एक जर्नल एंट्री क्या है?

व्यावसायिक लेन-देन को ट्रैक करने के लिए जर्नल एंट्री सबसे आसान तरीका हैं। उन्हें जर्नल में दर्ज किया जाता है, जिसे "मूल एंट्री की पुस्तक" के रूप में भी जाना जाता है, क्योंकि पहली बार, जर्नल में व्यावसायिक लेनदेन दर्ज किए जाते हैं। वहां से, उन्हें बहीखाता में और इसी तरह वित्तीय विवरणों में पोस्ट किया जाता है। खातों की किताबें तैयार करने के लिए, रिकॉर्डिंग प्रक्रिया में जर्नल एंट्रीज़ पहला कदम हैं। यह डेबिट और क्रेडिट के सिद्धांत पर आधारित है।

क्या आप जानते हैं? 

जैसे गति के नियम में समान और विपरीत प्रतिक्रिया होती है। प्रत्येक जर्नल एंट्री के दो प्रभाव डेबिट और क्रेडिट होते हैं।

जर्नल एंट्रीज़ का अर्थ

जर्नल एंट्रीज़  दिन-प्रतिदिन के व्यावसायिक लेनदेन की रिकॉर्डिंग है। यह अकाउंटिंग चक्र प्रक्रिया का दूसरा चरण है। यह एक महत्वपूर्ण कदम है। लेन-देन को रिकॉर्ड करने का कार्य वह आधार है जिस पर अकाउंटिंग चक्र प्रक्रिया के अन्य चरण निर्भर करते हैं। जर्नल एंट्रीज़ में कोई त्रुटि या गलती वित्तीय विवरणों पर सीधा प्रभाव डालेगी। और यह निर्णय लेने, व्याख्या, विश्लेषण और निकाले गए निष्कर्ष को प्रभावित करेगा। एक उचित जर्नल एंट्री पास करने के लिए डेबिट और क्रेडिट नियम का पालन करना चाहिए।

जर्नल एंट्रीज़ का नियम

जब एक जर्नल एंट्री की जाती है, तो दो पहलू डेबिट और क्रेडिट होते हैं। जर्नल एंट्री नियम के अनुसार, डेबिट हमेशा क्रेडिट के बराबर या इसके विपरीत होगा। हम इसे अकाउंटिंग समीकरण के रूप में प्रस्तुत कर सकते हैं।

       डेबिट = क्रेडिट

       संपत्ति = इक्विटी देयता

लेफ्ट साइड डेबिट रिकॉर्ड करने के लिए है, और राइट साइड क्रेडिट के लिए है। इस समीकरण में एक लेन-देन का प्रतिनिधित्व किया जा सकता है और लेफ्ट साइड हमेशा राइट साइड के बराबर होगा। विभिन्न प्रकार के खातों की डेबिट/क्रेडिट प्रकृति निम्नलिखित है।

जर्नल एंट्रीज़ का उद्देश्य

जर्नल एंट्रीज़ का मुख्य उद्देश्य बिज़नेस के प्रत्येक अनुवाद को रिकॉर्ड करना है। लेन-देन कितना भी छोटा या बड़ा क्यों न हो। प्रत्येक लेनदेन को वित्तीय रिकॉर्ड में एक जर्नल एंट्रीज़ द्वारा दर्शाया जाएगा। जर्नल एंट्रीज़ उचित अकाउंटिंग की नींव की तरह हैं। जर्नल एंट्रीज़  बाद में लेज़र में पोस्ट की जाती हैं और अंत में वित्तीय विवरणों पर प्रतिबिंबित होती हैं।

जर्नल एंट्रीज़ नियमित और साल के अंत में ऑडिट करने में लेखा परीक्षकों की सहायता करती हैं। लेखा परीक्षा खातों की पुस्तकों का सत्यापन है। जैसा कि जर्नल एंट्रीज़  लेन-देन के विवरण रिकॉर्ड हैं, वे लेखा परीक्षकों को क्रॉस सत्यापित करने और किसी भी मुद्दे और त्रुटियों को खोजने में मदद करते हैं।

Journal और Journal Entries के लाभ

• यह एक वर्ष में हुए सभी लेनदेन का विवरण संग्रहीत करता है।
• लेन-देन कालानुक्रमिक क्रम में दर्ज किए जाते हैं, जिसका अर्थ है कि कौन से लेन-देन होने पर रिकॉर्ड किए जाते हैं। इस प्रकार किसी लेन-देन को उसकी तिथि से ट्रेस करना आसान है।
• प्रत्येक जर्नल वाउचर को एक विशेष जर्नल एंट्री संख्या दी जाती है। वे उस क्रम में हैं जिसमें एंट्रीज़  दर्ज की जाती हैं। बिज़नेस के लेन-देन की कुल संख्या बताता है।
• एक दस्तावेज़ प्रत्येक जर्नल एंट्री का समर्थन करता है। उदाहरण के लिए, बिजली बिल एक सहायक दस्तावेज है। इस प्रकार हर लेनदेन की प्रामाणिकता की जाँच की जा सकती है।
• प्रत्येक जर्नल एंट्री के बाद विवरण दिया जाता है, जो लेन-देन का सारांश होता है। इससे लेखा परीक्षकों को लेनदेन के पीछे का कारण जानने में मदद मिलती है।
• जर्नल वह नींव है जिस पर खाता बही तैयार किया जाता है। पहले एक जर्नल में एक एंट्री की जाएगी फिर इसे लेज़र में पोस्ट किया जाएगा।
• रेक्टिफिकेशन जर्नल एंट्रीज़ पास करके लेज़रों में त्रुटि को ठीक किया जा सकता है।

जर्नल एंट्री में क्या शामिल है?

एक जर्नल एंट्री एक लेन-देन को उसके पूर्ण रूप में प्रस्तुत करती है। यह मिनट विवरण रिकॉर्ड करता है। एक जर्नल एंट्रीज़  होती हैं

• प्रत्येक जर्नल एंट्री दिनांकित है।
• प्रत्येक जर्नल एंट्री को एक विशिष्ट संख्या दी जाती है। यह एक तरह का पहचानकर्ता है।
• सबसे ऊपर, यह एंट्री का प्रकार दिखाएगा। जैसे कि ट्रांजैक्शन पेमेंट है या रसीद।
• कम से कम दो खाते होंगे जो लेनदेन के डेबिट और क्रेडिट प्रभावों को रिकॉर्ड करेंगे। जटिल लेनदेन के मामले में दो से अधिक खाते दर्ज किए जाते हैं।
• राशि पक्ष को उसी राशि से डेबिट और क्रेडिट किया जाएगा।
• सबसे नीचे, एक छोटा कथन जोड़ा जाता है। यह कथन एक प्रकार की व्याख्या है और अतिरिक्त जानकारी देता है।

जर्नल एंट्रीज़  रिकॉर्ड करने के दो लोकप्रिय तरीके

एक व्यावसायिक लेनदेन को रिकॉर्ड करने के दो लोकप्रिय तरीके हैं। एक एकल एंट्री है और दूसरा एक डबल एंट्री है।

• एकल एंट्रीज़: यह अकाउंटिंग दुनिया में लोकप्रिय नहीं है। यह एक लेनदेन रिकॉर्ड करने का सबसे बुनियादी तरीका है। इस विधि में, केवलई खाते पर लेखाकार द्वारा दर्ज किया जाता है। एक छोटा बिज़नेस व्यावसायिक लेन-देन रिकॉर्ड करने के लिए इस विधि का उपयोग कर सकता है। लेकिन जब लेन-देन की मात्रा बढ़ जाती है, तो यह विधि अधिक भ्रम पैदा करेगी और बिज़नेस के लाभ या हानि की उचित तस्वीर नहीं देगी । उदाहरण के लिए, एकल-एंट्री जर्नल की तरह दिखेगा

उपरोक्त के साथ, हम शुद्ध नकदी प्रवाह या नकदी बहिर्वाह की कैलकुलेशन कर सकते हैं। फिर भी, विभिन्न खातों की शेष राशि जानना मुश्किल है।

• डबल-एंट्रीज़: यह अकाउंटिंग की एक विधि है, जिसमें एक लेन-देन कम से कम दो खातों को प्रभावित करता है। यह सबसे आम और व्यापक रूप से इस्तेमाल की जाने वाली विधि है। यह छोटी से बड़ी कंपनियों द्वारा उपयोग की जाने वाली अकाउंटिंग विधि है। इस विधि के तहत, वित्तीय विवरणतैयार किए जाते हैं जो लाभ और हानि की एक स्पष्ट तस्वीर और वर्ष के अंत में बिज़नेस की स्थिति प्रदान करता है। एक डबल-एंट्री पत्रिका इस तरह दिखेगी।

जर्नल एंट्रीज़ के प्रकार

जर्नल एंट्रीज़ के छह प्रकार हैं। वे विशिष्ट उद्देश्यों के लिए हैं और वे उचित बहीखाता में मदद करते हैं। वे - 

• जर्नल एंट्रीज़ को खोलना: लेखाकार वर्ष की शुरुआत में ही उद्घाटन एंट्रीज़ को पास करते हैं। इन एंट्रीज़ का मुख्य उद्देश्य पिछले वर्ष के समापन शेष को आगे बढ़ाना है। उदाहरण के लिए, यदि वर्ष 2021 के लिए वर्ष के अंत में नकद शेष राशि ₹50000 थी, तो लेखाकार शुरुआती एंट्री को पास करेगा और वर्ष 2022 तक नकद के शुरुआती शेष के रूप में ₹ 50000 को आगे बढ़ाएगा। 
• स्थानांतरण एंट्रीज़ : इन एंट्रीज़ का उपयोग शेष राशि को एक खाते से दूसरे खाते में स्थानांतरित करने के लिए किया जाता है। यहां कोई तीसरा पक्ष शामिल नहीं है। उदाहरण के लिए,भुगतान किए गए किराए की शेष राशि को लाभ और हानि खाते में स्थानांतरित कर दिया जाता है। 
• जर्नल एंट्रीज़ का समायोजन: ये एंट्रीज़  लेखा पुस्तकों के बंद होने के बाद पारित की जाती हैं। ये एंट्रीज़  वित्तीय जानकारी के उचित प्रस्तुतीकरण के लिए रिकॉर्ड में समायोजन करने के लिए हैं। उदाहरण के लिए, प्रोद्भवन व्यय वे हैं जिनका हमने वर्ष में भुगतान नहीं किया है। जैसे मार्च में इस्तेमाल होने वाले इंटरनेट (वित्तीय वर्ष का आखिरी महीना) का बिल अगले साल में लिया जाएगा। लेकिन यह खर्च उस वर्ष में दर्ज किया जाना चाहिए जिसमें यह खर्च किया गया था। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि बिल कब जारी किया गया था।
•  कंपाउंड जर्नल एंट्रीज़ : ये जर्नल एंट्रीज़  दो से अधिक खातों को रिकॉर्ड करती हैं। डेबिट क्रेडिट नियम के अनुसार, दोनों पक्ष हमेशा मेल खाते रहेंगे, लेकिन व्यक्तिगत खाते की राशि मेल नहीं खाएगी। बेहतर समझ के लिए उदाहरण।

• उलटी एंट्रीज़ : ये जर्नल एंट्रीज़  वर्ष की शुरुआत में पारित की जाती हैं। उनका उद्देश्य एंट्रीज़ को उलटना या समायोजित करना है। उदाहरण के लिए, यदि इस वर्ष में एक प्रोद्भवन व्यय एंट्री पारित की गई थी, तो उसी एंट्री को वर्ष की शुरुआत में इसके प्रभावों को दूर करने के लिए उलट दिया जाएगा।
• समापन एंट्रीज़ : जैसा कि नाम से पता चलता है, इन्हें वर्ष के अंत में पारित किया जाता है। यह उन अस्थायी खातों को बंद करने की प्रक्रिया है जिनमें शेष राशि है। अस्थायी खातों में सैलरी, किराया, छूट, बिक्री खरीद, अन्य आय आदि शामिल हैं। ऐसे खातों की शेष राशि लाभ और हानि खाते में स्थानांतरित कर दी जाती है।

जर्नल एंट्रीज़ का उदाहरण

• ₹30000 का किराया बैंक द्वारा दिया गया था।

• बिज़नेस में ₹9000 की पूंजी पेश की गई थी। 

•  श्री Z से ₹12000 मूल्य का माल खरीदा गया।

निष्कर्ष:

अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर ने मैनुअल जर्नल एंट्री प्रक्रिया का स्थान ले लिया है। आप स्वचालितकरण और रिकॉर्ड रखने में आसानी के लिए खाताबुक जैसे अनुप्रयोगों का उपयोग कर सकते हैं। अकाउंटिंग का यह चरण बहुत महत्वपूर्ण है। यह अकाउंटिंग का निर्माण खंड है। जर्नल एंट्रीज़ के लिए समझ और कौशल आपको बिज़नेस को आसानी से प्रबंधित करने में मदद करेंगे।
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