं, तो आप कंपनी के लोगो को शामिल कर सकते हैं या उन रंगों का चयन कर सकते हैं जो आपकी कंपनी के ब्रांड को दर्शाते हैं.

यहां तक कि अगर आप ईमेल के माध्यम से अपने उद्धरण चिह्न भेजते हैं, तो विचार करें कि मुद्रित होने पर वे कैसे दिखाई देते हैं, क्योंकि कुछ क्लाइंट पेपर फ़ाइलों को रखना पसंद करते हैं। आपको काग़ज़ के A4 पत्रक पर व्यावसायिक उद्धरण स्वरूप को फ़िट करने का प्रयास करना चाहिए और यदि आवश्यक हो, तो अलग-अलग फ़ाइलें संलग्न करें.

व्यवसाय उद्धरण प्रारूप में क्या शामिल करना चाहिए?

प्रारंभ में, आपके पास एक व्यावसायिक कोटेशन स्वरूप होना आवश्यक है जिसके अनुसार आप कोई व्यावसायिक कोटेशन टेम्पलेट तैयार करना चाहते हैं. एक कोटेशन ढांचे का उपयोग करना जिसमें निम्नलिखित जानकारी शामिल है, संभावित ग्राहकों को यह समझने में मदद करता हैकि वे क्या कर रहे हैं

  • कीमत: आपके कोटेशन फ्रेमवर्क में क्लाइंट के ऑर्डर के लिए बकाया कुल राशि और व्यक्तिगत उत्पादों या सेवाओं की दरें शामिल होनी चाहिए। श्रम, सामग्री और वैट को शामिल करके आप अंतिम कीमत पर कैसे पहुंचे, इस पर पूरी लागत को तोड़ने पर विचार करने में मदद मिलेगी।
  • आपकी कंपनी के बारे में विवरण: एक कोटेशन टेम्पलेट में आपकी कंपनी की पूरी संपर्क जानकारी होनी चाहिए जिसमें इसका नाम, पता, ईमेल, फोन नंबर और VAT पंजीकरण या व्यवसाय पंजीकरण संख्या शामिल है।
  • एक समय सीमा समाप्ति दिनांक: आपके द्वारा भेजे गए प्रत्येक कोटेशन प्रस्ताव को निर्दिष्ट करना चाहिए कि यह कितने समय तक मान्य होगा। यह आपके ग्राहकों को सूचित करता है कि उन्हें कोटेशन को स्वीकार करने या अस्वीकार करने के लिए कितना समय है।
  • आप अपने ग्राहक के विवरण, किसी न किसी शेड्यूल और भुगतान शर्तों को कोटेशन में शामिल कर सकते हैं।

 सफल व्यवसाय कोटेशन के लिए युक्तियाँ:

आइए कुछ सुझावों पर चर्चा करें जिन्हें आपको व्यवसाय में कोटेशन भरते समय पालन करना चाहिए:

  • यह आमतौर पर अत्यधिक उच्च या अत्यधिक कम दरों को निर्धारित करने से बचने के लिए एक अच्छा विचार माना जाता है। कीमतों को उत्पादों की गुणवत्ता को प्रतिबिंबित करना चाहिए, जबकि ग्राहकों को आकर्षित करने के लिए पर्याप्त उचित होना चाहिए।
  • विवरण या नीतियों के बारे में पारदर्शिता को भी अच्छी नैतिकता के रूप में माना जाता है क्योंकि सेवा की छिपी हुई शर्तों से विश्वास की कमी हो सकती है। ग्राहकों के साथ भरोसेमंद संबंधों को विकसित करना कंपनी को अग्रणी के रूप में स्थापित करने के लिए आवश्यक है।

निष्कर्ष:

हालांकि व्यवसाय में कोटेशन एक मामूली घटक प्रतीत होता है, वे ग्राहकों को आकर्षित करने और बनाए रखने का अवसर प्राप्त करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। ग्राहक एक मामूली त्रुटि या एक अस्पष्ट विवरण के कारण खो सकते हैं। नतीजतन, व्यवसाय कोटेशन प्रारूप और कानूनी शर्तों को याद रखना महत्वपूर्ण है, जिसके तहत उत्पाद या सेवाएं प्रदान की जाती हैं। पर प्रभावी संचार के साथ एक पेशेवर लेआउट में जल्दी, सटीक और संक्षिप्त रूप से उद्धृत करना सफलता के लिए महत्वपूर्ण है। यह एक कोटेशन प्रस्ताव में आपकी सफलता का निर्धारण करेगा, चाहे वह ऑनलाइन हो या ऑफ़लाइन, जिसके लिए आपको यह उपयोगी लेख मिल सकता है। तो, अगली बार जब आप व्यवसाय में कोटेशन डालते हैं, तो याद रखें कि एक शानदार टेम्पलेट तैयार है।
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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

प्रश्न: व्यवसाय में कोटेशन डालते समय किसी को किन युक्तियों का पालन करना चाहिए?

उत्तर:

जब आप किसी कंपनी के लिए उद्धृत करते हैं तो पालन करने के लिए कुछ सुझाव हैं:

  • यह मदद करेगा यदि आप इष्टतम मूल्य तय करते हैं और कभी भी उच्च या कम कीमत निर्धारित नहीं करते हैं, क्योंकि कीमत आपके काम की गुणवत्ता के साथ न्याय करना चाहिए।
  • अपने व्यवसाय के बारे में पारदर्शी होनेके नाते एक अच्छा नैतिकता के रूप में आप नीतियों, नियमों और शर्तों को स्पष्ट रूप से कोटेशन पर लिखना चाहिए। 
  • महान कोटेशन टेम्पलेट्स अपनी तरफ से सही कोटेशन है करने के लिए आवश्यक हैं।

प्रश्न: क्या कानूनी व्यवसाय में कोटेशन बाध्यकारी हैं?

उत्तर:

व्यवसाय में कोटेशन हमेशा कानूनी रूप से लागू करने योग्य होते हैं। कभी भी लिखित सन्निकटन को "कोटेशन" के रूप में संदर्भित न करें जब तक कि आप इसे वापस नहीं कर सकते। ग्राहकों को यह समझना चाहिए कि क्या उन्हें लिखित कोटेशन या अनुमान प्राप्त हुआ है। यदि गलत लेबल का उपयोग लिखित रूप में किया जाता है, तो यह एक व्यवसाय के मालिक को बहुत पैसा खर्च कर सकता है। भ्रम से बचने के लिए, उचित विवरण के साथ फ़ाइलों को स्पष्ट रूप से लेबल करें। कोटेशन औपचारिक समझौते हैं। अनुमान सटीक नहीं हैं।

प्रश्न: क्या आप व्यवसाय में कोटेशनों का उपयोग इनवॉइस के रूप में कर सकते हैं?

उत्तर:

आप कभी भी भुगतान कोटेशन जारी नहीं कर सकते हैं। लेखांकन विभाग इसे पूर्ण कार्य की मांग के रूप में मान्यता नहीं दे सकता है।

यद्यपि कोटेशन सटीक होना चाहिए, बकाया राशि नौकरी और दायरे में संशोधनों के आधार पर बदल सकती है (कभी-कभी ग्राहक के अनुरोध पर)। इनवॉइस वह अंतिम दस्तावेज़ है जो बकाया राशि को निर्दिष्ट करता है।

प्रश्न: एक व्यावसायिक कोटेशन नमूने पर क्या जानकारी होनी चाहिए?

उत्तर:

व्यवसाय में एक कोटेशन में आपके एबीएन सहित आपके व्यवसाय के विवरण, परियोजना की कुल लागत, प्रत्येक लागत, आपका कार्य अनुसूची, नियम और शर्तें ओएफ भुगतान, कोटेशन की समाप्ति की तारीख, परियोजना में भिन्नता और संशोधन आदि जैसी जानकारी होनी चाहिए।

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