टाइम मैनेजमेंट स्किल और बिज़नेस में इसका महत्व

जब आप काम कर रहे हों, तो टाइम मैनेजमेंट आवश्यक है। कुछ कार्यों के लिए कार्यों के प्रत्यायोजन की आवश्यकता होती है, जबकि अन्य के लिए नहीं। किसी भी तरह से, आप कम उत्पादक होंगे और उच्च लागत वहन करेंगे। आपको ब्रेक के लिए समय निकाल कर और छोड़ने के समझदार समय को अलग करके काम और जीवन को संतुलित करना सीखना चाहिए। नियोक्ता विश्वसनीय कर्मचारी चाहते हैं जो अपने कार्यों को समय पर पूरा कर सकें। यदि आप अपनी उत्पादकता बढ़ाने जा रहे हैं, तो इन समय-प्रबंधन कौशलों का उपयोग करें। वे लंबे समय में भुगतान करेंगे।

क्या आप जानते हैं?

टाइम मैनेजमेंट के बारे में 2021 में विकास-academy.co.uk के हालिया अध्ययन के अनुसार निम्नलिखित बिंदु आपको विस्मित कर देंगे:

• 82% लोग टाइम मैनेजमेंट सिस्टम का पालन नहीं कर रहे हैं। इसके बजाय, वे एक सूची या अपने email इनबॉक्स का उपयोग करना पसंद करते हैं। कुछ कभी टाइम मैनेजमेंट प्रणाली का पालन नहीं करते हैं।
• लगभग 5 में से 1 व्यक्ति (1%) टाइम मैनेजमेंट प्रणाली का ठीक से पालन करता है।
• इस पद्धति का पालन करने वाले लगभग सभी व्यक्तियों को लगता है कि उनका काम हर हफ्ते 4-5 दिनों की तरह नियंत्रण में है।

टाइम मैनेजमेंट स्किल क्या है?

अच्छे टाइम मैनेजमेंट का अर्थ है अपने कार्यभार को कुशलतापूर्वक व्यवस्थित करना, कार्यों को प्राथमिकता देना और प्रतिनिधि बनाना सीखना। एक अच्छा समय प्रबंधक कार्यों को कुशलता से पूरा कर सकता है।

हालाँकि, एक खराब समय प्रबंधक यह पा सकता है कि समान कार्य में अपेक्षा से अधिक समय लगता है। अच्छी तैयारी बहुत आगे जाती है। एक बार जब आप संगठित हो जाएं, तो अपने लक्ष्यों की सूची बनाएं। फिर, अपने निर्णयों के लिए मानदंड निर्धारित करें।

अपने समय-प्रबंधन कौशल को प्रदर्शित करने का सबसे अच्छा तरीका विशिष्ट उदाहरण देना है। आदर्श रूप से, आपको एक विशिष्ट उदाहरण प्रदान करना चाहिए जब आपने अतीत में समय-प्रबंधन कौशल का उपयोग किया था।

उदाहरण के लिए, यदि आपके पास उच्च ऊर्जा स्तर है और आप एक बार में बहुत अधिक काम नहीं कर सकते हैं, तो आपको विलंब और अत्यधिक छोटी-छोटी बातों से बचना चाहिए। सही टाइम मैनेजमेंट के माध्यम से व्यक्ति बड़े लक्ष्यों को छोटे-छोटे टुकड़ों में तोड़ सकता है और उन पर एक-एक करके काम कर सकता है।

प्रमुख टाइम मैनेजमेंट स्किल

निम्नलिखित मुख्य टाइम मैनेजमेंट स्किल हैं, जिन्हें आपको अवश्य जानना चाहिए:

• संगठन

अपनी जिम्मेदारियों और प्राथमिकताओं पर नज़र रखना, जैसे कि आपको पहले क्या करने की ज़रूरत है और जब आपको बाकी काम करने की ज़रूरत है, जब आप व्यवस्थित रहते हैं, तो यह आसान होता है। एक सुव्यवस्थित कार्य सूची एक मानचित्र के रूप में काम कर सकती है, जो आपको सुबह से शाम तक पहुंचने में सहायता करती है और आपकी उत्पादकता को बढ़ाती है।

• प्राथमिकता

प्रभावी टाइम मैनेजमेंट की कुंजी प्राथमिकता है। जब आप अपने दैनिक कार्यों को प्राथमिकता देते हैं, तो आप यह सुनिश्चित करते हैं कि सबसे महत्वपूर्ण कार्य पहले पूरे हो जाएँ।

• लक्ष्य की स्थापना

लक्ष्य निर्धारित करने के लिए लक्ष्य निर्धारित करना आवश्यक है। अपने पेशे में सफल होने के लिए लक्ष्य निर्धारित करना बेहद जरूरी है।

• संचार

 मजबूत संचार आपको अधिक काम सौंपने की अनुमति देता है, जिससे आप उन चीजों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, जो आपके लक्ष्यों के लिए सबसे महत्वपूर्ण हैं। इसके अतिरिक्त, व्यापार के लिए संचार कौशल आपकी क्षमताओं को सामने लाता है और जीवन की सफलता का एक महत्वपूर्ण घटक है। प्रभावी संचार विश्वास को बढ़ावा देता है और उन लोगों के लिए आपके इरादों और उद्देश्यों को स्पष्ट करता है जिनके साथ आप सहयोग करते हैं। 

• योजना

टाइम मैनेजमेंट की नींव योजना बना रही है। आप एक अच्छी रणनीति के साथ अपने कामों को अधिक प्रभावी ढंग से प्राथमिकता दे सकते हैं, जिससे आपको भ्रम और अनावश्यक तनाव से बचने में मदद मिल सकती है।

• प्रतिनिधि मंडल

कई कर्तव्यों को संतोषजनक ढंग से प्रबंधित करना एक महत्वपूर्ण गतिविधि है। किसी प्रोजेक्ट का प्रबंधन करते समय आप अपने अधीनस्थों को कुछ काम सौंप सकते हैं।

• तनाव प्रबंधन

सकारात्मक तनाव प्रबंधन आपको प्रेरित रखता है और सभी बाधाओं के बावजूद परियोजनाओं को समय पर पूरा करने में आपकी मदद करता है। ब्रेक के दौरान व्यायाम, योग और स्नैक्स सभी आपको आराम करने में मदद कर सकते हैं।

• फ्लेक्सिबिलिटी

यह महत्वपूर्ण है कि आप अपने शेड्यूल में कुछ उतार-चढ़ाव वाले कमरे रखें। अक्सर, काम में अपेक्षा से अधिक समय लगेगा, या आपका पर्यवेक्षक आपको एक उच्च-प्राथमिकता वाला कार्य सौंपेगा जिसकी आप अपेक्षा नहीं कर रहे थे।

टाइम मैनेजमेंट स्किल क्यों महत्वपूर्ण हैं?

प्रभावी टाइम मैनेजमेंट के लिए अपने कार्यक्रम की योजना बनाने और उसे नियंत्रित करने का कौशल आवश्यक है, जबकि कुछ लोग स्वाभाविक रूप से संगठित होते हैं, दूसरों को अधिक सहायता की आवश्यकता हो सकती है। विभिन्न सॉफ्टवेयर प्रोग्राम और ऐप्स बहुत मददगार हो सकते हैं।

प्रभावी टाइम मैनेजमेंट का रहस्य एक दैनिक योजनाकार या एक अंतहीन टू-डू सूची नहीं है और टाइम मैनेजमेंट एक सतत मानसिक खेल है और निश्चित रूप से इसका भुगतान करेगा।

यहाँ कुछ बिंदु दिए गए हैं जो के महत्व पर प्रकाश डालते हैं टाइम मैनेजमेंट :

• आपके काम की सफलता के लिए अच्छा टाइम मैनेजमेंट स्किल महत्वपूर्ण है।
• जैसा कि टाइम मैनेजमेंट शेड्यूलिंग के बारे में बहुत कुछ है, आप शायद ही कई कार्यों से चकित महसूस करते हैं।
• वे आपको कम भारी बनाने के लिए आपके कार्यों को प्राथमिकता देने और वर्गीकृत करने में आपकी सहायता करेंगे।
• जैसा कि आप अपना कार्यदिवस निर्धारित करते हैं, आप कार्यों को प्राथमिकता दे सकते हैं और प्रत्येक कार्य के लिए समय आवंटित कर सकते हैं।
• टाइम मैनेजमेंट तनाव के स्तर को कम करने में अत्यधिक मदद करता है।
• साथ ही, व्यक्तिगत समय निकालना आसान हो जाता है।
• आप अपने लक्ष्यों को समय पर प्राप्त कर सकते हैं।
• आप व्यक्तिगत कार्यों को काम से संबंधित कार्यों से अलग भी कर सकते हैं ताकि आप उन लोगों के साथ अधिक समय बिता सकें जिनकी आप परवाह करते हैं।
• सही टाइम मैनेजमेंट स्किल होने से सिल त्रुटियों की संभावना भी कम हो जाती है।

टाइम मैनेजमेंट स्किल में सुधार कैसे करें?

अपने टाइम मैनेजमेंट स्किल को बेहतर बनाने के लिए यहां कुछ त्वरित सुझाव दिए गए हैं:

1. योजना

टाइम मैनेजमेंट का एक प्रमुख घटक है। लक्ष्य निर्धारित करना और उनका पालन करना आपको दिशा देता है और आपको समय पर असाइनमेंट पूरा करने के लिए प्रेरित रहने में मदद करता है। विस्तृत योजना आपके लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक कदमों की रूपरेखा तैयार करती है।

बिजनेस से लेकर पर्सनल लाइफ तक किसी भी काम के लिए प्लानिंग जरूरी है। इसके बिना, आप समय बर्बाद कर सकते हैं और कुछ भी नहीं कर सकते हैं। सौभाग्य से, आपके समय का बेहतर उपयोग करने में आपकी सहायता के लिए कई टूल उपलब्ध हैं।

2. अपनी अनुसूची को नियंत्रित करना

अपने टाइम मैनेजमेंट स्किल को विकसित करने के लिए, आपको अपने कार्यक्रम को नियंत्रित करने की आवश्यकता है। उसके लिए यहां तीन युक्तियां दी गई हैं:

• आपको हमेशा अपनी सबसे महत्वपूर्ण प्रतिबद्धताओं को पहले रखना चाहिए, चाहे अनिवार्य बैठकें हों या दैनिक कार्य।
• अगले कम समय पर निर्भर कार्यों के लिए समय निर्धारित करें। इस तरह, आप अधिक चुनौतीपूर्ण कार्यों के लिए अपना शेड्यूल खाली कर सकते हैं।
• आपको किसी भी अप्रत्याशित घटना के लिए आकस्मिक समय भी निर्धारित करना चाहिए।

ये आपके शेड्यूल को नियंत्रित करने के कई तरीकों में से कुछ हैं, लेकिन सफल टाइम मैनेजमेंट के लिए वे आवश्यक हैं।

अपने कैलेंडर को प्रबंधित करने के लिए एक और महत्वपूर्ण टिप छोटी मीटिंग शेड्यूल करना है। कई कैलेंडर में तीस मिनट का डिफ़ॉल्ट समय पैमाना होता है, लेकिन छोटी मीटिंग सेट करना बेहतर होता है। आप आउटलुक में टाइम स्केल को भी 15 मिनट में बदल सकते हैं।

इससे 15 मिनट की मीटिंग शेड्यूल करना आसान हो जाएगा। आपको अपने शेड्यूल पर नज़र रखने और लंबे समय में शेड्यूलिंग विरोधों से बचने की अधिक संभावना होगी। यदि आपको किसी अपॉइंटमेंट को रद्द करना है, तो दूसरे व्यक्ति को पहले से बता दें। यह उनकी जगह लेने के लिए किसी और को खोजने में उनकी मदद करेगा।

3. लक्ष्य निर्धारण

लक्ष्य निर्धारित करना टाइम मैनेजमेंट का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। एक अच्छी तरह से परिभाषित लक्ष्य आपके जीवन को दिशा देता है। एक अच्छा लक्ष्य आपको लंबा खींचेगा, लेकिन आपको नहीं तोड़ेगा। परिणाम की अपेक्षा कब करनी है, यह जानने के लिए आपके लक्ष्य की समय सीमा होनी चाहिए। जितना अधिक आप अपने लक्ष्य के बारे में जानते हैं, उतनी ही अधिक संभावना है कि आप इसे प्राप्त करेंगे। एक बार जब आप एक स्पष्ट लक्ष्य निर्धारित कर लेते हैं, तो आप समय के साथ अपनी प्रगति को ट्रैक करने में सक्षम होंगे।

4. अपने कार्यों को प्राथमिकता देना

कार्यों को प्राथमिकता देने के कई तरीके हैं, लेकिन सबसे महत्वपूर्ण को सर्वोच्च प्राथमिकता देना सबसे प्रभावी तरीका है। यह विधि आपको सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को पहले पूरा करने में मदद करती है, यह सुनिश्चित करती है कि कम महत्वपूर्ण कार्य अंतिम रूप से समाप्त हो जाएं।

आप प्रत्येक की आवश्यकता का विश्लेषण करके और उनमें से प्रत्येक के लिए एक शेड्यूल विकसित करके कार्यों को प्राथमिकता दे सकते हैं। दूसरे शब्दों में, कार्यों को प्राथमिकता देना टाइम मैनेजमेंट की सफलता की कुंजी है। पहले क्या करना है, यह जानने के अलावा, प्राथमिकता आपको अनावश्यक या तर्कहीन कार्यों को करने से बचने में मदद करती है।

5. अपने कैलेंडर को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करें

अपने कैलेंडर को प्रबंधित करने का सबसे अच्छा तरीका यह समझना है कि आपका समय कहां जा रहा है और आपको इसे कहां खर्च करना है। जब आप अपने कैलेंडर का प्रभावी ढंग से उपयोग करते हैं, तो आप अधिक काम कर पाएंगे और कम जलेंगे।

टाइम मैनेजमेंट को मजबूत करते हुए अपने कार्यों को व्यवस्थित करने के लिए कैलेंडर ऐप का उपयोग करें। आप अपने कार्यों को प्राथमिकता के आधार पर व्यवस्थित कर सकते हैं और उन्हें कलर-कोड कर सकते हैं। यदि आपके पास बहुत सारी परियोजनाएँ और समय सीमाएँ हैं, तो आप परियोजना प्रबंधन के लिए एक आवेदन का उपयोग कर सकते हैं।

यह आपको प्रत्येक परियोजना की प्रगति पर नज़र रखने में मदद करेगा। उदाहरण के लिए, यदि आप एक फ्रीलांसर हैं, तो हो सकता है कि आप क्लाइंट प्रोजेक्ट्स के लिए कैलेंडर ऐप का उपयोग करना चाहें।

एक कैलेंडर होना जरूरी है जो आपकी प्राथमिकताओं को दर्शाता हो। साथ ही, आप उन आमंत्रणों को अस्वीकार कर सकते हैं जो आपके शेड्यूल से मेल नहीं खाते। यदि आपके पास अलग-अलग समय क्षेत्रों में क्लाइंट हैं, तो आप कैलेंडर को अलग-अलग समय क्षेत्रों में भी सेट कर सकते हैं।

6. ध्यान भटकने से बचना

अपनी उत्पादकता बढ़ाने का सबसे प्रभावी तरीका विकर्षणों से बचना है। ये फोकस के प्राथमिक दुश्मन हैं। अपने ब्राउज़र पर खुले टैब की संख्या सीमित करना फ़ोकस और उत्पादकता में सुधार के लिए एक सिद्ध तकनीक है।

एक अन्य प्रभावी समाधान स्टेफोकस जैसे उपकरण का उपयोग करना है, जो काम के घंटों के दौरान सोशल नेटवर्किंग वेबसाइटों और पॉप-अप सूचनाओं को अवरुद्ध करता है। फिर, आप बिना किसी रुकावट के निर्बाध रूप से काम कर सकते हैं।

7. समय सीमा तय करें

टाइम मैनेजमेंट और काम से संबंधित लक्ष्यों के लिए समय सीमा रखना महत्वपूर्ण है। समय सीमा तय करने और अपने काम पर समय सीमा तय करने के कई फायदे हैं, और यहां मुख्य हैं:

• शुरुआत के लिए, एक समय सीमा निर्धारित करना आपको अपने काम को प्राथमिकता देने के लिए मजबूर करता है। विलंब एक आदत है, और जब आप उस पर एक समय सीमा लगाते हैं, तो आप इसे बहुत लंबे समय तक बंद नहीं कर पाएंगे।
• समय सीमा निर्धारित करना न केवल आपको बल्कि आपकी टीम (यदि कोई हो) को एक साथ काम करने के लिए प्रेरित करता है।
• समय सीमा निर्धारित करने से आपको शर्मनाक गलतियों से बचने में भी मदद मिलती है।
• आप कम महत्वपूर्ण कार्यों पर कम समय व्यतीत करेंगे और इसके बजाय महत्वपूर्ण कार्यों पर अधिक समय व्यतीत करेंगे।
• एक समय सीमा निर्धारित करना आपको अपना काम समय पर पूरा करने के लिए मजबूर करता है, जिससे बेहतर और समय पर समस्या का समाधान होता है।
• इसके अलावा, आप प्रमुख मील के पत्थर पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होंगे और जरूरी गतिविधियों पर कम, जिससे उच्च उत्पादकता होगी।

समय सीमा के बिना, लक्ष्यों को पूरा करना एक घर का काम बन सकता है। खराब टाइम मैनेजमेंट, कई परियोजनाओं और कार्यबल की कमी के कारण पेशेवर समय सीमा को पूरा करने में विफल हो सकते हैं। आप जिस प्रकार की नौकरी करते हैं, उसके बावजूद आपकी दैनिक गतिविधियों में समय सीमा महत्वपूर्ण है।

8. लंबी और छोटी अवधि के लक्ष्य निर्धारित करना

चाहे आप अपने करियर को आगे बढ़ाने की कोशिश कर रहे हों या पैसे बचाने की कोशिश कर रहे हों, आप सही टाइम मैनेजमेंट रणनीति के साथ इन लक्ष्यों को प्राप्त कर सकते हैं। दीर्घकालिक और अल्पकालिक लक्ष्य निर्धारित करना आपके टाइम मैनेजमेंट का एक हिस्सा होना चाहिए।

दीर्घकालिक और अल्पकालिक लक्ष्य निर्धारित करने के कई लाभ हैं।

• नौकरी बदलने या उच्च शिक्षा प्राप्त करने जैसे बड़े विचारों पर कार्रवाई करने में अल्पकालिक लक्ष्य सहायक होते हैं। वे आपको निकट भविष्य के लिए कार्यों की योजना बनाने में भी मदद करते हैं।
• दीर्घकालिक लक्ष्य आपकी दृढ़ता और प्रेरणा का परीक्षण करते हैं, जबकि अल्पकालिक लक्ष्यों के लिए आपको अपने वर्तमान प्रदर्शन के आधार पर रणनीतियों का उपयोग करने की आवश्यकता होती है।
• प्रत्येक दिन की दिशा में काम करने के लिए ठोस मील के पत्थर होने से आपको ट्रैक पर बने रहने और अपने दीर्घकालिक लक्ष्यों की दिशा में काम करना जारी रखने में मदद मिलेगी।
• अल्पकालिक लक्ष्यों को पूरा करने से आपको आराम करने और अपने दीर्घकालिक कार्य से अपना ध्यान हटाने में मदद मिलेगी। फिर, आप अपने द्वारा प्राप्त किए गए आत्मविश्वास और ध्यान के साथ दीर्घकालिक लक्ष्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
• छोटे लक्ष्यों को प्राप्त करने से आपको आत्मविश्वास बढ़ाने में मदद मिलेगी, जो आपके दीर्घकालिक लक्ष्य को प्राप्त करने की कुंजी है।

निष्कर्ष:

कुछ बुनियादी टाइम मैनेजमेंट स्किल आपको अपने कार्यों को अधिक कुशलता से पूरा करने में मदद करेंगे। लक्ष्य-निर्धारण और नियोजन आपके समय का प्रबंधन करने के शानदार तरीके हैं, लेकिन वे समीकरण का केवल एक हिस्सा हैं। एक बेहतर समय प्रबंधक बनने के लिए प्रतिनिधिमंडल और ना कहना सीखना आवश्यक है और आप विभिन्न शक्तियों और प्रतिभाओं वाले लोगों को कार्य सौंपना सीख सकते हैं।

साथ ही, जब तक आप अपने दैनिक कार्यों को जारी रख सकते हैं, टाइम मैनेजमेंट आसान होगा। इसके अलावा, जब आप अपने व्यवसाय में इस तरह के कौशल को लागू करते हैं तो अधिक समय बचाने के लिए, Khatabook जैसे प्लेटफार्मों को आजमाएं, जो ऑनलाइन भुगतान रिपोर्ट के आसानी से सुलभ डेबिट और क्रेडिट लेनदेन प्रदान करते हैं।

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