पेरोल प्रोसेसिंग: संपूर्ण गाइड

यदि आप किसी भी निजी या सरकारी संगठन के लिए काम करते हैं, पेरोल प्रक्रिया इसमें एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। क्यों? यह प्रक्रिया तय करती है कि एक कर्मचारी कितनी आय घर ले जाता है। 

साथ ही, यह कर्मचारियों को यह तय करने में मदद करता है कि वे कंपनी में कोई मूल्य जोड़ते हैं या नहीं। यह पेरोल प्रोसेसिंग को कंपनी के आवश्यक घटकों में से एक बनाता है। इसमें कई महत्वपूर्ण घटक शामिल हैं, जो एक कर्मचारी की कटौती और करों को निर्धारित करते हैं। आखिरकार, ये ऐसे मापदंड हैं, जो किसी व्यक्ति के हाथ में आनेवाली आय को बिगाड़ सकते हैं या बना सकते हैं!

तो, पेरोल सिस्टम क्या है, और अपने व्यावसायिक संगठन में पेरोल कैसे तैयार करें ? यदि आप कुशल और प्रभावी पेरोल तैयारी की तलाश में हैं, तो हमने एचआर में पेरोल प्रक्रिया का प्रतिनिधित्व करने वाली व्यापक अंतर्दृष्टि को एक साथ दर्शाया है। यदि आप अपनी कंपनी की पेरोल प्रक्रियाओं का प्रबंधन कर रहे हैं, तो आगे पढ़ें।

पेरोल सिस्टम की परिभाषा

आइए हम तथ्यात्मक पेरोल प्रोसेसिंग के अर्थ से शुरू करें। मानव संसाधन (उर्फ एचआर) की दुनिया में, पेरोल प्रोसेसिंग को वेतन प्रसंस्करण के रूप में भी जाना जाता है। हालांकि, किसी भी कर्मचारी पेरोल सिस्टम के पीछे की तकनीक वेतन से अधिक है। इसका मुख्य कारण यह है कि वास्तविक दुनिया में पेरोल प्रोसेसिंग क्या दर्शाता है। ज्यादातर समय, पूरी प्रक्रिया डराने वाली होती है। यदि आप बुनियादी बातों में महारत हासिल करने में असमर्थ हैं, तो आपको पूरी प्रक्रिया को प्रभावी ढंग से पूरा करना मुश्किल होगा।

साथ ही, आपको संपूर्ण प्रक्रिया को समझने के लिए प्रसंस्करण के 5 बुनियादी चरणों के बारे में पता होना चाहिए। पेरोल प्रोसेसिंग में छोटी गलतियां ,बड़े आंकड़ों और विफलताओं में परिवर्तित हो सकती हैं, इसलिए वास्तविक पेरोल प्रक्रिया के अर्थ को समझने के लिए बहुत से लोगों को पर्याप्त समय लगता है।

परिभाषा के अनुसार, पेरोल प्रक्रियाएं महत्वपूर्ण हैं, और अभिन्न व्यावसायिक कार्य हैं। यह वह जगह है जहां कंपनी के लिए काम करने वाले कर्मचारी के "शुद्ध वेतन" की गणना की जाती है। शुद्ध वेतन की गणना के लिए सभी आवश्यक समायोजन किए जाते हैं।  जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, किसी भी पेरोल प्रक्रिया में दो सबसे महत्वपूर्ण समायोजन कटौती और कर होंगे।

अंतिम पेरोल प्रबंधन प्रक्रिया के सटीक होने के लिए, व्यवस्थापक को पूरी प्रक्रिया की अत्यधिक सावधानी से योजना बनाने की आवश्यकता है। उन्हें चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका को एक साथ लाने की आवश्यकता है, जो प्रक्रिया के सभी चरणों को बढ़ी सफाई से परिभाषित और मूल्यांकन करती है। वास्तव में, पेरोल प्रोसेसिंग किसी भी कंपनी में निर्माण करने के लिए सबसे लंबे और कठिन विभागों में से एक हो सकता है। इसके अलावा, फर्म से नौकरी के लिए विशेषज्ञों को नियुक्त करने की उम्मीद है।

जब कटौती और अंतिम गणना करने की बात आती है- कई सूत्रों का उपयोग किया जाता है। कर्मचारी के शुद्ध वेतन को परिभाषित करने के लिए सबसे अधिक इस्तेमाल किए जाने वाले सूत्रों की एक सरल रूपरेखा यहाँ दी गई है।

शुद्ध वेतन सकल आय और सकल कटौती के बीच का अंतर होता है। सकल आय (सकल वेतन के रूप में भी जाना जाता है) एक कर्मचारी की नियमित आय, एकमुश्त लाभ (या भुगतान), और भत्तों के योग का प्रतिनिधित्व करता है।  दूसरी ओर, सकल कटौती नियमित कटौती, एकमुश्त कटौती और वैधानिक कटौती का प्रतिनिधित्व करती है।

बेशक, ये बुनियादी सूत्र हैं, जिन्हें किसी संगठन की नीतियों के आधार पर ठीक किया जा सकता है। फाइन-ट्यूनिंग के बावजूद, शुद्ध वेतन की गणना में शामिल सभी मापदंड इन श्रेणियों के अंतर्गत आएंगे। इसका मतलब है कि कर्मचारी अपने वेतन में उपरोक्त घटकों की पहचान करके अपने शुद्ध वेतन को भी परिभाषित कर सकते हैं। ये वेतन प्रसंस्करण प्रणाली के दिलचस्प हिस्से हैं।

पेरोल प्रोसेसिंग क्या है?

उपरोक्त सूत्रों के साथ, आप केवल शुद्ध वेतन की गणना करने में सक्षम होंगे। फिर भी, यह अतिशयोक्ति नहीं होगी यदि कोई आपको बताए कि पेरोल प्रोसेसिंग में और भी कई तत्व हैं। पेरोल स्थापित करने की प्रक्रिया के दौरान, व्यवस्थापक को कुछ कार्यों में संलग्न होने की आवश्यकता होती है। अक्सर, इन कार्यों को संगठन और उसके सिद्धांतों के अनुरूप तैयार किया जाता है।

 आमतौर पर पूरे किए जाने वाले कुछ कार्य इस प्रकार होंगे:

 1. कंपनी की वेतन नीति के निर्माण के लिए प्रशासक जिम्मेदार है। उन्हें छुट्टी नकदीकरण नीति, लचीले लाभ और यहां तक ​​कि बोनस को परिभाषित करने में पर्याप्त समय बिताना पड़ता है।  ज्यादातर समय, इन लाभों को कंपनी में कर्मचारी के स्तर से परिभाषित किया जाता है। उदाहरण के लिए, "E3" स्तर पर काम करने वाले कर्मचारी के लिए परिभाषित नीति स्तर E7 में किसी व्यक्ति द्वारा प्राप्त लाभों से भिन्न होगी। इसी तरह, ठेकेदारों के लिए परिभाषित नीतियां पूर्णकालिक कर्मचारियों से भिन्न होंगी।  पेरोल प्रक्रिया का निर्माण करते समय पेरोल प्रशासक को इन कारकों को ध्यान में रखना चाहिए। दरअसल, यही कारण हैं कि एचआर पेरोल प्रक्रिया आसान नहीं है!

 2. अब जब आप वास्तविक पेरोल प्रणाली से अवगत हैं, तो आपको गणना में अन्य घटकों के बारे में पता होना चाहिए। इसमें मूल वेतन( Basic Pay), परिवर्तनीय वेतन ( Variable Pay), एलटीए ( LTA) और एचआरए ( HRA) शामिल हैं। ये वेतन पर्ची के चार अभिन्न अंग हैं। यह सबसे अच्छा होगा यदि आपको याद रहे कि ये चार एक कंपनी से दूसरी कंपनी में भिन्न होंगे। हमेशा, परिवर्तनीय वेतन आपके वास्तविक टेक-होम का प्रतिशत होगा  और, परिवर्तनीय वेतन को एकमुश्त भुगतान के रूप में पेश किया जाएगा। पेरोल प्रशासक परिभाषित करता है कि कर्मचारी के टेक-होम में परिवर्तनीय वेतन कब और कैसे पेश किया जाएगा।

 3. एक कर्मचारी के शुद्ध वेतन की गणना के अलावा, पेरोल प्रशासक कैंटीन विक्रेताओं और परिवहन सेवा प्रदाताओं से इनपुट एकत्र करने के लिए भी जिम्मेदार है। ये अतिरिक्त कारक हैं, जो आपके मासिक टेक-होम पर प्रभाव डाल सकते हैं।

 4. पेरोल प्रक्रिया के एक भाग के रूप में, शुद्ध वेतन की गणना सकल वेतन से की जानी चाहिए। गैर-सांविधिक रकम और वैधानिक आंकड़े सकल वेतन से हटा दिए जाएंगे। वेतन से "मूल्य" काटने की प्रक्रिया स्वचालित हो जाएगी। हालाँकि, इन मानों को व्यवस्थापक द्वारा सिस्टम में फीड करने की आवश्यकता है।

 5. अंतिम मूल्य की पहचान के बाद, पेरोल व्यवस्थापक को "वास्तविक आंकड़े" जारी करने की आवश्यकता है।  यह पूरे काम का सबसे चुनौतीपूर्ण हिस्सा हो सकता है!

 6. निश्चित समय के दौरान, पेरोल प्रोसेसिंग विभाग को जमा देय राशि का ध्यान रखने और रिटर्न दाखिल करने की भी आवश्यकता होती है। यह पीएफ, टीडीएस, और इससे भी अधिक के आसपास की विभिन्न प्रक्रियाओं को कवर करता है। प्रशासकों को उन अधिकारियों के बारे में पता होना चाहिए जिन्हें प्रक्रियाओं को पूरा करने के लिए उन्हें संपर्क करना पड़ता है।

पेरोल प्रोसेसिंग के बुनियादी चरण

आइए, अब भारत में पेरोल प्रक्रिया के चरणों के बारे में अधिक जानें। अक्सर, पूरी प्रक्रिया को तीन महत्वपूर्ण चरणों में तोड़ा जाता है।  अपनी पोस्ट में, हम उन्हें "प्री पेरोल," "वास्तविक पेरोल," और "पोस्ट पेरोल" गतिविधियों के रूप में टैग करना चाहेंगे।

कंपनी मानकों की परिभाषा

कंपनी के मानक अक्सर संगठन को परिभाषित करते हैं। ये मानक नीतियों से प्राप्त होते हैं और पेरोल प्रक्रिया से ज्यादा महत्वपूर्ण कुछ नहीं हो सकता। यह उन मानदंडों और मूल्यों का एक अभिन्न अंग है जिन पर कंपनी विश्वास करती है। और, इन नीतियों को परिभाषित करने के लिए समय, विशेषज्ञता और पेशेवर ज्ञान की आवश्यकता होती है। कंपनी के मानकों को प्रबंधन द्वारा अनुमोदित किया जाना है। यह अक्सर एक लंबी प्रक्रिया होती है। क्यों? बड़ी कंपनियों में कई बोर्ड सदस्य होते हैं। इनमें से प्रत्येक सदस्य की अनूठी नीतियां और दृष्टिकोण होंगे। जो कि पेरोल प्रशासकों के लिए बहुत कठिन बना देता है। कंपनी की पेरोल प्रक्रिया का निर्माण करने वाली सामान्य नीतियां उपस्थिति, वेतन, छुट्टी और लाभ होंगी।

 सूचना का संग्रह

एक बार नीतियों को परिभाषित करने के बाद, उन्हें सही विभाग को सौंपा जाना चाहिए। कंपनियों के पास अक्सर कई विभाग होते हैं, जिनमें से प्रत्येक में कई जानकारी होती है।

पेरोल प्रोसेसिंग में 5 बुनियादी कदम की जानकारी :

1. कर्मचारियों को अपनी कर घोषणाओं का विवरण देना होगा।  उन्हें किसी विशिष्ट कर नीति या लाभ उठाने के बारे में जानकारी का खुलासा करने की भी आवश्यकता है।
2.  आगे बढ़ते हुए, मानव संसाधन टीम को कर्मचारी के वेतन, लाभों और अन्य अतिरिक्त निधियों के लिए पात्रता के बारे में विवरण प्रदान करने की आवश्यकता है।
3.  वित्त टीम कर्मचारियों से कटौती और वसूली जैसे विवरण प्रदान करने के लिए जिम्मेदार है।
4.  इसी तरह, परिवहन और विक्रेता विभाग को पेरोल प्रशासकों को विवरण प्रदान करने की आवश्यकता है।
5.  अधिकांश कंपनियों में छुट्टी और उपस्थिति स्वचालित प्रणाली है। इन प्रणालियों से, पेरोल प्रशासक वर्तमान शिफ्ट और कर्मचारियों की उपस्थिति का विवरण एकत्र करेंगे।
6.  इन विभागों की जानकारी भारी लग सकती है। फिर भी, जानकारी के ये टुकड़े अत्यंत महत्वपूर्ण हैं।  यही कारण है कि कंपनियां इन विवरणों को इकट्ठा करने के लिए सॉफ्टवेयर समाधान का उपयोग करती हैं।  स्वचालन पूरी प्रक्रिया को सरल और तेज बनाता है। साथ ही, यह संपूर्ण पेरोल सिस्टम की सटीकता को बढ़ाता है।

सूचना का सत्यापन

एक बार सिस्टम में ऊपर वर्णित जानकारी होने के बाद बहुत सारे थकाऊ कार्य शुरू हो जाते हैं। यह सुनिश्चित करना पेरोल टीम का काम है कि एकत्र किया गया डेटा सटीक है।

यहाँ व्यवस्थापक द्वारा किए गए कुछ सामान्य जाँच दिए गए हैं:

1. प्रशासकों को यह सुनिश्चित करना होगा कि कर्मचारी कंपनी में सक्रिय हैं। उन्हें कंपनी छोड़ने वाले कर्मचारियों के लिए भुगतान की प्रक्रिया नहीं करनी चाहिए। सूची अप टू डेट होनी चाहिए।

2. एकत्र किए गए डेटा को कंपनी की नीतियों के अनुरूप होना चाहिए।

3. एकत्र किया गया डेटा सही प्रारूप में भी होना चाहिए। प्रारूप के लिए कोई सार्वभौमिक मानक नहीं है। फिर भी, इसे कंपनी की आवश्यकताओं को पूरा करना होगा।

पेरोल की गणना

विभिन्न विभागों से आवश्यक आंकड़े एकत्र करने के बाद, गणना शुरू होती है। सौभाग्य से, प्रक्रिया स्वचालित है और पेरोल प्रोसेसिंग प्रणाली का उपयोग करती है। पेरोल सिस्टम को पोर्टल्स, लीव और अटेंडेंस सिस्टम के साथ भी आसानी से एकीकृत किया जा सकता है!  इसका मतलब है कि पेरोल प्रशासकों को गणना के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है। उन्हें सूत्रों और "गणना के नियम" को खिलाने की जरूरत है। इन विवरणों के साथ, सिस्टम अंतिम वेतन की कटौती और गणना का ध्यान रखेगा।

विशेषज्ञों के मुताबिक, पिछले कुछ सालों में पेरोल प्रोसेसिंग में काफी बदलाव आया है। आज, एचआर और पेरोल टीमों की मदद करने के लिए कई मजबूत उपकरण हैं।

सही उपकरणों की मदद से, कर्मचारियों को अपने प्रयास और समय को और अधिक दबाव वाले मामलों में निवेश करने की स्वतंत्रता होगी।

अनुपालन

पेरोल प्रोसेसिंग प्रणाली के प्रमुख शासी कारकों में से एक अनुपालन होगा।  कंपनी के वैधानिक अनुपालनों के बारे में व्यवस्थापक को अत्यंत सावधान रहने की आवश्यकता है।  क्यों?  कर्मचारियों के शुद्ध वेतन की पहचान के लिए कई वैधानिक कटौती की जाएगी। तीन मानक वैधानिक कटौतियां ईएसआई, टीडीएस और ईपीएफ होंगी। ये हमेशा पेरोल प्रोसेसिंग गतिविधियों के दौरान काटे जाते हैं। एक बार राशि काट लेने के बाद, धनराशि को संबंधित सरकारी निकायों या प्राधिकरणों को स्थानांतरित करने की आवश्यकता होती है। यह व्यवस्थित तरीके से होने की जरूरत है।  इस प्रक्रिया में विफलता या गलतियों के लिए कोई जगह नहीं है।

पेरोल सिस्टम का लेखा-जोखा

आगे बढ़ते हुए, कंपनी से सटीक बहीखाता बनाए रखने की उम्मीद की जाती है, जो खातों के बारे में बहुत कुछ बताएगा। उदाहरण के लिए, जब किसी कर्मचारी को वेतन का भुगतान किया जाता है, तो विवरण को खाते में दर्ज करना होता है। जब हम "खाता " कहते हैं, तो हम उस प्रणाली पर ध्यान केंद्रित करते हैं, जो आंकड़ों का ट्रैक रखती है। इन आधुनिक समय में, इस कार्य में सहायता के लिए कई पेरोल प्रोसेसिंग  सिस्टम हैं। अक्सर, डेटा मैन्युअल रूप से सिस्टम में दर्ज किया जाता है। इन्हें ईआरपी या लेखा प्रणाली के रूप में भी जाना जाता है। Biz Analyst एक ऐसी प्रणाली है, जिसका उपयोग व्यवसाय के कुशल विकास के लिए किया जा सकता है, क्योंकि यह आपकी बिक्री का विश्लेषण और वृद्धि करने में सहायता करता है।

 भुगतान

किसी भी पेरोल प्रोसेसिंग सिस्टम के बारे में बात वास्तविक पेआउट के बिना अधूरी होगी। ऊपर बताए गए चरणों को त्रुटिरहित ढंग से निष्पादित करने के बाद, व्यवस्थापक धन हस्तांतरण करने में सक्षम होगा। फंड (या वेतन) के रूप में भेजा जाएगा:

1.  बैंक हस्तांतरण
2.  चेक
3.  नकद

ज्यादातर समय, कर्मचारी अपने बैंक खातों में स्थानांतरित की जाने वाली राशि को पसंद करते हैं। यह उनका वेतन खाता होगा। इसे प्राप्त करने के लिए, कंपनी को विशिष्ट विवरण साझा करने के लिए कर्मचारी की आवश्यकता होगी। इसमें कुछ मामलों में वेतन राशि, खाता संख्या और यहां तक ​​कि कर्मचारी आईडी भी शामिल है।

 रिपोर्टिंग

पेरोल प्रोसेसिंग का अंतिम चरण रिपोर्टिंग होगा। यह कदम वह जगह है जहां पेरोल टीम विभागवार रिपोर्ट तैयार करना शुरू करती है। रिपोर्ट हमेशा क्षेत्रीय होती है। इसका मतलब है कि दुनिया के एक विशिष्ट क्षेत्र में कर्मचारियों को एक पेरोल टीम द्वारा नियंत्रित किया जाएगा, जो उस स्थान के नियमों और विनियमों को जानता है। अंत में, रिपोर्ट को एक वित्त टीम के साथ साझा किया जाएगा। वित्तीय टीम आंकड़ों और तथ्यों को उच्च प्रबंधन तक ले जाने के लिए जिम्मेदार है। समेकित रिपोर्ट प्राप्त होने के बाद, प्रबंधन निर्णय लेना शुरू कर देता है।  बेशक, निर्णय वित्त विभाग द्वारा साझा किए गए आंकड़ों के गहन विश्लेषण के बाद किए जाते हैं।

निष्कर्ष

पेरोल प्रोसेसिंग एक लंबा काम है और इसमें कई विभाग शामिल हैं। पूरी प्रक्रिया को सहज और रोचक बनाने के लिए- कंपनियां विभागों को एक साथ लाने के सहज तरीके खोजती हैं। चूंकि आप पेरोल प्रोसेसिंग की मूल बातें जानते हैं, आप इस जानकारी का उपयोग अपने संगठन द्वारा उपयोग की जाने वाली विधियों को फिर से परिभाषित करने और सुधारने के लिए कर सकते हैं। साथ ही, यदि आप एक कर्मचारी हैं, तो यह पोस्ट आपको शुद्ध वेतन जारी करने से पहले आपके पेरोल विभाग द्वारा निष्पादित कार्यों को समझने में मदद करेगी।

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